Die meisten Unternehmen erfassen die Ferien ihrer Mitarbeiter je nach Grösse auf vier Arten. Am Anfang steht ein gemeinsamer Kalender für zwei, drei Leute, dann kommt eine Excel-Tabelle, danach eine spezialisierte Feriensoftware und schliesslich, wenn man über 100 Mitarbeiter hinauswächst, vielleicht eine komplette HR-Suite. Die allermeisten Teams zwischen 5 und 100 Leuten nutzen eine einfache Feriensoftware, weil sie günstig ist und genau die Kopfschmerzen beseitigt, die eine Tabelle mit sich bringt. Dieser Leitfaden vergleicht fünf verschiedene Optionen, damit Sie sehen, was am besten zu Ihrem Team passt.
Was auch immer der Auslöser war, dieser Leitfaden geht alle Optionen durch, vom schlichten Kalender bis zur kompletten HR-Suite, damit Sie sehen, was jetzt zu Ihrem Team passt.
Unsere eigene Geschichte mit der Ferienerfassung
Als wir unser Unternehmen gegründet haben, war das Letzte, woran wir dachten, das Genehmigen von Ferienanträgen oder das Nachhalten von Feriensalden. Es wirkte nebensächlich. Aber sobald wir Leute einstellten, wurde schnell klar, wie wichtig ihnen das war. Sie wollten wissen, wie viele Tage sie hatten, und diese möglichst reibungslos nehmen können. Uns war klar, wie viel ein zufriedenes, engagiertes Team wert ist, und so wurde aus etwas vermeintlich Nebensächlichem plötzlich ein grosses Thema!
Zu zweit war es einfach: Wir sagten es einander und trugen es in den Kalender ein. Kein Problem. So einfach blieb es sogar, als wir digital wurden und die Termine gegenseitig in unsere Outlook-Kalender eintrugen.
Dann stellten wir eine Handvoll Leute ein, und damit kam die Excel-Tabelle ins Spiel. Das funktionierte, bis wir siebzehn verschiedene Versionen gespeichert hatten, die meisten Formeln mindestens einmal kaputtgegangen waren und niemand mehr wusste, wie man irgendetwas davon repariert. Zeit für den nächsten Wechsel...
Wir stiegen auf eine Online-Feriensoftware um, und das war der grösste Sprung. Wir konnten in jedem Team festlegen, wer Ferien genehmigt, Anträge mit ein, zwei Klicks freigeben oder ablehnen und auf einen Blick sehen, wer frei hatte und wem noch Tage blieben. Vor allem ging nichts mehr kaputt wie in unserer Tabelle, und unsere Führungskräfte mussten nicht länger Hunderte Ferienanfragen beantworten, die man leicht übersah oder falsch beantwortete. Effizient, einfach und wirksam.
Der nächste grosse Schritt kam erst, als wir deutlich grösser waren. Jenseits von 100 Leuten war es sinnvoll, auf eine richtige HR-Suite zu wechseln, die sich mit der Lohnabrechnung verzahnte, Personaldokumente sicher speicherte und bei Verträgen und Arbeitsrecht half. Die Ferienerfassung selbst änderte sich kaum, wir brauchten nur mehr drumherum. Umfangreichere Software, aber für die Ferienerfassung keine grosse Umstellung.
Jedes Unternehmen ist natürlich anders. Mit guter Kommunikation kommen Sie mit einem Kalender vermutlich länger aus als wir, und wenn Sie ein echter Excel-Profi sind, trägt Sie die Tabelle womöglich jahrelang. Trotzdem wären wir überrascht, wenn der Nutzen einer Feriensoftware im Verhältnis zu ihren geringen Kosten nicht für die allermeisten Unternehmen am besten aufginge.
Die 5 besten Wege, die Ferien im Blick zu behalten
1. Gemeinsame Kalender
Die einfachste Option ist, mit einem gemeinsamen Kalender anzufangen. Das kann buchstäblich ein Papierkalender an der Bürowand sein oder, wahrscheinlicher, Ihr Outlook- oder Google-Kalender. Alle bieten gemeinsame Kalender, die sich leicht einrichten lassen. Sie tragen Ihre eigenen freien Tage ein, und der Rest des Teams sieht, wer frei hat. Das ist einfach, kostenlos und funktioniert gut, wenn Sie zu wenigen sind und gut miteinander reden.
Bei uns lief das prima, solange es nur die Gründer waren. Sobald wir aber ein Team einstellten, wollten die wissen, wie viele Ferientage ihnen noch blieben, und wir brauchten eine Möglichkeit, zu genehmigen oder abzulehnen, Überschneidungen zu vermeiden und dafür zu sorgen, dass bei den Ferien jeder fair zum Zug kam. Und damit kam die Excel-Tabelle ins Spiel!
Ein gemeinsamer Kalender zeigt, wer frei hat, aber nicht, wie viele Tage jemandem noch bleiben, und nichts hält zwei Leute davon ab, dieselbe Woche zu buchen.
| Am besten für | Sehr kleine Teams (zwei bis vier Leute) an einem Standort, bei denen eine Person die Ferien aller informell genehmigt. |
| So richten Sie es ein | Legen Sie einen gemeinsamen Kalender in Outlook, Google Kalender oder Ähnlichem an. Fügen Sie jede Person als Bearbeiter hinzu und einigen Sie sich auf eine Farbe oder Kennzeichnung für "in den Ferien". |
| Vorteile | Kostenlos. Alle haben das Werkzeug bereits. Kein neues Login zu merken. |
| Nachteile | Kein Nachweis, wie viele Tage jemandem noch bleiben. Kein Genehmigungsschritt, Überschneidungen fallen also erst auf, wenn jemand schon Flüge gebucht hat. Nichts verhindert, dass Einträge gelöscht oder doppelt vergeben werden. Skaliert nicht über eine Handvoll Leute hinaus. |
2. Teams oder Slack
Im Grunde unterscheidet sich das nicht gross von Outlook- oder Google-Kalendern, und Sie könnten Teams oder Slack auf ähnliche Weise nutzen. Vielleicht ist Ihnen aber auch aufgefallen, dass es Apps gibt, die Sie hinzufügen können, um beim Erfassen von Ferien und Abwesenheiten zu helfen. Book Time Off ist eine solche Option: Sie beantragen und buchen Ferien direkt über den Chat in Teams oder Slack (so funktioniert die Slack-Integration). Es liefert regelmässig eine Übersicht, wer frei ist, und die genehmigenden Personen erhalten DMs, um Buchungen anzunehmen oder abzulehnen.
Diese einfache Lösung ist perfekt für verteilte Unternehmen, die ohnehin in diesen Kanälen kommunizieren und arbeiten. Sie bleiben auf der Plattform und regeln die Ferien genau dort, wo das Gespräch ohnehin stattfindet. Die eingebauten Bordmittel sind allerdings oft etwas begrenzt, wählen Sie also etwas, das Dinge wie Saldoführung und unternehmensweite Auswertungen bietet. Solange Sie nicht unbedingt alles nativ in Teams oder Slack halten wollen, holen Sie zum selben Preis vermutlich mehr aus einer Online-Feriensoftware heraus. Dazu später mehr...
Ist die Book Time Off App verbunden, erhalten die genehmigenden Personen eine Slack-DM mit Genehmigen- und Ablehnen-Schaltflächen für einen Klick, genau dort, wo das Team ohnehin arbeitet.
| Am besten für | Teams, die den ganzen Tag in Teams oder Slack leben und einen leichtgewichtigen Weg wollen, um zu sehen, wer frei ist, ohne alle bitten zu müssen, sich irgendwo neu anzumelden. |
| So richten Sie es ein | Installieren Sie eine Ferien-App oder einen Bot aus dem passenden App-Store, verbinden Sie ihn mit dem Kanal Ihres Teams und legen Sie fest, wer Anträge genehmigen darf. |
| Vorteile | Kein zusätzliches Login. Anträge und Genehmigungen passieren dort, wo das Gespräch ohnehin ist. Schnell für kleine Teams. |
| Nachteile | Die meisten Bordmittel sind einfach gehalten. Die Saldoführung ist oft begrenzt oder fehlt ganz, und unternehmensweite Auswertungen gibt es kaum. Wenn Sie irgendwann von Teams oder Slack weggehen, zieht Ihre Ferienhistorie meist nicht mit um. |
3. Excel-Tabellen
Die gute alte Excel-Tabelle ist für die meisten Unternehmen irgendwann in der frühen Wachstumsphase das Mittel der Wahl. Sie gehört Ihnen und lässt sich anpassen, Sie können sie also so einfach oder so kompliziert bauen, wie Sie mögen (oder wie es Ihre technischen Fähigkeiten zulassen!). Wenn Sie sie selbst bauen, empfehlen wir, mit einer einfachen Zeitleiste in den Spaltenüberschriften zu beginnen und die Teammitglieder in die Zeilen zu setzen.
Halten Sie die Formeln simpel und die Zahl der Tabellenblätter klein, damit Sie nicht zu viel zwischen ihnen verknüpfen, denn das geht viel zu leicht kaputt. Legen Sie auch die Freigabestufen fest, damit nicht mehrere Versionen gespeichert werden! Unsere Tabelle hat uns gute Dienste geleistet, bis zwei Dinge passierten: Wir kamen auf etwa fünf Mitarbeiter, und wir hatten mehr als eine genehmigende Person. Die Formeln gingen viel zu oft kaputt, und der eingeschränkte Zugriff bedeutete pausenlose Fragen aus dem Team, wie viele Tage habe ich noch und hat jemand das Datum X schon gebucht.
Wir brauchten etwas, das jeder sehen konnte, das nicht kaputtging und das die Möglichkeit bot, genehmigende Personen zu benennen, die Hinweise bekamen, um Ferien freizugeben oder abzulehnen. Da wagten wir den Sprung zur Feriensoftware...
Dieselbe Tabelle, ein paar Monate und ein paar Bearbeiter später: eine kaputte Formel, zwei Versionen im Umlauf und niemand weiss, wessen Ferien eigentlich genehmigt sind.
| Am besten für | Kostenbewusste Teams bis etwa fünf Leute, mit einer sicheren Person, die die Tabelle betreut und pflegt. |
| So richten Sie es ein | Bauen Sie ein Tabellenblatt pro Person oder ein gemeinsames Raster, mit Formeln, die genutzte und verbleibende Tage berechnen, und tragen Sie Anträge von Hand ein. |
| Vorteile | Kostenlos oder sehr günstig. Voll anpassbar. Funktioniert offline. |
| Nachteile | Formeln gehen kaputt, oft unbemerkt. Mehrere gespeicherte Versionen führen zu widersprüchlichen Angaben. Es gibt keinen mobilen Weg, Ferien zu beantragen, keinen Genehmigungsverlauf, und meist wird eine Person zum Nadelöhr, das die Tabelle aktuell halten muss. |
4. Feriensoftware
Uns war gar nicht klar, wie viel Zeit und Energie unsere Ferientabelle verschlang, bis wir sie hinter uns liessen. Für die Gründer gab es keine kaputten Formeln und keinen Kopierärger mehr, wir konnten Ferien jederzeit vom Handy aus genehmigen und mussten die Daten nicht mehr von Hand eintragen, und vor allem verschwanden die Gespräche darüber, wer wann frei ist oder wie viele Tage jemandem bleiben, praktisch von selbst. Die einfachen Dinge, etwa dass die gesetzlichen Feiertage bereits eingetragen waren und man drumherum Ferien buchen konnte, ohne dass sie vom Anspruch abgingen, hoben es deutlich von unserer Tabelle ab. Das Team liebte es, weil jeder wusste, woran er war, ein einfaches System hatte und Ferien planen konnte, ohne es im Vier-Augen-Gespräch ansprechen zu müssen.
Als wir Book Time Off gebaut haben, wussten wir, wie wichtig es ist, Kalender, Team-Übersicht und Genehmigungen richtig hinzubekommen. Wir wollten Unternehmen ausserdem einen Weg geben, Muster im Ferienverhalten zu erkennen, um Stosszeiten einzuplanen und dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter die nötige Erholung bekommen und einem Ausbrennen vorbeugen. Und um alles abzudecken, was man von Kalendern oder Chat-Plattformen kennt, haben wir dafür gesorgt, dass es sich überall einfügt, wo Sie arbeiten: Outlook, Teams, Slack oder Google.
Spezialisierte Software bringt das ganze Team in eine Übersicht, mit dem Restsaldo jeder Person, der sich automatisch aktualisiert, sobald Ferien gebucht und genehmigt werden.
| Am besten für | Wachsende Teams von etwa 5 bis 100 Leuten, die ein richtiges System wollen, ohne für eine komplette HR-Suite zu zahlen, die sie nicht nutzen. |
| So richten Sie es ein | Registrieren, Standard-Ferienanspruch festlegen, Team einladen und die Kalender- oder Chat-Werkzeuge verbinden, die Sie ohnehin nutzen. |
| Vorteile | Alles an einem Ort: Kalender, Team-Übersicht, Genehmigungen, Saldoführung und Auswertungen. Die gesetzlichen Feiertage sind meist automatisch eingebaut, niemand muss also daran denken, sie einzutragen. Eigens für Ferien gebaut, sodass nichts durchrutscht. |
| Nachteile | Sehr wenige. Achten Sie nur darauf, eine zu wählen, bei der fortgeschrittene Funktionen wie Auswertungen und Integrationen bereits im Grundpreis enthalten sind. |
Das ist kein Mockup. Laden Sie Ihr Team ein, verbinden Sie Outlook, Teams, Slack oder Google, und jeder sieht, wer frei ist und wie viele Tage ihm noch bleiben. Genehmigungen kosten einen Klick oder passieren direkt aus einer Slack-DM, und die gesetzlichen Feiertage sind bereits drin. Richten Sie es ein und sehen Sie schon in wenigen Minuten auf einen Blick, wer frei ist.
→ Gratis testen5. HR-Suiten
Eine kleine Zahl deutlich grösserer Organisationen profitiert womöglich davon, ihre Ferienerfassung in ein umfassenderes HR-Ökosystem einzubinden. Jenseits von 100 Mitarbeitern fangen Sie an, über etwas nachzudenken, das Sie bei Verträgen und Lohnabrechnung unterstützt, Schulungen protokolliert und alles Nötige dokumentiert. Die meisten dieser grösseren HR-Suiten bringen eine Ferienerfassung mit, die aber weitgehend dieselbe ist (wenn nicht sogar schlichter und begrenzter) als die spezialisierten Feriensoftware-Optionen.
Einen echten Nachteil gibt es hier nicht, und es sind grossartige Werkzeuge. Aber wenn Sie nicht alles brauchen, was sie bieten (und das tun nur wenige Unternehmen unter 100 Leuten), zahlen Sie drauf für Dinge, die Sie schlicht nicht benötigen. Die Ferienerfassung ist bei diesen grösseren Suiten oft nur ein Nebenschauplatz oder Anbau, und unserer Erfahrung nach steigen viele zwar auf die Suite um, behalten die Ferien aber trotzdem in ihrer ursprünglichen Feriensoftware.
In einer kompletten HR-Suite ist die Ferienerfassung eines von vielen Modulen: stark, wenn Sie Lohnabrechnung, Verträge und Akten an einem Ort brauchen, überdimensioniert, wenn es Ihnen eigentlich nur um Ferien geht.
| Am besten für | Unternehmen jenseits von etwa 100 Mitarbeitern oder jeder Betrieb, der Lohnabrechnung, Verträge und Personalakten am selben Ort wie die Ferien verwalten muss. |
| So richten Sie es ein | Onboarding mit dem Anbieter, Personalakten migrieren und Ferienregeln zusammen mit Lohnabrechnung und Verträgen konfigurieren. |
| Vorteile | Ein System für Ferien, Lohnabrechnung, Dokumente und Compliance. Gebaut für komplexe Organisationsstrukturen. |
| Nachteile | Teuer im Verhältnis zu den Ferienfunktionen für sich genommen. Längere Einrichtung. Sie zahlen vermutlich für Funktionen, die Sie nie anfassen, und müssen sie verwalten, wenn die Ferienerfassung Ihr eigentliches Anliegen ist. |
Wie schneiden die 5 Optionen im direkten Vergleich ab?
| Methode | Typische Kosten | Beste Teamgrösse | Genehmigungsablauf | Feiertage enthalten | Für Handy geeignet | Auswertungen |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kalender | Kostenlos | 2 bis 4 | Nein | Von Hand eingetragen | Je nach App | Keine |
| Teams / Slack Add-on | Kostenlos bis gering | 2 bis 5 | Einfach | Selten | Ja | Minimal |
| Excel-Tabelle | Kostenlos bis gering | Bis 5 | Nein | Von Hand eingetragen | Schlecht | Nur von Hand |
| Spezialisierte Feriensoftware | Gering, pauschal pro Person | 5 bis 100 | Ja | Ja | Ja | Ja |
| HR-Suite | Hoch | 100+ | Ja | Ja | Ja | Umfangreich, plus Lohn und HR |
Was ist für die meisten Unternehmen der beste Weg?
Das hängt vor allem von Ihrer Grösse ab, aber für die allermeisten kleinen und mittleren Unternehmen mit 5 bis 100 Mitarbeitern bringt eine spezialisierte Feriensoftware wie Book Time Off das beste Ergebnis zu den geringsten Kosten. Sie bekommen einen Kalender, eine Team-Übersicht, Anspruchsberechnungen und Genehmigungsabläufe eingebaut, dazu die Möglichkeit, die Werkzeuge zu verbinden, die Sie ohnehin nutzen, etwa Outlook, Teams, Slack oder Google. Die besten Optionen bringen ausserdem Auswertungen mit, damit Sie Muster im Ferienverhalten erkennen und Ihrem Team helfen, einem Ausbrennen vorzubeugen, ganz ohne die Kosten oder Komplexität einer kompletten HR-Suite.
Wenn Sie jenseits von 100 Leuten sind oder Lohnabrechnung und Verträge zusammen mit den Ferien verwalten müssen, ist eine komplette HR-Suite die Mehrkosten wert. Greifen Sie nur nicht dazu, bevor Sie sie wirklich brauchen.
Wenn Sie in diesem Bereich von 5 bis 100 liegen, gibt es nichts auf dem Papier auszurechnen. Legen Sie Ihre Leute an, buchen Sie ein paar Testtage und schauen Sie zu, wie sich die Salden aktualisieren und Überschneidungen von selbst auffallen. Sie haben 30 Tage gratis zum Entscheiden, ohne Kreditkarte und ohne etwas kündigen zu müssen.
→ Gratis testenWorauf sollten Sie vor der Wahl achten?
Ein paar Fragen zum Durchgehen, egal zu welcher Option Sie tendieren:
- Wie viele Leute müssen Ferien beantragen oder genehmigen, und muss mehr als eine Person genehmigen?
- Ist Ihr Team verteilt, hybrid oder in einem Büro, und müssen Anträge vom Handy aus funktionieren?
- Setzen Sie bereits auf Outlook, Google, Teams oder Slack, und sollen Ferienanträge innerhalb dieser Werkzeuge passieren?
- Wie viele gesetzliche Feiertage gelten in Ihrem Kanton oder in jedem Ihrer Standorte, falls Sie mehrere haben, und wer ist dafür verantwortlich, diese Liste aktuell zu halten?
- Worüber müssen Sie auswerten: nur, wer diese Woche frei ist, oder Entwicklungen übers Jahr?
- Brauchen Sie allein die Ferienerfassung, oder auch Lohnabrechnung, Verträge und Personalakten am selben Ort?
Funktioniert die Ferienerfassung in ganz Europa gleich?
Die oben beschriebenen Mechaniken gelten überall, die Details darunter aber nicht. Der gesetzliche Mindestferienanspruch, wie Feiertage gezählt werden und die Übertragungsregeln unterscheiden sich von Land zu Land, manchmal erheblich, selbst zwischen Nachbarn. Wenn Sie international arbeiten, kann das wichtig sein, und Book Time Off lässt Sie Ihr Land auswählen, wobei die jeweiligen lokalen Standards bereits für Sie hinterlegt sind.
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Quellen
Dieser Leitfaden beschreibt Methoden und allgemeine Praxis, keine länderspezifischen gesetzlichen Ansprüche. Den gesetzlichen Mindestferienanspruch, die Feiertagsliste und die Übertragungsregeln prüfen Sie am besten beim SECO und im Obligationenrecht (OR). (Geprüft: Juli 2026.)
| SECO | SECO (admin.ch) · FAQ zu den Ferien · Geprüft Juli 2026 |
| Fedlex | Obligationenrecht (OR) Art. 329a bis 329d (fedlex.admin.ch) · Geprüft Juli 2026 |
| Bundesamt für Justiz | Bundesamt für Justiz · kantonale Feiertage · Geprüft Juli 2026 |
| ch.ch | ch.ch · Ferien und Feiertage · Geprüft Juli 2026 |