La mayoría de las plantillas gratuitas de control de vacaciones son o demasiado simples para un equipo que crece, o tan complicadas que no hay quien las use. Esta tiene fórmulas fiables que no se rompen y resuelve justo las cosas en las que tu hoja actual probablemente ha fallado.
Qué hay dentro de la plantilla
Hay siete hojas, en este orden:
| Léeme | Cómo funciona el archivo y en qué orden rellenarlo. |
| 1. Configuración | Nombre de la empresa, año de vacaciones, festivos, asignación por defecto. |
| 2. Empleados | Una fila por persona. El derecho prorrateado se calcula solo. |
| 3. Registro de ausencias | Una fila por cada ausencia. Los días se calculan solos. |
| 4. Panel | Resumen por persona con barra de uso. |
| 5. Calendario anual | Todo el año en una cuadrícula: las filas son personas y las columnas, semanas. |
| Días festivos | Nacionales de 2026 y 2027 precargados, más filas amarillas para tu comunidad y tu municipio. Alimentan todos los cálculos. |
Todas las fórmulas vienen montadas: cambias una fecha en la hoja Configuración y los derechos, los días usados y el calendario se recalculan solos. Añades una fila al Registro de ausencias y el Panel cambia. No hay nada de eso que un usuario normal de hojas de cálculo no seguiría: ni macros, ni scripts, ni complementos (¡nosotros tampoco tenemos muy claro qué son!).
Si una celda es amarilla, puedes cambiarla. Si es azul, déjala en paz: ella calcula el resultado por ti. Seguimos este código en todo el archivo para que nadie rompa las fórmulas sin querer ¡y se venga todo abajo!
Si lo que quieres es evitar del todo las hojas de cálculo, los líos de versiones y las fórmulas rotas, abre una prueba gratuita de Book Time Off. No hace falta tarjeta y en 5 minutos estás en marcha.
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Elige tu año de vacaciones
En la hoja 1. Configuración pon la fecha de inicio del año de vacaciones. La de fin se calcula sola (12 meses después menos un día). En España esto viene decidido de casa: las vacaciones legales se computan por año natural, así que deja el 1 de enero. Por qué no conviene inventar, más abajo.
La hoja Configuración · sección del año de vacaciones, con la celda de entrada resaltada.
Configura tus festivos
En España los festivos son hasta 14 al año y se montan en capas: los nacionales, los de tu comunidad autónoma y hasta 2 locales que fija tu ayuntamiento. Por eso no existe «la lista de festivos de España»: existe la de tu municipio. La plantilla trae precargados los nacionales de 2026 comunes a todo el país (y las fechas nacionales fijas de 2027) y deja 8 filas amarillas en la hoja Días festivos para que añadas los de tu comunidad y tu pueblo. Dos minutos con el calendario de tu comunidad y listo: todo se descuenta solo en cada fórmula del archivo.
Si tienes a media plantilla en Sevilla y la otra media en Barcelona, cada persona se rige por los festivos de donde trabaja, y esas listas no coinciden. Lo más sencillo en una hoja de cálculo: carga solo los festivos que compartís y ajusta a mano los días que difieran, o lleva un archivo por oficina. Por cierto, también hacemos una versión británica de esta plantilla.
Fija la asignación anual por defecto
El valor por defecto es 22 días laborables, el equivalente práctico del mínimo legal de 30 días naturales (artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores) para una semana de lunes a viernes, sin contar festivos, que van siempre aparte. ¿Tu convenio da más? Súbelo. En la siguiente hoja puedes ajustar el número persona a persona.
Añade a tu equipo
Pasa a la hoja 2. Empleados. Cada persona tiene una fila. Las columnas amarillas las rellenas tú: nombre, fecha de alta, fecha de salida (si la hay), días por semana, asignación y el arrastre del año pasado si existe. Las columnas de la derecha se calculan solas.
Fíjate en que Elena entró en febrero, así que su derecho (19,3) está prorrateado. Emma se va en septiembre, así que el suyo (18,7) también.
Registra la primera ausencia
Pasa a la hoja 3. Registro de ausencias. Elige a la persona en el desplegable, escoge el tipo de ausencia, pon las fechas de inicio y fin y marca el estado. La columna Días calcula los días laborables de ausencia (de lunes a viernes) descontando los festivos de tu hoja.
La columna Días en la fila 5 devuelve 4 · el festivo nacional de Semana Santa es el Viernes Santo (3 de abril), así que del 7 al 10 es simplemente de martes a viernes: 4 días. ¿Tu comunidad celebra el Lunes de Pascua (6 de abril)? Añádelo a la hoja Días festivos y el recuento se ajusta solo.
Las bajas, las ausencias sin sueldo y los tipos «otro» no restan del saldo de vacaciones. Al Panel solo llegan las entradas de tipo Vacaciones. Así puedes usar el mismo registro para tenerlo todo controlado.
Abrirla en Google Sheets
Es el mismo archivo y te llevará dos minutos.
- Guarda el archivo .xlsx en tu ordenador.
- Entra en drive.google.com y súbelo (o arrástralo a una carpeta).
- Clic derecho en el archivo subido → Abrir con → Hojas de cálculo de Google.
- Google Sheets lo convierte. Las fórmulas, los desplegables y el formato condicional sobreviven al viaje.
Una vez convertido, el archivo vive en Drive y puedes compartirlo con el equipo como cualquier otra hoja. Los colores se quedan. Los desplegables se quedan. La fórmula de los festivos se queda.
Google Sheets tiene el mismo límite de fondo que Excel: quien puede editar, puede editarlo todo. No existe un modo «cada uno ve solo sus vacaciones» por filas. Si eso te importa, merece la pena mirar un control de vacaciones online como Book Time Off.
Los puntos delicados
La regla de los 30 días naturales (y la trampa de los laborables)
Las vacaciones legales en España son como mínimo 30 días naturales por año para casi todo el mundo (artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores), o lo que fije tu convenio colectivo, que solo puede mejorar esa cifra. Y aquí llega LA trampa española: ¿en qué unidad cuentas? Los días naturales incluyen los 7 días de la semana; los días laborables, solo los que se trabajan. 30 naturales equivalen a unos 22 laborables en una semana de lunes a viernes.
La plantilla trabaja en días laborables (22 por defecto), porque su fórmula cuenta de lunes a viernes y salta los festivos. Otra regla que sorprende: las vacaciones no se pueden sustituir por dinero mientras el contrato siga vivo; solo los días pendientes al terminar el contrato se pagan, en el finiquito. Así que la cifra que te importa es esta: al menos 30 días naturales, o lo que diga tu convenio.
Jornada parcial
Sorpresa española: trabajar a jornada parcial no reduce las vacaciones. Siguen siendo al menos 30 días naturales. Lo que cambia es cuántos de esos días caen en días que de verdad se trabajan, y eso es lo que apuntas en una plantilla que cuenta laborables.
Iván: 3 días por semana (lunes, martes y miércoles)
Iván trabaja 3 días por semana.
- Equivalente a jornada completa:
- 22 días laborables
- Fracción de semana:
- 3 / 5
- En días de trabajo de Iván:
- 22 × 3/5 = 13,2
- Asignación en la plantilla:
- 13 días
Pon a Iván una Asignación anual de 13. Su convenio puede fijar otra cifra o redondear a su favor: compruébalo. La columna Días del registro solo contará los días de trabajo que reserve de verdad.
Altas a mitad de año
La plantilla prorratea sola: calcula la asignación de año completo y la multiplica por la fracción del año que la persona está en plantilla. La práctica habitual en España prorratea por meses completos (dozavas partes); el método por días de la plantilla aterriza a una décima del mismo resultado, y para llevar el control sobra.
Elena: entra el 15 de febrero de 2026
Elena entra el 15 de febrero en un año que va de enero a diciembre. Su asignación de año completo es de 22 días laborables.
- Días desde el alta hasta fin de año:
- 15/02/2026 → 31/12/2026 = 320 días
- Días del año completo:
- 365
- Fracción de prorrateo:
- 320 / 365 = 0,877
- Derecho este año:
- 22 × 0,877 ≈ 19,3 días
Salidas a mitad de año
La misma fórmula al revés. La fracción usa el tiempo trabajado dentro del año, no el año entero.
Emma: se va el 30 de septiembre de 2026
Emma entró en 2020 y se marcha el 30 de septiembre. Su asignación de año completo es de 25 días.
- Días trabajados este año:
- 01/01/2026 → 30/09/2026 = 273 días
- Fracción de prorrateo:
- 273 / 365 = 0,748
- Derecho este año:
- 25 × 0,748 ≈ 18,7 días
Los días que Emma no haya disfrutado se le pagan con el finiquito: es la única situación en la que la ley permite convertir vacaciones en dinero. ¿Que se va pasada de días? Descontarlo de la última nómina es terreno resbaladizo: revisa contrato y convenio antes de tocar nada.
Arrastrar días al año siguiente (y los 2 meses de aviso)
Primero, una peculiaridad española muy honesta: el calendario de vacaciones se fija en la empresa y cada persona tiene derecho a conocer sus fechas al menos 2 meses antes de empezar a disfrutarlas (artículo 38.3 del Estatuto). Si hoy tu sistema es «ya lo iremos viendo», la ley te está pidiendo planificar de verdad, y para eso una plantilla como esta ya te salva.
Sobre el arrastre: las vacaciones se disfrutan dentro del año natural y, en principio, lo que no se usa se pierde, salvo que tu convenio o un pacto interno permita otra cosa. Las excepciones que marca la ley: si coinciden con una incapacidad temporal se pueden disfrutar después (en el caso general, hasta 18 meses desde el final del año en que se generaron), y si coinciden con la maternidad o el nacimiento se conservan aunque el año haya terminado. La plantilla tiene una columna Arrastre del año pasado que simplemente se suma al derecho de este año, pero solo a quien ya estaba en plantilla el 1 de enero.
Festivos
La hoja Días festivos trae precargados los festivos nacionales de 2026 que se celebran en toda España, según el calendario laboral oficial publicado en el BOE. Pero ojo a LA segunda trampa española: los festivos son hasta 14 al año y se deciden en tres capas: nacionales, autonómicos y hasta 2 locales de tu ayuntamiento. Ninguna lista única vale para todo el país.
Para 2026 en concreto:
- 8 festivos comunes en toda España: 1 y 6 de enero, Viernes Santo (3 de abril), 1 de mayo, 15 de agosto (cae en sábado y no se traslada), 12 de octubre, 8 de diciembre y Navidad
- El Jueves Santo (2 de abril) es festivo en toda España salvo en Cataluña y la Comunidad Valenciana
- El 1 de noviembre y el 6 de diciembre caen en domingo: ambos son festivos nacionales; varias comunidades los trasladan al lunes siguiente (2 de noviembre y 7 de diciembre). Comprueba el calendario de tu comunidad y añade lo que te toque en las filas amarillas
Cuando registras una ausencia que pisa un festivo, el festivo se excluye solo del recuento de días. Para 2027 van cargadas únicamente las fechas nacionales fijas: el calendario laboral oficial de 2027 aún no está publicado en el BOE, así que confírmalo cuando salga.
Para eso está pasarse a un control de vacaciones online. Book Time Off lleva los festivos integrados y no se los descuenta a nadie del saldo, calcula los días usados y los restantes con cada aprobación y controla el límite de arrastre con fecha de caducidad. Sin fórmulas que mantener.
→ Prueba gratisQué tener en cuenta si empiezas a tener empleados
Si es la primera vez que llevas el control de vacaciones en serio, una hoja de cálculo es más que suficiente para empezar. Aquí van las cosas que te salvarán de reconstruirla dentro de seis meses.
El año de vacaciones te lo ha elegido la ley
En España no tienes que darle vueltas, al contrario que en otros países: las vacaciones legales se computan por año natural, y punto. El derecho, el disfrute «dentro del año» y el finiquito giran todos alrededor de enero a diciembre. De vez en cuando alguien se plantea que «a cada persona le corra su año desde el alta»; con mejoras por encima del convenio es técnicamente posible, pero los números legales no te cuadrarán jamás. ¡No te lo hagas a ti mismo!
Año natural (enero a diciembre)
A favor: Es el año del propio Estatuto: el mínimo legal, el «se disfruta dentro del año» y los finiquitos cuadran sin conversiones. Y con las Navidades al final, la gente apura su saldo.
En contra: Avalancha de peticiones en diciembre.
Años por aniversario de alta
A favor: Parece justo: cada persona tiene sus 12 meses.
En contra: Los números legales nunca te cuadrarán con el año natural del Estatuto. Cada persona termina su año en una fecha distinta, el arrastre es invigilable y auditarlo es una pesadilla.
Pon las reglas por escrito
Una cara de A4 basta al principio. Tiene que cubrir lo básico: cuántos días, que el año va de enero a diciembre, con cuánta antelación se pide (recuerda que la ley obliga a que cada persona conozca sus fechas al menos 2 meses antes), qué pasa con los días sin disfrutar a fin de año, cómo se trata una baja en mitad de las vacaciones y quién aprueba. Empieza por tu convenio colectivo: la mitad de las respuestas ya están escritas ahí.
Nombra a una única persona responsable
Una hoja de cálculo con varios dueños se convierte en una pesadilla de copias en conflicto. Elige a una persona que registre las ausencias aprobadas, persiga las pendientes y pase el archivo al año nuevo en diciembre. ¿Tienen que ser varias? Entonces usa un control online como Book Time Off.
Las solicitudes, siempre por el mismo canal
Acordad un único canal para pedir vacaciones (correo, un mensaje en el chat de la empresa, un formulario) y no os salgáis de ahí. Las peticiones de palabra junto a la máquina de café son exactamente lo que acaba perdiéndose. También aquí un gestor online como Book Time Off reúne solicitudes y aprobaciones en un solo sitio.
Échale un ojo al Panel cada trimestre
Una vez al trimestre, mira el Panel. Busca dos cosas:
- Gente con demasiado saldo. Si alguien llega a octubre con 18 días pendientes, no los va a disfrutar. Habla con esa persona pronto, ¡mejor que rechazar con apuro un diciembre entero! Y recuerda: los días que no se disfrutan dentro del año, en principio, se pierden.
- Gente en números rojos. El Panel pinta la celda Quedan de rojo cuando baja de cero. Si lo pillas a tiempo, no hay conversación incómoda sobre días debidos.
Planifica la cobertura, no solo la ausencia
El Calendario anual sirve para ver los choques con tiempo. Si tres personas del mismo equipo quieren la última semana de agosto, más te vale saberlo en marzo, no el 20 de agosto.
Lo que esta plantilla hace bien
Es gratis, y lo seguirá siendo
Sin periodo de prueba, sin avisos de pago dentro del archivo.
Los festivos, bien resueltos
Nacionales de 2026 y 2027 cargados, más filas para tu comunidad y tu municipio.
Prorratea automáticamente
Las altas y salidas a mitad de año se calculan solas.
Funciona en Excel y en Sheets
Un archivo, dos casas. Mismas fórmulas. Mismos desplegables.
Las fórmulas se pueden leer
¿Quieres saber de dónde sale un número? Haz clic en la celda. Sin macros ocultas.
Aguanta un equipo pequeño
Pensada para hasta unos 30 empleados. A partir de ahí se vuelve inmanejable.
Lo que esta plantilla no puede hacer
Sección honesta. Todo control de vacaciones en hoja de cálculo, el nuestro incluido, acaba chocando contra el mismo muro. Saber de antemano dónde está el muro te ahorra mucho dolor.
Dos personas a la vez la rompen
Excel colabora a medias; Sheets es mejor, pero las sobrescrituras siguen pasando. El archivo acaba en «gana el último que guarda», que no es lo mismo que un registro fiable.
Sin solicitudes desde el móvil
Tu equipo no puede pedir vacaciones desde el teléfono como en una app. Tienen que escribir a alguien y esperar.
Sin flujo de aprobación
«Aprobado» es solo una palabra en una celda. No queda rastro de quién aprobó qué, cuándo, ni de cómo era la petición antes.
Permisos de todo o nada
O compartes el archivo entero o no lo compartes. No existe «Lucía ve su saldo pero no los datos de los demás».
El cambio de año es manual
Copiar el archivo, renombrarlo, vaciar el registro, arrastrar los saldos y cambiar el año. Fácil de olvidar, fácil de liarla.
Sin avisos ni recordatorios
Nadie recibe un aviso automático cuando llega una petición, se aprueba o choca con las vacaciones de un compañero.
El derecho es una foto fija, no un número vivo
La plantilla muestra el derecho del año completo. No lo va goteando mes a mes como el devengo real, y eso importa si alguien se marcha poco después de entrar.
Cómo sabrás que ha llegado el momento de dar el salto
No vamos a convertir esto en una charla de ventas, pero los límites de la hoja de cálculo son evidentes. Por experiencia, a partir de un puñado de personas en el equipo empiezan a pasar estas cosas:
- Aparecen malentendidos del tipo «yo pensaba que lo tenía aprobado».
- La persona responsable del archivo está de vacaciones y nadie más lo encuentra.
- Dos personas tocan el archivo la misma tarde y los cambios de una desaparecen.
- Habéis pasado de 15 o 20 empleados y las filas ya no hay quien las lea.
- Aprueban varios responsables y no hay forma de mantenerlos sincronizados.
- El cambio de año os llevó media jornada y aun así aparecieron tres errores.
- Quieres que cada persona vea su saldo sin tener que preguntar.
- Empiezas a pensar en bolsas de horas, turnos o jornadas irregulares.
Si te has reconocido en algo de lo anterior y estás sopesando el archivo gratuito frente a un software de control de vacaciones, abre una prueba gratuita de Book Time Off. No hace falta tarjeta y en unos minutos lo tienes montado, así que de verdad no hay nada que perder.
→ Prueba gratisFuentes
| Qué | Dónde |
|---|---|
| Vacaciones anuales · Estatuto de los Trabajadores, artículo 38 | Estatuto de los Trabajadores (BOE) · Verificado en julio de 2026 |
| Calendario laboral 2026 (fiestas laborales) | Resolución de fiestas laborales 2026 (BOE) · Verificado en julio de 2026 |
| Ministerio de Trabajo y Economía Social | mites.gob.es · Verificado en julio de 2026 |