La plupart des tableaux de suivi des congés gratuits sont soit trop simples pour suivre une équipe qui grandit, soit trop compliqués à utiliser. Celui-ci repose sur des formules fiables qui ne cassent pas et gère tout ce sur quoi votre tableau actuel trébuche probablement.
Ce que contient le tableur
Il y a sept onglets, dans cet ordre :
| Lisez-moi | Comment ça marche et dans quel ordre le remplir. |
| 1. Configuration | Nom de l’entreprise, période de référence, jours fériés, droit par défaut. |
| 2. Employés | Une ligne par personne. Le droit proratisé se calcule tout seul. |
| 3. Registre des congés | Une ligne par congé. Les jours se calculent automatiquement. |
| 4. Tableau de bord | Résumé par personne avec une barre d’utilisation. |
| 5. Calendrier annuel | L’année en un coup d’œil : une ligne par personne, une colonne par semaine. |
| Jours fériés | Les dates 2026 et 2027 des 11 jours fériés nationaux, plus des lignes jaunes pour l’Alsace-Moselle. Alimente tous les calculs. |
Les formules sont déjà en place : changez une date sur la feuille Configuration et les droits, les jours pris et le calendrier se mettent à jour. Ajoutez une ligne au Registre des congés et le Tableau de bord suit. Aucun élément compliqué qu’un utilisateur normal de tableur ne suivrait pas, ni macros, ni scripts, ni modules complémentaires (on ne sait pas trop ce que c’est non plus !?).
Si une cellule est jaune, vous pouvez la modifier. Si elle est bleue, laissez-la tranquille : elle calcule la réponse pour vous. On a gardé ce code couleur partout pour éviter que quelqu’un casse la feuille et que tout s’écroule !
Si vous préférez éviter les tableurs, les conflits de versions et les formules cassées, lancez plutôt un essai gratuit de Book Time Off. Aucune carte requise, et vous serez opérationnel en 5 minutes.
→ Essai gratuitLa configuration en 5 étapes
Comptez 10 minutes pour une petite équipe. Cinq pour les étapes ci-dessous, cinq pour ajouter vos collaborateurs.
Réglez la période de référence
Sur la feuille 1. Configuration, saisissez la date de début de la période de référence (l’« année de congé » du fichier). La date de fin se calcule toute seule (12 mois plus tard, moins un jour). En France, la période de référence légale court par défaut du 1er juin au 31 mai ; un accord peut la déplacer, mais si rien n’est écrit, c’est elle qui s’applique. Le fichier démarre donc au 1er juin 2026. On en reparle plus bas.
La feuille Configuration · la section période de référence, avec la cellule de saisie en surbrillance.
Vérifiez les jours fériés
La France compte 11 jours fériés nationaux et une seule liste pour presque tout le monde. Une honnêteté au passage : légalement, seul le 1er mai est obligatoirement chômé ; les 10 autres dépendent de votre convention ou de l’usage. En pratique, la plupart des entreprises ferment les 11, et le fichier les traite tous comme non travaillés par défaut. Toutes les dates 2026 et 2027 sont déjà chargées sur la feuille Jours fériés et alimentent automatiquement chaque formule du fichier.
Dans le Bas-Rhin, le Haut-Rhin et la Moselle, deux jours fériés s’ajoutent : le Vendredi saint et la Saint-Étienne (26 décembre), soit 13 au total. La feuille Jours fériés contient des lignes jaunes prévues exprès : saisissez ces dates (elles y sont indiquées) et elles entrent automatiquement dans tous les calculs.
Fixez le droit annuel par défaut
La valeur par défaut est de 25 jours ouvrés. Pourquoi pas 30 ? Parce que le minimum légal, 30 jours, est exprimé en jours ouvrables (du lundi au samedi), alors que ce tableur compte en jours ouvrés (du lundi au vendredi) : 30 jours ouvrables = 5 semaines = 25 jours ouvrés. Même durée de vacances, unité différente. Passez à 27 ou 30 si vous êtes plus généreux, et vous pourrez ajuster personne par personne sur la feuille suivante.
Ajoutez votre équipe
Passez à la feuille 2. Employés. Une ligne par personne. Les colonnes jaunes sont à remplir : nom, date d’arrivée, date de départ (le cas échéant), jours par semaine, droit annuel (en jours ouvrés) et report éventuel. Les colonnes de droite se calculent toutes seules.
Léa est arrivée le 15 août : son droit (19,9) est proratisé. Emma part le 31 décembre, le sien (14,7) aussi.
Enregistrez un congé
Passez à la feuille 3. Registre des congés. Choisissez la personne dans la liste déroulante, le type de congé, les dates de début et de fin, puis le statut. La colonne Jours calcule les jours ouvrés (lundi-vendredi) hors jours fériés français.
La colonne Jours de la ligne 5 renvoie 4 · le 11 novembre est férié, il est exclu automatiquement.
Les jours de maladie, le congé sans solde et le type « Autre » ne réduisent pas le droit annuel. Seules les lignes marquées Congé comptent dans le tableau de bord. Vous pouvez donc tout suivre dans le même registre, arrêts maladie compris.
L’ouvrir dans Google Sheets
Même fichier, et deux minutes chrono.
- Enregistrez le fichier .xlsx sur votre ordinateur.
- Allez sur drive.google.com et importez-le (ou glissez-le dans un dossier).
- Clic droit sur le fichier importé → Ouvrir avec → Google Sheets.
- Google Sheets le convertit. Toutes les formules, listes déroulantes et mises en forme conditionnelles survivent au voyage.
Une fois converti, le fichier vit dans Drive et se partage avec l’équipe comme n’importe quelle feuille. Les codes couleur restent. Les listes déroulantes restent. La formule des jours fériés reste.
Google Sheets a la même limite fondamentale qu’Excel : toute personne qui peut modifier peut tout modifier. Il n’existe pas de mode « chacun ne voit que ses propres congés ». Si c’est important pour vous, il est peut-être temps de passer à un outil de suivi des congés en ligne comme Book Time Off.
Gérer les cas délicats
La règle des 30 jours ouvrables (et le piège des jours ouvrés)
Le Code du travail donne à chaque salarié 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, dans la limite de 30 jours ouvrables par an, soit 5 semaines (art. L3141-3). L’acquisition commence dès le premier jour de travail. Et le piège national : les jours ouvrables comptent du lundi au samedi (6 par semaine), les jours ouvrés du lundi au vendredi (5 par semaine). Une semaine de congé du lundi au vendredi coûte donc 6 jours ouvrables, mais 5 jours ouvrés. Ce tableur compte en jours ouvrés, l’unité que calcule NETWORKDAYS, d’où le droit par défaut de 25 : l’équivalent exact des 30 jours ouvrables légaux. Et les jours fériés s’ajoutent toujours, ils ne sortent jamais du droit annuel.
Deux précisions utiles. D’abord, le droit s’acquiert dès le premier jour : pas d’ancienneté minimale avant de commencer à cumuler. Ensuite, si vos contrats parlent déjà en jours ouvrés (25, 27, 30...), saisissez simplement vos chiffres dans le fichier : lui ne s’occupe que du décompte, pas de votre générosité.
Le temps partiel
Ici, la France fait l’inverse de presque tout le monde : le temps partiel ne réduit pas le nombre de jours de congés. Un salarié à temps partiel acquiert les mêmes 2,5 jours ouvrables par mois, donc les mêmes 30 jours ouvrables par an qu’un temps plein. La subtilité, c’est que le décompte légal se fait aussi en jours ouvrables sur ses semaines de congé, si bien que tout le monde finit avec les mêmes 5 semaines.
Tom : 3 jours par semaine (lun, mar, mer)
Tom travaille 3 jours par semaine.
- Droit légal :
- 30 jours ouvrables, comme un temps plein : en France, le temps partiel n’est pas proratisé
- Ce qu’on saisit :
- 15 jours ouvrés (3 jours posés par semaine × 5 semaines)
- Congé annuel à poser :
- 15 jours dans le tableur
Dans le tableur, mettez le Droit annuel de Tom à 15. Soyons honnêtes : c’est l’équivalent « ouvrés » de la pratique de son contrat, pas la règle légale stricte, qui garde 30 jours ouvrables et décompte aussi les samedis de ses semaines de congé. Les deux aboutissent aux mêmes cinq semaines ; si vous voulez le décompte légal au jour près, gérez Tom en jours ouvrables à part.
Les arrivées en cours d’année
Le tableur proratise automatiquement : le droit d’une année pleine, multiplié par la fraction de la période de référence passée dans l’entreprise. La méthode légale, elle, raisonne en 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif. Les deux se ressemblent beaucoup, mais pas exactement, et on préfère vous le dire.
Léa : arrive le 15 août 2026
Léa arrive le 15 août dans une période de référence juin-mai, avec un droit de 25 jours ouvrés pour une année pleine.
- Méthode légale (2,5 j ouvrables/mois) :
- de la mi-août au 31 mai ≈ 9,5 mois : 9,5 × 2,5 = 23,8 jours ouvrables ≈ 19,8 jours ouvrés
- Méthode du tableur (fraction de la période) :
- 290 / 365 × 25 = 19,9 jours
- Ce qu’affiche le tableur :
- 19,9 jours
Les deux méthodes tombent quasiment au même endroit (19,8 contre 19,9). Si vous voulez appliquer strictement le décompte légal en mois travaillés, écrasez la cellule calculée avec votre chiffre : c’est votre fichier, après tout.
Les départs en cours d’année
Même formule dans l’autre sens : la fraction utilise la période travaillée pendant la période de référence, pas la période entière.
Emma : part le 31 décembre 2026
Emma est arrivée en 2020 et part le 31 décembre. Son droit pour une année pleine est de 25 jours ouvrés.
- Jours dans la période de référence :
- 1er juin 2026 → 31 déc. 2026 = 214 jours
- Fraction :
- 214 / 365 = 0,586
- Droit cette année :
- 25 × 0,586 ≈ 14,7 jours
Les jours acquis et non pris au départ sont payés avec le dernier salaire : c’est l’indemnité compensatrice de congés payés, et elle est obligatoire. Faites le calcul avant le dernier bulletin, pas après.
Le report
Le point qui surprend le plus : en France, par défaut, les congés non pris à la fin de la période de prise sont perdus. Pas de report automatique d’une année sur l’autre. Le report n’existe que si un accord ou l’employeur le prévoit, ou quand le salarié n’a pas pu prendre ses congés à cause d’une absence protégée (maladie, maternité, paternité, adoption). Autrement dit : videz les soldes avant la date butoir, ou écrivez noir sur blanc votre règle maison. Le tableur a une colonne Report qui s’ajoute simplement au droit de l’année, mais uniquement pour les personnes déjà présentes au début de la période de référence.
Les jours fériés
La feuille Jours fériés est préchargée avec les 11 jours fériés nationaux de 2026 et 2027, tirés de Service-Public.fr.
Pour 2026 précisément :
- 11 jours fériés nationaux : Jour de l’An (jeu. 1er janvier), lundi de Pâques (6 avril), Fête du Travail (ven. 1er mai), Victoire de 1945 (ven. 8 mai), Ascension (jeu. 14 mai), lundi de Pentecôte (25 mai), Fête nationale (mar. 14 juillet), Assomption (sam. 15 août), Toussaint (dim. 1er novembre), Armistice (mer. 11 novembre) et Noël (ven. 25 décembre)
- Seul le 1er mai est chômé de droit pour (presque) tout le monde ; les 10 autres dépendent de votre convention ou de l’usage. En pratique, la plupart des entreprises ferment les 11, et le fichier les traite tous comme non travaillés par défaut
- En Alsace-Moselle, comptez-en 13 : le Vendredi saint et la Saint-Étienne (26 décembre) s’ajoutent ; leurs lignes jaunes vous attendent sur la feuille Jours fériés
Quand vous enregistrez un congé qui enjambe un jour férié, le férié est automatiquement exclu du décompte. Posez du lundi 9 au vendredi 13 novembre 2026 : le 11 novembre est férié, le tableur renvoie 4, pas 5. Exactement ce qu’on voit dans le registre plus haut.
C’est là qu’un outil de suivi des congés en ligne prend le relais. Book Time Off intègre les jours fériés français et ne les déduit jamais du solde de personne, suit les jours pris et restants au fil des validations, et applique votre limite de report avec une date butoir. Aucune formule à entretenir.
→ Essai gratuitConseils aux nouveaux employeurs et petites équipes
Si c’est la première fois que vous devez suivre les congés sérieusement, un tableur suffit largement pour commencer. Voici ce qui vous évitera de tout reconstruire dans six mois.
La période de référence est déjà choisie pour vous
En France, le Code du travail a tranché pour vous : la période de référence court par défaut du 1er juin au 31 mai. Un accord d’entreprise ou de branche peut la déplacer, le plus souvent vers l’année civile, mais si rien n’est écrit, c’est juin-mai qui s’applique. Le fichier démarre donc au 1er juin 2026.
Période de référence juin-mai
Pour : C’est le défaut du Code du travail : rien à documenter. Et la logique suit la saison : les droits tout frais tombent juste avant l’été, et la date butoir du 31 mai pousse à solder les compteurs avant la nouvelle saison.
Contre : Personne d’autre ne compte comme ça (la paie, la compta, les impôts), il faudra l’expliquer aux nouveaux.
Année civile (janv.-déc.)
Pour : Facile à retenir, alignée sur la paie et le reste de l’administratif. Beaucoup d’accords d’entreprise la choisissent.
Contre : Valable seulement si un accord ou une convention le prévoit : ne basculez pas par simple habitude. Et si vous basculez, changez la date de début dans le fichier et gardez une trace écrite.
Écrivez la politique noir sur blanc
Une page A4 suffit au début. Elle doit couvrir l’essentiel : combien de jours, quand court la période de référence, le délai de prévenance pour les demandes, ce qui arrive aux jours non pris au 31 mai (par défaut en France : ils sont perdus, sauf accord ou absence protégée), et qui approuve. Service-Public.fr et le Code du travail numérique ont de bonnes pages de référence si vous ne voulez pas partir de zéro.
Désignez un seul responsable
Un tableur à plusieurs propriétaires devient un cauchemar de copies contradictoires. Choisissez une personne responsable de saisir les congés approuvés, de relancer les demandes en attente et de faire la bascule de fin d’année. S’il en faut plusieurs, passez à un outil de suivi en ligne comme Book Time Off.
Communiquez toujours par le même canal
Décidez du canal des demandes de congé (e-mail, message Slack dans #conges, formulaire) et tenez-vous-y. Les demandes orales à la machine à café sont la meilleure façon d’en perdre. Là encore, un outil en ligne comme Book Time Off centralise demandes et validations au même endroit.
Faites le point chaque trimestre
Une fois par trimestre, jetez un œil au Tableau de bord. Cherchez deux choses :
- Les personnes avec trop de solde restant. Quelqu’un qui arrive en octobre avec 18 jours restants ne les utilisera pas. Ayez la conversation tôt, plutôt que de refuser maladroitement un mois complet en décembre !
- Les personnes dans le rouge. Le Tableau de bord passe la cellule Reste en rouge si elle devient négative. Attrapez-le à temps et il n’y aura pas de conversation gênante sur des jours dus.
Anticipez les remplacements, pas seulement les absences
Le Calendrier annuel sert à repérer les collisions tôt. Si trois personnes de la même équipe veulent la dernière semaine d’août, mieux vaut le savoir en mars qu’un 20 août.
Ce que ce tableau fait bien
Gratuit, et il le reste
Pas de compte à rebours d’essai, pas d’incitation à payer dans le fichier.
Les jours fériés sont justes
Les dates 2026 et 2027 des 11 jours fériés sont intégrées, avec des lignes prêtes pour l’Alsace-Moselle.
Il proratise automatiquement
Arrivées et départs en cours d’année, calculés pour vous.
Il marche dans Excel et dans Sheets
Un fichier, deux maisons. Mêmes formules, mêmes listes déroulantes.
Les formules sont lisibles
Pour savoir d’où sort un chiffre, cliquez sur la cellule. Aucune macro cachée.
Il tient pour une petite équipe
Conçu pour environ 30 personnes au maximum. Au-delà, ça devient lourd.
Ce que ce tableau ne peut pas faire
Section honnête. Tous les tableaux de suivi des congés, y compris le nôtre, finissent par se heurter au même mur. Savoir où se trouve le mur à l’avance vous épargnera pas mal de douleur.
Deux personnes qui modifient en même temps, et ça casse
Excel gère mal la co-édition ; Sheets fait mieux mais connaît aussi les écrasements. Le fichier devient « la dernière sauvegarde gagne », ce qui n’est pas un vrai registre.
Pas de demande depuis le téléphone
Le personnel ne peut pas demander un congé depuis son téléphone comme dans une appli RH. Il faut écrire à quelqu’un et attendre.
Pas de vrai circuit d’approbation
« Approuvé » n’est qu’un mot dans une cellule. Aucune trace de qui a approuvé quoi, quand, ni de la demande d’origine.
Des droits d’accès tout ou rien
Vous partagez tout le fichier ou rien. Impossible de dire « Camille voit son solde mais pas celui de Hugo ».
La bascule de fin d’année est manuelle
Copier le fichier, le renommer, vider le registre, reporter les soldes, changer l’année. Facile à oublier, facile à rater.
Aucune notification ni rappel
Personne n’est prévenu automatiquement quand une demande est déposée, approuvée ou en conflit avec le congé d’un collègue.
Les droits sont une photo, pas un flux
Le tableur montre le droit de toute la période de référence. Il ne verse pas 2,5 jours ouvrables par mois comme le fait la loi, ce qui compte si une recrue part peu après son arrivée.
Quand vous saurez qu’il est temps de passer à autre chose
On ne va pas transformer ce guide en argumentaire de vente, mais les limites du suivi sur tableur sont bien réelles. D’expérience, à partir de quatre personnes dans l’équipe, voilà ce qui commence à arriver :
- Des malentendus « je croyais avoir posé ce jour ».
- Le responsable du fichier est en vacances et personne d’autre ne le retrouve.
- Deux personnes modifient le fichier le même après-midi et une des deux versions disparaît.
- Vous avez passé le cap des 15-20 salariés et les lignes deviennent illisibles.
- Plusieurs managers approuvent des congés sans aucun moyen de rester synchronisés.
- La bascule de fin d’année a pris une demi-journée et vous avez trouvé trois erreurs après coup.
- Vous voulez que chacun puisse voir son solde sans avoir à demander.
- Vous commencez à penser récupération, contrats en heures ou horaires postés.
Si plusieurs points ci-dessus vous parlent et que vous hésitez entre le fichier gratuit et un logiciel de gestion des congés, lancez un essai gratuit de Book Time Off. Aucune carte requise, vous êtes installé en quelques minutes : rien à perdre.
→ Essai gratuitSources
| Quoi | Où |
|---|---|
| Congés payés : 2,5 jours ouvrables par mois, 30 par an | Légifrance · Code du travail, art. L3141-3 · Vérifié en juillet 2026 |
| Période de référence, prise et report des congés payés | Service-Public.fr · Congés payés du salarié · Vérifié en juillet 2026 |
| Jours fériés dans le secteur privé | Service-Public.fr · Jours fériés et ponts · Vérifié en juillet 2026 |