Zet een deadline voor kerstverlof (bij ons werkt eind oktober goed), bepaal hoeveel mensen per dag tegelijk weg mogen en verdeel de dagen op volgorde van binnenkomst tot die grens. Alles in één mail. Let op twee Nederlandse regels: verplichte vrije dagen rond kerst kun je alleen opleggen als dat vooraf schriftelijk is afgesproken, en op een schriftelijke vakantieaanvraag moet je binnen twee weken reageren, anders staat de vakantie vast zoals gevraagd.
Wanneer moeten kerstverlofaanvragen binnen zijn?
Eerder dan je denkt. Wij sturen onze kerstmail in de eerste week van oktober en zetten de deadline op eind oktober. Zo heeft iedereen een paar weken om het met de familie af te stemmen, en heb jij in november tijd om overlappingen op te lossen.
Wat voor de deadline binnenkomt, gaat gewoon. Wat erna komt, kan ook als er nog ruimte is, maar het gaat niet voor. Die ene zin voorkomt half december de discussie "maar ik heb die week altijd vrij".
Dit jaar is het simpel: beide kerstdagen vallen op vrijdag en zaterdag, Nieuwjaarsdag op een vrijdag. Iedereen wil 28 tot en met 31 december. Beter dat je dat in oktober weet dan op 20 december. Alle data staan in ons artikel kerstdagen 2026.
Hoeveel mensen mogen tegelijk vrij?
Beslis dat voordat de eerste aanvraag binnenkomt, niet erna. Loop het per team door: met hoeveel mensen draait de zaak op 29 december nog? De rest mag weg.
Wij hebben meegemaakt dat drie mensen binnen ongeveer een week dezelfde dagen tussen kerst en oud en nieuw aanvroegen. Alle drie konden we ze niet laten gaan. Het gesprek met degene die achter het net viste was ongemakkelijk, vooral omdat er geen regel was en het leek alsof we favorieten hadden. Sinds de regel vooraf voor iedereen duidelijk is, zijn die gesprekken eigenlijk verdwenen.
In een team van vijf is "twee tegelijk" meestal precies goed. Doet maar één persoon een bepaalde taak (de salarisadministratie bijvoorbeeld), dan gaat het niet om het aantal maar om vervanging: wie pakt het dringende op als zij weg is?
In Book Time Off stel je per afdeling een maximum aantal afwezigen in. Is een dag vol, dan kan de volgende aanvraag niet eens worden ingediend, en hoef jij nooit "sorry, iemand was je voor" te zeggen. In een uitzonderlijk geval kan een beheerder de grens toch overschrijden. Wie het eerst komt, het eerst maalt, zonder dat iemand een Excel-lijstje bijhoudt.
→ Start gratis proefperiodeVerplichte vrije dagen rond kerst: wat mag wel en niet?
De hoofdregel in Nederland: de werkgever stelt de vakantie vast volgens de wensen van de werknemer, tenzij daar gewichtige redenen tegen zijn. Collectieve of verplichte vrije dagen, zoals sluiten tussen kerst en oud en nieuw, kun je alleen opleggen als dat vooraf schriftelijk is afgesproken, in het arbeidscontract, de cao of een regeling. Staat het nergens? Dan kun je je team niet zomaar verplichten om vakantiedagen op te nemen.
Praktisch betekent dit: vraag het, eis het niet. De meeste mensen willen tussen kerst en oud en nieuw toch al vrij zijn. Stuur in oktober een mail dat je dicht wilt, vraag iedereen om de dagen aan te vragen, en zet het voor volgend jaar meteen in je contracten of personeelsgids. Ben je dicht en heeft iemand geen vakantie opgenomen terwijl hij wel wilde werken, dan moet je het loon in de regel gewoon doorbetalen.
| Als je dicht bent | Feestdagen erin | Vakantiedagen per persoon |
|---|---|---|
| 24/12 tot en met 3/1 | Eerste Kerstdag en Nieuwjaarsdag (Tweede Kerstdag valt op zaterdag) | 5 (24 en 28 tot en met 31 december) |
| 25/12 tot en met 3/1 | idem | 4 (28 tot en met 31 december) |
Vertel je mensen zo vroeg mogelijk hoeveel dagen ze moeten bewaren. Wij hebben meegemaakt dat iemand in december ontdekte dat hij dat jaar meer vrij had genomen dan gedacht, en er voor de sluitingsdagen niets meer over was. Daar wordt niemand blij van. De oplossing was geen strengere regel, maar dat iedereen al in het najaar wist hoeveel dagen hij moest bewaren.
Wie krijgt vrij als iedereen wil?
Wij doen het zo: op volgorde van binnenkomst tot de grens, en als twee aanvragen tegelijk komen, gaat voor wie vorig jaar met kerst heeft gewerkt. Dat is simpel, iedereen snapt het en niemand hoeft te beoordelen wiens reden belangrijker is.
Wat we zouden vermijden zijn regels die aardig klinken maar niet eerlijk zijn, zoals "ouders altijd eerst". Dan werken de mensen zonder kinderen elk jaar, en juist zulke regels eindigen in gedoe. Heeft iemand een serieuze familiesituatie, praat dan apart met diegene. Maak er alleen geen algemene regel van.
De twee-weken-regel: niet reageren is ja zeggen
Deze vergeten veel ondernemers. Dient iemand schriftelijk een vakantieaanvraag in en laat jij niet binnen twee weken schriftelijk weten dat er gewichtige redenen tegen zijn, dan staat de vakantie vast zoals gevraagd. Een mail die in december onder in je inbox belandt, kan dus betekenen dat er drie mensen tegelijk weg zijn.
Het simpelste antwoord: laat alle aanvragen op één plek binnenkomen. Niet op een geeltje, niet via WhatsApp, niet even in de gang. Wij hebben ooit een aanvraag op een post-it gehad die in het voorbijgaan werd goedgekeurd en daarna helemaal vergeten. We kwamen erachter toen er twee mensen op dezelfde dag weg waren. Ons vakantieaanvraagformulier is een goed begin als je alles op papier wilt.
In Book Time Off vraagt je team verlof aan vanaf de telefoon en krijg jij een mail met de knoppen Goedkeuren en Afwijzen. Eén klik en klaar, zonder in te loggen. Blijft een aanvraag liggen, dan krijg je de volgende werkdag een herinnering en een paar dagen later een laatste. Ruim binnen die twee weken dus. Iedereen ziet de beslissing meteen en de kalender werkt zichzelf bij.
→ Start gratis proefperiodeVakantiedagen die vervallen: de 1 juli-regel
Wettelijke vakantiedagen vervallen niet op 31 december. Ze gaan mee naar het volgende jaar en vervallen pas zes maanden na het einde van het jaar waarin ze zijn opgebouwd, dus op 1 juli. En ook dan alleen als je je mensen echt in staat hebt gesteld vakantie op te nemen en ze duidelijk en op tijd hebt gewaarschuwd. Bovenwettelijke dagen verjaren pas na vijf jaar.
Het gevaar zit dus niet in december, maar in het opstapelen. Kijk in oktober wie er veel heeft staan, geef een vriendelijk seintje en zet de waarschuwing over 1 juli meteen in je kerstmail. Meer hierover in ons artikel vakantiedagen meenemen.
Book Time Off laat in één oogopslag zien hoeveel vakantiedagen iedereen heeft opgenomen en hoeveel er nog over zijn. Zo zie je vroeg wie op een stapel dagen zit. Je stelt een maximum in voor meegenomen dagen en eventueel een vervaldatum, bijvoorbeeld 1 juli: wat dan niet is opgenomen, vervalt automatisch en dat wordt vastgelegd. Het neemt de vakantie helaas niet voor ze op. Maar in december is niemand verrast.
→ Start gratis proefperiodeDe mail aan je team (om te kopiëren)
Stuur hem in de eerste week van oktober. Pas de stukken tussen haakjes aan.
Hoi allemaal,
hier ons plan voor kerst, zodat niemand hoeft te gokken.
We willen dicht zijn [van 24 december tot en met 3 januari] en zijn [maandag 4 januari] weer open. Eerste Kerstdag en Nieuwjaarsdag zijn feestdagen en gaan niet van je vakantie af. Willen jullie voor de overige dagen ([24 en 28 tot en met 31 december]) [5] vakantiedagen aanvragen? Is dat een probleem, laat het me dan voor [30 oktober] weten.
Wil je in december nog meer vrij, vraag het dan aan vóór [30 oktober]. Per team kunnen er [twee] tegelijk weg, wie het eerst aanvraagt, krijgt de dagen.
Heb je nog wettelijke vakantiedagen uit [2025] staan? Die vervallen op 1 juli, dus plan ze op tijd in.
Spoed tijdens de sluiting: [naam], [nummer].
[Je naam]
Wat de wet zegt, als je het nodig hebt
Om kerst geregeld te krijgen heb je dit niet nodig. Maar als iemand ernaar vraagt, staat het echt zo in de wet.
- De werkgever stelt de vakantie vast overeenkomstig de wensen van de werknemer, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten, voor zover niets anders schriftelijk of in een cao is afgesproken. Laat de werkgever niet binnen twee weken na een schriftelijke aanvraag schriftelijk weten dat er gewichtige redenen zijn, dan is de vakantie vastgesteld zoals gevraagd (artikel 7:638 BW).
- Wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het jaar waarin ze zijn opgebouwd, tenzij de werknemer redelijkerwijs niet in staat was ze op te nemen (artikel 7:640a BW).
- Er is geen wettelijk recht op een vrije dag op een feestdag; dat staat in de cao of de arbeidsovereenkomst (Rijksoverheid).
- Vakantiedagen opnemen en meenemen: zo werkt het volgens de Rijksoverheid (Rijksoverheid).
Bronnen
| wetten.overheid.nl | Burgerlijk Wetboek 7, artikel 638 · Vaststellen van vakantie, twee weken. Gecontroleerd oktober 2026. |
| wetten.overheid.nl | Burgerlijk Wetboek 7, artikel 640a · Vervallen van vakantiedagen. Gecontroleerd oktober 2026. |
| Rijksoverheid | Vakantiedagen opnemen · Gecontroleerd oktober 2026. |
Veelgestelde vragen
Dit is praktische, algemene informatie voor werkgevers in Nederland. Kijk altijd ook in de arbeidsovereenkomst en de cao. Bij een echt conflict helpt een arbeidsrechtadvocaat of je brancheorganisatie.