Hvernig held ég utan um orlof starfsfólks?

Hver sem ástæðan er þá fer þessi handbók yfir alla möguleikana · frá einföldu dagatali upp í heilt HR-kerfi · svo þú sjáir hvað hentar teyminu þínu núna.

Reynsla okkar af orlofsskráningu

Þegar við stofnuðum fyrirtækið okkar var það síðasta sem við hugsuðum um að samþykkja orlofsbeiðnir eða fylgjast með orlofsstöðu. Það virtist ekki skipta máli. En um leið og við réðum fólk kom fljótt í ljós hversu mikið það skipti það · fólk vildi vita hversu mikið frí það átti og geta tekið það með sem minnstri fyrirhöfn. Við vissum hversu mikilvægt það er að hafa jákvætt og áhugasamt teymi, svo það sem virtist ekki skipta máli áður varð stórt áherslumál!

Meðan við vorum bara örfá var þetta einfalt · við létum hvert annað vita og skrifuðum það á dagatalið. Ekkert mál. Það hélst svona einfalt jafnvel eftir að við fórum yfir í stafrænt og byrjuðum að bæta dagsetningum í Outlook-dagatöl hvers annars.

Svo réðum við nokkra til viðbótar og töflureiknarnir tóku við. Það gekk · þar til við vorum komin með sautján ólíkar útgáfur vistaðar, flestar formúlurnar höfðu bilað að minnsta kosti einu sinni og enginn kunni í raun að laga neitt af því. Kominn tími á enn eina breytinguna ...

Við færðum okkur yfir í netbundinn orlofshugbúnað og það var stærsta stökkið. Við gátum valið hver samþykkti frí í hverju teymi, samþykkt eða hafnað beiðnum með örfáum smellum og séð í einni sjónhendingu hver var í fríi og hver átti enn frí inni. Það sem meira er, hann bilaði ekki eins og töflureiknirinn og stjórnendurnir okkar voru ekki lengur að svara hundruðum orlofsfyrirspurna sem auðvelt var að missa af eða svara vitlaust. Skilvirkt, einfalt og áhrifaríkt.

Næsta stökk kom ekki fyrr en við vorum orðin miklu stærri. Þegar við fórum yfir 100 manns var skynsamlegt að færa sig í almennilegt HR-kerfi sem tengdist launavinnslu, geymdi starfsmannaskjöl á öruggan hátt og hjálpaði með ráðningarsamninga og vinnurétt. Sjálf orlofsskráningin breyttist ekki mikið · við þurftum bara meira í kringum hana. Víðtækari hugbúnaður en ekki stór breyting fyrir orlofsskráninguna sjálfa.

Hvert fyrirtæki er auðvitað einstakt · með góðum samskiptum kemstu líklega af með dagatal lengur en við gerðum, og ef þú ert snillingur í töflureiknum gæti það dugað þér árum saman, en okkur kæmi á óvart ef ávinningurinn af orlofshugbúnaði á móti lágum kostnaði hans hentaði ekki best langflestum fyrirtækjum.

Fimm bestu leiðirnar til að halda utan um orlof starfsfólks

1. Sameiginleg dagatöl

Einfaldasti kosturinn er að byrja á sameiginlegu dagatali. Það gæti bókstaflega verið pappírsdagatal á vegg skrifstofunnar eða, líklegar, þú notar Outlook- eða Google-dagatölin þín. Þau bjóða öll upp á sameiginleg dagatöl sem auðvelt er að setja upp. Þú getur bætt við þínum eigin frídögum og restin af teyminu sér hver er í fríi. Það er einfalt, ókeypis og virkar vel þegar þið eruð fá og samskiptin og skilningurinn góður.

Okkur reyndist það vel meðal stofnendanna, en um leið og við réðum teymi vildi það vita hversu marga frídaga það átti eftir, og við þurftum leið til að samþykkja eða hafna, forðast árekstra og tryggja að allir fengju sanngjarna meðferð með fríið sitt. Þá komu töflureiknarnir til sögunnar!

2. Teams eða Slack

Á einfaldasta stigi er þetta ekki ósvipað því að nota Outlook- eða Google-dagatöl, og þú gætir notað Teams eða Slack á svipaðan hátt. Þó gætirðu líka hafa tekið eftir því að til eru forrit sem þú getur bætt við til að hjálpa þér að halda utan um frí og orlof. Book Time Off er einn kostur sem gerir þér kleift að óska eftir og bóka frí gegnum spjallið í Teams eða Slack (sjáðu hvernig Slack-samþættingin virkar) · það sendir reglulegt yfirlit yfir hverjir eru í fríi og samþykkjendur fá einkaskilaboð til að samþykkja eða hafna bókunum.

Þessi einfalda lausn er fullkomin fyrir fjarvinnufyrirtæki sem eiga samskipti og vinna nú þegar innan þessara rása. Þú getur haldið þig á sama vettvangi og séð um frí þar sem samtalið á sér þegar stað. Innbyggðu kostirnir geta þó verið dálítið takmarkaðir, svo veldu eitthvað sem býður upp á hluti eins og skráningu orlofsréttar og skýrslugerð fyrir allt fyrirtækið. Nema þér sé sérstaklega annt um að halda öllu innan Teams eða Slack færðu líklega meiri virkni út úr netbundnum orlofshugbúnaði fyrir sama verð. Meira um það síðar ...

3. Töflureiknar

Auðmjúki töflureiknirinn er það sem flest fyrirtæki grípa til á einhverjum tímapunkti á fyrstu vaxtarskeiðunum. Þeir eru þínir til að sérsníða, svo þú getur haft þá jafn einfalda eða flókna og þú vilt (eða tæknikunnátta þín leyfir!). Ef þú býrð hann til sjálfur mælum við með að byrja á einföldum tímaási eftir dálkahausunum með teymismeðlimum í hverri röð.

Hafðu formúlurnar einfaldar og takmarkaðu fjölda flipa svo þú tengir ekki of mikið á milli þeirra, því þeir bila alltof auðveldlega. Veldu líka aðgangsstigin að skjalinu til að forðast að margar útgáfur séu vistaðar! Töflureiknirinn okkar dugði okkur vel þar til tvennt gerðist · við náðum um 5 starfsmönnum og vorum með fleiri en einn sem samþykkti frí. Formúlurnar biluðu alltof oft og takmarkaði aðgangurinn þýddi endalausar spurningar frá teyminu um hversu marga daga ég á eftir og hvort einhver sé þegar búinn að bóka X-daginn.

Við þurftum eitthvað sem allir gátu séð, bilaði ekki og gaf kost á að tilnefna samþykkjendur sem fengu tilkynningar til að samþykkja eða hafna fríi. Þá tókum við stökkið yfir í orlofshugbúnað ...

4. Orlofshugbúnaður

Við áttuðum okkur ekki á hversu mikinn tíma og orku orlofstöflureiknirinn tók fyrr en við lögðum hann af. Fyrir stofnendurna voru engar bilaðar formúlur eða árekstrar milli afrita lengur, við gátum samþykkt frí úr símanum hvenær sem var og þurftum ekki að slá dagsetningar inn handvirkt og, það sem mest munaði um, samtölin um hver væri í fríi hvenær eða hversu marga daga fólk ætti eftir hurfu nánast alveg. Einföld atriði eins og að hafa almenna frídaga innbyggða og geta bókað frí í kringum þá án þess að þeir dragist frá orlofsréttinum aðgreindu hann virkilega frá töflureikninum okkar. Teyminu líkaði það vel því það vissi hvar það stóð, hafði einfalt kerfi til að nota og gat skipulagt frí án þess að þurfa að taka það upp á starfsmannasamtölum.

Þegar við smíðuðum Book Time Off vissum við hversu mikilvægt það var að hafa dagatalið, veggtöfluna og samþykktir í lagi. Við vildum líka gefa fyrirtækjum leið til að fylgjast með mynstrum í fríi til að taka tillit til annasamra tímabila og tryggja að starfsfólk fengi það frí sem það þyrfti til að forðast kulnun. Og til að uppfylla allt sem dagatöl eða spjallvettvangar bjóða gerðum við hann þannig að hann samþættist og virki hvar sem þú ert · Outlook, Teams, Slack eða Google.

app.book-time-off.com/team

Sérhæfður hugbúnaður setur allt teymið á eina veggtöflu, þar sem eftirstandandi orlofsréttur hvers og eins uppfærist sjálfkrafa um leið og frí er bókað og samþykkt.

5. HR-heildarkerfi

Fá en mun stærri fyrirtæki gætu haft gagn af því að samþætta orlofsskráninguna sína inn í víðtækara HR-vistkerfi. Þegar þú ferð yfir 100 starfsmenn ferðu að hugsa um eitthvað sem hjálpar þér að halda utan um ráðningarsamninga og launavinnslu, heldur skrá yfir þjálfun og skjalfestir allt sem þú þarft. Flest þessi stærri HR-heildarkerfi hafa orlofsskráningu innifalda, þótt hún sé oftast svipuð (ef ekki einfaldari og takmarkaðri) en sérhæfðu orlofshugbúnaðarkostirnir.

Það er enginn raunverulegur galli hér og þetta eru frábær kerfi, en ef þú þarft ekki allt sem þau bjóða (og fá fyrirtæki með færri en 100 gera það) þá ertu að borga of mikið fyrir hluti sem þú einfaldlega þarft ekki. Orlofsskráning er oft aukaatriði eða viðbót við þessi stærri kerfi, svo okkar reynsla er sú að mörg færa sig yfir í heildarkerfið en halda orlofsskráningunni áfram í upphaflega orlofshugbúnaðinum sínum.

Hvernig standa leiðirnar fimm hlið við hlið?

Hver er besta leiðin til að halda utan um frí fyrir flest fyrirtæki?

Það ræðst aðallega af stærð þinni, en fyrir langflest lítil og meðalstór fyrirtæki með 5 til 100 starfsmenn gefur sérhæfður orlofshugbúnaður · eins og Book Time Off · besta útkomu fyrir lægsta kostnað. Þú færð dagatal, veggtöflu, útreikning orlofsréttar og samþykktarferli innbyggt, auk þess að geta tengt verkfærin sem þú notar nú þegar, eins og Outlook, Teams, Slack eða Google. Bestu kostirnir bæta líka við skýrslugerð svo þú getir komið auga á mynstur í fríi og hjálpað teyminu að forðast kulnun, án nokkurs af kostnaði eða flækju heils HR-kerfis.

Ef þú ert kominn yfir 100 manns eða þarft launavinnslu og ráðningarsamninga meðhöndlaða samhliða fríi þá er heilt HR-kerfi þess virði að borga aukalega fyrir · gríptu bara ekki til þess áður en þú raunverulega þarft það.

Hvað ættirðu að athuga áður en þú velur?

Nokkrar spurningar til að fara í gegnum, hvaða kost sem þú hallast að:

• Hversu margir þurfa að óska eftir eða samþykkja frí, og þarf fleiri en einn að samþykkja?
• Er teymið þitt í fjarvinnu, blandaðri vinnu eða á einni skrifstofu, og þurfa beiðnir að virka úr síma?
• Reiðirðu þig nú þegar á Outlook, Google, Teams eða Slack, og myndirðu vilja að orlofsbeiðnir gerðust inni í þeim verkfærum?
• Hversu marga almenna frídaga heldur landið þitt · eða hver skrifstofa þín, ef þær eru fleiri en ein · og hver ber ábyrgð á að halda þeim lista réttum?
• Um hvað þarftu að gera skýrslur: bara hver er í fríi þessa vikuna, eða þróun yfir árið?
• Er orlofsskráning það eina sem þú þarft, eða þarftu líka launavinnslu, ráðningarsamninga og starfsmannaskrár á sama stað?

Virkar orlofsskráning eins alls staðar í Evrópu?

Aðferðirnar hér að ofan eiga við alls staðar, en smáatriðin undir þeim gera það ekki. Lögbundið lágmarksorlof, hvernig almennir frídagar eru taldir og reglur um yfirfærslu eru mismunandi eftir löndum · stundum umtalsvert, jafnvel milli nágrannalanda. Ef þú starfar á alþjóðavettvangi gæti þetta skipt máli, og Book Time Off gerir þér kleift að velja landið þitt, með þeirri vissu að staðbundnir staðlar séu forstilltir fyrir þig.