Lielākā daļa uzņēmumu uzskaita darbinieku atvaļinājumus četros veidos atkarībā no izmēra · sākot ar kopīgu kalendāru dažiem cilvēkiem, tad izklājlapu, specializētu atvaļinājumu uzskaites programmatūru un, iespējams, pilnu HR sistēmu, ja tie izaug līdz vairāk nekā 100 darbiniekiem. Lielākā daļa komandu ar 5 līdz 100 cilvēkiem izmanto vienkāršu atvaļinājumu uzskaites programmatūru, jo tā ir izdevīga un novērš galvassāpes, ko rada izklājlapas. Šī rokasgrāmata salīdzina piecus dažādus atvaļinājumu uzskaites variantus, lai jūs redzētu, kurš ir labākais jūsu komandai.
Lai kāds būtu iemesls, šī rokasgrāmata izved cauri visiem variantiem · no vienkārša kalendāra līdz pilnai HR sistēmai · lai jūs redzētu, kas jūsu komandai der jau tagad.
Mūsu pieredze ar atvaļinājumu uzskaiti
Kad dibinājām uzņēmumu, atvaļinājuma pieteikumu apstiprināšana vai atvaļinājuma bilanču uzraudzība bija pēdējais, par ko domājām. Tas nešķita svarīgi. Taču, pieņemot darbā cilvēkus, ātri kļuva skaidrs, cik ļoti tas viņiem rūp · viņi gribēja zināt, cik atvaļinājuma dienu viņiem ir, un varēt to izmantot ar iespējami mazāku sarežģījumu. Mēs zinājām, cik svarīga ir pozitīva un iesaistīta komanda, tāpēc tas, kas reiz nešķita svarīgi, kļuva par lielu prioritāti!
Kamēr mūsu bija tikai daži, viss bija vienkārši · pateicām cits citam un ierakstījām kalendārā. Nekādu problēmu. Tas palika tikpat vienkārši arī tad, kad pārgājām uz digitālo un sākām pievienot datumus cits cita Outlook kalendāros.
Tad pieņēmām darbā vēl dažus cilvēkus, un talkā nāca izklājlapas. Tas darbojās · līdz brīdim, kad bija saglabātas septiņpadsmit dažādas versijas, lielākā daļa formulu vismaz reizi bija salūzušas, un neviens īsti nezināja, kā tās salabot. Laiks nākamajām pārmaiņām...
Mēs pārgājām uz tiešsaistes atvaļinājumu uzskaites programmatūru, un tas bija lielākais solis uz priekšu. Varējām izvēlēties, kurš katrā komandā apstiprina atvaļinājumus, dažu klikšķu laikā apstiprināt vai noraidīt pieteikumus un ar vienu acu uzmetienu redzēt, kurš ir prom un kuram vēl ir izmantojams atvaļinājums. Svarīgi, ka tā nelūza kā mūsu izklājlapa, un vadītājiem vairs nebija jāatbild uz simtiem jautājumu par atvaļinājumu, kurus bija viegli palaist garām vai atbildēt nepareizi. Efektīvi, vienkārši un iedarbīgi.
Nākamais lēciens nenotika, kamēr nebijām kļuvuši daudz lielāki. Pāri 100 cilvēkiem bija loģiski pāriet uz īstu HR sistēmu, kas integrējas ar algu aprēķinu, droši glabā darbinieku dokumentus un palīdz ar līgumiem un darba tiesībām. Pati atvaļinājumu uzskaite daudz nemainījās · mums vienkārši vajadzēja vairāk visa apkārt. Plašāka programmatūra, bet ne liela pārmaiņa tieši atvaļinājumu uzskaitei.
Katrs uzņēmums, protams, ir unikāls · ar labu saziņu jūs, iespējams, ar kalendāru iztiksiet ilgāk, nekā izdevās mums, un, ja esat izklājlapu meistars, tas jums var kalpot gadiem, taču mēs būtu pārsteigti, ja atvaļinājumu uzskaites programmatūras ieguvumi pret tās zemo cenu nebūtu labākā izvēle lielākajai daļai uzņēmumu.
5 labākie veidi, kā uzskaitīt darbinieku atvaļinājumus
1. Kopīgi kalendāri
Vienkāršākais variants ir sākt ar kopīgu kalendāru. Tas var būt burtiski papīra kalendārs pie biroja sienas vai, visticamāk, jūsu Outlook vai Google kalendārs. Tie visi piedāvā kopīgus kalendārus, kurus ir viegli izveidot. Jūs varat pievienot savus atvaļinājuma datumus, un pārējā komanda redzēs, kurš ir prom. Tas ir vienkārši, bez maksas un labi darbojas nelielā skaitā, kur ir laba saziņa un savstarpēja sapratne.
Mums tas labi darbojās starp dibinātājiem, bet, tiklīdz pieņēmām darbā komandu, cilvēki gribēja zināt, cik atvaļinājuma dienu viņiem atlicis, un mums vajadzēja veidu, kā apstiprināt vai noraidīt, izvairīties no pārklāšanās un nodrošināt, ka ikviens ar atvaļinājumu tiek godīgi galā. Talkā nāk izklājlapas!
Kopīgs kalendārs rāda, kurš ir prom, bet ne to, cik dienu kuram atlicis, un nekas neliedz diviem cilvēkiem rezervēt vienu un to pašu nedēļu.
| Vislabāk piemērots | Ļoti mazām komandām (divi līdz četri cilvēki) vienā vietā, kur viens cilvēks neformāli apstiprina visu atvaļinājumus. |
| Kā iestatīt | Izveidojiet kopīgu kalendāru Outlook, Google kalendārā vai līdzīgā rīkā. Pievienojiet katru cilvēku kā redaktoru un vienojieties par krāsu vai apzīmējumu "atvaļinājumā". |
| Priekšrocības | Bez maksas. Rīks jau ir katram. Nav jāatceras jauna pieteikšanās. |
| Trūkumi | Nav ieraksta par to, cik dienu kuram atlicis. Nav apstiprināšanas soļa, tāpēc pārklāšanās paliek nepamanīta, līdz kāds jau nopircis lidmašīnas biļetes. Nekas neliedz ierakstus izdzēst vai rezervēt divreiz. Nedarbojas lielākam cilvēku skaitam. |
2. Teams vai Slack
Pamatlīmenī tas daudz neatšķiras no Outlook vai Google kalendāru lietošanas, un Teams vai Slack varētu izmantot līdzīgi. Tomēr, iespējams, esat pamanījis, ka ir lietotnes, ko var pievienot, lai palīdzētu uzskaitīt atvaļinājumus. Book Time Off ir viens variants, kas ļauj pieteikt un rezervēt atvaļinājumu, izmantojot tērzēšanu Teams vai Slack (skatiet, kā darbojas Slack integrācija) · tā regulāri sniedz pārskatu par to, kurš ir prom, un apstiprinātāji saņem privātas ziņas, lai pieņemtu vai noraidītu rezervācijas.
Šis vienkāršais risinājums lieliski der attālinātiem uzņēmumiem, kas jau sazinās un strādā šajos kanālos. Jūs varat palikt platformā un kārtot atvaļinājumus tur, kur saruna jau notiek. Tomēr iebūvētās iespējas var būt mazliet ierobežotas, tāpēc izvēlieties kaut ko, kas piedāvā tādas lietas kā atvaļinājuma normas uzskaite un uzņēmuma mēroga atskaites. Ja vien jums nav ārkārtīgi svarīgi paturēt visu tieši Teams vai Slack iekšienē, jūs, visticamāk, par to pašu cenu iegūsiet vairāk funkcionalitātes no tiešsaistes atvaļinājumu uzskaites programmatūras. Par to vairāk vēlāk...
Kad Book Time Off lietotne ir savienota, apstiprinātāji saņem Slack privātu ziņu ar viena klikšķa pogām "Apstiprināt" un "Noraidīt" · tieši tur, kur komanda jau strādā.
| Vislabāk piemērots | Komandām, kas visu dienu pavada Teams vai Slack un vēlas vieglu veidu, kā redzēt, kurš ir prom, neprasot ikvienam pieteikties kaut kur no jauna. |
| Kā iestatīt | Instalējiet atvaļinājumu uzskaites lietotni vai botu no attiecīgā lietotņu veikala, savienojiet to ar komandas kanālu un iestatiet, kurš var apstiprināt pieteikumus. |
| Priekšrocības | Nav papildu pieteikšanās. Pieteikumi un apstiprinājumi notiek tur, kur jau ir saruna. Ātri mazām komandām. |
| Trūkumi | Lielākā daļa iebūvēto iespēju ir pamata līmeņa · atvaļinājuma normas uzskaite bieži ir ierobežota vai vispār trūkst, un uzņēmuma mēroga atskaišu ir maz. Ja jebkad pametat Teams vai Slack, jūsu atvaļinājumu vēsture parasti neaiziet līdzi. |
3. Izklājlapas
Pieticīgā izklājlapa kādā brīdī agrīnajā izaugsmes posmā ir izvēle lielākajai daļai uzņēmumu. Tās ir jūsu ziņā pielāgojamas, tāpēc varat tās padarīt tik vienkāršas vai sarežģītas, cik vēlaties (vai cik jūsu tehniskās prasmes ļaus!). Ja veidojat pats, iesakām sākt ar vienkāršu laika skalu kolonnu virsrakstos un komandas locekļiem katrā rindā.
Turiet formulas vienkāršas un ierobežojiet cilņu skaitu, lai starp tām nebūtu pārāk daudz saišu, jo tās pārāk viegli lūst. Izvēlieties arī kopīgās piekļuves līmeņus, lai izvairītos no vairāku versiju saglabāšanas! Mūsu izklājlapa mums labi kalpoja, līdz notika divas lietas · sasniedzām apmēram 5 darbiniekus, un mums bija vairāk nekā viens atvaļinājumu apstiprinātājs. Formulas lūza pārāk bieži, un ierobežotā piekļuve nozīmēja nemitīgus komandas jautājumus par to, cik dienu man atlicis un vai kādam jau ir rezervēts konkrētais datums.
Mums vajadzēja kaut ko, ko ikviens var redzēt, kas nelūst un ļauj piešķirt apstiprinātājus, kuri saņem paziņojumus, lai apstiprinātu vai noraidītu atvaļinājumu. Tieši tad mēs pārgājām uz atvaļinājumu uzskaites programmatūru...
Tā pati lapa dažus mēnešus un pāris redaktorus vēlāk: salūzusi formula, divas versijas apritē un neviens nav drošs, kura atvaļinājums patiešām ir apstiprināts.
| Vislabāk piemērots | Uz izmaksām orientētām komandām līdz apmēram pieciem cilvēkiem, kur ir viens pārliecināts izklājlapas īpašnieks, kas gatavs to uzturēt. |
| Kā iestatīt | Izveidojiet vienu cilni katram cilvēkam vai vienu kopīgu tabulu ar formulām, kas aprēķina izmantotās un atlikušās dienas, un ievadiet pieteikumus manuāli. |
| Priekšrocības | Bez maksas vai ļoti lēti. Pilnībā pielāgojama. Darbojas bezsaistē. |
| Trūkumi | Formulas lūst, bieži klusībā. Vairākas saglabātās versijas rada pretrunīgu informāciju. Nav ērta veida, kā pieteikt atvaļinājumu no telefona, nav apstiprinājumu vēstures, un parasti viens cilvēks kļūst par vājo posmu, kam tā jāuztur. |
4. Atvaļinājumu uzskaites programmatūra
Mēs neapzinājāmies, cik daudz laika un enerģijas prasa mūsu atvaļinājumu izklājlapa, kamēr no tās neatteicāmies. Dibinātājiem vairs nebija salūzušu formulu vai pretrunīgu kopiju galvassāpju, varējām apstiprināt atvaļinājumu no telefona jebkurā diennakts laikā un neievadīt datumus manuāli, un, kas visievērojamāk, sarunas par to, kurš un kad ir prom vai cik dienu kuram atlicis, praktiski izzuda. Vienkāršas lietas, piemēram, jau ievadītas svētku dienas un iespēja rezervēt atvaļinājumu ap tām, tās neatvelkot no atvaļinājuma normas, patiešām to atšķīra no mūsu izklājlapas. Komandai tā ļoti patika, jo cilvēki zināja, kā ir lietas, viņiem bija viegli lietojama sistēma un viņi varēja plānot atvaļinājumu, neceļot to gaisā individuālajās sarunās.
Kad veidojām Book Time Off, mēs zinājām, cik svarīgi ir pareizi izveidot kalendāru, sienas grafiku un apstiprinājumus. Mēs arī vēlējāmies dot uzņēmumiem iespēju izsekot atvaļinājumu tendencēm, lai ņemtu vērā noslogotos periodus un nodrošinātu, ka darbinieki saņem nepieciešamo atpūtu un izvairās no izdegšanas. Un, lai atzīmētu visus kalendāru vai tērzēšanas platformu lietošanas punktus, mēs parūpējāmies, lai tas integrējas un darbojas visur, kur esat · Outlook, Teams, Slack vai Google.
Specializēta programmatūra izvieto visu komandu vienā sienas grafikā, ar katra cilvēka atlikušo atvaļinājuma normu, kas atjaunojas automātiski, tiklīdz atvaļinājums ir rezervēts un apstiprināts.
| Vislabāk piemērots | Augošām komandām ar aptuveni 5 līdz 100 cilvēkiem, kas vēlas kārtīgu sistēmu, nemaksājot par pilnu HR sistēmu, kuru neizmantos. |
| Kā iestatīt | Reģistrējieties, iestatiet noklusēto atvaļinājuma normu, uzaiciniet komandu un savienojiet kalendāra vai tērzēšanas rīkus, ko jau lietojat. |
| Priekšrocības | Viss vienuviet · kalendārs, sienas grafiks, apstiprinājumi, atvaļinājuma normas uzskaite un atskaites. Svētku dienas parasti ir iebūvētas automātiski, tāpēc nevienam nav jāatceras tās pievienot. Īpaši veidots atvaļinājumiem, tāpēc nekas netiek palaists garām. |
| Trūkumi | Ļoti maz · vienkārši pārliecinieties, ka izvēlaties tādu, kuram pamata cenā jau iekļautas uzlabotas funkcijas, piemēram, atskaites un integrācijas. |
Tas nav makets. Uzaiciniet komandu, savienojiet Outlook, Teams, Slack vai Google, un ikviens redz, kurš ir prom un cik dienu kuram atlicis. Apstiprināšana aizņem vienu klikšķi vai notiek tieši no Slack privātās ziņas, un svētku dienas jau ir iekšā. Iestatiet to un jau pēc dažām minūtēm redziet, kurš ir prom, ar vienu acu uzmetienu.
→ Sākt bezmaksas izmēģinājumu5. HR sistēmas
Neliels skaits daudz lielāku organizāciju var gūt labumu no atvaļinājumu uzskaites integrēšanas plašākā HR ekosistēmā. Tiklīdz pārsniedzat 100 darbiniekus, jūs sākat domāt par kaut ko, kas palīdz pārvaldīt līgumus un algu aprēķinu, uztur apmācību žurnālus un dokumentē visu nepieciešamo. Lielākā daļa šo lielāko HR sistēmu iekļauj atvaļinājumu uzskaiti, lai gan tā ir gandrīz tāda pati (ja ne vienkāršāka un ierobežotāka) nekā specializētās atvaļinājumu uzskaites programmatūras varianti.
Šeit nav īsta trūkuma, un tie ir lieliski rīki, taču, ja jums nav vajadzīgs viss, ko tie piedāvā (un retam uzņēmumam ar mazāk nekā 100 darbiniekiem tas ir vajadzīgs), tad jūs pārmaksāsiet par lietām, kas jums vienkārši nav vajadzīgas. Atvaļinājumu uzskaite šajās lielākajās sistēmās bieži ir blakuslieta vai piedeva, tāpēc mūsu pieredze rāda, ka daudzi pāriet uz sistēmu, bet atvaļinājumu uzskaiti tik un tā patur savā sākotnējā atvaļinājumu uzskaites rīkā.
Pilnā HR sistēmā atvaļinājumu uzskaite ir viens modulis starp daudziem: spēcīgs, ja jums vajag algas, līgumus un ierakstus vienuviet, bet pārmērīgs, ja patiesībā jums vajadzīgs tikai atvaļinājums.
| Vislabāk piemērots | Uzņēmumiem, kas pārsniedz aptuveni 100 darbinieku, vai jebkuram uzņēmumam, kam algas, līgumi un darbinieku ieraksti jākārto vienā vietā ar atvaļinājumiem. |
| Kā iestatīt | Sāciet sadarbību ar piegādātāju, migrējiet darbinieku ierakstus un konfigurējiet atvaļinājumu noteikumus līdzās algām un līgumiem. |
| Priekšrocības | Viena sistēma atvaļinājumiem, algām, dokumentiem un atbilstībai. Veidota sarežģītām organizāciju struktūrām. |
| Trūkumi | Dārga salīdzinājumā ar pašām atvaļinājumu uzskaites funkcijām. Ilgāka iestatīšana. Jūs, visticamāk, maksāsiet par funkcijām un pārvaldīsiet tās, kuras nekad neizmantojat, ja atvaļinājumu uzskaite ir jūsu galvenā vajadzība. |
Kā šie 5 varianti izskatās blakus?
| Metode | Tipiskā cena | Piemērotākais komandas lielums | Apstiprināšanas process | Svētku dienas iekļautas | Piemērots telefonam | Atskaites |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kalendārs | Bez maksas | 2-4 | Nē | Jāpievieno manuāli | Atkarīgs no lietotnes | Nav |
| Teams / Slack pievienojums | Bez maksas / zema | 2-5 | Pamata | Reti | Jā | Minimāla |
| Izklājlapa | Bez maksas / zema | Līdz 5 | Nē | Jāpievieno manuāli | Vāji | Tikai manuāli |
| Specializēta atvaļinājumu programmatūra | Zema, vienota maksa par cilvēku | 5-100 | Jā | Jā | Jā | Jā |
| HR sistēma | Augsta | 100+ | Jā | Jā | Jā | Uzlabotas, plus algas un HR |
Kāds ir labākais veids, kā uzskaitīt atvaļinājumus lielākajai daļai uzņēmumu?
Tas galvenokārt atkarīgs no jūsu izmēra, taču lielākajai daļai mazo un vidējo uzņēmumu ar 5 līdz 100 darbiniekiem specializēta atvaļinājumu uzskaites programmatūra · piemēram, Book Time Off · dod labāko rezultātu par zemāko cenu. Jūs iegūstat iebūvētu kalendāru, sienas grafiku, atvaļinājuma normas aprēķinus un apstiprināšanas procesus, kā arī iespēju savienot rīkus, ko jau lietojat, piemēram, Outlook, Teams, Slack vai Google. Labākie varianti pievieno arī atskaites, lai jūs varētu pamanīt atvaļinājumu tendences un palīdzēt komandai izvairīties no izdegšanas bez pilnas HR sistēmas izmaksām vai sarežģītības.
Ja esat pāri 100 cilvēkiem vai jums vajag kārtot algas un līgumus līdzās atvaļinājumiem, pilna HR sistēma ir vērta papildu izmaksas · tikai neķerieties pie tās, pirms tā jums patiešām ir vajadzīga.
Ja esat tajā 5 līdz 100 diapazonā, uz papīra nav ko rēķināt. Iestatiet savus cilvēkus, rezervējiet dažas testa dienas un vērojiet, kā bilances atjaunojas un pārklāšanās pati parādās. Jums ir 30 dienas bez maksas, lai izlemtu, bez kartes un bez kā atceļama.
→ Sākt bezmaksas izmēģinājumuKas jāpārbauda pirms izvēles?
Daži jautājumi, ko izsvērt, lai kuru variantu jūs neizvēlētos:
- Cik cilvēkiem jāpiesaka vai jāapstiprina atvaļinājums, un vai apstiprināt jāvar vairāk nekā vienam cilvēkam?
- Vai jūsu komanda ir attālināta, hibrīda vai vienā birojā, un vai pieteikumiem jādarbojas no telefona?
- Vai jūs jau paļaujaties uz Outlook, Google, Teams vai Slack, un vai vēlaties, lai atvaļinājumu pieteikumi notiktu šajos rīkos?
- Cik svētku dienu ievēro jūsu valsts · vai katrs birojs, ja to ir vairāki · un kas ir atbildīgs par šī saraksta aktualizēšanu?
- Par ko jums jāatskaitās: tikai par to, kurš šonedēļ ir prom, vai par tendencēm visa gada garumā?
- Vai atvaļinājumu uzskaite ir vienīgais, kas jums vajadzīgs, vai jums vajag arī algas, līgumus un darbinieku ierakstus kārtot vienā vietā?
Vai atvaļinājumu uzskaite visā Eiropā notiek vienādi?
Iepriekš aprakstītie principi der visur, bet detaļas zem tiem · nē. Likumā noteiktais minimālais ikgadējais atvaļinājums, veids, kā skaita svētku dienas, un pārnešanas noteikumi katrā valstī atšķiras · dažkārt būtiski, pat starp kaimiņvalstīm. Ja strādājat starptautiski, tas var būt svarīgi, un Book Time Off ļauj izvēlēties savu valsti, zinot, ka vietējie standarti jau ir jums iepriekš sagatavoti.
Avoti
Šī rokasgrāmata apraksta metodes un vispārīgu praksi, nevis konkrētas valsts likumā noteiktās tiesības. Par savas valsts likumā noteikto minimālo atvaļinājumu, svētku dienu sarakstu un pārnešanas noteikumiem pārbaudiet savas valsts valdības oficiālo darba vai nodarbinātības tīmekļa vietni. (Pārbaudīts: 2026. gada jūlijs.)
| Valsts darba inspekcija | Darba tiesības · Pārbaudīts 2026. g. jūlijs |
| likumi.lv | Darba likums · Pārbaudīts 2026. g. jūlijs |