Більшість безкоштовних шаблонів обліку відпусток або надто прості для команди, що росте, або настільки складні, що ніхто не хоче ними користуватися. У цього надійні формули, які не ламаються, і він упорається саме з тим, на чому ваша нинішня таблиця, найпевніше, спотикається. Найважливіше: він рахує щорічну відпустку в календарних днях, як вимагає українське законодавство.
В Україні діє воєнний стан (наразі продовжений до 31 жовтня 2026 року), який змінює правила відпусток і святкових днів. Закон 2136-IX дозволяє роботодавцю обмежити основну щорічну відпустку 24 календарними днями та відмовити в наданні відпустки працівникам критично важливої інфраструктури, а дію статті 73 КЗпП про святкові й неробочі дні зупинено. Числа в цьому шаблоні відповідають нормам мирного часу. Звіртеся з чинними правилами станом на день, коли ви це читаєте.
Що всередині шаблону
Сім аркушів, у такому порядку:
| Прочитай мене | Як це працює та в якому порядку заповнювати. |
| 1. Налаштування | Назва компанії, рік відпустки, святкові дні, норма щорічної відпустки. |
| 2. Працівники | Один рядок на людину. Норма зменшується всередині року автоматично. |
| 3. Журнал відпусток | Один рядок на кожну відпустку. Дні рахуються автоматично. |
| 4. Огляд | Підсумок за людьми зі смугою використання. |
| 5. Річний календар | Весь рік одразу: рядки це люди, стовпці це тижні. |
| Свята | Українські святкові дні мирного часу на 2026 і 2027 роки. |
Усі формули вже на місці: щойно ви зміните дату на аркуші Налаштування, норми, використання та календар перерахуються. Додаєте рядок у Журнал відпусток, і Огляд змінюється. Тут немає нічого дивного, чого не знав би звичайний користувач таблиць, ані макросів, ані скриптів, ані додатків.
Якщо клітинка жовта, її можна змінювати. Якщо вона синя, залиште її, вона порахує відповідь за вас. Ми використали це форматування в усьому файлі, щоб ніхто випадково не зіпсував формули й усе не розсипалося.
Якщо хочете взагалі позбутися таблиць, конфліктів версій і зламаних формул, запустіть безкоштовний пробний період Book Time Off. Картка не потрібна, а робота налагоджується за 5 хвилин.
→ Спробувати безкоштовноНалаштування за 5 кроків
Для невеликої команди закладіть 10 хвилин. П’ять на кроки нижче й п’ять на внесення своїх людей.
Задайте рік відпустки
На аркуші 1. Налаштування введіть початок року відпустки. Кінець порахується сам (12 місяців потому мінус один день). За законом норма в Україні рахується за робочий рік від дати початку роботи, але для планування команди зручно взяти фіксований період, найпростіше календарний рік. Файл уже заповнено на 1 січня. Докладніше про це нижче.
Аркуш Налаштування, блок року відпустки, клітинка введення підсвічена.
Перевірте святкові дні
Українські святкові дні діють однаково по всій країні, окремих регіональних переліків немає. 11 святкових днів мирного часу на 2026 і 2027 роки внесено на аркуші Свята, і вони автоматично вилучаються з кожного підрахунку днів. Важлива деталь після реформи календаря: Різдво тепер 25 грудня (новий календар).
Стаття 73 КЗпП про святкові й неробочі дні на час воєнного стану не діє (Закон 2136-IX), тож ці дні можуть зараз не бути вихідними й не подовжувати відпустку. Перелік у шаблоні це календар мирного часу, залиште його як довідку, але звіртеся з чинними правилами.
Задайте норму щорічної відпустки
Значення за замовчуванням 24 календарні дні, тобто основна щорічна відпустка за українським законом (Закон «Про відпустки», ст. 6). Зверніть увагу: це календарні дні, а не робочі. Це найважливіше місце всієї таблиці, бо 24 календарні дні це близько 17 робочих днів, а не 24 робочі. На наступному аркуші ви можете перевизначити норму для кожної людини.
Якщо ви бачили британські «28 днів», не вносьте сюди 24 робочі дні. Українська щорічна відпустка 24 календарні дні містить вихідні, тож відповідає приблизно 17 робочим дням. Якщо впишете сюди, скажімо, 24 робочі дні, ви дасте кожному приблизно на тиждень більше, ніж вимагає закон. Неповнолітнім норма 31 календарний день, особам з інвалідністю від 26 до 30.
Додайте свою команду
Перейдіть на аркуш 2. Працівники. У кожної людини один рядок. Жовті стовпці заповнюєте ви: ім’я, дата початку роботи, дата звільнення (якщо є), норма та можливе перенесення з минулого року. Праві стовпці рахуються самі.
Ірина почала роботу в лютому, тож її норма (21,0) зменшена пропорційно року. Леся звільняється у вересні, тож і її норма (18,0) зменшена.
Запишіть першу відпустку
Перейдіть на аркуш 3. Журнал відпусток. Оберіть людину зі списку, оберіть тип відпустки, введіть дати початку та кінця й задайте статус. Стовпець Дні рахує календарні дні й вилучає святкові.
Стовпець Дні дає в рядку 5 результат 7, бо цілий тиждень з 6 до 12 липня це 7 календарних днів, де й вихідні рахуються.
У рядках 6 і 8 на час відпустки припадає святковий день (тиждень Незалежності містить 24 серпня, різдвяний тиждень містить 25 грудня), який не рахується як день відпустки, тож 6, а не 7. Лікарняний, відпустка без збереження зарплати та інші типи не зменшують щорічну відпустку. В Огляд потрапляють лише рядки Щорічна відпустка, тож з одного журналу видно все.
Відкриття в Google Таблицях
Той самий файл, займе дві хвилини.
- Збережіть файл .xlsx на комп’ютер.
- Зайдіть на drive.google.com і завантажте файл (або перетягніть його в теку).
- Клацніть правою кнопкою на завантаженому файлі → Відкрити за допомогою → Google Таблиці.
- Google Таблиці перетворять файл. Усі формули, випадні списки та умовне форматування збережуться.
Після перетворення файл живе на Диску, і ви ділитеся ним з командою, як будь-якою іншою таблицею. Кольори лишаються. Випадні списки лишаються. Формула святкових днів лишається.
У Google Таблиць те саме базове обмеження, що й в Excel: хто має право редагувати, може змінити будь-що. Немає режиму на рівні рядків у стилі «кожен бачить лише свою відпустку». Якщо це для вас важливо, варто подивитися на вебпрограму для обліку відпусток, як-от Book Time Off.
Складніші місця
24 календарні дні, а не робочі
Українська щорічна відпустка це 24 календарні дні на рік (Закон «Про відпустки», ст. 6). Календарний день означає, що рахуються й вихідні, які потрапляють у відпустку. Тому 24 календарні дні відповідають приблизно 17 робочим дням, значно менше за британські «28 днів», які часто розуміють як робочі. Єдиний виняток у підрахунку це святкові дні: якщо святковий день припадає на час відпустки, він не рахується як день відпустки.
Деякі групи отримують більше. Неповнолітнім щорічна відпустка становить 31 календарний день, особам з інвалідністю від 26 до 30 календарних днів. Тож не ставте автоматично 24 кожному, а перевірте, чи хтось не належить до особливої групи.
Працівники з неповною зайнятістю
Тут українська модель відрізняється від британської. Щорічна відпустка 24 календарні дні діє незалежно від тривалості робочого часу. Працівник з неповною зайнятістю отримує ті самі 24 календарні дні, не менше. Менша кількість робочих днів на тиждень не зменшує норму, виражену в календарних днях.
Марія працює 3 дні на тиждень
Марія працює три дні на тиждень.
- Щорічна відпустка:
- 24 календарні дні, як і за повної зайнятості
- Норма в таблиці:
- 24
- Разом:
- 24 календарні дні
Норма Марії в таблиці лишається 24. Різниця в грошах, а не в днях: відпускні рахуються з її середньої зарплати, яка через менше навантаження менша. Таблиця рахує дні, гроші лишіть на розрахунок зарплати.
Ті, хто прийшов усередині року
Таблиця зменшує норму автоматично: повну річну норму множать на ту частину року, яку людина відпрацювала. Це оцінка за датами, яку варто раз звірити з кадровим обліком. Врахуйте також, що право на першу щорічну відпустку зазвичай виникає після 6 місяців безперервної роботи (ст. 10).
Ірина починає роботу 15 лютого 2026
Ірина починає роботу 15 лютого всередині календарного року. Її повна річна норма була б 24 календарні дні.
- Днів від початку роботи до кінця року:
- 15.02.2026 до 31.12.2026 = 320 днів
- Днів у всьому році:
- 365
- Частка:
- 320 / 365 = 0,877
- Норма цього року:
- 24 × 0,877 ≈ 21,0 календарного дня
Ті, хто звільняється всередині року
Та сама формула навпаки. Частку рахують від часу, який людина відпрацювала протягом року, а не від усього року.
Леся звільняється 30 вересня 2026
Леся працює в компанії з 2020 року й звільняється 30 вересня. Її повна річна норма 24 календарні дні.
- Відпрацьованих днів цього року:
- 01.01.2026 до 30.09.2026 = 273 дні
- Частка:
- 273 / 365 = 0,748
- Норма цього року:
- 24 × 0,748 ≈ 18,0 календарного дня
Невикористану щорічну відпустку роботодавець компенсує Лесі грошима під час звільнення (Закон «Про відпустки», ст. 24). Це грошова компенсація, а не дні, тож не змішуйте її із жодним залишком днів. Під час дії трудового договору відпустку грошима не викуповують.
Перенесення відпустки
Невикористана щорічна відпустка переноситься на наступний рік. Стовпець Перенесено просто додає залишок минулого року до норми цього року, але лише тим, хто працював на початку року. Заборгованість з відпустки за минулі роки не згорає, і за нею також належить компенсація під час звільнення.
Роботодавець зобов’язаний надавати щорічну відпустку, і закон обмежує ненадання відпустки понад дві роки поспіль (ст. 11 Закону «Про відпустки»). Практично краще, щоб люди використовували відпустку в межах року, а перенесені дні планували на початок наступного року. Якщо ситуація незвичайна, звіртеся з законом окремо.
Відпускні
Відпускні виплачують до початку відпустки (норма 2022 року, яка замінила попереднє правило «не пізніш як за три дні»). Це означає, що гроші зазвичай надходять перед відпусткою, а не у звичайний день зарплати. Таблиця рахує дні, суму лишіть на розрахунок зарплати.
Святкові дні
Аркуш Свята постачається заповненим українськими святковими днями мирного часу на 2026 і 2027 роки. Вони повністю окремі від щорічної відпустки, завжди додаються зверху й не зменшують жодного залишку.
Перелік мирного часу містить 11 святкових днів, і вони діють однаково по всій країні, окремих регіональних свят немає. Важливо: під час воєнного стану дію статті 73 КЗпП зупинено, тож ці дні можуть зараз не діяти. Повний перелік з датами дивіться в нашому довіднику українських святкових днів.
Якщо відпустка припадає на святковий день, святковий день автоматично вилучається з підрахунку. Запишіть відпустку на тиждень Незалежності (24 до 30 серпня 2026) і таблиця дасть 6, а не 7, бо День незалежності України (24 серпня) не рахується як день відпустки.
Саме для цього й потрібна вебпрограма для обліку відпусток. Book Time Off тримає святкові дні всередині й не зменшує ними чийсь залишок, рахує використані та залишкові календарні дні з кожним затвердженням і стежить за перенесенням. Жодної формули підтримувати не треба.
→ Спробувати безкоштовноЩо врахувати невеликій команді та новому роботодавцю
Якщо ви вперше беретеся за облік відпусток по-справжньому, таблиця цілком годиться для старту. Ось речі, які за пів року позбавлять вас переробки. А про весь процес навколо файлу (заявки, погодження, перетини та облік) більше в нашому огляді обліку відпусток для України.
Рік відпустки та робочий рік
За законом норму щорічної відпустки рахують за робочий рік від дати початку роботи людини, а не за календарний. Але для планування команди в одній таблиці зручно взяти фіксований період, і найпростіше календарний рік з 1 січня до 31 грудня. Норму кожної людини таблиця все одно зменшує за датами початку роботи та звільнення, тож підсумки збігаються. Що ви обираєте самі: скільки днів даєте понад мінімум, за скільки наперед подають заявки, що робити з невикористаними днями й хто погоджує відпустку. Це ваші рішення, а не закон.
Фіксований календарний рік зручний для планування, але законна норма прив’язана до робочого року від дати початку роботи. Раз на рік звірте розрахунок за фіксованим періодом з робочим роком кожної людини, особливо для тих, хто прийшов або звільняється всередині року.
Запишіть правила
Для старту вистачить одного аркуша А4. Він має покрити головне: скільки днів, як і за скільки наперед подають заявки, що стається з невикористаними днями наприкінці року, як бути з лікарняним під час відпустки та хто погоджує. У Держпраці є корисні роз’яснення, якщо захочете щось перевірити.
Призначте одного відповідального
Таблиця з кількома власниками перетворюється на жах суперечливих копій. Оберіть одну людину, відповідальну за внесення затверджених відпусток, нагадування про заявки в очікуванні та перенесення файлу на новий рік. Якщо це має робити кілька людей, скористайтеся вебпрограмою для обліку відпусток, як-от Book Time Off.
Той самий канал щоразу
Визначте один канал для заявок на відпустку (електронна пошта, повідомлення в командному чаті, форма) і тримайтеся його. Випадкові усні прохання біля кавоварки це саме те, що забувається. І тут те саме: вебпрограма для обліку відпусток, як-от Book Time Off, тримає заявку й погодження в одному місці.
Дивіться в Огляд раз на квартал
Раз на квартал зазирайте на аркуш Огляд. Стежте за двома речами:
- Люди із завеликим залишком. Якщо в когось у жовтні залишок 18 днів, він не встигне їх використати. Вирішуйте це завчасно, а не незручно забороняючи всі заявки в грудні.
- Люди в мінусі. Огляд забарвлює клітинку Залишок червоним, якщо вона падає нижче нуля. Якщо помітите це вчасно, уникнете незручної розмови про повернення днів.
Плануйте заміну, а не лише відсутність
Річний календар для того, щоб перетини помічати завчасно. Якщо троє людей з однієї команди хочуть останній тиждень серпня, ви хочете знати про це в березні, а не 20 серпня.
У чому таблиця добра
Безкоштовна й лишається такою
Жодного лічильника пробного періоду й реклами оновлень у файлі.
Рахує в календарних днях
Щорічну відпустку рахують за 24 календарними днями, як вимагає закон.
Святкові дні правильні
Українські святкові дні мирного часу 2026 і 2027 всередині.
Зменшує автоматично
Того, хто прийшов чи звільняється всередині року, таблиця перерахує.
Працює в Excel і Таблицях
Один файл, дві домівки. Ті самі формули. Ті самі списки.
Формули читаються
Хочете знати, звідки число? Клацніть клітинку. Жодних прихованих макросів.
Чого таблиця не вміє
Чесна частина. Будь-який облік відпусток, навіть наш, рано чи пізно впирається в ту саму стіну. Якщо знати наперед, де ця стіна, ви заощадите собі багато клопоту.
Двоє одночасно ламають її
В Excel обмежене одночасне редагування, Таблиці кращі, але конфлікти запису все одно виникають. Файл стає в стилі «перемагає останнє збереження», а це не те саме, що надійний облік.
Заявку з телефона не подати
Люди не можуть подати відпустку з телефона, як у застосунку. Їм доводиться комусь писати й чекати.
Жодного процесу погодження
«Затверджено» це просто слово в клітинці. Немає сліду про те, хто що погодив, коли й який був вигляд заявки раніше.
Права все або нічого
Або ви ділитеся всім файлом, або ні. Немає «Оксана бачить свій залишок, але не дані інших».
Перенесення року вручну
Треба скопіювати файл, перейменувати, очистити журнал, перенести залишки й змінити рік. Легко забути, легко наплутати.
Жодних сповіщень і нагадувань
Ніхто не отримує автоматичного повідомлення, коли надходить заявка, коли її погоджують чи коли з відпусткою колеги виникає перетин.
Як зрозуміти, що час рухатися далі
Ми не робимо з цього продажного трюку, але межі таблиці очевидні. За нашим досвідом ці речі починають траплятися приблизно з чотирьох людей у команді:
- У вас трапляються непорозуміння в стилі «я думав, що це затверджено».
- Власник файлу у відпустці, а хтось інший не може його знайти.
- Двоє змінюють файл того самого дня, і зміни одного зникають.
- Ви перевалили за 15 до 20 працівників, і рядки стає важко читати.
- Відпустку погоджує кілька керівників, і немає способу тримати їх узгодженими.
- Перенесення року зайняло пів дня, і ви все одно знайшли три помилки.
- Хочете, щоб люди бачили свій залишок, не питаючи.
- Ви почали думати про відгули, погодинні договори чи зміни.
Якщо якийсь пункт вас зачепив і ви зважуєте безкоштовний файл проти належної системи обліку відпусток, спробуйте Book Time Off безкоштовно. Картка не потрібна, а робота налагоджується за кілька хвилин, тож справді нічого втрачати.
→ Спробувати безкоштовноДжерела
| Що | Де |
|---|---|
| Щорічна основна відпустка 24 календарні дні (ст. 6) | Закон України «Про відпустки», zakon.rada.gov.ua, перевірено в липні 2026 |
| Компенсація за невикористану відпустку під час звільнення (ст. 24), перенесення (ст. 11) | Закон України «Про відпустки», ст. 11 і 24, zakon.rada.gov.ua, перевірено в липні 2026 |
| Святкові й неробочі дні (ст. 73), зупинені на час воєнного стану | Кодекс законів про працю України, ст. 73, zakon.rada.gov.ua, перевірено в липні 2026 (⚠ дію зупинено на час воєнного стану) |
| Обмеження відпустки й святкових днів у період воєнного стану | Закон 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», zakon.rada.gov.ua, перевірено в липні 2026 (⚠ воєнний стан продовжено до 31 жовтня 2026) |
| Роз’яснення та нагляд у трудових відносинах | Держпраці, dp.gov.ua, перевірено в липні 2026 |