Dauguma nemokamų atostogų apskaitos lentelių yra arba per paprastos augančiai komandai, arba per sudėtingos naudoti. Šioje yra patikimos formulės, kurios nelūžta, ir viskas, ant ko jūsų dabartinė lentelė greičiausiai klumpa.
Kas yra faile
Faile yra septyni lapai, šia tvarka:
| Perskaityk mane | Kaip viskas veikia ir kokia tvarka pildyti. |
| 1. Nustatymai | Įmonės pavadinimas, atostogų metai, numatytasis limitas. |
| 2. Darbuotojai | Po eilutę žmogui. Priklausanti dalis apskaičiuojama automatiškai. |
| 3. Atostogų žurnalas | Po eilutę įrašui. Dienos suskaičiuojamos automatiškai. |
| 4. Suvestinė | Kiekvieno žmogaus santrauka su panaudojimo juosta. |
| 5. Metų kalendorius | Visų metų vaizdas: eilutės žmonės, stulpeliai savaitės. |
| Švenčių dienos | Visos 16 Lietuvos švenčių dienų su 2026 ir 2027 m. datomis. Maitina kiekvieną dienų formulę. |
Visos formulės jau paruoštos: pakeitus datą Nustatymų lape, priklausančios dienos, panaudotos dienos ir kalendorius atsinaujina patys. Įrašius eilutę į Atostogų žurnalą, pasikeičia Suvestinė. Jokių makrokomandų, skriptų ar priedų, kurių paprastas naudotojas nesuprastų (mes irgi nesame tikri, kas jie tokie!?).
Jei langelis geltonas, galite jį keisti. Jei mėlynas, palikite ramybėje: jis pats apskaičiuoja atsakymą. Šį formatą naudojame visame faile, kad niekas netyčia nesulaužytų lentelės ir viskas nesubyrėtų!
Jei norite apskritai išvengti lentelių, versijų painiavos ir lūžtančių formulių, susikurkite nemokamą Book Time Off bandomąją paskyrą. Kortelės nereikia, o viskas veiks per 5 minutes.
→ Pradėti nemokamaiParuošimas per 5 žingsnius
Skirkite sau 10 minučių mažai komandai. Penkias skirkite žemiau esantiems žingsniams, o penkias žmonėms suvesti.
Pasirinkite atostogų metus
Lape 1. Nustatymai nustatykite atostogų metų pradžios datą. Pabaigos data apskaičiuojama automatiškai (12 mėnesių vėliau, minus viena diena). Bendram komandos failui dauguma renkasi sausio 1 d. Pagal Darbo kodeksą atostogos kaupiamos už kiekvieno darbuotojo asmeninius darbo metus, ir apie šį niuansą kalbame žemiau.
Nustatymų lapas · atostogų metų dalis, įvedimo langelis paryškintas.
Patikrinkite švenčių dienas
Lietuvoje 2026 m. yra 16 švenčių dienų (Darbo kodekso 123 straipsnis). Regiono rinktis nereikia, nes visiems galioja vienas nacionalinis sąrašas. Visos 2026 ir 2027 m. datos jau įkeltos į lapą Švenčių dienos ir automatiškai įsijungia į kiekvieną failo formulę. Beje, savaitgalį iškritusi šventė į darbo dieną neperkeliama (trys iš jų kasmet ir taip būna sekmadieniai: Velykos, Motinos diena ir Tėvo diena).
Prieššventinė darbo diena trumpinama viena valanda (Darbo kodekso 112 straipsnio 5 dalis). Lentelė valandų neskaičiuoja, bet priminti kolegoms gruodžio 23-iąją visada malonu. O jei šventė patenka į atostogų laikotarpį, į atostogų trukmę ji neįskaičiuojama: formulė tai padaro už jus.
Nustatykite numatytąjį metinį limitą
Numatytoji reikšmė yra 20 darbo dienų: Darbo kodekso minimumas dirbantiems 5 dienas per savaitę (dirbantiems 6 dienas priklauso 24). Atostogos Lietuvoje skaičiuojamos darbo dienomis, o švenčių dienos visada papildomai, jos iš limito neatimamos. Jei esate dosnesni, pakelkite iki 22 ar 25. Kiekvienam darbuotojui limitą galima pakeisti kitame lape.
Suveskite komandą
Pereikite į lapą 2. Darbuotojai. Kiekvienam žmogui po eilutę. Geltonus stulpelius pildote jūs: vardas, darbo pradžios data, išėjimo data (jei yra), darbo dienos per savaitę, limitas ir perkeltos dienos iš pernai. Dešinieji stulpeliai apsiskaičiuoja patys.
Elena pradėjo vasarį, todėl jai priklausanti dalis (17,5) proporcinga. Ema išeina rugsėjį, todėl jos (18,7) irgi.
Įrašykite atostogų įrašą
Pereikite į lapą 3. Atostogų žurnalas. Išsirinkite darbuotoją iš sąrašo, pasirinkite tipą, įveskite pradžios ir pabaigos datas ir nustatykite būseną. Stulpelis „Dienos“ suskaičiuoja darbo dienas (nuo pirmadienio iki penktadienio) be švenčių dienų.
Stulpelis „Dienos“ 5 eilutėje rodo 4 · nuo antradienio iki penktadienio po Velykų antrosios dienos (kuri yra šventė ir neskaičiuojama).
Ligos, nemokamos ir „kitos“ dienos nemažina kasmetinių atostogų limito. Į suvestinę skaičiuojami tik įrašai su tipu Kasmetinės. Taigi tame pačiame žurnale galite žymėti viską.
Atidarymas Google Sheets
Tas pats failas, užtruks dvi minutes.
- Išsaugokite .xlsx failą kompiuteryje.
- Eikite į drive.google.com ir įkelkite jį (arba tiesiog įtempkite į aplanką).
- Dešiniu pelės mygtuku spustelėkite įkeltą failą → Atidaryti su → Google Sheets.
- Google Sheets jį konvertuos. Visos formulės, išskleidžiami sąrašai ir sąlyginis formatavimas išlieka.
Po konvertavimo failas gyvena Drive ir galite juo dalintis su komanda kaip bet kuria kita skaičiuokle. Spalvos lieka. Sąrašai lieka. Švenčių dienų formulė lieka.
Google Sheets turi tą pačią esminę ribą kaip ir Excel: kas turi redagavimo teisę, gali keisti viską. Nėra režimo „šis žmogus mato tik savo atostogas“. Jei tai jums svarbu, verta pereiti prie internetinės atostogų sistemos, tokios kaip Book Time Off.
Sudėtingesnės vietos
20 darbo dienų taisyklė
Pagal Darbo kodekso 126 straipsnį kasmetinės atostogos yra ne mažiau kaip 20 darbo dienų, jei dirbama 5 dienas per savaitę, ir 24 darbo dienos, jei dirbama 6. Jei darbo dienų per savaitę mažiau arba jų skaičius skiriasi, priklauso ne mažiau kaip 4 savaitės. Atostogos Lietuvoje skaičiuojamos darbo dienomis: švenčių dienos į jas niekada neįskaičiuojamos.
Kai kam priklauso daugiau, po vieną eilutę kiekvienam atvejui:
- 25 darbo dienos: jaunesniems nei 18 metų, vieniems auginantiems vaiką iki 14 metų arba neįgalų vaiką iki 18 metų, ir neįgaliems darbuotojams (DK 126 str. 3 d.).
- Ilgas stažas toje pačioje darbovietėje: po 10 metų pridedamos 3 darbo dienos, o už kiekvienus tolesnius 5 metus dar po 1 (DK 138 str. ir jį įgyvendinantis Vyriausybės nutarimas).
- Bent viena atostogų dalis negali būti trumpesnė nei 10 darbo dienų (DK 128 str.).
Dirbantys ne visą savaitę
Ta pati 4 savaičių logika, tik savaitė matuojama jų darbo dienomis. Būtent taip veikia taisyklė „mažiau ar skirtingai dienų“.
Tomas: 3 dienos per savaitę (pirmadienis, antradienis, trečiadienis)
Tomas dirba 3 dienas per savaitę.
- Įstatymo garantija:
- ne mažiau kaip 4 jo darbo savaitės
- Jo savaitė:
- 3 darbo dienos
- Skaičiuojame:
- 4 × 3 = 12 darbo dienų
- Kasmetinės atostogos per metus:
- 12 darbo dienų
Lentelėje nustatykite Tomo metinį limitą 12. Stulpelis „Dienos“ žurnale skaičiuos tik tas darbo dienas, kurias jis iš tikrųjų atostogauja.
Atėjusieji vidury metų
Lentelė proporciją apskaičiuoja automatiškai: pilnų metų limitas padauginamas iš atostogų metų dalies, kurią žmogus dirbs. Pagal Darbo kodeksą atostogos kaupiasi nuo pirmos darbo dienos, o pirmaisiais darbo metais visas atostogas paprastai galima imti išdirbus bent pusę darbo metams tenkančių darbo dienų (DK 128 str. 1 d.). Dažnai sakoma „po 6 mėnesių“, bet įstatyme parašyta būtent pusė darbo dienų, o tai ne visada tas pats.
Elena: pradeda 2026 m. vasario 15 d.
Elena ateina vasario 15 d. į sausio-gruodžio atostogų metus. Jos pilnų metų limitas 20 darbo dienų.
- Dienos nuo pradžios iki metų galo:
- 2026-02-15 → 2026-12-31 = 320 dienų
- Dienų visuose atostogų metuose:
- 365
- Proporcija:
- 320 / 365 = 0,877
- Priklauso šiemet:
- 20 × 0,877 ≈ 17,5 darbo dienos
Pagal įstatymą Elenos darbo metai eina nuo vasario 15 d. iki kitų metų vasario 14 d., ir būtent už juos kaupiasi jos atostogos. Bendroje lentelėje patogiau skaičiuoti kalendorinius metus, tik žinokite, kad tai supaprastinimas.
Išeinantys vidury metų
Ta pati formulė atvirkščiai. Proporcija skaičiuojama pagal laiką, kurį žmogus dirbo per atostogų metus, ne pagal visus metus.
Ema: išeina 2026 m. rugsėjo 30 d.
Ema pradėjo 2020 m. Ji išeina rugsėjo 30 d. Jos pilnų metų limitas 25 darbo dienos.
- Dienos dirbtos per šiuos atostogų metus:
- 2026-01-01 → 2026-09-30 = 273 dienos
- Proporcija:
- 273 / 365 = 0,748
- Priklauso šiemet:
- 25 × 0,748 ≈ 18,7 darbo dienos
Už nepanaudotas dienas išeinant privaloma sumokėti kompensaciją, nesvarbu, dėl kokios priežasties nutraukiama sutartis. O jei Ema būtų atostogavusi daugiau, nei sukaupė, permoką iš galutinio atlyginimo išskaičiuoti galima tik siaurais atvejais: jei ji išeina savo noru be svarbios priežasties arba atleidžiama dėl savo kaltės (DK 150 str.).
Perkeltos dienos
Nepanaudotos atostogos Lietuvoje metų gale nesudega: jos persikelia. BET teisė jas panaudoti (arba gauti už jas kompensaciją išeinant) prarandama praėjus 3 metams po kalendorinių metų, kuriais ta teisė įgyta, pabaigos, nebent žmogus atostogų objektyviai negalėjo paimti (DK 127 str. 5 d.). VDI apie tai perspėja reguliariai, tad stulpelis Perkelta iš pernai yra ne vien patogumui: jei kolegos atostogas vis „taupo“, seniausios dienos vieną dieną tiesiog išnyks. Lentelėje perkeltos dienos pridedamos prie šių metų teisės, bet tik tiems, kurie dirbo atostogų metų pradžioje.
Švenčių dienos
Lape Švenčių dienos jau įkeltos visos oficialios 2026 ir 2027 m. šventės pagal Darbo kodekso 123 straipsnį. Lietuvoje jų 16 per metus, o savaitgalį iškritusi šventė į darbo dieną neperkeliama.
2026 m. sąrašas:
- Sausio 1 d. Naujieji metai (ketvirtadienis)
- Vasario 16 d. Lietuvos valstybės atkūrimo diena (pirmadienis)
- Kovo 11 d. Lietuvos nepriklausomybės atkūrimo diena (trečiadienis)
- Balandžio 5 d. Velykos (sekmadienis)
- Balandžio 6 d. Velykų antroji diena (pirmadienis)
- Gegužės 1 d. Tarptautinė darbo diena (penktadienis)
- Gegužės 3 d. Motinos diena (sekmadienis)
- Birželio 7 d. Tėvo diena (sekmadienis)
- Birželio 24 d. Rasos ir Joninių diena (trečiadienis)
- Liepos 6 d. Valstybės (Karaliaus Mindaugo karūnavimo) diena (pirmadienis)
- Rugpjūčio 15 d. Žolinė (šeštadienis)
- Lapkričio 1 d. Visų šventųjų diena (sekmadienis)
- Lapkričio 2 d. Vėlinės (pirmadienis)
- Gruodžio 24 d. Kūčios (ketvirtadienis)
- Gruodžio 25 d. Kalėdos (penktadienis)
- Gruodžio 26 d. Kalėdų antroji diena (šeštadienis)
Trys šventės kasmet būna sekmadieniai (Velykos, Motinos diena ir Tėvo diena), o 2026 m. Žolinė ir Kalėdų antroji diena iškrenta šeštadieniais: pakaitinės dienos už jas nepriklauso. Užtat prieššventinė darbo diena visada viena valanda trumpesnė (DK 112 str. 5 d.).
Kai žurnale įrašote atostogas, apimančias šventę, ji automatiškai neįskaičiuojama į dienų skaičių. Kaip primena VDI: švenčių dienos į atostogų trukmę neįskaičiuojamos. Rezervuokite nuo antradienio iki penktadienio po Velykų antrosios dienos, ir lentelė parodys 4, ne 5.
Tam ir yra internetinė atostogų sistema. Book Time Off Lietuvos šventes įkelia automatiškai ir niekada jų nenuskaičiuoja nuo limito, skaičiuoja panaudotas ir likusias dienas tvirtinant prašymus ir prižiūri perkeltų dienų limitą su galiojimo data. Jokios formulių priežiūros.
→ Pradėti nemokamaiPatarimai naujiems darbdaviams ir mažoms komandoms
Jei atostogų apskaitą tvarkote pirmą kartą, lentelės pradžiai visiškai pakanka. Štai dalykai, kurie išgelbės nuo jos perdarymo po pusmečio.
Atostogų metus pasirinkite sąmoningai, ne iš inercijos
Čia Lietuva turi savo ypatybę. Pagal Darbo kodekso 127 straipsnį atostogos suteikiamos už darbo metus: jie prasideda kiekvieno darbuotojo pirmąją darbo dieną ir kasmet sukasi nuo jo asmeninės sukakties, o ne nuo sausio 1 d. Britiškoje šio gido versijoje juokaujame, kad sukaktimis paremti atostogų metai yra matematikos namų darbas; Lietuvoje taip veikia pats įstatymas! Todėl praktikoje dauguma bendrą lentelę suka bendrais (dažniausiai kalendoriniais) metais planavimui, o kiekvieno žmogaus teisė vis tiek kaupiasi nuo jo darbo pradžios. Lentelės proporcija pagal pradžios datą tą priartina, bet tai supaprastinimas, ne tiksli kodekso kopija.
Kalendoriniai metai (sausis-gruodis)
Už: Viena bendra lentelė visiems ir lengvas planavimas. VDI pastebi, kad darbovietėse atostogų eilės dažnai sudaromos bendram laikotarpiui (pvz., nuo birželio iki gegužės ar bendriems metams). Metų pabaigoje laukia Kalėdos, tad likučiai natūraliai išnaudojami iki jų.
Prieš: Gruodį užplūsta prašymai, o teisiškai atostogos vis tiek kaupiasi už asmeninius darbo metus.
Darbo metai pagal kodeksą (asmeniniai)
Už: Tiksliai pagal Darbo kodekso raidę: kiekvieno žmogaus atostogos kaupiasi nuo jo darbo pradžios sukakties (DK 127 str.).
Prieš: Kiekvienas „persisuka“ vis kitą dieną, tad bendroje lentelėje tai greitai virsta galvosūkiu.
Užsirašykite tvarką
Pradžiai užtenka vieno A4 lapo. Jame turi būti: kiek atostogų, kaip sukasi atostogų metai, per kiek laiko teikiami prašymai, kas nutinka nepanaudotoms dienoms (ir po kiek metų jos pagal DK 127 straipsnį prarandamos), kaip elgiamasi susirgus per atostogas ir kas tvirtina prašymus. VDI svetainėje yra gerų atmintinių, jei nenorite pradėti nuo nulio.
Paskirkite vieną atsakingą
Lentelė su keliais šeimininkais virsta prieštaraujančių kopijų košmaru. Išsirinkite vieną žmogų, kuris suveda patvirtintas atostogas, primena apie laukiančius prašymus ir metų gale perkelia failą. Jei tokių žmonių daugiau nei vienas, naudokite internetinę sistemą, tokią kaip Book Time Off.
Praneškite visada tuo pačiu kanalu
Nuspręskite, kuriuo kanalu teikiami prašymai (el. paštu, žinute Slack kanale #atostogos, forma), ir jo laikykitės. Atsitiktiniai žodiniai prašymai prie kavos aparato ir yra tai, kaip viskas pasimeta. Ir vėl: internetinė sistema, tokia kaip Book Time Off, prašymus ir patvirtinimus laiko vienoje vietoje.
Kartą per ketvirtį peržiūrėkite
Kartą per ketvirtį žvilgtelėkite į Suvestinę. Ieškokite dviejų dalykų:
- Žmonės su per dideliu likučiu. Jei spalį kažkam liko 18 dienų, jų nebepanaudos. Pasikalbėkite anksti, kad netektų nejaukiai atmesti prašymo visam gruodžiui! O Lietuvoje dar ir DK 127 straipsnis: po 3 metų nepanaudotos dienos prarandamos.
- Žmonės minuse. Suvestinė nudažo langelį raudonai, jei likutis tampa neigiamas. Pastebėsite laiku ir nereikės nejaukaus pokalbio apie skolingas dienas.
Planuokite pavadavimą, ne tik nebuvimą
Metų kalendorius skirtas susikirtimams pastebėti anksti. Jei trys tos pačios komandos žmonės nori paskutinės rugpjūčio savaitės, tai norite žinoti kovą, o ne rugpjūčio 20 d.
Ką ši lentelė daro gerai
Ji nemokama ir tokia lieka
Jokio bandomojo laikotarpio, jokių raginimų atsinaujinti failo viduje.
Švenčių dienos teisingos
Visos 16 švenčių su 2026 ir 2027 m. datomis jau faile.
Proporcijas skaičiuoja pati
Atėjusieji ir išeinantys vidury metų apskaičiuojami už jus.
Veikia ir Excel, ir Sheets
Vienas failas, dveji namai. Tos pačios formulės. Tie patys sąrašai.
Formulės perskaitomos
Norite žinoti, iš kur skaičius? Spustelėkite langelį. Jokių paslėptų makrokomandų.
Užtenka mažai komandai
Sukurta iki maždaug 30 darbuotojų. Po to darosi nepatogu.
Ko ši lentelė negali
Sąžininga dalis. Kiekviena atostogų lentelė, įskaitant mūsiškę, anksčiau ar vėliau atsitrenkia į tą pačią sieną. Žinoti, kur ta siena, verta iš anksto.
Du redaguojantys vienu metu ją sugadina
Excel bendras redagavimas ribotas; Sheets geresnis, bet perrašymo lenktynės lieka. Failas tampa „laimi paskutinis išsaugojęs“, o tai nėra tiesos šaltinis.
Nėra prašymų iš telefono
Darbuotojai negali paprašyti atostogų iš telefono taip, kaip personalo programėlėje. Jie turi kažkam parašyti ir laukti.
Nėra tvirtinimo eigos
„Patvirtinta“ tėra žodis langelyje. Nėra istorijos, kas, kada ir ką patvirtino ir kaip prašymas atrodė prieš tai.
Teisės: viskas arba nieko
Arba dalinatės visu failu, arba ne. Nėra „Aistė mato savo likutį, bet ne Luko“.
Metų perkėlimas rankinis
Reikia nukopijuoti failą, pervadinti, išvalyti žurnalą, perkelti likučius ir atnaujinti metus. Lengva pamiršti; lengva suklysti.
Jokių pranešimų ar priminimų
Niekas automatiškai nesužino, kad prašymas pateiktas, patvirtintas ar kertasi su kolegos atostogomis.
Kaupimas nėra gyvas
Lentelė visų atostogų metų teisę rodo iš karto. Ji nekaupia po 1/12 kas mėnesį, o tai svarbu, jei naujokas išeina netrukus po atėjimo.
Kada suprasite, kad laikas judėti toliau
Nepaversime šito pardavimo kalba, bet lentelės ribos akivaizdžios. Mūsų patirtimi, komandai paaugus iki keturių ir daugiau žmonių prasideda šie dalykai:
- Atsiranda nesusipratimų „maniau, kad tą dieną buvau užsirezervavęs“.
- Failo šeimininkas atostogauja ir niekas kitas failo neranda.
- Du žmonės atnaujina failą tą pačią popietę ir vieno pakeitimai dingsta.
- Peržengėte 15-20 darbuotojų ribą ir eilutes darosi sunku peržvelgti.
- Atostogas tvirtina keli vadovai ir nėra kaip jų suderinti.
- Metų perkėlimas užtruko pusę dienos, o po jo radote tris klaidas.
- Norite, kad darbuotojai matytų savo likutį patys, niekam nerašę.
- Pradėjote galvoti apie suminę darbo laiko apskaitą, valandines sutartis ar pamainas.
Jei bent keli punktai atpažįstami ir svarstote tarp nemokamo failo ir atostogų apskaitos programos, išbandykite Book Time Off nemokamai. Kortelės nereikia, o pasiruošite per kelias minutes, tad nėra ko prarasti.
→ Pradėti nemokamaiVisa istorija, kaip atrodo lūžio taškas (su alternatyvos ekrano nuotraukomis): kaip sekti atostogas be lentelių.
Šaltiniai
| Kas | Kur |
|---|---|
| Kasmetinės minimaliosios mokamos atostogos | VDI · Kasmetinės minimaliosios mokamos atostogos · Patikrinta 2026 m. liepą |
| Darbo kodeksas (suvestinė redakcija) | e-seimas.lrs.lt · Darbo kodeksas · Patikrinta 2026 m. liepą |
| Kada nepanaudotos atostogos prarandamos | VDI · Prikaupėte atostogų? · Patikrinta 2026 m. liepą |
| Ką privalu žinoti apie kasmetines atostogas | VDI · Apie kasmetines atostogas · Patikrinta 2026 m. liepą |