Die meisten kostenlosen Urlaubsplaner-Vorlagen sind entweder zu simpel für ein wachsendes Team oder so kompliziert, dass niemand damit arbeiten will. Diese hier hat zuverlässige Formeln, die nicht kaputtgehen, und kann genau die Dinge, an denen Ihre bisherige Tabelle vermutlich gescheitert ist.
Was in der Vorlage steckt
Sieben Blätter, in dieser Reihenfolge:
| Anleitung | Wie die Datei funktioniert und in welcher Reihenfolge Sie sie ausfüllen. |
| 1. Einrichtung | Firmenname, Urlaubsjahr, Feiertage, Standard-Urlaubsanspruch. |
| 2. Mitarbeiter | Eine Zeile pro Person. Der anteilige Anspruch berechnet sich selbst. |
| 3. Abwesenheiten | Eine Zeile pro Eintrag. Die Tage zählen sich selbst. |
| 4. Übersicht | Zusammenfassung pro Person mit Verbrauchsbalken. |
| 5. Jahreskalender | Das ganze Jahr in einem Raster: Zeilen sind Personen, Spalten Wochen. |
| Feiertage | Alle 13 gesetzlichen Feiertage für 2026 und 2027, fertig eingetragen. |
Alle Formeln sind fertig eingerichtet: Ändern Sie ein Datum auf dem Blatt Einrichtung, rechnen sich Ansprüche, genommene Tage und der Kalender neu. Fügen Sie eine Zeile bei den Abwesenheiten hinzu, ändert sich die Übersicht. Es gibt keine komplizierten Extras, denen normale Tabellen-Nutzer nicht folgen könnten, also keine Makros, Skripte oder Add-ons (wir sind auch nicht ganz sicher, was die eigentlich tun!?).
Wenn eine Zelle gelb ist, dürfen Sie sie ändern. Wenn sie blau ist, lassen Sie sie in Ruhe, sie rechnet das Ergebnis für Sie aus. Das zieht sich durch die ganze Datei, damit niemand aus Versehen die Formeln zerlegt und alles zusammenbricht!
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Legen Sie das Urlaubsjahr fest
Tragen Sie auf dem Blatt 1. Einrichtung den Beginn des Urlaubsjahres ein. Das Ende berechnet sich von selbst (12 Monate später minus ein Tag). Jetzt die österreichische Feinheit: Das gesetzliche Urlaubsjahr ist eigentlich das Arbeitsjahr, es beginnt also mit dem Eintrittsdatum jeder einzelnen Person. Viele Betriebe stellen aber per Vereinbarung aufs Kalenderjahr um, und genau so rechnet auch diese Vorlage: Kalenderjahr 2026, der Praktikabilität zuliebe. Was das für Sie heißt, klären wir weiter unten.
Das Blatt Einrichtung · Abschnitt Urlaubsjahr, die Eingabezelle ist markiert.
Prüfen Sie die Feiertage (Spoiler: es gibt nichts zu tun)
Hier hat Österreich eine echte Stärke: Die 13 gesetzlichen Feiertage gelten bundeseinheitlich, in Wien genauso wie in Vorarlberg (die Nachbarn in Deutschland mit ihren Feiertagslisten je Region können da nur neidisch sein). Alle 13 Termine für 2026 und 2027 sind auf dem Blatt Feiertage vorausgefüllt, Sie müssen nichts nachtragen. Die Landespatrone wie der heilige Leopold sind übrigens keine gesetzlichen Feiertage; gibt Ihr Betrieb sie frei, ist das eine freiwillige Zugabe. Alles fließt automatisch in jede Formel der Datei ein.
Seit 2019 ist der Karfreitag kein gesetzlicher Feiertag mehr. An seine Stelle ist der persönliche Feiertag getreten: Jede Person darf einmal im Urlaubsjahr einen Tag ihres eigenen Urlaubs einseitig festlegen, angekündigt mit 3 Monaten Vorlauf. Ein zusätzlicher freier Tag ist das nicht, er geht ganz normal vom Urlaubskonto ab. In der Tabelle erfassen Sie ihn deshalb einfach als Urlaub mit einer Notiz wie „persönlicher Feiertag“. Und falls Ihnen ein Kalender begegnet, der den Karfreitag noch als österreichischen Feiertag führt: Der ist schlicht falsch.
Setzen Sie den Standard-Urlaubsanspruch
Voreingestellt sind 25 Arbeitstage, der gesetzliche Mindestanspruch bei einer 5-Tage-Woche. Das Gesetz sagt 30 Werktage und zählt dabei die 6-Tage-Woche samt Samstag mit; gemeint sind in beiden Fällen 5 Wochen Urlaub, ohne Feiertage, die kommen immer obendrauf. Nach 25 Dienstjahren steigt der Anspruch auf 36 Werktage, also 30 Arbeitstage. Auf dem nächsten Blatt können Sie den Wert pro Person überschreiben.
Tragen Sie Ihr Team ein
Weiter zum Blatt 2. Mitarbeiter. Jede Person bekommt eine Zeile. Die gelben Spalten füllen Sie aus: Name, Eintrittsdatum, Austrittsdatum (falls es eins gibt), Tage pro Woche, Urlaubsanspruch und ein eventueller Übertrag. Die Spalten rechts berechnen sich selbst.
Elena ist im Februar eingestiegen, ihr Anspruch (21,9) ist deshalb anteilig gekürzt. Emma geht Ende September, ihrer (18,7) ebenfalls.
Erfassen Sie den ersten Eintrag
Weiter zum Blatt 3. Abwesenheiten. Person aus dem Dropdown wählen, Art auswählen, Start- und Enddatum eintragen, Status setzen. Die Spalte Tage zählt die freien Arbeitstage (Mo bis Fr) ohne die Feiertage aus Ihrer Liste.
Die Spalte Tage in Zeile 5 ergibt 4 · Dienstag bis Freitag direkt nach Ostermontag. Und würde der Montag mitgebucht, zählte er nicht mit, er ist gesetzlicher Feiertag.
Krankenstand, unbezahlte Tage und „Sonstiges“ reduzieren den Urlaubsanspruch nicht. Nur Einträge der Art Urlaub zählen in die Übersicht. Sie können also alles in derselben Liste erfassen.
In Google Sheets öffnen
Gleiche Datei, dauert zwei Minuten.
- Speichern Sie die .xlsx-Datei auf Ihrem Computer.
- Gehen Sie auf drive.google.com und laden Sie die Datei hoch (oder ziehen Sie sie in einen Ordner).
- Rechtsklick auf die hochgeladene Datei → Öffnen mit → Google Tabellen.
- Google Sheets wandelt die Datei um. Alle Formeln, Dropdowns und die bedingte Formatierung kommen mit.
Danach lebt die Datei in Drive und Sie teilen sie mit dem Team wie jede andere Tabelle. Die Farben bleiben. Die Dropdowns bleiben. Die Feiertagsformel bleibt.
Google Sheets hat dieselbe grundsätzliche Grenze wie Excel: Wer bearbeiten darf, darf alles bearbeiten. Einen Modus „jede Person sieht nur den eigenen Urlaub“ auf Zeilenebene gibt es nicht. Wenn Ihnen das wichtig ist, lohnt sich der Blick auf einen Online-Urlaubsplaner wie Book Time Off.
Die kniffligen Fälle
Die 30-Werktage-Regel (und was sie wirklich heißt)
Der gesetzliche Mindesturlaub in Österreich beträgt 30 Werktage pro Urlaubsjahr (§ 2 UrlG). Der Haken: Werktage sind Montag bis Samstag, das Gesetz rechnet also mit der 6-Tage-Woche. Bei der heute üblichen 5-Tage-Woche sind das umgerechnet 25 Arbeitstage, in beiden Fällen exakt 5 Wochen. Nennen Sie die Zahl deshalb nie ohne ihre Einheit, sonst glaubt noch jemand, ihm stünden 30 freie Montage bis Freitage zu. Nach 25 Dienstjahren steigt das Minimum übrigens auf 36 Werktage, also 30 Arbeitstage.
Dazu kommt die Anlaufphase: In den ersten sechs Monaten des ersten Arbeitsjahres wächst der Anspruch anteilig mit der zurückgelegten Dienstzeit an, ab dem siebten Monat steht er in voller Höhe zu. Ab dem zweiten Arbeitsjahr entsteht der komplette Urlaub gleich zu Beginn des Urlaubsjahres.
Teilzeitkräfte
Dieselbe Logik, gerechnet über die 5 Wochen: Arbeitstage pro Woche mal 5.
Tobias: 3 Tage pro Woche (Mo, Di, Mi)
Tobias arbeitet 3 Tage pro Woche.
- Gesetzliches Minimum:
- 5 Wochen × 3 Tage = 15 Arbeitstage
- Zur Probe in Werktagen:
- 30 × 3/6 = 15, dieselbe Rechnung von der anderen Seite
- Sein Vertrag gewährt:
- 15 Tage (das gesetzliche Minimum)
- In die Tabelle eintragen:
- 15 Tage
Setzen Sie den Jahresurlaub von Tobias in der Tabelle auf 15. Die Spalte Tage bei den Abwesenheiten zählt ohnehin nur die Arbeitstage, die er wirklich freinimmt.
Unterjährige Eintritte
Die Tabelle kürzt automatisch. Die Formel nimmt den vollen Jahresanspruch mal den Anteil des Urlaubsjahres, in dem die Person beschäftigt ist.
Elena: Einstieg am 15. Februar 2026
Elena fängt am 15. Februar an, die Tabelle rechnet von Jänner bis Dezember. Ihr voller Jahresanspruch wäre 25 Arbeitstage.
- Tage vom Einstieg bis Jahresende:
- 15.02.2026 → 31.12.2026 = 320 Tage
- Tage im ganzen Urlaubsjahr:
- 365
- Anteil:
- 320 / 365 = 0,877
- Anspruch dieses Jahr:
- 25 × 0,877 ≈ 21,9 Tage
Kleine Ehrlichkeit am Rande: Gesetzlich wächst Elenas Anspruch in den ersten sechs Monaten ihres ersten Arbeitsjahres anteilig mit der Dienstzeit an und steht ihr erst ab dem siebten Monat in voller Höhe zu, und ihr Arbeitsjahr liefe eigentlich ab dem 15. Februar, nicht mit dem Kalender. Die Tabelle nutzt die einfachere Tagesmethode aufs Kalenderjahr, die für die Praxis fast immer nah genug ist. Wer es exakt will, überschreibt den Wert einfach.
Unterjährige Austritte
Dieselbe Formel rückwärts. Der Anteil bemisst sich an der Zeit, die die Person im Urlaubsjahr beschäftigt ist, nicht am ganzen Jahr.
Emma: Austritt am 30. September 2026
Emma ist seit 2020 dabei und geht zum 30. September. Ihr voller Jahresanspruch liegt bei 25 Arbeitstagen.
- Beschäftigte Tage in diesem Urlaubsjahr:
- 01.01.2026 → 30.09.2026 = 273 Tage
- Anteil:
- 273 / 365 = 0,748
- Anspruch dieses Jahr:
- 25 × 0,748 ≈ 18,7 Tage
Nicht verbrauchten Urlaub müssen Sie Emma beim Austritt als Urlaubsersatzleistung auszahlen, abgerechnet über die Lohnverrechnung. Das ist übrigens der einzige Zeitpunkt, an dem Urlaub zu Geld werden darf: Im laufenden Arbeitsverhältnis ist das Ablösen von Urlaub gegen Bezahlung verboten. Geld ersetzt keine freien Tage, es entschädigt sie nur beim Abschied.
Übertrag ins nächste Jahr
Hier ist Österreich entspannter, als viele glauben: Eine Regel der Sorte „bis Jahresende aufbrauchen oder weg“ gibt es nicht. Nicht verbrauchter Urlaub wandert einfach ins nächste Urlaubsjahr. Verjähren kann er erst, und zwar frühestens zwei Jahre nach dem Ende des Urlaubsjahres, in dem er entstanden ist, praktisch bleibt also ein Fenster von rund drei Jahren.
Zwei Feinheiten gehören dazu: Als Arbeitgeber müssen Sie rechtzeitig und konkret darauf hinweisen, dass Resturlaub da ist und zu verjähren droht, sonst läuft die Verjährung nach der Rechtsprechung gar nicht erst. Und eine Elternkarenz verlängert die Frist um ihre Dauer. Die Tabelle hat eine Spalte Übertrag aus dem Vorjahr, die schlicht auf den Jahresanspruch aufschlägt, allerdings nur bei Leuten, die schon am Jahresanfang an Bord waren.
Gesetzliche Feiertage
Das Blatt Feiertage kommt mit allen 13 gesetzlichen Feiertagen für 2026 und 2027, und die gelten bundeseinheitlich von Bregenz bis Eisenstadt. Keine regionalen Listen, nichts nachzutragen; verbindlich ist das Arbeitsruhegesetz.
Konkret für 2026:
- Die 13 Termine: 1. Jänner (Neujahr), 6. Jänner (Heilige Drei Könige), 6. April (Ostermontag), 1. Mai (Staatsfeiertag), 14. Mai (Christi Himmelfahrt), 25. Mai (Pfingstmontag), 4. Juni (Fronleichnam), 15. August (Mariä Himmelfahrt), 26. Oktober (Nationalfeiertag), 1. November (Allerheiligen), 8. Dezember (Mariä Empfängnis), 25. Dezember (Christtag) und 26. Dezember (Stefanitag)
- Kein Karfreitag: Seit 2019 ist er kein gesetzlicher Feiertag mehr. Stattdessen gibt es den persönlichen Feiertag, einen Tag aus dem eigenen Urlaubskonto, den jede Person mit 3 Monaten Vorlauf einseitig festlegen darf. Kalender, die für Österreich noch den Karfreitag listen, sind veraltet
- Kein Ersatztag am Montag: Fällt ein Feiertag aufs Wochenende, gibt es in Österreich keinen Ersatz, er verfällt schlicht. 2026 trifft es Mariä Himmelfahrt (15. August, ein Samstag), Allerheiligen (1. November, ein Sonntag) und den Stefanitag (26. Dezember, auch ein Samstag)
Läuft ein Eintrag über einen Feiertag, wird der Feiertag automatisch nicht mitgezählt. Buchen Sie Montag bis Freitag über Ostern (6. bis 10. April 2026), liefert die Tabelle 4, nicht 5, denn der Ostermontag geht nicht vom Urlaub ab.
Genau dafür ist der Wechsel zu einem Online-Urlaubsplaner da. Book Time Off bringt die gesetzlichen Feiertage fertig mit und zieht sie niemandem vom Urlaub ab, zählt genommene und verbleibende Tage bei jeder Genehmigung mit und überwacht Ihr Übertragslimit samt Verfallsdatum. Keine Formeln zu pflegen.
→ Gratis testenWorauf neue Arbeitgeber und kleine Teams achten sollten
Wenn Sie zum ersten Mal Urlaub sauber erfassen müssen: Eine Tabelle ist für den Anfang völlig in Ordnung. Hier sind die Dinge, die Ihnen den Umbau in sechs Monaten ersparen.
Kalenderjahr oder Arbeitsjahr: die eine echte Entscheidung
Hier tickt Österreich anders als die meisten Nachbarn: Das gesetzliche Urlaubsjahr ist das Arbeitsjahr, es beginnt mit dem Eintrittsdatum und damit für jede Person an einem anderen Tag. Genau deshalb stellen viele Betriebe per Vereinbarung aufs Kalenderjahr um, mit anteiliger Umrechnung im Übergangsjahr, und die Lohnverrechnung dankt es ihnen. Diese Vorlage rechnet im Kalenderjahr, das sagen wir ganz offen. Rechnet Ihr Betrieb noch im Arbeitsjahr, bildet die Tabelle die gesetzlichen Salden nur näherungsweise ab.
Kalenderjahr (Jänner bis Dezember)
Dafür: Ein Stichtag für alle, Übertrag und Verjährung lassen sich zentral überblicken, und die Tabelle (wie fast jede Software) rechnet genau so. Per Vereinbarung zulässig und in der Praxis sehr verbreitet.
Dagegen: Ein Schwung Dezember-Anträge. Und im Umstellungsjahr muss einmal sauber anteilig umgerechnet werden.
Arbeitsjahr (ab Eintrittsdatum)
Dafür: Es ist der gesetzliche Normalfall, ganz ohne Vereinbarung, und jede Person hat ihre eigenen 12 Monate.
Dagegen: Jede Person hat ein anderes Jahresende. In einer Tabelle heißt das viele verschiedene Stichtage, Überträge, die niemand mehr überblickt, und eine Kontrolle, die zum Albtraum wird.
Schreiben Sie die Regeln auf
Eine A4-Seite reicht am Anfang. Drauf gehört das Grundgerüst: wie viele Urlaubstage (mit Einheit, siehe oben), ob im Kalenderjahr oder im Arbeitsjahr gerechnet wird, mit welchem Vorlauf beantragt wird, was mit Resttagen passiert, wie der persönliche Feiertag angemeldet wird, wie Krankenstand während des Urlaubs gehandhabt wird und wer genehmigt. Die Arbeiterkammer und oesterreich.gv.at haben gute Grundlageninformationen zum Urlaubsrecht, damit Sie nicht bei null anfangen.
Machen Sie eine Person zur Eigentümerin der Datei
Eine Tabelle mit mehreren Verwaltern wird zum Albtraum aus widersprüchlichen Kopien. Bestimmen Sie eine Person, die genehmigte Abwesenheiten einträgt, offenen Anträgen hinterherläuft und die Datei zum Jahresende umstellt. Sollen es mehrere sein, nehmen Sie besser einen Online-Urlaubsplaner wie Book Time Off.
Anträge immer über denselben Kanal
Legen Sie einen Kanal für Urlaubsanträge fest (E-Mail, eine Nachricht im Team-Chat, ein Formular) und bleiben Sie dabei. Zurufe an der Kaffeemaschine sind genau das, was verloren geht. Auch hier gilt: Ein Online-Tool wie Book Time Off hat Antrag und Genehmigung an einem Ort.
Schauen Sie einmal im Quartal auf die Übersicht
Werfen Sie einmal pro Quartal einen Blick auf das Blatt Übersicht. Achten Sie auf zwei Dinge:
- Leute mit zu viel Resturlaub. Wer im Oktober noch 18 Tage übrig hat, nimmt sie nicht mehr. Sprechen Sie das früh an, statt später einen Antrag auf den kompletten Dezember peinlich ablehnen zu müssen! In Österreich verjährt Urlaub zwar erst nach Jahren, aber ein wachsender Urlaubsberg hilft niemandem, und ohne rechtzeitige Erinnerung beginnt die Verjährung gar nicht erst zu laufen.
- Leute im Minus. Die Übersicht färbt die Rest-Zelle rot, sobald sie unter null fällt. Wer das früh sieht, muss später kein unangenehmes Gespräch über geschuldete Tage führen.
Planen Sie Vertretung, nicht nur Abwesenheit
Der Jahreskalender ist zum frühen Erkennen von Kollisionen da. Wenn drei Leute aus demselben Team die letzte Augustwoche wollen, wollen Sie das im März wissen, nicht am 20. August.
Was diese Vorlage gut kann
Sie ist kostenlos und bleibt es
Kein Testzeitraum, keine Upgrade-Werbung in der Datei.
Die Feiertage stimmen
Alle 13 gesetzlichen Feiertage 2026 und 2027 sind eingebaut, bundeseinheitlich, nichts nachzutragen.
Sie kürzt automatisch anteilig
Ein- und Austritte mitten im Jahr rechnet sie für Sie.
Sie läuft in Excel und Google Sheets
Eine Datei, zwei Zuhause. Gleiche Formeln. Gleiche Dropdowns.
Die Formeln sind lesbar
Sie wollen wissen, wie eine Zahl entsteht? Klicken Sie auf die Zelle. Keine versteckten Makros.
Sie übersteht kleine Teams
Gebaut für bis zu etwa 30 Beschäftigte. Danach wird sie unübersichtlich.
Was diese Vorlage nicht kann
Der ehrliche Abschnitt. Jede Urlaubstabelle, auch unsere, läuft irgendwann gegen dieselbe Wand. Wer vorher weiß, wo die Wand steht, erspart sich eine Menge Schmerzen.
Zwei gleichzeitige Bearbeiter machen sie kaputt
Excel kann nur begrenzt gemeinsam bearbeiten; Sheets ist besser, aber Überschreib-Rennen gibt es auch dort. Aus der Datei wird „der letzte Speicherstand gewinnt“, und das ist etwas anderes als eine verlässliche Aufzeichnung.
Keine Anträge vom Handy
Ihre Leute können Urlaub nicht wie in einer App vom Telefon aus beantragen. Sie müssen jemandem schreiben und warten.
Kein Genehmigungsablauf
„Genehmigt“ ist nur ein Wort in einer Zelle. Es gibt kein Protokoll, wer was wann genehmigt hat und wie der Antrag vorher aussah.
Berechtigungen sind alles oder nichts
Entweder Sie teilen die ganze Datei oder gar nicht. Ein „Anna sieht ihren Saldo, aber nicht die Daten der anderen“ existiert nicht.
Der Jahreswechsel ist Handarbeit
Datei kopieren, umbenennen, Abwesenheiten leeren, Überträge übernehmen, Jahr umstellen. Leicht zu vergessen, leicht zu vermasseln.
Keine Benachrichtigungen, keine Erinnerungen
Niemand erfährt automatisch, dass ein Antrag eingegangen ist, genehmigt wurde oder mit dem Urlaub einer Kollegin kollidiert.
Der Anspruch ist eine Momentaufnahme
Die Tabelle zeigt den Anspruch fürs ganze Urlaubsjahr. Das aliquote Anwachsen in den ersten sechs Monaten des ersten Arbeitsjahres bildet sie nicht ab, und das zählt, wenn jemand kurz nach dem Einstieg wieder geht.
Woran Sie merken, dass es Zeit für den nächsten Schritt ist
Wir machen daraus keinen Verkaufsvortrag, aber die Grenzen der Tabellen-Erfassung sind offensichtlich. Nach unserer Erfahrung passieren ab ungefähr vier Leuten im Team diese Dinge:
- Es gibt Missverständnisse der Sorte „ich dachte, das wäre genehmigt“.
- Die Eigentümerin der Datei ist im Urlaub und niemand sonst findet sie.
- Zwei Leute bearbeiten die Datei am selben Nachmittag und die Änderungen von einem verschwinden.
- Sie haben 15 bis 20 Beschäftigte überschritten und die Zeilen lassen sich kaum noch überblicken.
- Mehrere Führungskräfte genehmigen Urlaub und es gibt keinen Weg, sie synchron zu halten.
- Der Jahreswechsel hat einen halben Tag gedauert und danach fanden Sie trotzdem drei Fehler.
- Sie möchten, dass Ihre Leute ihren Saldo selbst sehen, ohne zu fragen.
- Sie denken langsam über Zeitausgleich, Durchrechnungszeiträume oder Schichtmodelle nach.
Wenn Sie sich in einem der Punkte wiedererkennen und die kostenlose Datei gegen eine richtige Urlaubsverwaltung abwägen, probieren Sie Book Time Off einfach kostenlos aus. Keine Kreditkarte nötig, in ein paar Minuten eingerichtet, es gibt also wirklich nichts zu verlieren.
→ Gratis testenQuellen
| Was | Wo |
|---|---|
| Mindesturlaub (30 Werktage), Verjährung und Urlaubsersatzleistung (Urlaubsgesetz, insb. § 2) | Urlaubsgesetz · ris.bka.gv.at · Überprüft im Juli 2026 |
| Überblick zu Urlaubsanspruch und Urlaubsjahr | oesterreich.gv.at · Überprüft im Juli 2026 |
| Urlaubsausmaß im Detail (5 Wochen, 30 Werktage = 25 Arbeitstage, 6. Woche ab dem 26. Jahr) | arbeiterkammer.at · Überprüft im Juli 2026 |