Çoğu ücretsiz izin tablosu ya büyüyen bir ekip için fazla basit ya da kimsenin kullanmak istemeyeceği kadar karışıktır. Bu tabloda bozulmayan güvenilir formüller var ve şu anki tablonuzun büyük ihtimalle takıldığı yerleri düzgün kaldırıyor.
Tabloda neler var
Yedi sayfa, şu sırayla:
| Beni Oku | Nasıl çalışır ve hangi sırayla doldurulur. |
| 1. Kurulum | Firma adı, takip yılı, tatiller, temel izin süresi. |
| 2. Çalışanlar | Kişi başına bir satır. Yıl içindeki giriş ve çıkışlarda hak ediş otomatik oransal hesaplanır. |
| 3. İzin Kaydı | Her izin için bir satır. Günler otomatik sayılır. |
| 4. Özet | Kişi bazında özet ve kullanım göstergesi. |
| 5. Yıllık Takvim | Tüm yıl bir arada: satırlar kişiler, sütunlar haftalar. |
| Tatiller | 2026 ve 2027 resmî tatilleri. |
Bütün formüller hazır: Kurulum sayfasında bir tarihi değiştirdiğinizde hak edişler, kullanım ve takvim yeniden hesaplanır. İzin Kaydı'na bir satır eklersiniz, Özet değişir. Sıradan tablo kullanıcısının bilmediği tuhaf şeyler yoktur, yani makro, betik veya eklenti yoktur (açıkçası biz de ne işe yaradıklarından pek emin değiliz).
Bir hücre sarıysa değiştirebilirsiniz. Maviyse dokunmayın, cevabı sizin için hesaplıyor. Kimse yanlışlıkla formülleri bozup her şeyi çökertmesin diye bu biçimi tüm dosyada kullandık.
Tablolardan, sürüm çakışmalarından ve bozuk formüllerden tamamen kurtulmak istiyorsanız Book Time Off ücretsiz denemesini başlatın. Kart gerekmez ve 5 dakikada hazır olursunuz.
→ Ücretsiz deneyin5 adımda kurulum
Küçük bir ekip için 10 dakika ayırın. Beş dakika aşağıdaki adımlara, beş dakika kişilerinizi girmeye.
Takip yılını ayarlayın
1. Kurulum sayfasında takip yılının başlangıcını girin. Bitiş sizin için hesaplanır (12 ay sonra eksi bir gün). Önemli bir fark: Türkiye'de yasal izin yılı takvim yılı değil, her çalışanın işe giriş tarihinden (yıl dönümü) işler. Bu paylaşımlı tablo ise ortak bir "kim ne zaman izinli" görünümü için tek bir takvim penceresi kullanır, o yüzden raporlama yılınıza göre ayarlayın. Yıl dönümü mantığını aşağıda anlatıyoruz.
Kurulum sayfası, takip yılı bölümü, girdi hücresi vurgulanmış.
Tatilleri kontrol edin
Türkiye resmî tatilleri ülke genelinde geçerlidir, bölgesel liste yoktur. 2026 ve 2027 tatilleri Tatiller sayfasında hazırdır ve her hesaptan otomatik düşülür. Tek önemli ayrıntı: Ramazan ve Kurban bayramları ay takvimine göre her yıl yaklaşık 11 gün kayar, bu yüzden bayram tarihlerini zorlu kısımlarda anlattığımız gibi Diyanet takvimiyle doğrulayın.
Resmî tatil izin gününe sayılmasa da, o gün çalışan personele İş Kanunu gereği çalışılan her gün için ayrıca bir günlük ücret ödenir (md. 47). Tablo yalnızca izin günlerini sayar, tatil çalışması ücretini bordroda çözün.
Temel izin süresini ayarlayın
Varsayılan değer 20 gün, yani 5 ile 15 yıl arası hizmeti olan bir çalışanın yasal hakkı, resmî tatiller hariç. Türkiye'de yıllık izin hizmet süresine göre kademelidir, bu yüzden çoğu ekipte hak edişi kişi başına ayarlarsınız: 1 ile 5 yıl için 14, 5 ile 15 yıl için 20, 15 yıl ve üzeri için 26 gün. Sonraki sayfada her kişide bunu değiştirebilirsiniz.
Ekibinizi ekleyin
2. Çalışanlar sayfasına geçin. Her kişi bir satır alır. Sarı sütunları siz doldurursunuz: ad, işe giriş tarihi, çıkış tarihi (varsa), haftalık çalışma günü, yıllık hak ediş ve varsa geçen yıldan devir. Sağdaki sütunlar kendini hesaplar.
Elif şubatta işe girdi, bu yüzden hak edişi (12,3) yıl içine göre oransaldır. Fatma eylülde ayrılıyor, onunki (15,0) de oransaldır. Burak'ın 5 yıldan az hizmeti var (kademe 14) ama 50 yaşından büyük olduğu için yasal en azı 20 gündür.
İlk izni kaydedin
3. İzin Kaydı sayfasına geçin. Açılır listeden kişiyi seçin, izin türünü belirleyin, başlangıç ile bitiş tarihini girin ve durumu ayarlayın. Gün sütunu pazartesiden cumaya iş günlerini resmî tatiller hariç sayar.
5. satırdaki Gün sütunu 4 döndürür, 29 Ekim Perşembe (Cumhuriyet Bayramı) resmî tatil olduğu için sayılmaz.
Hastalık, ücretsiz izin ve "diğer" izin yıllık haktan düşmez. Özet'e yalnızca Yıllık izin türündeki satırlar sayılır. Yani her şeyi aynı kayıtta izleyebilirsiniz.
Google E-Tablolar'da açmak
Aynı dosya, iki dakika sürer.
- .xlsx dosyasını bilgisayarınıza kaydedin.
- drive.google.com adresine gidip yükleyin (ya da bir klasöre sürükleyip bırakın).
- Yüklenen dosyaya sağ tıklayın → Birlikte aç → Google E-Tablolar.
- Google E-Tablolar dosyayı dönüştürür. Tüm formüller, açılır listeler ve koşullu biçimlendirme korunur.
Dönüştükten sonra dosya Drive'da durur ve ekiple başka bir tablo gibi paylaşırsınız. Renk kodları kalır. Açılır listeler kalır. Tatil formülü kalır.
Google E-Tablolar'ın Excel ile aynı temel sınırı vardır: düzenleme yetkisi olan herkes her şeyi değiştirebilir. Satır düzeyinde "herkes yalnızca kendi iznini görür" modu yoktur. Bu sizin için önemliyse Book Time Off gibi çevrimiçi bir izin sistemine bakmaya değer.
Zorlu kısımlar
Hizmet süresine göre izin kademesi
Türkiye'de yıllık ücretli izin tek bir sayı değildir, hizmet süresine göre kademelidir (İş Kanunu 4857, md. 53). Bir iş yerinde işe başladığı günden itibaren en az 1 yıl çalışmış olan her personel yıllık izne hak kazanır. Süreler şöyle: 1 ile 5 yıl arası (5 dahil) hizmeti olana 14 iş günü, 5 yıldan fazla 15 yıldan az olana 20 iş günü, 15 yıl ve daha fazla olana 26 iş günü. Yaşı 18'den küçük ve 50'den büyük çalışanlara, süreleri ne olursa olsun izin en az 20 iş günüdür.
Bu yüzden herkese aynı sayıyı vermeyin. Tabloda her kişinin yıllık hak ediş hücresini onun hizmet süresine göre 14, 20 veya 26 olarak ayarlayın. Bir üstteki tabloda Burak'ın hizmeti 5 yıldan az (kademe 14), ama 50 yaşından büyük olduğu için hakkı 20 güne yükseliyor.
İş günü, hafta tatili ve resmî tatil
Yıllık izin iş günü olarak sayılır. İzin süresine denk gelen hafta tatili ve resmî tatil günleri izinden sayılmaz (md. 56), yani o günler ayrıca hakkınızdır. Tablo bunu sizin yerinize yapar: pazartesiden cumaya iş günlerini sayar ve Tatiller listesindeki resmî tatilleri düşer. İzin, tarafların anlaşmasıyla bölünebilir, ancak bir bölümü 10 günden az olamaz.
İşveren, yıllık izne çıkan çalışana izne başlamadan önce izin süresine ait ücretini peşin olarak öder (md. 57). Tablo günleri sayar, ücreti bordroda çözün.
Yıl içinde işe girenler
Tablo otomatik oransal hesaplar: tam yıl hakkını, kişinin yıl içinde çalıştığı süreyle çarpar. Unutmayın ki yasal izin yılı takvim yılı değil, kişinin işe giriş tarihinden işler ve gerçek hak 1 yıl dolunca doğar, bu yüzden tablonun tarih temelli tahminini bordro ile karşılaştırın.
Elif: 15 Şubat 2026'da işe giriyor
Elif takvim yılı içinde 15 Şubat'ta işe giriyor. Kademesi 1 ile 5 yıl olduğu için tam yıl hakkı 14 gün olacaktır.
- Girişten yıl sonuna gün:
- 15.02.2026 → 31.12.2026 = 320 gün
- Tam yıldaki gün:
- 365
- Oran:
- 320 / 365 = 0,877
- Bu yılki hak ediş:
- 14 × 0,877 ≈ 12,3 gün
Açık olalım: 12,3 tablonun tarih temelli tahminidir ve ortak takvim görünümü içindir. Yasal hak, Elif 1 yılını doldurunca (15 Şubat 2027) doğar, o yüzden bunu bordro ile teyit edin.
Ayrılanlar
Aynı formül ters yönde. Oran, kişinin yıl içinde çalıştığı süreden hesaplanır, tam yıldan değil.
Fatma: 30 Eylül 2026'da ayrılıyor
Fatma 2018'den beri firmada ve 30 Eylül'de ayrılıyor. Tam yıl hakkı 20 gün.
- Bu yıl çalıştığı gün:
- 01.01.2026 → 30.09.2026 = 273 gün
- Oran:
- 273 / 365 = 0,748
- Bu yılki hak ediş:
- 20 × 0,748 ≈ 15,0 gün
İş sözleşmesi sona erdiğinde, hak edip kullanmadığı yıllık izin günlerinin ücreti Fatma'ya izin ücreti olarak ödenir (md. 59). Bu para karşılığı bir ödemedir, gün değildir, o yüzden onu hiçbir gün bakiyesine karıştırmayın.
Devir ve zamanaşımı
Yıllık iznin ne zaman kullanılacağını işveren belirler ve iznin doğduğu yıl içinde kullandırmaya özen göstermelidir. Kullanılmayan izin sonraki yıllara devredilebilir. Sözleşme sürerken izin parayla ödenmez, ücret ancak iş sözleşmesi sona erdiğinde izin ücreti olarak ödenir (md. 59) ve bu alacak beş yıllık zamanaşımına tabidir. Tablonun geçen yıldan devir sütunu, devreden günleri bu yılki hak edişe basitçe ekler, ama yalnızca yıl başında çalışan kişilere.
Tatiller
Tatiller sayfası 2026 ve 2027 resmî tatilleriyle dolu gelir. Bunlar izninizden tamamen ayrıdır, her zaman ek olarak gelir ve hiçbir bakiyeden düşülmez.
Burada önemli bir uyarı var. Türkiye'nin resmî tatilleri iki türlüdür:
- Sabit tarihli laik tatiller: 1 Ocak (Yılbaşı), 23 Nisan, 1 Mayıs, 19 Mayıs, 15 Temmuz, 30 Ağustos ve 29 Ekim. Bunlar her yıl aynı tarihtedir.
- Ay takvimine göre kayan dinî bayramlar: Ramazan Bayramı ve Kurban Bayramı her yıl yaklaşık 11 gün öne kayar. 2026'da Ramazan Bayramı yaklaşık 20 ile 22 Mart, Kurban Bayramı yaklaşık 27 ile 30 Mayıs civarındadır.
Bu yüzden bayram tarihlerini kesin gibi sunmuyoruz: her yıl Diyanet İşleri Başkanlığı'nın dini günler takvimiyle doğrulayın. Listeyi de bu yüzden yıl yıl düzenlenebilir bıraktık.
Bir izin bir resmî tatili kapsadığında, o tatil gün sayısından otomatik düşülür. 26 Ekim Pazartesiden 30 Ekim Cumaya izin yazın, tablo 5 değil 4 döndürür, çünkü 29 Ekim Perşembe (Cumhuriyet Bayramı) iş gününe sayılmaz.
Çevrimiçi izin sistemi tam bunun için var. Book Time Off resmî tatilleri hazır getirir ve hiçbir bakiyeden düşmez, her onayda kullanılan ve kalan günleri sayar ve devir kuralınızı bir kullanım tarihiyle takip eder. Bakımı yapılacak formül yok.
→ Ücretsiz deneyinKüçük ekipler ve yeni işverenler için notlar
İzin takibini ilk kez düzgün yapıyorsanız, tablo başlangıç için gayet iyidir. İşte sizi altı ay sonra yeniden kurmaktan kurtaracak birkaç şey.
Yasal izin yılı yıl dönümünden işler
Bazı ülkelerin aksine, Türkiye'de yasal izin yılı takvim yılına bağlı değildir. Her çalışanın izin yılı işe giriş tarihinden (yıl dönümü) işler ve hak, 1 yıl dolunca doğar. Bu paylaşımlı tablo, herkesin izni tek bir yerde görünsün diye ortak bir takvim penceresi kullanır; o yüzden onu raporlama yılınıza göre ayarlayın ama gerçek yasal hakları her zaman kişinin yıl dönümüne ve hizmet süresine göre teyit edin. Seçebileceğiniz şeyler ise başka: yasal en azın üstüne kaç gün eklersiniz, ne kadar önceden istenir, kullanılmayan günlere ne olur ve izni kim onaylar. Bunlar sizin kararınız.
Tablodaki takvim penceresi ortak görünüm içindir. Bir kişinin gerçek hakkı, onun işe giriş yıl dönümünde ve hizmet kademesinde (14, 20 veya 26 gün) belirlenir. Kişi başına hak ediş hücresini buna göre girin.
Kuralları yazın
Başlangıçta bir A4 yeter. Temeli kapsamalı: kaç gün, nasıl ve ne kadar önceden istenir, yıl sonunda kullanılmayan günlere ne olur, izinde hastalık nasıl işler ve kim onaylar. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı ile ilgili kurumların yayınları, bir şeyi doğrulamak isterseniz işinize yarar.
Tek bir sahip belirleyin
Birden çok sahibi olan bir tablo, çelişen kopyaların kabusuna döner. Onaylı izinleri girmekten, bekleyen istekleri kovalamaktan ve yıl sonunda dosyayı devretmekten sorumlu tek bir kişi seçin. Bunu birden çok kişi yapacaksa Book Time Off gibi çevrimiçi bir izin sistemi kullanın.
Her seferinde aynı kanal
İzin istekleri için tek bir kanala karar verin (e-posta, ekip sohbetinde mesaj, form) ve ona sadık kalın. Kahve makinesinin başında sözlü istekler, tam da unutulan şeylerdir. Burada da Book Time Off gibi bir sistem isteği ve onayı tek yerde toplar.
Özeti her çeyrekte gözden geçirin
Çeyrekte bir Özet sayfasına bakın. İki şeye dikkat edin:
- Çok fazla günü kalanlar. Biri ekimde hâlâ 18 gün bakiyeyle duruyorsa, bunları kullanamaz. Bunu erken konuşun, tüm aralık için bir isteği geç kalıp reddetmek zorunda kalmayın.
- Eksideki kişiler. Özet, kalan sıfırın altına düştüğü an hücreyi kırmızıya boyar. Erken yakalarsanız, geri alınacak günler üzerine hoş olmayan bir konuşma yaşamazsınız.
Yalnızca yokluğu değil, yerine bakmayı da planlayın
Yıllık Takvim, çakışmaları erkenden görmek içindir. Aynı ekipten üç kişi ağustosun son haftasını istiyorsa, bunu 20 Ağustos'ta değil martta bilmek istersiniz.
Tablonun iyi yaptıkları
Ücretsiz ve ücretsiz kalıyor
Deneme süresi yok, dosyada yükseltme reklamı yok.
Tatiller yerinde
2026 ve 2027 resmî tatilleri hazır (bayram tarihleri doğrulanabilir).
Otomatik oransal hesap
Yıl içinde işe giren veya ayrılan kişileri hesaplar.
Excel ve E-Tablolar
Tek dosya, iki ev. Aynı formüller. Aynı listeler.
Formüller okunabilir
Bir sayının nereden geldiğini merak ederseniz hücreye tıklayın. Gizli makro yok.
Küçük ekiplerde iş görür
Yaklaşık 30 kişiye kadar. Sonrasında karışmaya başlar.
Tablonun yapamadıkları
Dürüst kısım. Her izin tablosu, bizimki dahil, er ya da geç aynı duvara toslar. Duvarın nerede olduğunu önceden bilmek çok baş ağrısından kurtarır.
İki kişi aynı anda bozar
Excel'de eş zamanlı düzenleme kısıtlıdır, E-Tablolar daha iyidir ama yine de yazma çakışması olur. Dosya "son kaydeden kazanır" haline gelir, bu da güvenilir bir kayıt demek değildir.
Mobilden istek yok
İnsanlar bir uygulamadaki gibi telefondan izin isteyemez. Birine yazıp beklemeleri gerekir.
Onay akışı yok
"Onaylandı" bir hücredeki tek bir kelimedir. Kimin neyi ne zaman onayladığına ya da isteğin önceki haline dair bir kayıt yoktur.
Yetkiler ya hep ya hiç
Ya tüm dosyayı paylaşırsınız ya da paylaşmazsınız. "Ayşe kendi bakiyesini görür ama başkasının verisini görmez" yoktur.
Yıl sonu devri elle yapılır
Dosyayı kopyalamanız, yeniden adlandırmanız, kaydı temizlemeniz, bakiyeleri taşımanız ve yılı değiştirmeniz gerekir. Unutması kolay, bozması kolay.
Bildirim veya hatırlatma yok
Bir istek geldiğinde, onaylandığında ya da bir çakışma yaklaştığında kimseye otomatik haber gitmez.
Ne zaman ileri gitme vaktinin geldiğini anlarsınız
Bunu bir satış numarasına çevirmiyoruz, ama tablonun sınırları bellidir. Bizim deneyimimize göre, ekipte dört kişiden itibaren şunlar olmaya başlar:
- "Onaylı sanıyordum" türünden yanlış anlamalar yaşarsınız.
- Dosyanın sahibi izinde ve başkası dosyayı bulamıyor.
- İki kişi aynı öğleden sonra dosyayı düzenler ve birinin değişikliği kaybolur.
- 15 ile 20 çalışanı aştınız ve satırları taramak zorlaştı.
- İzni birden çok yönetici onaylıyor ve onları eşgüdümde tutmanın yolu yok.
- Yıl sonu devri yarım gün sürdü ve yine de üç hata buldunuz.
- İnsanların kendi bakiyesini sormadan görmesini istiyorsunuz.
- Fazla mesai izni, saat bazlı sözleşmeler veya vardiyalar düşünmeye başladınız.
Bazı maddelerde kendinizi görüyorsanız ve ücretsiz dosyayı düzgün bir izin sistemine karşı tartıyorsanız, Book Time Off'u ücretsiz deneyin. Kart gerekmez ve birkaç dakikada hazır olursunuz, yani gerçekten kaybedecek bir şey yok.
→ Ücretsiz deneyinKaynaklar
| Ne | Nerede |
|---|---|
| Yıllık ücretli izin süreleri ve iş günü hesabı (md. 53, 56) | İş Kanunu 4857, mevzuat.gov.tr, Temmuz 2026'da doğrulandı |
| İzin ücreti, izin bölünmesi, sözleşme sonunda ödeme (md. 57, 59) | İş Kanunu 4857, mevzuat.gov.tr, Temmuz 2026'da doğrulandı |
| Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği | mevzuat.gov.tr, Temmuz 2026'da doğrulandı |
| Ulusal bayram ve genel tatiller (2429 sayılı Kanun) | mevzuat.gov.tr, Temmuz 2026'da doğrulandı |
| Dinî bayram tarihleri (Ramazan, Kurban) her yıl doğrulanmalı | Diyanet İşleri Başkanlığı, diyanet.gov.tr, tarihler yıl yıl teyit edilmelidir |