Come gestire le ferie del personale?

Qualunque sia il motivo, questa guida ripercorre tutte le opzioni · dal semplice calendario fino alla piattaforma HR completa · così puoi vedere cosa fa al caso del tuo team adesso.

La nostra storia con la gestione ferie

Quando abbiamo avviato la nostra azienda, approvare le richieste di ferie o tenere d'occhio i monte ferie era l'ultimo dei nostri pensieri. Non sembrava importante. Ma man mano che assumevamo persone, è diventato subito chiaro quanto contasse per loro · volevano sapere quanti giorni avevano e poterli prendere con meno attriti possibile. Sapevamo quanto fosse importante avere un team sereno e coinvolto, quindi ciò che una volta sembrava irrilevante è diventato una priorità!

Quando eravamo solo in due, era semplice · ce lo dicevamo e lo scrivevamo sul calendario. Nessun problema. È rimasto così semplice anche quando siamo passati al digitale e abbiamo iniziato ad aggiungere le date sui calendari Outlook a vicenda.

Poi abbiamo assunto una manciata di persone ed è entrato in scena il foglio Excel. Ha funzionato · finché non ci siamo ritrovati con diciassette versioni diverse salvate, quasi tutte le formule rotte almeno una volta e nessuno che sapesse davvero come sistemarle. Ora di cambiare di nuovo...

Siamo passati a un software di gestione ferie online ed è stato il salto più grande. Potevamo scegliere chi approvava le ferie in ogni team, accettare o rifiutare le richieste in un paio di clic e vedere a colpo d'occhio chi era via e chi aveva ancora giorni da prendere. Soprattutto, non si rompeva come il nostro foglio e i responsabili non dovevano più rispondere a centinaia di domande sulle ferie, facili da perdere o a cui rispondere male. Efficiente, semplice ed efficace.

Il salto successivo è arrivato solo quando eravamo molto più grandi. Superate le 100 persone, aveva senso passare a una vera piattaforma HR integrata con le paghe, che conservava i documenti dei dipendenti in sicurezza e aiutava con contratti e diritto del lavoro. La gestione ferie in sé non è cambiata granché · ci serviva solo di più tutto intorno. Software più ampio, ma non un grande cambiamento per gestire le ferie.

Ogni azienda è unica, ovviamente · con una buona comunicazione probabilmente reggi con un calendario più a lungo di noi, e se sei un mago dei fogli Excel quello potrebbe bastarti per anni, ma ci sorprenderebbe se i vantaggi di un software di gestione ferie a fronte del suo basso costo non fossero la scelta migliore per la grande maggioranza delle aziende.

I 5 modi migliori di gestire le ferie del personale

1. Calendari condivisi

L'opzione più semplice è partire da un calendario condiviso. Può essere letteralmente un calendario di carta appeso al muro dell'ufficio o, più probabilmente, i calendari Outlook o Google. Tutti offrono calendari condivisi facili da impostare. Puoi aggiungere le tue date di ferie e il resto del team vedrà chi è via. È semplice, gratis e funziona bene quando siete in pochi e c'è buona comunicazione e intesa.

Con i soci ha funzionato bene, ma appena abbiamo assunto un team le persone volevano sapere quanti giorni di ferie restavano loro e a noi serviva un modo per approvare o rifiutare, evitare le sovrapposizioni e assicurarci che ognuno avesse un trattamento equo sulle ferie. Ecco i fogli Excel!

2. Teams o Slack

Al livello più basico non è troppo diverso dall'usare i calendari Outlook o Google, e Teams o Slack puoi usarli in modo simile. Detto questo, avrai forse notato che esistono app da aggiungere per aiutarti a gestire ferie e assenze. Book Time Off è una di queste e ti permette di chiedere e prenotare le ferie tramite chat dentro Teams o Slack (guarda come funziona l'integrazione con Slack) · manda un riepilogo periodico di chi è via e chi approva riceve un messaggio diretto per accettare o rifiutare le richieste.

Questa soluzione semplice è perfetta per le aziende da remoto che già comunicano e lavorano su questi canali. Puoi restare sulla piattaforma e gestire le ferie dove la conversazione avviene già. Le opzioni integrate però possono essere un po' limitate, quindi scegline una che offra cose come il conteggio del monte ferie e i report aziendali. A meno che tu non tenga davvero tanto a mantenere tutto nativamente dentro Teams o Slack, probabilmente da un software di gestione ferie online otterrai più funzioni allo stesso prezzo. Più avanti ne riparliamo...

3. Fogli Excel

L'umile foglio Excel è la scelta di quasi tutte le aziende a un certo punto della prima crescita. È tuo da personalizzare, quindi lo fai semplice o complicato quanto vuoi (o quanto ti permettono le tue capacità tecniche!). Se te lo costruisci da solo, ti consigliamo di partire da una semplice linea temporale sulle intestazioni di colonna, con un membro del team per ogni riga.

Tieni le formule semplici e limita il numero di fogli, così non colleghi troppo tra loro (si rompono con troppa facilità). Regola bene anche i livelli di accesso condiviso per evitare che si salvino versioni multiple! Il nostro foglio ci ha servito bene finché non sono successe due cose · siamo arrivati a circa 5 dipendenti e avevamo più di un approvatore delle ferie. Le formule si rompevano troppo spesso e l'accesso limitato voleva dire domande incessanti dal team su quanti giorni mi restano e se qualcuno ha già prenotato la data X.

Ci serviva qualcosa che tutti potessero vedere, che non si rompesse e che permettesse di assegnare approvatori avvisati per accettare o rifiutare le ferie. È lì che abbiamo fatto il salto verso un software di gestione ferie...

4. Software di gestione ferie

Non ci eravamo resi conto di quanto tempo ed energie ci portasse via il foglio ferie finché non l'abbiamo lasciato. Per i soci basta con i mal di testa da formule rotte e copie in conflitto, potevamo approvare le ferie dal telefono a qualsiasi ora senza inserire le date a mano e, cosa più notevole, le conversazioni su chi era via quando o quanti giorni restavano a ciascuno sono praticamente sparite. Le cose semplici, come avere i giorni festivi già inseriti e poter prenotare le ferie intorno a essi senza che vengano scalati dal monte, lo distinguevano davvero dal nostro foglio. Il team lo adorava perché sapeva sempre come stava, aveva un sistema facile da usare e poteva pianificare le ferie senza doverne parlare nei colloqui individuali.

Quando abbiamo costruito Book Time Off sapevamo quanto fosse importante azzeccare il calendario, il planning e le approvazioni. Volevamo anche dare alle aziende un modo per tenere d'occhio i pattern nelle ferie, per gestire i periodi di punta e assicurarsi che il personale prendesse il riposo di cui aveva bisogno per evitare il burnout. E per spuntare tutte le caselle dell'uso di calendari o piattaforme di chat, ci siamo assicurati che si integri e funzioni ovunque tu sia · Outlook, Teams, Slack o Google.

app.book-time-off.com/team

Un software dedicato mette tutto il team su un unico planning, con il monte residuo di ciascuno aggiornato in automatico man mano che le ferie vengono prenotate e approvate.

5. Piattaforme HR

Un piccolo numero di organizzazioni molto più grandi può trarre vantaggio dall'integrare la gestione ferie in un ecosistema HR più ampio. Superati i 100 dipendenti, inizi a pensare a qualcosa che ti aiuti a gestire contratti e paghe, tenga traccia della formazione e archivi tutto ciò che serve. Quasi tutte queste piattaforme HR più grandi includono la gestione ferie, anche se è più o meno la stessa cosa (se non più semplice e limitata) rispetto alle opzioni dedicate.

Qui non c'è un vero svantaggio e sono ottimi strumenti, ma se non ti serve tutto ciò che offrono (e poche aziende sotto le 100 persone ne hanno bisogno), finisci per pagare più del dovuto per cose che non ti servono. Nelle piattaforme più grandi la gestione ferie è spesso un contorno o un componente aggiuntivo, quindi la nostra esperienza è che molti passano alla piattaforma ma tengono comunque la gestione ferie sul loro software originale.

Come si confrontano le 5 opzioni?

Qual è il modo migliore per la maggior parte delle aziende?

Dipende soprattutto dalle dimensioni, ma per la grande maggioranza delle piccole e medie imprese con 5-100 dipendenti, un software di gestione ferie dedicato · come Book Time Off · dà il risultato migliore al costo più basso. Hai calendario, planning, calcolo del monte ferie e flussi di approvazione integrati, più la possibilità di collegare gli strumenti che già usi, come Outlook, Teams, Slack o Google. Le opzioni migliori aggiungono anche i report, così individui i pattern nelle ferie e aiuti il team a evitare il burnout, senza il costo o la complessità di una piattaforma HR completa.

Se hai superato le 100 persone o ti serve gestire paghe e contratti insieme alle ferie, una piattaforma HR completa vale il costo in più · solo, non prenderne una prima di averne davvero bisogno.

Cosa controllare prima di scegliere?

Qualche domanda da porti, verso qualunque opzione tu sia orientato:

• Quante persone devono chiedere o approvare le ferie, e serve che approvi più di una persona?
• Il tuo team è da remoto, ibrido o in un unico ufficio, e le richieste devono funzionare da telefono?
• Ti appoggi già a Outlook, Google, Teams o Slack, e vorresti che le richieste di ferie avvenissero dentro quegli strumenti?
• Quanti giorni festivi osserva il tuo paese · o ciascuna delle tue sedi, se ne hai più di una · e chi è responsabile di tenere aggiornato quell'elenco?
• Su cosa ti serve fare report: solo chi è via questa settimana, o le tendenze nell'arco dell'anno?
• La gestione ferie è l'unica cosa che ti serve, o ti servono anche paghe, contratti e fascicoli del personale nello stesso posto?

La gestione ferie funziona allo stesso modo in tutta Europa?

Le meccaniche di cui sopra valgono ovunque, ma i dettagli sotto no. Il minimo di ferie di legge, il modo in cui si contano i giorni festivi e le regole di riporto cambiano da paese a paese · a volte in modo sensibile, anche tra paesi confinanti. Se lavori a livello internazionale questo può contare, e Book Time Off ti permette di selezionare il tuo paese, sapendo che gli standard locali sono già pronti per te.

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