La plupart des tableaux de suivi des congés gratuits sont soit trop simples pour suivre une équipe qui grandit, soit trop compliqués à utiliser. Celui-ci repose sur des formules fiables qui ne cassent pas et gère tout ce sur quoi votre tableau actuel trébuche probablement.
Ce que contient le tableur
Il y a sept onglets, dans cet ordre :
| Lisez-moi | Comment ça marche et dans quel ordre le remplir. |
| 1. Configuration | Nom de l’entreprise, année de congé, jours fériés, droit par défaut. |
| 2. Employés | Une ligne par personne. Le droit proratisé se calcule tout seul. |
| 3. Registre des congés | Une ligne par congé. Les jours se calculent automatiquement. |
| 4. Tableau de bord | Résumé par personne avec une barre d’utilisation. |
| 5. Calendrier annuel | L’année en un coup d’œil : une ligne par personne, une colonne par semaine. |
| Jours fériés | Les dates 2026 et 2027 des 11 jours fériés légaux. Alimente tous les calculs. |
Les formules sont déjà en place : changez une date sur la feuille Configuration et les droits, les jours pris et le calendrier se mettent à jour. Ajoutez une ligne au Registre des congés et le Tableau de bord suit. Aucun élément compliqué qu’un utilisateur normal de tableur ne suivrait pas, ni macros, ni scripts, ni modules complémentaires (on ne sait pas trop ce que c’est non plus !?).
Si une cellule est jaune, vous pouvez la modifier. Si elle est bleue, laissez-la tranquille : elle calcule la réponse pour vous. On a gardé ce code couleur partout pour éviter que quelqu’un casse la feuille et que tout s’écroule !
Si vous préférez éviter les tableurs, les conflits de versions et les formules cassées, lancez plutôt un essai gratuit de Book Time Off. Aucune carte requise, et vous serez opérationnel en 5 minutes.
→ Essai gratuitLa configuration en 5 étapes
Comptez 10 minutes pour une petite équipe. Cinq pour les étapes ci-dessous, cinq pour ajouter vos collaborateurs.
Choisissez votre année de congé
Sur la feuille 1. Configuration, saisissez la date de début de l’année de congé. La date de fin se calcule toute seule (12 mois plus tard, moins un jour). Au Luxembourg, l’année de congé du Code du travail est l’année civile, donc le 1er janvier est le choix naturel. On en reparle plus bas.
La feuille Configuration · la section année de congé, avec la cellule de saisie en surbrillance.
Vérifiez les jours fériés
Le Luxembourg compte 11 jours fériés légaux et une seule liste nationale, donc pas de région à choisir. Toutes les dates 2026 et 2027 sont déjà chargées sur la feuille Jours fériés et alimentent automatiquement chaque formule du fichier.
Quand un jour férié tombe un dimanche, ou un jour où la personne ne travaille pas normalement, elle reçoit un jour de congé compensatoire, à prendre dans les 3 mois. En 2026, un salarié du lundi au vendredi en gagne 4 (9 mai, 15 août, 1er novembre et 26 décembre) ; en 2027, cinq. Consignez-les dans le registre avec le type « Autre » : ils ne toucheront pas au solde de congé annuel.
Fixez le droit annuel par défaut
La valeur par défaut est de 26 jours, le minimum légal luxembourgeois (26 jours, quel que soit l’âge), hors jours fériés, qui s’ajoutent toujours. Passez à 28 ou 30 si vous êtes plus généreux. Vous pourrez ajuster personne par personne sur la feuille suivante.
Ajoutez votre équipe
Passez à la feuille 2. Employés. Une ligne par personne. Les colonnes jaunes sont à remplir : nom, date d’arrivée, date de départ (le cas échéant), jours par semaine, droit annuel et report éventuel. Les colonnes de droite se calculent toutes seules.
Elena est arrivée en février : son droit (22,8) est proratisé. Emma part en septembre, le sien (19,4) aussi.
Enregistrez un congé
Passez à la feuille 3. Registre des congés. Choisissez la personne dans la liste déroulante, le type de congé, les dates de début et de fin, puis le statut. La colonne Jours calcule les jours ouvrés (lundi-vendredi) hors jours fériés luxembourgeois.
La colonne Jours de la ligne 5 renvoie 4 · du mardi au vendredi qui suivent le lundi de Pâques (férié, donc non compté).
Les jours de maladie, le congé sans solde et le type « Autre » ne réduisent pas le droit annuel. Seules les lignes marquées Congé comptent dans le tableau de bord. Vous pouvez donc tout suivre dans le même registre, jours compensatoires compris.
L’ouvrir dans Google Sheets
Même fichier, et deux minutes chrono.
- Enregistrez le fichier .xlsx sur votre ordinateur.
- Allez sur drive.google.com et importez-le (ou glissez-le dans un dossier).
- Clic droit sur le fichier importé → Ouvrir avec → Google Sheets.
- Google Sheets le convertit. Toutes les formules, listes déroulantes et mises en forme conditionnelles survivent au voyage.
Une fois converti, le fichier vit dans Drive et se partage avec l’équipe comme n’importe quelle feuille. Les codes couleur restent. Les listes déroulantes restent. La formule des jours fériés reste.
Google Sheets a la même limite fondamentale qu’Excel : toute personne qui peut modifier peut tout modifier. Il n’existe pas de mode « chacun ne voit que ses propres congés ». Si c’est important pour vous, il est peut-être temps de passer à un outil de suivi des congés en ligne comme Book Time Off.
Gérer les cas délicats
La règle des 26 jours
Le congé annuel de récréation légal au Luxembourg est de 26 jours par an pour tous les salariés, quel que soit leur âge (Code du travail, art. L.233-4). Le congé se compte sur les jours normalement travaillés : pour un temps plein sur 5 jours, 26 jours représentent 5,2 semaines. Et les jours fériés s’ajoutent toujours, ils ne sortent jamais du droit annuel.
Le droit s’acquiert à raison d’un douzième par mois entier travaillé (art. L.233-7), et une fraction de mois de plus de 15 jours compte comme un mois entier. Quant au droit de prendre ses congés, il s’ouvre après 3 mois de service continu (art. L.233-6), ou plus tôt si l’employeur est d’accord.
Le temps partiel
Même règle, simplement au prorata de la durée de travail hebdomadaire.
Tom : 3 jours par semaine (lun, mar, mer)
Tom travaille 3 jours par semaine.
- Droit légal :
- 26 × 3/5 = 15,6 jours
- Ce qu’on saisit :
- 16 jours (arrondi en faveur du salarié)
- Congé annuel à poser :
- 16 jours
Dans le tableur, mettez le Droit annuel de Tom à 16. La colonne Jours du registre ne comptera que les jours ouvrés qu’il pose réellement.
Les arrivées en cours d’année
Le tableur proratise automatiquement : le droit d’une année pleine, multiplié par la fraction de l’année de congé passée dans l’entreprise. La méthode légale luxembourgeoise, elle, raisonne en douzièmes (art. L.233-7). Les deux se ressemblent beaucoup, mais pas exactement, et on préfère vous le dire.
Elena : arrive le 15 février 2026
Elena arrive le 15 février dans une année de congé janvier-décembre, avec un droit de 26 jours pour une année pleine.
- Méthode légale (douzièmes) :
- février ne compte pas (14 jours à partir du 15), mars à décembre = 10 mois : 10/12 × 26 ≈ 21,7 jours
- Méthode du tableur (fraction de l’année) :
- 320 / 365 × 26 = 22,8 jours
- Ce qu’affiche le tableur :
- 22,8 jours
Le tableur donne un poil plus (22,8 contre 21,7), légèrement en faveur de la salariée. Si vous voulez appliquer strictement les douzièmes, écrasez la cellule calculée avec le chiffre strict : c’est votre fichier, après tout.
Les départs en cours d’année
Même formule dans l’autre sens : la fraction utilise la période travaillée pendant l’année de congé, pas l’année entière.
Emma : part le 30 septembre 2026
Emma est arrivée en 2020 et part le 30 septembre. Son droit pour une année pleine est de 26 jours.
- Jours travaillés cette année :
- 1er janv. 2026 → 30 sept. 2026 = 273 jours
- Fraction :
- 273 / 365 = 0,748
- Droit cette année :
- 26 × 0,748 ≈ 19,4 jours
Les jours non pris au départ sont payés avec le dernier salaire : c’est l’indemnité compensatoire pour jours de congé non pris, et elle est automatique. Dans l’autre sens, si Emma a pris plus que ses 19,4 jours, l’employeur peut, selon le contrat, en demander le remboursement, mais en pratique ce n’est ni automatique ni systématique.
Le report
Au Luxembourg, le congé doit en principe être pris pendant l’année civile (art. L.233-9). Il peut exceptionnellement être reporté jusqu’au 31 mars de l’année suivante, quand les besoins du service ou les souhaits concurrents d’autres salariés ont empêché de le prendre ; au-delà, seulement en cas de maladie, de refus de l’employeur ou d’accord exprès. Au passage : le moment du congé suit en principe le souhait du salarié, sauf besoins du service ou souhaits justifiés de collègues, et si le congé est fractionné, une des parts doit compter au moins deux semaines civiles consécutives. Le tableur a une colonne Report qui s’ajoute simplement au droit de l’année, mais uniquement pour les personnes déjà présentes au début de l’année de congé.
Les jours fériés
La feuille Jours fériés est préchargée avec tous les jours fériés légaux de 2026 et 2027, tirés de l’ITM et de Guichet.lu.
Pour 2026 précisément :
- 11 jours fériés légaux : Jour de l’An (jeu. 1er janvier), lundi de Pâques (6 avril), Fête du Travail (ven. 1er mai), Journée de l’Europe (sam. 9 mai), Ascension (jeu. 14 mai), lundi de Pentecôte (25 mai), Fête nationale (mar. 23 juin), Assomption (sam. 15 août), Toussaint (dim. 1er novembre), Noël (ven. 25 décembre) et le lendemain de Noël, la Saint-Étienne (sam. 26 décembre)
- Quatre tombent un samedi ou un dimanche (9 mai, 15 août, 1er novembre, 26 décembre) : chacun donne un jour de congé compensatoire, à prendre dans les 3 mois
- Un férié pendant un congé n’est jamais décompté : le congé se compte en jours ouvrables, qui excluent les dimanches et les jours fériés
Quand vous enregistrez un congé qui enjambe un jour férié, le férié est automatiquement exclu du décompte. Posez du mardi au vendredi autour du lundi de Pâques : le tableur renvoie 4, pas 5. Et les jours compensatoires ? Consignez-les avec le type « Autre », comme ça ils n’entament pas le solde annuel.
C’est là qu’un outil de suivi des congés en ligne prend le relais. Book Time Off intègre les jours fériés luxembourgeois et ne les déduit jamais du solde de personne, suit les jours pris et restants au fil des validations, et applique votre limite de report avec une date butoir. Aucune formule à entretenir.
→ Essai gratuitConseils aux nouveaux employeurs et petites équipes
Si c’est la première fois que vous devez suivre les congés sérieusement, un tableur suffit largement pour commencer. Voici ce qui vous évitera de tout reconstruire dans six mois.
Choisissez votre année de congé exprès, pas par accident
Au Luxembourg, la question est vite réglée : le Code du travail raisonne en année civile, du 1er janvier au 31 décembre, et la règle de report au 31 mars est pensée sur cette base. L’autre option, l’année d’anniversaire où l’année de congé de chacun démarre à sa date d’embauche, est techniquement envisageable mais complique tout très vite. À éviter, sauf très petite équipe qui aime l’administratif !
Année civile (janv.-déc.)
Pour : Facile à retenir. C’est l’année du Code du travail lui-même, et le report au 31 mars se cale naturellement dessus. Noël tombe à la fin, donc les soldes se vident avant.
Contre : Grosse vague de demandes en décembre.
Années d’anniversaire
Pour : Chacun repart de zéro à sa date d’embauche, ce qui peut sembler équitable.
Contre : Les chiffres légaux ne tombent plus juste : les 26 jours, les douzièmes et le report au 31 mars sont tous calés sur l’année civile. Une réconciliation permanente.
Écrivez la politique noir sur blanc
Une page A4 suffit au début. Elle doit couvrir l’essentiel : combien de jours, quand court l’année de congé, le délai de prévenance pour les demandes, ce qui arrive aux jours non pris en fin d’année, la règle en cas de maladie pendant les congés (au Luxembourg, les jours couverts par un certificat médical remis dans les 3 jours ne comptent pas comme congé), et qui approuve. Guichet.lu et l’ITM ont de bonnes pages de référence si vous ne voulez pas partir de zéro.
Désignez un seul responsable
Un tableur à plusieurs propriétaires devient un cauchemar de copies contradictoires. Choisissez une personne responsable de saisir les congés approuvés, de relancer les demandes en attente et de faire la bascule de fin d’année. S’il en faut plusieurs, passez à un outil de suivi en ligne comme Book Time Off.
Communiquez toujours par le même canal
Décidez du canal des demandes de congé (e-mail, message Slack dans #conges, formulaire) et tenez-vous-y. Les demandes orales à la machine à café sont la meilleure façon d’en perdre. Là encore, un outil en ligne comme Book Time Off centralise demandes et validations au même endroit.
Faites le point chaque trimestre
Une fois par trimestre, jetez un œil au Tableau de bord. Cherchez deux choses :
- Les personnes avec trop de solde restant. Quelqu’un qui arrive en octobre avec 18 jours restants ne les utilisera pas. Ayez la conversation tôt, plutôt que de refuser maladroitement un mois complet en décembre !
- Les personnes dans le rouge. Le Tableau de bord passe la cellule Reste en rouge si elle devient négative. Attrapez-le à temps et il n’y aura pas de conversation gênante sur des jours dus.
Anticipez les remplacements, pas seulement les absences
Le Calendrier annuel sert à repérer les collisions tôt. Si trois personnes de la même équipe veulent la dernière semaine d’août, mieux vaut le savoir en mars qu’un 20 août.
Ce que ce tableau fait bien
Gratuit, et il le reste
Pas de compte à rebours d’essai, pas d’incitation à payer dans le fichier.
Les jours fériés sont justes
Les dates 2026 et 2027 des 11 jours fériés légaux sont intégrées.
Il proratise automatiquement
Arrivées et départs en cours d’année, calculés pour vous.
Il marche dans Excel et dans Sheets
Un fichier, deux maisons. Mêmes formules, mêmes listes déroulantes.
Les formules sont lisibles
Pour savoir d’où sort un chiffre, cliquez sur la cellule. Aucune macro cachée.
Il tient pour une petite équipe
Conçu pour environ 30 personnes au maximum. Au-delà, ça devient lourd.
Ce que ce tableau ne peut pas faire
Section honnête. Tous les tableaux de suivi des congés, y compris le nôtre, finissent par se heurter au même mur. Savoir où se trouve le mur à l’avance vous épargnera pas mal de douleur.
Deux personnes qui modifient en même temps, et ça casse
Excel co-édite mal ; Sheets fait mieux mais connaît aussi les écrasements. Le fichier devient « la dernière sauvegarde gagne », ce qui n’est pas un vrai registre.
Pas de demande depuis le téléphone
Le personnel ne peut pas demander un congé depuis son téléphone comme dans une appli RH. Il faut écrire à quelqu’un et attendre.
Pas de vrai circuit d’approbation
« Approuvé » n’est qu’un mot dans une cellule. Aucune trace de qui a approuvé quoi, quand, ni de la demande d’origine.
Des droits d’accès tout ou rien
Vous partagez tout le fichier ou rien. Impossible de dire « Marie voit son solde mais pas celui de Luc ».
La bascule de fin d’année est manuelle
Copier le fichier, le renommer, vider le registre, reporter les soldes, changer l’année. Facile à oublier, facile à rater.
Aucune notification ni rappel
Personne n’est prévenu automatiquement quand une demande est déposée, approuvée ou en conflit avec le congé d’un collègue.
Les droits sont une photo, pas un flux
Le tableur montre le droit de toute l’année de congé. Il ne verse pas 1/12 par mois comme le fait la loi, ce qui compte si une recrue part peu après son arrivée.
Quand vous saurez qu’il est temps de passer à autre chose
On ne va pas transformer ce guide en argumentaire de vente, mais les limites du suivi sur tableur sont bien réelles. D’expérience, à partir de quatre personnes dans l’équipe, voilà ce qui commence à arriver :
- Des malentendus « je croyais avoir posé ce jour ».
- Le responsable du fichier est en vacances et personne d’autre ne le retrouve.
- Deux personnes modifient le fichier le même après-midi et une des deux versions disparaît.
- Vous avez passé le cap des 15-20 salariés et les lignes deviennent illisibles.
- Plusieurs managers approuvent des congés sans aucun moyen de rester synchronisés.
- La bascule de fin d’année a pris une demi-journée et vous avez trouvé trois erreurs après coup.
- Vous voulez que chacun puisse voir son solde sans avoir à demander.
- Vous commencez à penser récupération, contrats en heures ou horaires postés.
Si plusieurs points ci-dessus vous parlent et que vous hésitez entre le fichier gratuit et un logiciel de gestion des congés, lancez un essai gratuit de Book Time Off. Aucune carte requise, vous êtes installé en quelques minutes : rien à perdre.
→ Essai gratuitPour l’histoire complète du point de rupture (avec des captures de l’alternative), lisez comment suivre les congés sans tableur.
Sources
| Quoi | Où |
|---|---|
| Congé annuel de récréation (26 jours) | Guichet.lu · Congé annuel · Vérifié en juillet 2026 |
| Report des congés de l’année antérieure | Guichet.lu · Congés de l’année antérieure · Vérifié en juillet 2026 |
| Jours fériés légaux et jour compensatoire | ITM · Jours fériés légaux · Vérifié en juillet 2026 |
| Code du travail | Legilux · Code du travail · Vérifié en juillet 2026 |