La majoria d'empreses porten les vacances del personal de quatre maneres segons la mida · comencen amb un calendari compartit per a un parell de persones, després un full de càlcul, un programari especialitzat de gestió de vacances i, potser, una suite de RH completa si superen els 100 treballadors. La gran majoria d'equips de 5 a 100 persones fan servir un programari senzill de gestió de vacances perquè surt a compte i elimina els mals de cap dels fulls de càlcul. Aquesta guia compara cinc opcions diferents per portar les vacances perquè vegis què encaixa millor amb el teu equip.
Sigui quin sigui el motiu, aquesta guia repassa totes les opcions · des d'un simple calendari fins a una suite de RH completa · perquè vegis què encaixa amb el teu equip ara mateix.
La nostra història amb el seguiment de vacances
Quan vam engegar la nostra empresa, l'últim que teníem al cap era aprovar sol·licituds de vacances o vigilar els saldos de dies. No semblava important. Però a mesura que vam anar contractant gent, de seguida vam veure com els importava · volien saber quants dies tenien i poder-los agafar amb la mínima fricció possible. Sabíem com n'era, d'important, tenir un equip positiu i implicat, així que el que un dia no semblava important es va convertir en una prioritat.
Quan érem només un parell, era senzill · ens ho dèiem i ho apuntàvem al calendari. Cap problema. I va continuar sent igual de senzill fins i tot quan vam passar al digital i vam començar a afegir dates als calendaris d'Outlook de cadascú.
Després vam contractar unes quantes persones i van entrar en escena els fulls de càlcul. Van funcionar · fins que vam tenir desset versions diferents desades, la majoria de fórmules s'havien trencat almenys un cop i ningú sabia com arreglar-les. Tocava tornar a canviar...
Vam passar a un programari de gestió de vacances en línia i aquest va ser el salt més gran. Podíem triar qui aprovava les vacances a cada equip, acceptar o rebutjar sol·licituds amb un parell de clics i veure d'un cop d'ull qui era fora i a qui li quedaven dies. I, sobretot, no es trencava com el full de càlcul, i els nostres responsables ja no havien de respondre centenars de consultes sobre dies que era fàcil passar per alt o contestar malament. Eficient, senzill i efectiu.
El salt següent no va arribar fins que vam ser molt més grans. Passats els 100 treballadors, tenia sentit passar a una suite de RH en condicions que s'integrés amb la nòmina, guardés els documents del personal de manera segura i ajudés amb els contractes i la normativa laboral. El seguiment de vacances en si no va canviar gaire · només ens calien més coses al voltant. Un programari més ampli, però no cap gran canvi per portar les vacances.
Cada empresa és única, és clar · amb una bona comunicació segurament pots tirar amb un calendari més temps que nosaltres, i si ets un crac dels fulls de càlcul potser et serveix durant anys, però ens sorprendria molt que, per a la gran majoria d'empreses, els avantatges d'un programari de gestió de vacances no compensessin de sobres el seu cost baix.
Les 5 millors maneres de fer el seguiment de les vacances
1. Calendaris compartits
L'opció més senzilla és començar amb un calendari compartit. Pot ser literalment un calendari de paper penjat a la paret de l'oficina o, més probablement, els calendaris d'Outlook o de Google. Tots ofereixen calendaris compartits fàcils de configurar. Pots afegir-hi les teves dates de vacances i la resta de l'equip veurà qui és fora. És senzill, gratuït i funciona bé quan sou pocs i hi ha bona comunicació i entesa.
A nosaltres ens va funcionar bé entre els socis fundadors, però així que vam contractar un equip, la gent volia saber quants dies de vacances li quedaven i ens calia una manera d'aprovar o rebutjar, evitar solapaments i assegurar-nos que tothom rebia un tracte just amb les seves vacances. I aquí van entrar els fulls de càlcul!
Un calendari compartit mostra qui és fora, però no quants dies li queden a cadascú, i res no impedeix que dues persones reservin la mateixa setmana.
| Ideal per a | Equips molt petits (de dues a quatre persones) en un sol lloc, amb una persona que aprova les vacances de tothom de manera informal. |
| Com configurar-ho | Crea un calendari compartit a Outlook, Google Calendar o similar. Afegeix cada persona com a editora i acordeu un color o una etiqueta per a «de vacances». |
| Avantatges | Gratuït. Tothom ja té l'eina. Cap contrasenya nova per recordar. |
| Inconvenients | No queda constància de quants dies li queden a algú. No hi ha pas d'aprovació, així que els solapaments passen desapercebuts fins que algú ja ha comprat els bitllets d'avió. Res no impedeix que s'esborrin entrades o es reservi dos cops el mateix. No escala més enllà d'un grapat de persones. |
2. Teams o Slack
En el seu nivell més bàsic, això no és gaire diferent de fer servir els calendaris d'Outlook o de Google, i pots utilitzar Teams o Slack de manera semblant. Dit això, potser també has vist que hi ha aplicacions que pots afegir-hi per ajudar-te a portar les vacances i els permisos. Book Time Off n'és una opció: et permet demanar i reservar vacances des d'un xat dins de Teams o Slack (mira com funciona la integració amb Slack) · envia un resum periòdic de qui és fora, i qui aprova rep missatges directes per acceptar o rebutjar les reserves.
Aquesta solució senzilla és perfecta per a empreses en remot que ja es comuniquen i treballen dins d'aquests canals. Pots quedar-te a la plataforma i gestionar les vacances allà on ja passa la conversa. Ara bé, les opcions integrades poden ser una mica limitades, així que tria una eina que ofereixi coses com el seguiment del dret de vacances i informes per a tota l'empresa. Si no ets molt primmirat amb allò de mantenir-ho tot de manera nativa dins de Teams o Slack, segurament trauràs més profit d'un programari de gestió de vacances en línia pel mateix preu. Ja en parlarem més endavant...
Amb l'aplicació de Book Time Off connectada, qui aprova rep un missatge directe de Slack amb botons d'Aprovar i Rebutjar d'un sol clic, just allà on l'equip ja treballa.
| Ideal per a | Equips que viuen tot el dia dins de Teams o Slack i volen una manera lleugera de veure qui és fora, sense demanar a tothom que iniciï sessió en un lloc nou. |
| Com configurar-ho | Instal·la una aplicació o un bot de gestió de vacances des de la botiga d'aplicacions corresponent, connecta'l al canal del teu equip i configura qui pot aprovar les sol·licituds. |
| Avantatges | Cap sessió addicional. Les sol·licituds i les aprovacions passen allà on ja hi ha la conversa. Ràpid per a equips petits. |
| Inconvenients | La majoria d'opcions integrades són bàsiques · el seguiment del dret de vacances sovint és limitat o directament inexistent, i hi ha ben poca cosa quant a informes per a tota l'empresa. Si algun dia deixes Teams o Slack, l'historial de vacances no sol venir amb tu. |
3. Fulls de càlcul
L'humil full de càlcul és el recurs de referència per a la majoria d'empreses en algun moment de la seva primera fase de creixement. Són teus per personalitzar-los, així que els pots fer tan simples o complicats com vulguis (o com et permetin els teus coneixements tècnics!). Si te'l fas tu mateix, et recomanem començar amb una línia de temps senzilla a les capçaleres de columna i cada membre de l'equip en una fila.
Mantén les fórmules senzilles i limita el nombre de pestanyes perquè no hi hagi massa enllaços entre elles, que es trenquen amb massa facilitat. Defineix també els nivells d'accés compartit per evitar que es desin múltiples versions! El nostre full de càlcul ens va servir bé fins que van passar dues coses · vam arribar a uns 5 treballadors i teníem més d'una persona aprovant vacances. Les fórmules es trencaven massa sovint i l'accés limitat volia dir preguntes sense parar per part de l'equip: quants dies em queden i que si algú ja té reservada tal data.
Necessitàvem una cosa que tothom pogués veure, que no es trenqués i que permetés assignar persones aprovadores que rebien avisos per aprovar o rebutjar les vacances. Va ser llavors quan vam fer el salt al programari de gestió de vacances...
El mateix full, uns mesos i un parell d'editors després · una fórmula trencada, dues versions circulant i ningú segur de quines vacances estan realment aprovades.
| Ideal per a | Equips amb el pressupost just, de fins a unes cinc persones, amb un responsable del full de càlcul destre i disposat a mantenir-lo. |
| Com configurar-ho | Crea una pestanya per persona, o una única graella compartida, amb fórmules per calcular els dies gaudits i els dies restants, i introdueix les sol·licituds manualment. |
| Avantatges | Gratuït o molt barat. Totalment personalitzable. Funciona sense connexió. |
| Inconvenients | Les fórmules es trenquen, sovint sense avisar. Les múltiples versions desades generen informació contradictòria. No hi ha cap manera còmoda de demanar vacances des del mòbil, ni cap registre d'aprovacions, i normalment una persona es converteix en el coll d'ampolla que ha de mantenir-lo al dia. |
4. Programari de gestió de vacances
No vam ser conscients de tot el temps i l'energia que ens menjava el full de càlcul de vacances fins que el vam deixar enrere. Per als socis fundadors s'havien acabat els mals de cap de fórmules trencades i còpies en conflicte, podíem aprovar vacances des del mòbil a qualsevol hora sense haver d'introduir les dates a mà i, sobretot, les converses sobre qui era fora i quan, o quants dies li quedaven a cadascú, pràcticament van desaparèixer. Detalls tan simples com tenir els dies festius ja carregats i poder reservar vacances al voltant seu sense que es descomptessin del dret de vacances el diferenciaven de debò del nostre full de càlcul. A l'equip li va encantar, perquè sabia a què atenir-se, tenia un sistema fàcil d'utilitzar i podia planificar les vacances sense haver de treure-ho a les reunions individuals.
Quan vam construir Book Time Off, sabíem com d'important era encertar el calendari, el plafó mural i les aprovacions. També volíem donar a les empreses una manera de detectar patrons en les vacances per tenir en compte les èpoques de més feina i assegurar-se que el personal agafava el descans que necessitava per evitar l'esgotament. I per cobrir tot allò de fer servir calendaris o plataformes de xat, ens vam assegurar que s'integra i funciona allà on siguis · Outlook, Teams, Slack o Google.
Un programari especialitzat posa tot l'equip en un sol plafó mural, amb el dret de vacances restant de cada persona actualitzat automàticament a mesura que es reserven i s'aproven les vacances.
| Ideal per a | Equips en creixement d'unes 5 a 100 persones que volen un sistema en condicions, sense pagar per una suite de RH completa que no faran servir. |
| Com configurar-ho | Registra't, defineix el dret de vacances per defecte, convida el teu equip i connecta les eines de calendari o de xat que ja utilitzes. |
| Avantatges | Tot en un sol lloc · calendari, plafó mural, aprovacions, seguiment del dret de vacances i informes. Els dies festius solen venir integrats automàticament, així que ningú s'ha de recordar d'afegir-los. Fet a mida per a les vacances, de manera que no s'escapa res. |
| Inconvenients | Ben pocs · només assegura't de triar-ne un que inclogui funcions avançades com els informes i les integracions dins del preu anunciat. |
No és cap maqueta. Convida el teu equip, connecta Outlook, Teams, Slack o Google i tothom veu qui és fora i quants dies li queden. Les aprovacions es fan amb un clic, o directament des d'un missatge de Slack, i els dies festius ja hi són. Configura'l i mira qui és fora d'un cop d'ull, d'aquí a pocs minuts.
→ Comença la prova gratuïta5. Suites de RH
Un nombre reduït d'organitzacions molt més grans pot treure profit d'integrar el seguiment de vacances en un ecosistema de RH més ampli. Passats els 100 treballadors, comences a pensar en alguna cosa que t'ajudi a gestionar contractes i nòmines, porti el registre de la formació i deixi constància de tot el que necessites. La majoria d'aquestes suites de RH més grans inclouen el seguiment de vacances, encara que és força igual (si no més simple i limitat) que les opcions de programari especialitzat de gestió de vacances.
Aquí no hi ha cap inconvenient real i són eines molt bones, però si no necessites tot el que ofereixen (i poques empreses de menys de 100 persones ho fan), acabaràs pagant de més per coses que simplement no et calen. El seguiment de vacances sol ser un afegit o una funció secundària d'aquestes suites més grans, així que la nostra experiència és que moltes passen a la suite però mantenen el seguiment de vacances amb el seu gestor de vacances original igualment.
En una suite de RH completa, el seguiment de vacances és un mòdul més entre molts: potent si necessites nòmines, contractes i registres en un sol lloc, però desmesurat si l'únic que busques de debò són les vacances.
| Ideal per a | Empreses de més d'uns 100 treballadors, o qualsevol empresa que necessiti gestionar les nòmines, els contractes i els registres del personal al mateix lloc que les vacances. |
| Com configurar-ho | Fes l'alta amb el proveïdor, migra els registres del personal i configura les polítiques de vacances juntament amb les nòmines i els contractes. |
| Avantatges | Un sol sistema per a les vacances, les nòmines, els documents i el compliment normatiu. Pensat per a estructures organitzatives complexes. |
| Inconvenients | Car en comparació amb les funcions de gestió de vacances per si soles. Es triga més a configurar. Segurament pagaràs · i hauràs de gestionar · funcions que no tocaràs mai si el que necessites sobretot és el seguiment de vacances. |
Com es comparen les 5 opcions una al costat de l'altra?
| Mètode | Cost típic | Mida d'equip ideal | Flux d'aprovació | Dies festius inclosos | Apte per a mòbil | Informes |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Calendari | Gratuït | 2-4 | No | S'afegeixen a mà | Depèn de l'aplicació | Cap |
| Complement de Teams / Slack | Gratuït-baix | 2-5 | Bàsic | Poques vegades | Sí | Mínims |
| Full de càlcul | Gratuït-baix | Fins a 5 | No | S'afegeixen a mà | Deficient | Només manuals |
| Programari especialitzat de vacances | Baix, tarifa plana per persona | 5-100 | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Suite de RH | Alt | 100+ | Sí | Sí | Sí | Avançats, més nòmines i RH |
Quina és la millor manera de portar les vacances per a la majoria d'empreses?
Depèn sobretot de la teva mida, però per a la gran majoria de petites i mitjanes empreses de 5 a 100 treballadors, un programari especialitzat de gestió de vacances · com Book Time Off · dona el millor resultat pel cost més baix. Tens un calendari, un plafó mural, els càlculs del dret de vacances i els fluxos d'aprovació integrats, a més de la possibilitat de connectar les eines que ja fas servir, com ara Outlook, Teams, Slack o Google. Les millors opcions també hi afegeixen informes perquè puguis detectar patrons en les vacances i ajudar el teu equip a evitar l'esgotament, sense res del cost ni la complexitat d'una suite de RH completa.
Si superes les 100 persones o necessites gestionar les nòmines i els contractes juntament amb les vacances, una suite de RH completa val el cost addicional · però no recorris a una abans de necessitar-la de debò.
Si estàs en aquesta franja de 5 a 100, no hi ha res a calcular sobre paper. Dona d'alta la teva gent, reserva uns quants dies de prova i mira com s'actualitzen els saldos i com els solapaments s'avisen sols. Tens 30 dies gratis per decidir, sense targeta i sense res per cancel·lar.
→ Comença la prova gratuïtaQuè hauries de comprovar abans de triar?
Unes quantes preguntes per rumiar, sigui quina sigui l'opció cap a la qual t'inclines:
- Quantes persones han de demanar o aprovar vacances, i cal que aprovi més d'una persona?
- El teu equip és en remot, híbrid o en una sola oficina, i les sol·licituds han de funcionar des del mòbil?
- Ja depens d'Outlook, Google, Teams o Slack, i voldries que les sol·licituds de vacances passessin dins d'aquestes eines?
- Quants dies festius té el teu país · o cadascuna de les teves oficines, si en tens més d'una · i qui s'encarrega de mantenir aquesta llista al dia?
- Sobre què necessites informes: només qui és fora aquesta setmana, o les tendències al llarg de l'any?
- El seguiment de vacances és l'única cosa que necessites, o també necessites gestionar les nòmines, els contractes i els registres del personal al mateix lloc?
El seguiment de vacances funciona igual a tot Europa?
La mecànica que hem vist s'aplica a tot arreu, però els detalls que hi ha a sota, no. El mínim legal de vacances, la manera de comptar els dies festius i les regles d'arrossegament varien segons el país · de vegades força, fins i tot entre països veïns. Si treballes a escala internacional, això pot ser important, i Book Time Off et permet seleccionar el teu país sabent que els estàndards locals ja hi vénen preconfigurats per tu.
Fonts
Aquesta guia descriu mètodes i pràctiques generals, no els drets legals concrets de cada país. Per al mínim legal de vacances del teu país, la llista de dies festius i les regles d'arrossegament, consulta el web oficial de treball o d'ocupació del teu govern. (Comprovat: juliol del 2026.)
| Govern d'Andorra | Calendari laboral oficial · Comprovat el juliol del 2026 |
| Llei 31/2018 | Llei de relacions laborals (BOPA) · Comprovat el juliol del 2026 |