La maggior parte dei fogli gratuiti per le ferie è o troppo semplice per reggere una squadra che cresce, o troppo complicata da usare. Questo ha formule affidabili che non si rompono e gestisce esattamente le cose su cui il tuo foglio attuale probabilmente è caduto.
Cosa c'è nel foglio
I fogli sono sette, in quest'ordine:
| Leggimi | Come funziona il file e in che ordine compilarlo. |
| 1. Impostazioni | Nome dell'azienda, anno di riferimento, festività, ferie predefinite. |
| 2. Dipendenti | Una riga per persona. Le ferie riproporzionate si calcolano da sole. |
| 3. Registro ferie | Una riga per ogni assenza. I giorni si calcolano da soli. |
| 4. Riepilogo | Riepilogo per persona con barra di utilizzo. |
| 5. Calendario annuale | Tutto l'anno in una griglia: le righe sono le persone, le colonne le settimane. |
| Festività | Le 12 festività nazionali 2026 e 2027, più due righe per il santo patrono. Entrano in ogni calcolo dei giorni. |
Le formule sono già tutte impostate: cambi una data sul foglio Impostazioni e ferie spettanti, giorni goduti e calendario si ricalcolano. Aggiungi una riga al Registro ferie e il Riepilogo si aggiorna. Non ci sono diavolerie che un normale utente di fogli di calcolo non capirebbe, niente macro, script o componenti aggiuntivi (nemmeno noi siamo sicurissimi di cosa facciano!?).
Se una cella è gialla, puoi modificarla. Se è blu, lasciala stare: calcola il risultato per te. Abbiamo usato questo schema in tutto il file perché nessuno rompa le formule per sbaglio e crolli tutto!
Se vuoi evitare del tutto fogli di calcolo, conflitti di versione e formule rotte, apri una prova gratuita di Book Time Off. Non serve la carta e in 5 minuti sei operativo.
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Conta 10 minuti per una squadra piccola. Cinque per i passi qui sotto, cinque per aggiungere le persone.
Imposta l'anno di riferimento
Sul foglio 1. Impostazioni inserisci la data di inizio dell'anno. La fine si calcola da sola (12 mesi dopo, meno un giorno). In Italia la scelta è facile: ferie e permessi si contano praticamente ovunque sull'anno civile, quindi lascia il 1° gennaio. Perché non conviene inventarsi alternative lo vediamo più sotto.
Il foglio Impostazioni · la sezione dell'anno di riferimento, con la cella di input evidenziata.
Controlla le festività
L'Italia ha 12 festività nazionali, più una che dipende da dove sei: il santo patrono della tua città (a Milano Sant'Ambrogio il 7 dicembre, a Roma i Santi Pietro e Paolo il 29 giugno). Il totale quindi cambia da comune a comune. Le 12 nazionali per il 2026 e il 2027 sono già caricate sul foglio Festività, con due righe gialle pronte per il patrono: aggiungi la data ed entra automaticamente in ogni formula del file. Una cosa detta con onestà: nel 2026 parecchie festività cadono nel weekend (il 25 aprile, Ferragosto e Santo Stefano di sabato, Pasqua e Ognissanti di domenica) e ai fini delle ferie non esiste un giorno sostitutivo, semplicemente si perdono.
Se metà delle persone è a Milano e metà a Roma, ognuno segue il patrono della propria sede. Nel foglio la soluzione più semplice è lasciare vuote le righe del patrono e togliere a mano quel giorno dal conteggio per chi è coinvolto, oppure tenere due file, uno per sede.
Imposta le ferie annue predefinite
Il valore predefinito è 20 giorni, cioè il minimo di legge (4 settimane per chi lavora 5 giorni a settimana), senza contare le festività, che sono sempre in aggiunta. Ma il minimo è solo il pavimento: controlla il tuo CCNL, quasi sempre dà di più, e prevede a parte anche permessi e ROL. Sul foglio successivo puoi comunque impostare un valore diverso per ogni persona.
Aggiungi la tua squadra
Passa al foglio 2. Dipendenti. Ogni persona ha una riga. Le colonne gialle le compili tu: nome, data di assunzione, data di uscita (se c'è), giorni a settimana, ferie annue e l'eventuale residuo dell'anno scorso. Le colonne a destra si calcolano da sole.
Nota che Elena è entrata a febbraio, quindi le sue ferie spettanti (17,5) sono riproporzionate. Emma esce a settembre, quindi anche le sue (18,7) lo sono.
Registra la prima assenza
Passa al foglio 3. Registro ferie. Scegli il dipendente dal menu a tendina, scegli il tipo di assenza, inserisci le date di inizio e fine e imposta lo stato. La colonna Giorni calcola i giorni lavorativi (lun-ven) escluse le festività italiane.
La colonna Giorni sulla riga 5 restituisce 4 · dal Lunedì dell'Angelo al venerdì sono cinque giorni feriali, ma il lunedì è festivo e non si conta. E la richiesta di dicembre alla riga 10 torna: dal 21 al 24 sono 4 giorni lavorativi pieni, Natale cade il venerdì subito dopo.
Malattia, permessi e le assenze di tipo “altro” non riducono le ferie annue. Nel Riepilogo contano solo le righe di tipo Ferie. Ferie, permessi e festività restano contenitori separati, come già li tieni separati a mente: così registri tutto in un unico posto senza sporcare il saldo ferie.
Aprirlo in Fogli Google
Stesso file, ci vogliono due minuti.
- Salva il file .xlsx sul computer.
- Vai su drive.google.com e caricalo (o trascinalo in una cartella).
- Clic destro sul file caricato → Apri con → Fogli Google.
- Fogli Google lo convertirà. Formule, menu a tendina e formattazione condizionale sopravvivono tutti.
Dopo la conversione il file vive su Drive e puoi condividerlo con la squadra come qualsiasi altro foglio. I colori restano. I menu a tendina restano. La formula delle festività resta.
Fogli Google ha lo stesso limite di fondo di Excel: chi può modificare, può modificare tutto. Non esiste una modalità per riga tipo “ognuno vede solo le proprie ferie”. Se per te conta, vale la pena guardare un registro ferie online come Book Time Off.
Come gestire i casi complicati
La regola delle 4 settimane (e il CCNL)
Le ferie retribuite minime in Italia sono 4 settimane all'anno per quasi tutti i lavoratori dipendenti (art. 10 del D.Lgs. 66/2003). Su una settimana di 5 giorni fanno 20 giorni: il conteggio in giorni deriva dalla settimana lavorativa. E le ferie maturano mese per mese (la maturazione: un dodicesimo del totale per ogni mese lavorato), con il rateo riproporzionato per chi entra, esce o è part-time.
Ma il minimo di legge è solo il pavimento. Quasi tutti i CCNL danno di più (26 giorni è comunissimo), e in più prevedono permessi retribuiti e ROL, ore separate che non toccano il saldo ferie, e in molti contratti anche le ex festività. Prima di impostare il foglio controlla il tuo contratto collettivo: il numero giusto è quasi sempre lì, non nella legge.
Part-time
Stessa regola, in proporzione ai giorni lavorati. Per un part-time su meno giorni, moltiplica per i giorni a settimana.
Luca: 3 giorni a settimana (lun, mar, mer)
Luca lavora 3 giorni a settimana.
- Ferie su settimana piena:
- 20 giorni (minimo di legge)
- Giorni lavorati a settimana:
- 3 su 5
- Calcolo:
- 20 × 3/5 = 12 giorni
- Ferie da registrare:
- 12 giorni
Nel foglio imposta le Ferie annue (giorni) di Luca a 12. La colonna Giorni nel Registro ferie conterà solo i giorni lavorativi che prende davvero.
Assunzioni a metà anno
Il foglio riproporziona da solo. A rigore la legge fa maturare le ferie per dodicesimi, un mese alla volta; il foglio semplifica con la proporzione dei giorni di calendario, che con gli orari normali arriva praticamente allo stesso numero.
Elena: assunta il 15 febbraio 2026
Elena entra il 15 febbraio in un anno che va da gennaio a dicembre. Per un anno intero avrebbe 20 giorni.
- Giorni dall'assunzione a fine anno:
- 15 feb 2026 → 31 dic 2026 = 320 giorni
- Giorni nell'anno intero:
- 365
- Proporzione:
- 320 / 365 = 0,877
- Spettanti quest'anno:
- 20 × 0,877 ≈ 17,5 giorni
Uscite a metà anno
Stessa formula al contrario. La proporzione usa il periodo in cui il rapporto è attivo durante l'anno, non l'anno intero.
Emma: esce il 30 settembre 2026
Emma è stata assunta nel 2020 e se ne va il 30 settembre. Le sue ferie annue sono 25 giorni.
- Giorni di rapporto quest'anno:
- 01 gen 2026 → 30 set 2026 = 273 giorni
- Proporzione:
- 273 / 365 = 0,748
- Spettanti quest'anno:
- 25 × 0,748 ≈ 18,7 giorni
Le ferie che Emma non ha goduto vanno pagate nella liquidazione finale, ed è l'unico momento in cui il minimo di 4 settimane può essere monetizzato: durante il rapporto la legge lo vieta. Se invece ne avesse godute più del maturato, il recupero dall'ultima busta paga va gestito con il consulente del lavoro.
Ferie residue e riporto all'anno dopo
Qui la legge italiana ha regole precise (sempre art. 10): almeno 2 settimane vanno godute nell'anno di maturazione (consecutive, se il dipendente lo chiede), e le altre 2 entro 18 mesi dalla fine dell'anno. Molti CCNL accorciano o allungano quel termine, quindi anche qui vale la solita regola: controlla il contratto.
Il foglio ha una colonna Residuo anno scorso che si somma semplicemente alle spettanti di quest'anno, ma solo per chi era già in forza all'inizio dell'anno. Tienila d'occhio: se i residui crescono, i 18 mesi si avvicinano più in fretta di quanto sembri. E ricorda che il minimo di 4 settimane non si può monetizzare: o si gode, o si trascina fino al termine, l'unica eccezione è la fine del rapporto.
Festività (e il santo patrono)
Il foglio Festività ha già dentro le 12 festività nazionali per il 2026 e il 2027 secondo la legge 260/1949, compresa Pasqua (che cade sempre di domenica). In più ci sono due righe gialle per il santo patrono della tua città: è un giorno festivo a tutti gli effetti, ma cambia da comune a comune, quindi la data la metti tu.
In concreto per il 2026:
- 12 festività nazionali, da Capodanno a Santo Stefano, più il patrono della tua città
- Parecchie si perdono nel weekend: il 25 aprile, Ferragosto e Santo Stefano cadono di sabato, Pasqua e Ognissanti di domenica, e ai fini delle ferie non esiste un giorno sostitutivo. Sul lato busta paga molti CCNL prevedono la “festività non goduta” per quelle coincidenti con la domenica, ma è un tema di paga, non di giorni liberi in più
Quando registri un'assenza che attraversa una festività, la festività viene esclusa dal conteggio in automatico. Prendi dal Lunedì dell'Angelo al venerdì e il foglio restituisce 4, non 5. E se qualcuno si ammala durante le ferie con regolare certificato, le ferie si interrompono: solo che nel foglio devi correggerlo a mano.
È esattamente il punto di un registro ferie online. Book Time Off ha le festività già incluse e non le scala mai dalle ferie di nessuno, aggiorna giorni goduti e residui a ogni approvazione e fa rispettare il limite di riporto con una data di scadenza. Zero formule da mantenere.
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Se è la prima volta che devi registrare le ferie per bene, un foglio di calcolo va benissimo per partire. Ecco le cose che ti salveranno dal doverlo ricostruire fra sei mesi.
L'anno di riferimento l'ha già scelto la prassi
In Italia non c'è molto da decidere: ferie e permessi si contano praticamente ovunque sull'anno civile, ed è così che ragionano CCNL, buste paga e consulenti del lavoro. Ogni tanto qualcuno si fa tentare dall'idea “a ognuno il suo anno dall'anniversario di assunzione”: tecnicamente possibile, ma i conti con maturazione, residui e termine dei 18 mesi non ti torneranno mai. Non fartelo da solo!
Anno civile (gennaio-dicembre)
A favore: È l'anno di buste paga e CCNL: maturazione, residui e termine dei 18 mesi tornano senza conversioni. E Natale è alla fine, così i saldi si svuotano.
Contro: Assalto di richieste a dicembre.
Anni per anniversario di assunzione
A favore: Sembra equo, ognuno ha i suoi 12 mesi.
Contro: I numeri di legge e del CCNL non combaceranno mai con conteggi sfalsati. Ognuno ha una scadenza diversa, i riporti diventano incontrollabili e i controlli un incubo.
Metti le regole per iscritto
All'inizio basta una pagina. Deve coprire l'essenziale: quanti giorni di ferie, che l'anno segue il calendario, con quanto preavviso si chiede, che fine fanno i giorni non goduti a fine anno, come si gestisce la malattia durante le ferie e chi approva. Un buon punto di partenza è il tuo CCNL, che a molte di queste domande risponde già.
Nomina un solo responsabile del file
Un foglio con più gestori diventa un incubo di copie in conflitto. Scegli una persona che registra le assenze approvate, sollecita le richieste in sospeso e a fine anno fa il passaggio. Se i gestori devono essere più di uno, usa un registro online come Book Time Off.
Le richieste sempre dallo stesso canale
Scegliete un canale unico per le richieste (email, un messaggio nella chat aziendale, un modulo) e tenetevelo. Le richieste al volo davanti alla macchinetta del caffè sono esattamente quelle che si perdono. Anche qui, uno strumento online come Book Time Off tiene richieste e approvazioni in un unico posto.
Una volta a trimestre, guarda il Riepilogo
Una volta a trimestre dai un'occhiata al foglio Riepilogo. Cerca due cose:
- Chi ha troppe ferie residue. Se a ottobre qualcuno ha ancora 18 giorni, non li smaltirà. Parlane per tempo, invece di dover rifiutare con imbarazzo una richiesta per tutto dicembre! E ricorda che i residui hanno una scadenza vera: i 18 mesi.
- Chi va in rosso. Il Riepilogo colora di rosso la cella Residue se scende sotto zero. Se lo becchi in tempo, la conversazione scomoda sui giorni “in prestito” non serve nemmeno.
Pianifica le coperture, non solo le assenze
Il Calendario annuale serve a scovare le sovrapposizioni in anticipo. Se tre persone della stessa squadra vogliono l'ultima settimana di agosto, ti conviene saperlo a marzo, non il 20 agosto.
Cosa fa bene questo foglio
È gratis, e gratis resta
Niente timer di prova, niente inviti all'upgrade dentro il file.
Le festività sono giuste
Le 12 nazionali 2026 e 2027 già dentro, più le righe per il tuo patrono.
Riproporziona da solo
Chi entra o esce a metà anno viene calcolato per te.
Funziona in Excel e in Fogli Google
Un file, due ambienti. Stesse formule. Stessi menu.
Le formule si leggono
Vuoi sapere da dove esce un numero? Clicca la cella. Niente macro nascoste.
Regge una squadra piccola
Pensato fino a circa 30 dipendenti. Oltre, diventa ingestibile.
Cosa questo foglio non può fare
Sezione onesta. Ogni registro ferie su foglio di calcolo, compreso il nostro, prima o poi sbatte contro lo stesso muro. Sapere in anticipo dove sta il muro ti risparmia parecchio dolore.
In due nello stesso momento lo rompono
Excel ha una co-modifica limitata; Fogli Google va meglio, ma le sovrascritture capitano comunque. Il file diventa “vince l'ultimo salvataggio”, che non è la stessa cosa di un registro affidabile.
Niente richieste dal telefono
Le persone non possono chiedere le ferie dal telefono come in un'app. Devono scrivere a qualcuno e aspettare.
Nessun flusso di approvazione
“Approvato” è solo una parola in una cella. Non c'è traccia di chi ha approvato cosa, quando, e di com'era la richiesta prima.
Permessi di accesso tutto o niente
O condividi l'intero file, o niente. Non esiste “Giulia vede il suo saldo ma non i dati degli altri”.
Il passaggio d'anno è manuale
Devi copiare il file, rinominarlo, svuotare il registro, riportare i residui e aggiornare l'anno. Facile dimenticarselo, facile sbagliare.
Niente notifiche né promemoria
Nessuno riceve in automatico un avviso quando una richiesta arriva, viene approvata o si sovrappone alle ferie di un collega.
La maturazione è una fotografia, non un numero vivo
Il foglio mostra le spettanti per l'anno intero. Non matura un dodicesimo al mese come fa la legge, il che conta se un nuovo assunto se ne va poco dopo l'ingresso.
Quando capirai che è ora di andare oltre
Non la trasformeremo in una predica commerciale, ma i limiti del foglio sono evidenti. Per esperienza, da circa quattro persone in su iniziano a succedere queste cose:
- Arrivano i malintesi tipo “pensavo di averle approvate”.
- Il responsabile del file è in ferie e nessun altro lo trova.
- Due persone modificano il file lo stesso pomeriggio e le modifiche di una spariscono.
- Avete superato i 15-20 dipendenti e le righe non si leggono più.
- Approvano più responsabili e non c'è modo di tenerli allineati.
- Il passaggio d'anno ha richiesto mezza giornata e dopo avete trovato comunque tre errori.
- Vuoi che ognuno veda il proprio saldo da solo, senza chiedere.
- Hai iniziato a pensare a banca ore, contratti a ore o turni.
Se ti sei riconosciuto in qualcuno di questi punti e stai soppesando il file gratuito contro un software di gestione ferie, prova Book Time Off gratis. Non serve la carta e in pochi minuti sei configurato, quindi davvero niente da perdere.
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| Cosa | Dove |
|---|---|
| Ferie annuali retribuite (art. 10, D.Lgs. 66/2003) | D.Lgs. 66/2003 su Normattiva · Verificato a luglio 2026 |
| Giorni festivi nazionali (legge 260/1949) | Legge 260/1949 su Normattiva · Verificato a luglio 2026 |
| Indicazioni su ferie e orario di lavoro | Ministero del Lavoro · lavoro.gov.it · Verificato a luglio 2026 |