La maggior parte dei fogli gratuiti per le ferie è o troppo semplice per reggere una squadra che cresce, o troppo complicata da usare. Questo ha formule affidabili che non si rompono e gestisce esattamente le cose su cui il tuo foglio attuale probabilmente è caduto.
Cosa c'è nel foglio
I fogli sono sette, in quest'ordine:
| Leggimi | Come funziona il file e in che ordine compilarlo. |
| 1. Impostazioni | Nome dell'azienda, anno di riferimento, festività, ferie predefinite. |
| 2. Dipendenti | Una riga per persona. Le ferie riproporzionate si calcolano da sole. |
| 3. Registro ferie | Una riga per ogni assenza. I giorni si calcolano da soli. |
| 4. Riepilogo | Riepilogo per persona con barra di utilizzo. |
| 5. Calendario annuale | Tutto l'anno in una griglia: le righe sono le persone, le colonne le settimane. |
| Festività | Le festività di San Marino per il 2026 e il 2027. Entrano in ogni calcolo dei giorni. |
Le formule sono già tutte impostate: cambi una data sul foglio Impostazioni e ferie spettanti, giorni goduti e calendario si ricalcolano. Aggiungi una riga al Registro ferie e il Riepilogo si aggiorna. Non ci sono diavolerie che un normale utente di fogli di calcolo non capirebbe, niente macro, script o componenti aggiuntivi (nemmeno noi siamo sicurissimi di cosa facciano!?).
Se una cella è gialla, puoi modificarla. Se è blu, lasciala stare: calcola il risultato per te. Abbiamo usato questo schema in tutto il file perché nessuno rompa le formule per sbaglio e crolli tutto!
Se vuoi evitare del tutto fogli di calcolo, conflitti di versione e formule rotte, apri una prova gratuita di Book Time Off. Non serve la carta e in 5 minuti sei operativo.
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Conta 10 minuti per una squadra piccola. Cinque per i passi qui sotto, cinque per aggiungere le persone.
Imposta l'anno di riferimento
Sul foglio 1. Impostazioni inserisci la data di inizio dell'anno. La fine si calcola da sola (12 mesi dopo, meno un giorno). A San Marino la scelta più comune è l'anno civile, quindi lascia il 1° gennaio, ma non è un obbligo di legge: se il tuo contratto collettivo ragiona diversamente, adegualo. Perché conviene non complicarsi la vita lo vediamo più sotto.
Il foglio Impostazioni, la sezione dell'anno di riferimento, con la cella di input evidenziata.
Controlla le festività
Le festività di San Marino per il 2026 e il 2027 sono già caricate sul foglio Festività ed entrano automaticamente in ogni formula del file. Sono un misto di feste religiose e di ricorrenze civili tutte sammarinesi: la Festa di Sant'Agata (5 febbraio), l'Anniversario dell'Arengo (25 marzo), l'insediamento dei Capitani Reggenti (1 aprile e 1 ottobre), l'anniversario della caduta del Fascismo (28 luglio) e la Festa di San Marino e della Repubblica (3 settembre). Ci sono anche la Vigilia di Natale e San Silvestro, che qui sono giorni festivi. L'elenco completo con il giorno della settimana è nella guida giorni festivi a San Marino 2026-2028. Una cosa detta con onestà: quando una festività cade nel weekend, ai fini delle ferie non esiste un giorno sostitutivo, semplicemente non aggiunge un giorno libero.
Se qualcuno del team è inquadrato in Italia o lavora oltre confine, il calendario delle festività può cambiare (in Italia mancano i giorni civili sammarinesi, e ci sono altre date). La soluzione più semplice nel foglio è tenere un file per gruppo, oppure aggiungere a mano le date extra sul foglio Festività per chi è coinvolto.
Imposta le ferie annue predefinite
Qui sta la particolarità di San Marino: non esiste un numero di giorni fissato dalla legge. La Legge n. 7 del 1961 garantisce il diritto a ferie retribuite, ma quanti giorni spettino lo decide il contratto collettivo (CCL) del tuo settore. Il valore predefinito nel foglio è solo un esempio: mettici il numero del tuo contratto. Molti CCL si attestano intorno alle quattro settimane, ma il numero giusto è nel contratto, non nella legge. Sul foglio successivo puoi comunque impostare un valore diverso per ogni persona.
Aggiungi la tua squadra
Passa al foglio 2. Dipendenti. Ogni persona ha una riga. Le colonne gialle le compili tu: nome, data di assunzione, data di uscita (se c'è), giorni a settimana, ferie annue e l'eventuale residuo dell'anno scorso. Nota che le ferie annue sono diverse da persona a persona: dipendono dal contratto applicato, non da un unico numero. Le colonne a destra si calcolano da sole.
Ognuno ha ferie diverse, dal contratto: Marco 26, Sofia 24, Elena 22, Anna 25. Elena è entrata a febbraio, quindi le sue spettanti (19,3) sono riproporzionate; Anna esce a settembre, quindi anche le sue (18,7) lo sono.
Registra la prima assenza
Passa al foglio 3. Registro ferie. Scegli il dipendente dal menu a tendina, scegli il tipo di assenza, inserisci le date di inizio e fine e imposta lo stato. La colonna Giorni calcola i giorni lavorativi (lun-ven) escluse le festività di San Marino.
La riga 5 restituisce 4: dal lunedì al venerdì sono cinque giorni feriali, ma il 6 aprile è il Lunedì dell'Angelo (festivo) e non si conta. La richiesta di Natale alla riga 8 torna 3 e non 4, perché a San Marino anche il 24 dicembre, Vigilia di Natale, è un giorno festivo.
Malattia, permessi e le assenze di tipo “altro” non riducono le ferie annue. Nel Riepilogo contano solo le righe di tipo Ferie. Ferie, permessi e festività restano contenitori separati: così registri tutto in un unico posto senza sporcare il saldo ferie.
Aprirlo in Fogli Google
Stesso file, ci vogliono due minuti.
- Salva il file .xlsx sul computer.
- Vai su drive.google.com e caricalo (o trascinalo in una cartella).
- Clic destro sul file caricato → Apri con → Fogli Google.
- Fogli Google lo convertirà. Formule, menu a tendina e formattazione condizionale sopravvivono tutti.
Dopo la conversione il file vive su Drive e puoi condividerlo con la squadra come qualsiasi altro foglio. I colori restano. I menu a tendina restano. La formula delle festività resta.
Fogli Google ha lo stesso limite di fondo di Excel: chi può modificare, può modificare tutto. Non esiste una modalità per riga tipo “ognuno vede solo le proprie ferie”. Se per te conta, vale la pena guardare un registro ferie online come Book Time Off.
Come gestire i casi complicati
Il numero di giorni lo fissa il contratto, non la legge
Questa è la differenza più importante da tenere a mente a San Marino. La Legge n. 7 del 1961 riconosce a ogni dipendente il diritto a ferie retribuite, ma non stabilisce quanti giorni: quel numero lo definisce il contratto collettivo di categoria. Quindi non partire da una cifra "di legge" (non esiste), parti dal tuo CCL. Il conteggio in giorni deriva poi dalla settimana lavorativa.
In pratica molti contratti sammarinesi si aggirano intorno alle quattro settimane, che su una settimana di cinque giorni fanno una ventina di giorni, ma alcuni danno di più e spesso prevedono anche permessi retribuiti a parte. Prima di impostare il foglio, apri il tuo contratto e usa quel numero.
Part-time
Stessa logica, in proporzione ai giorni lavorati. Prendi le ferie che il contratto prevede a tempo pieno e moltiplica per i giorni a settimana della persona.
Luca: 3 giorni a settimana (lun, mar, mer)
Il contratto di Luca prevede 26 giorni per un tempo pieno su 5 giorni. Luca lavora 3 giorni a settimana.
- Ferie a tempo pieno (dal CCL):
- 26 giorni
- Giorni lavorati a settimana:
- 3 su 5
- Calcolo:
- 26 × 3/5 = 15,6 giorni
- Ferie da registrare:
- 16 giorni (arrotondato)
Nel foglio imposta le Ferie annue (giorni) di Luca a 16. La colonna Giorni nel Registro ferie conterà i giorni lavorativi presi.
Assunzioni a metà anno
Il foglio riproporziona da solo: prende le ferie annue della persona e le moltiplica per la parte di anno in cui il rapporto è attivo.
Elena: assunta il 15 febbraio 2026
Elena entra il 15 febbraio in un anno che va da gennaio a dicembre. Il suo contratto prevede 22 giorni per un anno intero.
- Giorni dall'assunzione a fine anno:
- 15 feb 2026 → 31 dic 2026 = 320 giorni
- Giorni nell'anno intero:
- 365
- Proporzione:
- 320 / 365 = 0,877
- Spettanti quest'anno:
- 22 × 0,877 ≈ 19,3 giorni
Uscite a metà anno
Stessa formula al contrario. La proporzione usa il periodo in cui il rapporto è attivo durante l'anno, non l'anno intero.
Anna: esce il 30 settembre 2026
Anna è stata assunta nel 2020 e se ne va il 30 settembre. Il suo contratto prevede 25 giorni all'anno.
- Giorni di rapporto quest'anno:
- 01 gen 2026 → 30 set 2026 = 273 giorni
- Proporzione:
- 273 / 365 = 0,748
- Spettanti quest'anno:
- 25 × 0,748 ≈ 18,7 giorni
Le ferie maturate e non godute di solito vanno pagate nella liquidazione finale, ma le regole precise dipendono dal contratto: per un caso specifico, verifica il CCL o un consulente del lavoro.
Ferie residue e riporto all'anno dopo
Qui va detta una cosa con onestà: le regole su quanto si può portare all'anno successivo e in quanto tempo va smaltito il residuo non sono un dato di legge verificabile come numero fisso a San Marino, dipendono dal contratto collettivo. Alcuni contratti chiedono di godere una parte delle ferie entro l'anno e concedono un termine per il resto. Quindi anche qui vale la regola di sempre: controlla il tuo CCL.
Il foglio ha una colonna Residuo anno scorso che si somma semplicemente alle spettanti di quest'anno, ma solo per chi era già in forza all'inizio dell'anno. Tienila d'occhio: se i residui crescono, il momento in cui vanno smaltiti si avvicina più in fretta di quanto sembri.
Festività
Il foglio Festività ha già dentro le festività di San Marino per il 2026 e il 2027, con le date religiose e quelle civili. Le ferie sono retribuite (Legge n. 7 del 1961) e le festività restano un'aggiunta: non si scalano dalle ferie di nessuno.
Alcune cose utili da sapere:
- Le date civili sono sammarinesi: Sant'Agata (5 febbraio), Arengo (25 marzo), insediamento dei Capitani Reggenti (1 aprile e 1 ottobre), caduta del Fascismo (28 luglio), Festa di San Marino e della Repubblica (3 settembre)
- Vigilia di Natale e San Silvestro contano: il 24 e il 31 dicembre sono giorni festivi, per questo una richiesta a fine anno può valere meno giorni di quanto ti aspetti
- Le festività nel weekend non si recuperano ai fini delle ferie: quando cadono di sabato o domenica, semplicemente non aggiungono un giorno libero
Quando registri un'assenza che attraversa una festività, la festività viene esclusa dal conteggio in automatico. Prendi dal Lunedì dell'Angelo al venerdì e il foglio restituisce 4, non 5.
È esattamente il punto di un registro ferie online. Book Time Off ha le festività di San Marino già incluse e non le scala mai dalle ferie di nessuno, aggiorna giorni goduti e residui a ogni approvazione e fa rispettare il limite di riporto con una data di scadenza. Zero formule da mantenere.
→ Inizia la prova gratuitaCosa valutare se hai appena iniziato ad avere dipendenti
Se è la prima volta che devi registrare le ferie per bene, un foglio di calcolo va benissimo per partire. Ecco le cose che ti salveranno dal doverlo ricostruire fra sei mesi.
Scegli l'anno di riferimento con criterio
A San Marino la scelta più comune è l'anno civile, da gennaio a dicembre, ed è il modo in cui ragionano quasi tutte le buste paga. Ogni tanto qualcuno si fa tentare dall'idea "a ognuno il suo anno dall'anniversario di assunzione": tecnicamente possibile, ma con residui e riporti diventa un incubo di scadenze diverse per ogni persona. Se non hai un motivo forte, tienilo semplice.
Anno civile (gennaio-dicembre)
A favore: Facile da ricordare, allineato con le buste paga, e Natale è alla fine, così i saldi si svuotano.
Contro: Assalto di richieste a dicembre.
Anni per anniversario di assunzione
A favore: Sembra equo, ognuno ha i suoi 12 mesi.
Contro: Ognuno ha una scadenza diversa, i riporti diventano incontrollabili e i controlli un incubo.
Metti le regole per iscritto
All'inizio basta una pagina. Deve coprire l'essenziale: quante ferie (dal contratto), che l'anno segue il calendario, con quanto preavviso si chiede, che fine fanno i giorni non goduti a fine anno, come si gestisce la malattia durante le ferie e chi approva. Un buon punto di partenza è il tuo CCL, che a molte di queste domande risponde già.
Nomina un solo responsabile del file
Un foglio con più gestori diventa un incubo di copie in conflitto. Scegli una persona che registra le assenze approvate, sollecita le richieste in sospeso e a fine anno fa il passaggio. Se i gestori devono essere più di uno, usa un registro online come Book Time Off.
Le richieste sempre dallo stesso canale
Scegliete un canale unico per le richieste (email, un messaggio nella chat aziendale, un modulo) e tenetevelo. Le richieste al volo davanti alla macchinetta del caffè sono esattamente quelle che si perdono. Anche qui, uno strumento online come Book Time Off tiene richieste e approvazioni in un unico posto.
Una volta a trimestre, guarda il Riepilogo
Una volta a trimestre dai un'occhiata al foglio Riepilogo. Cerca due cose:
- Chi ha troppe ferie residue. Se a ottobre qualcuno ha ancora 18 giorni, non li smaltirà. Parlane per tempo, invece di dover rifiutare con imbarazzo una richiesta per tutto dicembre.
- Chi va in rosso. Il Riepilogo colora di rosso la cella Residue se scende sotto zero. Se lo becchi in tempo, la conversazione scomoda sui giorni "in prestito" non serve nemmeno.
Pianifica le coperture, non solo le assenze
Il Calendario annuale serve a scovare le sovrapposizioni in anticipo. Se tre persone della stessa squadra vogliono l'ultima settimana di agosto, ti conviene saperlo a marzo, non il 20 agosto.
Cosa fa bene questo foglio
È gratis, e gratis resta
Niente timer di prova, niente inviti all'upgrade dentro il file.
Le festività sono giuste
Le festività di San Marino 2026 e 2027, incluse quelle civili, già dentro.
Riproporziona da solo
Chi entra o esce a metà anno viene calcolato per te.
Funziona in Excel e in Fogli Google
Un file, due ambienti. Stesse formule. Stessi menu.
Le formule si leggono
Vuoi sapere da dove esce un numero? Clicca la cella. Niente macro nascoste.
Regge una squadra piccola
Pensato fino a circa 30 dipendenti. Oltre, diventa ingestibile.
Cosa questo foglio non può fare
Sezione onesta. Ogni registro ferie su foglio di calcolo, compreso il nostro, prima o poi sbatte contro lo stesso muro. Sapere in anticipo dove sta il muro ti risparmia parecchio dolore.
In due nello stesso momento lo rompono
Excel ha una co-modifica limitata; Fogli Google va meglio, ma le sovrascritture capitano comunque. Il file diventa “vince l'ultimo salvataggio”, che non è la stessa cosa di un registro affidabile.
Niente richieste dal telefono
Le persone non possono chiedere le ferie dal telefono come in un'app. Devono scrivere a qualcuno e aspettare.
Nessun flusso di approvazione
“Approvato” è solo una parola in una cella. Non c'è traccia di chi ha approvato cosa, quando, e di com'era la richiesta prima.
Permessi di accesso tutto o niente
O condividi l'intero file, o niente. Non esiste “Sofia vede il suo saldo ma non i dati degli altri”.
Il passaggio d'anno è manuale
Devi copiare il file, rinominarlo, svuotare il registro, riportare i residui e aggiornare l'anno. Facile dimenticarselo, facile sbagliare.
Niente notifiche né promemoria
Nessuno riceve in automatico un avviso quando una richiesta arriva, viene approvata o si sovrappone alle ferie di un collega.
La maturazione è una fotografia, non un numero vivo
Il foglio mostra le spettanti per l'anno intero. Non matura mese per mese, il che conta se un nuovo assunto se ne va poco dopo l'ingresso.
Quando capirai che è ora di andare oltre
Non la trasformeremo in una predica commerciale, ma i limiti del foglio sono evidenti. Per esperienza, da circa quattro persone in su iniziano a succedere queste cose:
- Arrivano i malintesi tipo “pensavo di averle approvate”.
- Il responsabile del file è in ferie e nessun altro lo trova.
- Due persone modificano il file lo stesso pomeriggio e le modifiche di una spariscono.
- Avete superato i 15-20 dipendenti e le righe non si leggono più.
- Approvano più responsabili e non c'è modo di tenerli allineati.
- Il passaggio d'anno ha richiesto mezza giornata e dopo avete trovato comunque tre errori.
- Vuoi che ognuno veda il proprio saldo da solo, senza chiedere.
- Hai iniziato a pensare a banca ore, contratti a ore o turni.
Se ti sei riconosciuto in qualcuno di questi punti e stai soppesando il file gratuito contro un software di gestione ferie, prova Book Time Off gratis. Non serve la carta e in pochi minuti sei configurato, quindi davvero niente da perdere.
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Fonti
| Cosa | Dove |
|---|---|
| Diritto alle ferie retribuite (Legge n. 7 del 21 febbraio 1961). Nota: garantisce il diritto ma non fissa un numero di giorni, che è demandato al contratto collettivo | Consiglio Grande e Generale, San Marino (verificato a luglio 2026) |
| Calendario delle festività di San Marino | Banca Centrale della Repubblica di San Marino (verificato a luglio 2026) |
| Durata delle ferie, riporto dei residui e anno di riferimento | Contratto collettivo di categoria (CCL) applicabile. Non fissati come numero unico dalla legge sammarinese: dato da verificare nel contratto |