Ustal termin składania wniosków na święta (u nas sprawdza się koniec października), zdecyduj, ile osób może być jednego dnia naraz nieobecnych, i przydzielaj dni według kolejności zgłoszeń do tego limitu. Wszystko w jednym mailu. W Polsce pamiętaj o trzech rzeczach: w małej firmie bez związków zawodowych termin urlopu ustalasz w porozumieniu z pracownikiem, za 26 grudnia w sobotę musisz wyznaczyć inny dzień wolny, a pracownik ma 4 dni urlopu na żądanie.
Do kiedy zbierać wnioski urlopowe na święta?
Wcześniej, niż wydaje się naturalne. My wysyłamy świąteczny mail w pierwszym tygodniu października i ustawiamy termin na koniec października. Dzięki temu ludzie mają kilka tygodni, żeby ustalić plany z rodziną, a Ty masz listopad na rozwiązanie kolizji.
Co przyjdzie przed terminem, idzie normalnym trybem. Co przyjdzie później, też jest w porządku, jeśli jest miejsce, ale nie wskakuje przed kolejkę. To jedno zdanie kończy w połowie grudnia dyskusję „ale ja zawsze mam wolny ten tydzień”.
W tym roku układ jest prosty: święta wypadają od czwartku do soboty, Nowy Rok w piątek, a Trzech Króli w środę. Wszyscy będą chcieli 28 do 31 grudnia oraz 4 i 5 stycznia. Lepiej wiedzieć to w październiku niż 20 grudnia. Wszystkie daty i zasada dnia wolnego za sobotę są w artykule święta 2026: dni wolne od pracy.
Ile osób może być naraz na urlopie?
Zdecyduj o tym, zanim przyjdzie pierwszy wniosek, a nie potem. Przejdź zespół po zespole: ilu ludzi potrzebujesz minimum, żeby firma działała 29 grudnia? Reszta może iść na urlop.
Zdarzyło się nam, że trzy osoby w ciągu mniej więcej tygodnia poprosiły o te same dni między świętami. Nie mogliśmy puścić wszystkich trzech. Rozmowa z osobą, która odeszła z niczym, była niezręczna, głównie dlatego, że nie było żadnej zasady i wyglądało to tak, jakbyśmy mieli ulubieńców. Odkąd zasada jest znana wszystkim z góry, takie rozmowy praktycznie zniknęły.
W pięcioosobowym zespole „dwie osoby naraz” to zwykle w sam raz. Jeśli jakieś zadanie wykonuje tylko jedna osoba (na przykład płace), nie chodzi o liczbę, tylko o zastępstwo: kto załatwi pilne sprawy, gdy jej nie będzie?
W Book Time Off ustawiasz dla każdego działu maksymalną liczbę nieobecnych. Gdy dzień jest pełny, kolejnego wniosku po prostu nie da się złożyć, więc nigdy nie musisz mówić „sorry, ktoś był szybszy”. W wyjątkowej sytuacji administrator może limit przekroczyć. Kto pierwszy, ten lepszy, bez prowadzenia listy w Excelu.
→ Wypróbuj za darmoCzy można wysłać zespół na urlop między świętami?
Co do zasady nie jednostronnie. Urlopy udziela się według planu urlopów. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, czyli większość małych firm, planu urlopów nie musi ustalać: termin urlopu ustala wtedy po porozumieniu z pracownikiem. Wysłać kogoś na urlop bez jego zgody można zasadniczo tylko w okresie wypowiedzenia.
W praktyce oznacza to: zapytaj, nie nakazuj. Większość ludzi i tak chce mieć wolne między świętami. Wyślij w październiku mail, że planujesz zamknąć firmę, poproś wszystkich o złożenie wniosków i zapytaj, kto ma z tym problem. Jeśli firma będzie zamknięta, a ktoś nie weźmie urlopu, choć był gotów do pracy, co do zasady należy mu się wynagrodzenie za gotowość do pracy.
| Jeśli zamykasz | Dni wolne w tym okresie | Dni urlopu na osobę |
|---|---|---|
| 24.12 do 3.01, dzień wolny za sobotę 31.12 | 24, 25, 26 grudnia i 1 stycznia | 3 (28 do 30 grudnia) |
| 24.12 do 6.01, dzień wolny za sobotę 31.12 | dodatkowo 6 stycznia | 5 (dodatkowo 4 i 5 stycznia) |
Powiedz ludziom jak najwcześniej, ile dni mają zostawić. Mieliśmy już sytuację, że ktoś w grudniu odkrył, że w ciągu roku wziął więcej urlopu, niż myślał, i na dni zamknięcia nic mu nie zostało. Nikogo to nie cieszy. Rozwiązaniem nie była surowsza zasada, tylko to, że wszyscy już jesienią wiedzieli, ile dni zachować.
Urlop na żądanie w Sylwestra
To jest polska specyfika, o której warto pamiętać. Każdy pracownik może wykorzystać w roku do 4 dni urlopu na żądanie, zgłaszając go najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Co do zasady pracodawca musi go udzielić. Odmówić możesz tylko wyjątkowo, gdy obecność pracownika jest naprawdę niezbędna.
Dlatego właśnie limit nieobecnych i jasne zasady w październiku mają takie znaczenie. Jeśli ktoś ma jeszcze dni na żądanie, może je wykorzystać 31 grudnia i niewiele na to poradzisz. Dobrze więc wiedzieć z wyprzedzeniem, kto ile tych dni jeszcze ma.
Kto dostaje wolne, gdy chcą wszyscy?
My robimy tak: według kolejności zgłoszeń do limitu, a jeśli dwa wnioski przyjdą jednocześnie, pierwszeństwo ma ten, kto pracował w zeszłe święta. To proste, wszyscy to rozumieją i nikt nie musi oceniać, czyj powód jest ważniejszy.
Unikalibyśmy zasad, które brzmią miło, ale nie są uczciwe, jak „rodzice zawsze pierwsi”. Wtedy osoby bez dzieci pracują co roku, a właśnie takie zasady kończą się konfliktem. Jeśli ktoś ma poważną sytuację rodzinną, porozmawiaj z nim osobno. Tylko nie rób z tego ogólnej zasady.
Niewykorzystany urlop na koniec roku
Urlop, którego pracownik nie wykorzysta w danym roku, nie przepada 31 grudnia. Staje się urlopem zaległym, którego trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku. Za niewykorzystany urlop w trakcie zatrudnienia nie wypłaca się ekwiwalentu, a nieudzielanie przysługującego urlopu jest wykroczeniem zagrożonym grzywną.
Rozwiązanie jest nudne, ale działa: w październiku, przy świątecznym mailu, sprawdź, kto ma jeszcze dużo dni, i daj mu przyjazny sygnał, żeby zaplanował je na listopad. Więcej w artykule przenoszenie urlopu wypoczynkowego.
Book Time Off pokazuje jednym spojrzeniem, ile dni urlopu każdy wykorzystał, a ile mu zostało. Widzisz więc wcześnie, kto siedzi na stercie zaległego urlopu. Możesz ustawić limit przenoszonych dni i opcjonalnie termin, do kiedy trzeba je wykorzystać, na przykład 30 września. Za ludzi urlopu nie weźmie, niestety. Ale w grudniu nikt nie będzie zaskoczony.
→ Wypróbuj za darmoAkceptacja urlopów bez papierów
Bez względu na to, czego używasz, zasada jest jedna: wszystkie wnioski trafiają w jedno miejsce. Nie na karteczkę, nie na Messengera, nie w przelocie na korytarzu. Kiedyś dostaliśmy wniosek urlopowy na karteczce samoprzylepnej, zaakceptowany mimochodem i zupełnie zapomniany. Zorientowaliśmy się dopiero, gdy dwie osoby były nieobecne tego samego dnia.
W małym zespole wystarczy wspólny kalendarz, jeśli jesteś konsekwentny. Jeśli wolisz wnioski na piśmie, skorzystaj z naszego wniosku o urlop wypoczynkowy.
W Book Time Off zespół składa wnioski urlopowe z telefonu, a Ty dostajesz maila z przyciskami Zatwierdź i Odrzuć. Jedno kliknięcie i gotowe, bez logowania. Jeśli wniosek czeka, następnego dnia roboczego przychodzi przypomnienie, a kilka dni później ostatnie, więc w przedświątecznym zamieszaniu nic nie ginie. Wszyscy od razu widzą decyzję, a kalendarz aktualizuje się sam.
→ Wypróbuj za darmoMail do zespołu (do skopiowania)
Wyślij go w pierwszym tygodniu października. Zmień fragmenty w nawiasach kwadratowych.
Cześć wszystkim,
oto nasz plan na święta, żeby nikt nie musiał zgadywać.
Dzień wolny za drugi dzień świąt, który wypada w sobotę, wyznaczamy na [czwartek 31 grudnia]. Chcemy zamknąć firmę [od 24 grudnia do 3 stycznia], wracamy [w poniedziałek 4 stycznia]. Na pozostałe dni ([28 do 30 grudnia]) poproszę Was o wnioski urlopowe, to [3] dni. Jeśli to dla Ciebie problem, daj znać do [30 października].
Jeśli chcesz w grudniu dodatkowe wolne, złóż wniosek do [30 października]. Z każdego zespołu mogą być naraz nieobecne [dwie] osoby, kto pierwszy, ten lepszy.
Kto ma jeszcze dużo niewykorzystanego urlopu, niech zaplanuje go na listopad.
W pilnych sprawach: [imię], [numer].
[Twoje imię]
Co mówią przepisy, jeśli potrzebujesz
Do ogarnięcia świąt tego nie potrzebujesz. Ale jeśli ktoś zapyta, tak naprawdę mówi Kodeks pracy.
- Urlopy udziela się zgodnie z planem urlopów. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, nie musi ustalać planu; wtedy termin urlopu ustala po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 Kodeksu pracy).
- Urlop na żądanie: do 4 dni w roku, zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu (art. 167² Kodeksu pracy).
- Urlopu zaległego należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy).
- W okresie wypowiedzenia pracownik musi wykorzystać urlop, jeśli pracodawca go udzieli (art. 167¹ Kodeksu pracy).
- Nieudzielanie przysługującego urlopu jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 282 Kodeksu pracy).
- Wynagrodzenie za gotowość do pracy przysługuje pracownikowi, który był gotów do pracy, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy (art. 81 Kodeksu pracy).
Źródła
| ISAP | Kodeks pracy · Art. 81, 163, 167¹, 167², 168. Sprawdzone w październiku 2026. |
| PIP | Prawo do wypoczynku ma być realizowane w naturze · Sprawdzone w październiku 2026. |
| Zielona Linia | Urlop wypoczynkowy a przedawnienie · Sprawdzone w październiku 2026. |
Najczęstsze pytania
To praktyczne, ogólne informacje dla pracodawców w Polsce. Sprawdź też regulamin pracy i umowy. W konkretnej sprawie pomoże Państwowa Inspekcja Pracy (porady są bezpłatne) albo prawnik.