Setzen Sie eine Frist für Weihnachtsurlaub (bei uns hat sich Ende Oktober bewährt), legen Sie fest, wie viele an einem Tag gleichzeitig fehlen dürfen, und vergeben Sie die Tage nach Eingang bis zu dieser Grenze. Alles in eine Mail. Wichtig in Österreich: Der Urlaubszeitpunkt wird zwischen Ihnen und Ihren Leuten vereinbart. Auch einen Betriebsurlaub zu Weihnachten können Sie nicht einfach einseitig anordnen, Sie müssen ihn mit jeder und jedem vereinbaren.
Bis wann sollten Urlaubswünsche für Weihnachten da sein?
Früher, als es sich natürlich anfühlt. Wir verschicken unsere Weihnachtsmail in der ersten Oktoberwoche und setzen die Frist auf Ende Oktober. So haben alle ein paar Wochen, um mit der Familie zu planen, und Sie haben im November Zeit, Überschneidungen zu klären.
Was vor der Frist kommt, läuft ganz normal. Was danach kommt, geht auch, wenn noch Platz ist, aber es drängelt sich nicht vor. Dieser eine Satz beendet Mitte Dezember die Diskussion „aber ich hab die Woche doch immer frei“.
Heuer ist die Lage einfach: Christtag und Stefanitag liegen auf Freitag und Samstag, Neujahr auf einem Freitag und Dreikönig auf einem Mittwoch. Alle wollen den 28. bis 31. Dezember, und viele dazu den 4. und 5. Jänner. Besser, Sie wissen das im Oktober als am 20. Dezember. Alle Termine stehen in unserem Artikel Weihnachtsfeiertage 2026 in Österreich.
Wie viele dürfen gleichzeitig Urlaub haben?
Entscheiden Sie das, bevor der erste Antrag kommt, nicht danach. Gehen Sie Team für Team durch: Wie viele Leute brauche ich mindestens, damit am 29. Dezember der Betrieb läuft? Der Rest darf weg.
Bei uns haben schon drei Leute innerhalb von etwa einer Woche dieselben Tage zwischen den Feiertagen beantragt. Alle drei konnten wir nicht gehen lassen. Das Gespräch mit der Person, die leer ausging, war unangenehm, vor allem, weil es keine Regel gab und es so aussah, als hätten wir Lieblinge. Seit die Regel vorher für alle klar ist, gibt es diese Gespräche praktisch nicht mehr.
In einem Fünferteam sind „zwei gleichzeitig“ meistens genau richtig. Macht eine Aufgabe nur eine einzige Person (zum Beispiel die Lohnverrechnung), geht es nicht um die Zahl, sondern um die Vertretung: Wer erledigt das Dringende, wenn sie weg ist?
In Book Time Off legen Sie pro Abteilung eine Höchstzahl gleichzeitig Abwesender fest. Ist ein Tag voll, kann der nächste Antrag gar nicht erst gestellt werden, und Sie müssen nie „tut mir leid, jemand war schneller“ sagen. In Ausnahmefällen kann ein Admin die Grenze trotzdem überschreiten. Wer zuerst kommt, mahlt zuerst, ohne dass jemand eine Excel-Liste pflegt.
→ Gratis testenBetriebsurlaub zu Weihnachten: nur mit Vereinbarung
Hier unterscheidet sich Österreich von vielen anderen Ländern. Nach dem Urlaubsgesetz wird der Zeitpunkt des Urlaubs zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart, mit Rücksicht auf die Erfordernisse des Betriebs und die Erholung Ihrer Leute. Einseitig anordnen können Sie Urlaub nicht, auch nicht für einen Betriebsurlaub zwischen den Feiertagen.
In der Praxis heißt das: Sprechen Sie den Betriebsurlaub früh an und lassen Sie ihn sich von jeder und jedem bestätigen, am besten schriftlich. Viele Betriebe schreiben einen jährlichen Weihnachts-Betriebsurlaub gleich in den Dienstvertrag. Wer nicht zustimmt, kann nicht einfach auf Urlaub geschickt werden. Haben Sie geschlossen und jemand hat keinen Urlaub vereinbart, müssen Sie in der Regel trotzdem das Entgelt zahlen.
| Wenn Sie schließen | Feiertage darin | Urlaubstage pro Person |
|---|---|---|
| 24.12. bis 3.1. | 25. und 26. Dezember, 1. Jänner | 5 (24. und 28. bis 31. Dezember) |
| 24.12. bis 6.1. | dazu 6. Jänner | 7 (dazu 4. und 5. Jänner) |
Ist der 24. oder 31. laut Ihrem Kollektivvertrag frei, sind es entsprechend weniger. Sagen Sie Ihren Leuten so früh wie möglich, wie viele Tage sie zurückhalten sollen. Bei uns hat schon jemand im Dezember gemerkt, dass er übers Jahr mehr Urlaub genommen hatte als gedacht, und für die Schließtage nichts mehr übrig war. Das freut niemanden. Die Lösung war keine strengere Regel, sondern dass alle schon im Herbst wussten, wie viele Tage sie aufheben müssen.
Wer bekommt frei, wenn alle wollen?
Wir machen es so: nach Eingang bis zur Grenze, und wenn zwei Wünsche gleichzeitig kommen, hat Vorrang, wer letztes Weihnachten gearbeitet hat. Das ist einfach, alle verstehen es, und niemand muss beurteilen, wessen Grund wichtiger ist.
Was wir vermeiden würden, sind Regeln, die nett klingen, aber nicht fair sind, wie „Eltern immer zuerst“. Dann arbeiten die Kinderlosen jedes Jahr, und genau solche Regeln enden im Streit. Hat jemand eine ernste familiäre Situation, reden Sie mit der Person eigens darüber. Machen Sie nur keine allgemeine Regel daraus.
Resturlaub und Verjährung
Gute Nachricht für Österreich: Urlaub verfällt nicht am 31. Dezember. Nicht verbrauchter Urlaub wird automatisch ins nächste Urlaubsjahr mitgenommen und verjährt erst zwei Jahre nach Ende des Urlaubsjahres, in dem er entstanden ist. Achtung: Das Urlaubsjahr ist gesetzlich das Arbeitsjahr, ab Eintritt gerechnet, außer Kollektivvertrag oder Betriebsvereinbarung stellen auf das Kalenderjahr um.
Das Problem ist ein anderes: Resturlaub, der sich über Jahre ansammelt, landet irgendwann alles gleichzeitig auf Ihrem Tisch, oft genau zwischen den Feiertagen. Und Geld statt Urlaub geht während des Dienstverhältnisses nicht. Schauen Sie sich deshalb im Oktober an, wer viel offen hat, und reden Sie darüber, bevor der Dezember voll ist. Mehr dazu in unserem Artikel Resturlaub übertragen in Österreich.
Book Time Off zeigt auf einen Blick, wie viele Urlaubstage jede Person verbraucht hat und wie viele noch offen sind. So sehen Sie früh, wer auf einem Berg Resturlaub sitzt. Sie können eine Grenze für übertragene Tage festlegen und optional eine Frist, bis wann sie verbraucht sein müssen. Was bis dahin nicht genommen ist, verfällt automatisch, und das wird festgehalten. Den Urlaub nimmt es leider niemandem ab. Aber im Dezember ist niemand überrascht.
→ Gratis testenUrlaub genehmigen ohne Zettelwirtschaft
Egal womit Sie arbeiten, eine Regel gilt: Alle Anträge landen an einem Ort. Nicht auf dem Zettel, nicht per WhatsApp, nicht am Gang zwischen Tür und Angel. Bei uns kam mal ein Urlaubsantrag auf einem Post-it, wurde im Vorbeigehen abgenickt und dann komplett vergessen. Gemerkt haben wir es erst, als zwei Leute am selben Tag weg waren.
Gerade weil Urlaub in Österreich vereinbart wird, ist eine saubere, schriftliche Zusage Gold wert. Für ein kleines Team reicht ein gemeinsamer Kalender, wenn Sie konsequent sind, oder unser Urlaubsantrag-Formular.
In Book Time Off beantragt Ihr Team Urlaub vom Handy, und Sie bekommen eine E-Mail mit den Buttons Genehmigen und Ablehnen. Ein Klick, fertig, ganz ohne Login, und Antrag und Zusage sind festgehalten. Bleibt ein Antrag liegen, kommt am nächsten Arbeitstag eine Erinnerung und ein paar Tage später eine letzte. Alle sehen die Entscheidung sofort, und der Kalender aktualisiert sich selbst.
→ Gratis testenDie Mail an Ihr Team (zum Kopieren)
Schicken Sie sie in der ersten Oktoberwoche. Passen Sie die Teile in eckigen Klammern an.
Hallo zusammen,
hier unser Plan für Weihnachten, damit niemand raten muss.
Wir möchten heuer [vom 24. Dezember bis 3. Jänner] zusperren und sind [am Montag, 4. Jänner] wieder da. Die Feiertage gehen natürlich nicht vom Urlaub ab. Für die übrigen Tage ([24. und 28. bis 31. Dezember]) bräuchten wir von jedem [5] Urlaubstage. Bitte bestätigt mir bis [30. Oktober] kurz, ob das für euch passt, und wenn nicht, redet mit mir.
Wer im Dezember zusätzlich frei haben möchte: Anträge bitte bis [30. Oktober]. Pro Team können [zwei] gleichzeitig weg sein, wer zuerst beantragt, bekommt die Tage.
Im Notfall: [Name], [Nummer].
[Ihr Name]
Duzen oder Siezen passen Sie natürlich an Ihren Betrieb an. Die Bitte um Bestätigung ist kein Zufall: So wird aus dem Betriebsurlaub eine Vereinbarung.
Was das Gesetz sagt, falls Sie es brauchen
Um Weihnachten zu organisieren, brauchen Sie das nicht. Aber falls jemand fragt, steht es tatsächlich so im Gesetz.
- Der Zeitpunkt des Urlaubsantritts ist zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu vereinbaren, unter Rücksichtnahme auf die Erfordernisse des Betriebs und die Erholungsmöglichkeiten des Arbeitnehmers (§ 4 Abs. 1 Urlaubsgesetz).
- Der Urlaubsanspruch verjährt nach Ablauf von zwei Jahren ab dem Ende des Urlaubsjahres, in dem er entstanden ist (§ 4 Abs. 5 Urlaubsgesetz).
- Der Urlaub beträgt fünf Wochen, nach 25 Dienstjahren sechs Wochen. Urlaub gebührt für jedes Arbeitsjahr; eine Umstellung auf das Kalenderjahr ist durch Kollektivvertrag oder Betriebsvereinbarung möglich (§ 2 Urlaubsgesetz).
- Geld statt Urlaub ist während des aufrechten Dienstverhältnisses nicht zulässig (oesterreich.gv.at).
Quellen
| RIS | Urlaubsgesetz § 4 · Vereinbarung und Verjährung. Geprüft Oktober 2026. |
| RIS | Urlaubsgesetz · Urlaubsausmaß und Urlaubsjahr. Geprüft Oktober 2026. |
| oesterreich.gv.at | Urlaubsanspruch · Geprüft Oktober 2026. |
| Arbeiterkammer | Urlaubsanspruch · Geprüft Oktober 2026. |
Häufige Fragen
Das sind praktische, allgemeine Informationen für Arbeitgeber in Österreich. Prüfen Sie immer auch Dienstvertrag, Kollektivvertrag und Betriebsvereinbarungen. Bei einem konkreten Fall helfen die Wirtschaftskammer oder eine Arbeitsrechtsanwältin.