Večina brezplačnih predlog za dopust je bodisi preveč preprostih za rastočo ekipo bodisi tako zapletenih, da jih nihče noče uporabljati. Ta ima zanesljive formule, ki se ne lomijo, in obvladuje prav tiste stvari, ob katerih se tvoja trenutna razpredelnica najbrž spotakne.
Kaj je v predlogi
Sedem zavihkov, v tem vrstnem redu:
| Preberi me | Kako deluje in v kakšnem vrstnem redu jo izpolnjuješ. |
| 1. Nastavitve | Ime podjetja, leto dopusta, prazniki, privzeti dopust. |
| 2. Zaposleni | Ena vrstica na osebo. Sorazmerni del se izračuna samodejno. |
| 3. Odsotnosti | Ena vrstica na odsotnost. Dni se izračunajo samodejno. |
| 4. Pregled | Povzetek po osebi s stolpcem izrabe. |
| 5. Letni koledar | Celo leto na pogled: vrstice so osebe, stolpci tedni. |
| Prazniki | Dela prosti dnevi za 2026 in 2027. Delovni državni prazniki niso vključeni. |
Vse formule so že nastavljene: če spremeniš datum na zavihku Nastavitve, se kvote, izrabljeni dnevi in koledar posodobijo. Ko dodaš vrstico v Odsotnosti, se spremeni Pregled. Ni čudaških delov, ki jih običajni uporabniki razpredelnic ne bi razumeli, torej ni makrov, skriptov ali dodatkov (iskreno, tudi mi ne vemo čisto natančno, kaj počnejo!).
Če je celica rumena, jo lahko spremeniš. Če je modra, jo pusti pri miru, saj sama izračuna odgovor namesto tebe. To obliko smo uporabili skozi vso datoteko, da nihče po nesreči ne razdre formul in se ne podre vse skupaj.
Če se želiš povsem izogniti razpredelnicam, spopadom različic in razdrtim formulam, nastavi brezplačni preizkus sistema Book Time Off. Kartica ni potrebna, v petih minutah pa si na tekočem.
→ Začni brezplačni preizkusNastavitev v 5 korakih
Za majhno ekipo si vzemi 10 minut. Pet za spodnje korake, pet za vnos sodelavcev.
Izberi leto dopusta
Na zavihku 1. Nastavitve nastavi začetni datum leta dopusta. Končni datum se izračuna sam (12 mesecev pozneje minus en dan). V Sloveniji je leto dopusta koledarsko leto, od 1. januarja do 31. decembra, zato pride izpolnjeno z 01.01.2026.
Zavihek Nastavitve, del z letom dopusta, z označeno vnosno celico.
Preveri praznike (in pazi na delovne državne praznike)
Tu je Slovenija skoraj preprosta: dela prosti dnevi veljajo po vsej državi, brez regionalnih seznamov. Vsi datumi za 2026 in 2027 so pripravljeni na zavihku Prazniki. En zaplet pa je vreden pozornosti. Sedem državnih praznikov je namreč delovnih dni, ne dela prostih: 8. junij, 17. avgust, 15. september, 23. september, 25. oktober, 10. november in 23. november. Praznujemo jih, a se dela, zato niso na seznamu in ne zmanjšujejo dopusta.
Slovenija ima okoli 15 dela prostih dni na leto (državni prazniki in drugi dela prosti dnevi po zakonu o praznikih in dela prostih dnevih). Vsi so že vneseni za 2026 in 2027. Delovni državni prazniki, ki jih obeležujemo, a se dela, na seznamu niso, ker ne skrajšajo delovnika in ne zmanjšajo dopusta.
Nastavi privzeti dopust
Privzeta vrednost je 20 dni, zakonski minimum štirih tednov za petdnevni delovni teden (24 dni pri šestdnevnem), brez praznikov. To je le tla. Na njih se seštevajo zakonski dodatki, kolektivne pogodbe pa pogosto dvignejo kvoto na 25 do 30 dni. Kvoto vsake osebe lahko prepišeš na naslednjem zavihku.
Dodaj svojo ekipo
Pojdi na zavihek 2. Zaposleni. Vsaka oseba dobi eno vrstico. Rumeni stolpci so za vnos: ime, datum zaposlitve, datum odhoda (če obstaja), delovni dni na teden, kvota dopusta in morebiten prenos. Desni stolpci se izračunajo sami.
Petra se je zaposlila marca, zato je njena kvota za letos (17,6) sorazmerno zmanjšana. Nina odhaja septembra, zato je tudi njena (16,5) zmanjšana.
V Sloveniji sta pravica do letnega dopusta in regres za letni dopust dve različni stvari. Sem vpiši dneve dopusta vsake osebe. Regres je ločeno obvezno denarno izplačilo, najmanj v višini minimalne plače, ki mora biti izplačano do 1. julija, in ga vodi v plačilnem sistemu, ne kot dneve. Neplačano odsotnost zabeleži kot vrsto Neplačano, da je vidna, a ne odšteje dopusta.
Zabeleži prvo odsotnost
Pojdi na zavihek 3. Odsotnosti. Izberi osebo iz spustnega seznama, izberi vrsto, vpiši začetni in končni datum ter nastavi status. Stolpec Dni prešteje delovne dni (od ponedeljka do petka) brez praznikov.
Stolpec Dni v vrstici 5 vrne 4, torek do petek po velikonočnem ponedeljku (ki je dela prost dan in se ne šteje).
Bolniška, neplačana odsotnost in »drugo« ne zmanjšajo kvote letnega dopusta. V pregledu se štejejo samo vnosi vrste Letni dopust. Tako lahko z istim dnevnikom spremljaš vse.
Odpiranje v Google Preglednicah
Ista datoteka, vzame dve minuti.
- Shrani datoteko .xlsx na svoj računalnik.
- Pojdi na drive.google.com in jo naloži (ali povleci in spusti v mapo).
- Z desnim klikom na naloženo datoteko izberi Odpri z → Google Preglednice.
- Google Preglednice datoteko pretvorijo. Vse formule, spustni seznami in pogojno oblikovanje se prenesejo.
Po pretvorbi datoteka živi v Drivu in jo z ekipo deliš kot vsako drugo preglednico. Barvno označevanje ostane. Spustni seznami ostanejo. Formula za praznike ostane.
Google Preglednice imajo isto temeljno omejitev kot Excel: kdor ima pravico do urejanja, lahko ureja vse. Ni načina na ravni vrstice v slogu »vsak vidi le svojo odsotnost«. Če je to za vas pomembno, se morda splača preiti na spletni sistem za dopust, kot je Book Time Off.
Podrobnosti, ki znajo zagosti
Pravilo štirih tednov (letni dopust ni pavšal)
Zakonski minimum letnega dopusta v Sloveniji so štirje tedni, ne glede na delovno dobo. Za petdnevni delovni teden to pomeni 20 delovnih dni, za šestdnevnega pa 24. Dopust se šteje v delovnih dneh, na osnovi dolžine delovnega tedna posamezne osebe.
Dodatki k osnovi (lestvica, nikoli pavšal)
Na štiri tedne se seštevajo zakonski dodatki, vsak najmanj v navedeni višini. Prav zato letni dopust nikoli ni ena sama okrogla številka:
- +1 delovni dan na otroka do 15 let (159. člen).
- Najmanj +3 dni za starejšega delavca, torej osebo, staro 55 let ali več (dodatek po 159. členu, status po 197. členu).
- Najmanj +3 dni za invalida, delavca z najmanj 60-odstotno telesno okvaro ali tistega, ki neguje otroka, ki potrebuje posebno nego.
- +7 dni za delavca, mlajšega od 18 let (194. člen).
Vse to so zakonski minimumi (»najmanj«). Kolektivne pogodbe in interni akti kvoto pogosto dvignejo, tako da marsikdo dobi 25 do 30 dni ali več. V predlogi v stolpec Dopust vpiši končno kvoto osebe, ko lestvico sešteješ.
Ana: starejša delavka z enim otrokom do 15 let
Ana dela pet dni na teden. Stara je 55 let in ima enega otroka, mlajšega od 15 let.
- Zakonska tla:
- 4 tedni = 20 delovnih dni
- Starejši delavec (najmanj):
- +3 dni
- En otrok do 15 let:
- +1 dan
- Kvota letnega dopusta:
- 24 dni
V predlogi Ani nastavi Dopust na 24. S prenosom 2 dni iz lani jo stolpec Letos pokaže na 26,0.
Regres ni dopust, ampak denar
To je največja slovenska past. Regres za letni dopust je ločeno, obvezno denarno izplačilo (131. člen ZDR-1), ki ni isto kot dnevi dopusta. Delodajalec ga mora izplačati vsakemu, ki je upravičen do letnega dopusta, in sicer najmanj v višini minimalne plače ter praviloma do 1. julija tekočega leta. Za leto 2026 znaša zakonski minimum regresa 1.481,88 € (točno vrednost preveri v uradni objavi v Uradnem listu). Kdor je zaposlen le del leta, dobi regres sorazmerno.
Regres je denar in ga vodi v plačilnem sistemu, ne v tej predlogi. Predloga šteje dneve letnega dopusta. Če regres pomešaš med dneve, se ti bodo kvote razsule, spremljava izplačila do 1. julija pa se izgubi. Naj denar ostane denar in dnevi dnevi.
Krajši delovni čas
Isto pravilo štirih tednov, le pomnoženo z delovnimi dnevi osebe. Kdor dela manj dni na teden, ima manj delovnih dni dopusta, ker se štejejo le dnevi, ki bi sicer bili delovni.
Tomaž: 4 dni na teden (pon, tor, sre, čet)
Tomaž dela štiri dni na teden in ima enega otroka, mlajšega od 15 let.
- Zakonska tla na štiridnevnem tednu:
- 4 × 4 = 16 delovnih dni
- En otrok do 15 let:
- +1 dan
- Kvota letnega dopusta:
- 17 dni
Tomažu nastavi Dopust na 17. Stolpec Dni v dnevniku odsotnosti tako ali tako šteje le delovne dni, ki jih dejansko vzame.
Novi zaposleni med letom
Predloga izračuna sorazmerni del samodejno: celoletno kvoto pomnoži z deležem leta, ko je oseba zaposlena. Zakon (161. člen) sorazmerni del odmerja po celih mesecih, po eno dvanajstino na mesec zaposlitve, zato je datumski izračun v predlogi le blizu, ne pa na dlako enak.
Petra: zaposli se 1. marca 2026
Petra se zaposli 1. marca v leto dopusta od januarja do decembra. Njena celoletna kvota je 21 dni (20 tla in 1 dan za otroka do 15 let).
- Dni od zaposlitve do konca leta:
- 01.03.2026 do 31.12.2026 = 306 dni
- Dni v celem letu dopusta:
- 365
- Delež:
- 306 / 365 = 0,838
- Kvota za letos (datumsko):
- 21 × 0,838 ≈ 17,6 dni
Iskreno: 17,6 je datumska ocena predloge. Zakonski sorazmerni del se šteje po celih mesecih, torej 10 mesecev od marca do decembra, 10/12 od 21 = 17,5. Številki sta blizu, a končno kvoto preveri v plačilnem sistemu.
Ko nekdo odide
Ista formula obratno. Delež se izračuna glede na čas zaposlitve v letu dopusta, ne na celo leto.
Nina: odhaja 30. septembra 2026
Nina je pri nas od leta 2020 in odhaja 30. septembra. Njena celoletna kvota je 22 dni (20 tla in 2 dneva za dva otroka do 15 let).
- Dni zaposlitve v tem letu dopusta:
- 01.01.2026 do 30.09.2026 = 273 dni
- Delež:
- 273 / 365 = 0,748
- Kvota za letos:
- 22 × 0,748 ≈ 16,5 dni
Tu se datumski in mesečni izračun ujameta: 9 mesecev od januarja do septembra je 9/12 od 22, kar je prav tako 16,5. Neizrabljeni dnevi ob prenehanju se izplačajo v denarju.
Prenos dopusta
V Sloveniji prenos ni popolnoma prost. Delavec mora najmanj dva tedna dopusta izrabiti še v tekočem letu, preostanek pa lahko po dogovoru z delodajalcem izrabi do 30. junija naslednjega leta (162. člen). Če dopusta ni mogel izrabiti zaradi bolniške ali starševskega dopusta, ga sme izrabiti do 31. decembra naslednjega leta. Neizrabljeni dopust se v denarju izplača samo ob prenehanju delovnega razmerja. Stolpec Prenos v predlogi preneseni dopust preprosto prišteje k letošnji kvoti, a le za tiste, ki so bili zaposleni na začetku leta.
Prazniki in dela prosti dnevi
Zavihek Prazniki pride izpolnjen s slovenskimi dela prostimi dnevi za 2026 in 2027. Ti so povsem ločeni od tvoje kvote letnega dopusta, vedno pridejo povrhu in se ne odštejejo od ničemer.
Za 2026 je pomembno vedeti dvoje:
- Približno 15 dela prostih dni. Med njimi so novo leto (1. in 2. januar), Prešernov dan (8. februar), velika noč in velikonočni ponedeljek, dan upora proti okupatorju (27. april), praznik dela (1. in 2. maj), dan državnosti (25. junij), Marijino vnebovzetje (15. avgust), dan reformacije (31. oktober), dan spomina na mrtve (1. november) ter božič in dan samostojnosti in enotnosti (25. in 26. december).
- Sedem delovnih državnih praznikov. 8. junij, 17. avgust, 15. september, 23. september, 25. oktober, 10. november in 23. november so državni prazniki, a niso dela prosti. Praznujemo jih, a se dela, zato jih na seznamu ni in ne zmanjšajo dopusta.
Ko odsotnost zajame dela prost dan, se ta samodejno izloči iz štetja. Rezerviraj torek do petek okoli velikonočnega ponedeljka (od 6. do 10. aprila 2026), pa ti predloga vrne 4, ne 5, ker velikonočni ponedeljek ne gre v breme dopusta.
Prav za to je spletni sistem za dopust. Book Time Off ima slovenske dela proste dni vgrajene in jih nikoli ne odšteje od kvote, ob vsaki odobritvi šteje izrabljene in preostale dni ter uveljavlja vaše pravilo prenosa z rokom. Nobene formule za vzdrževanje.
→ Začni brezplačni preizkusZa nove delodajalce in male ekipe
Če prvič zares spremljaš dopust, je razpredelnica povsem dober začetek. Tu je nekaj stvari, ki te rešijo pred predelavo čez pol leta.
Leto dopusta je pri nas že izbrano
V Sloveniji je leto dopusta koledarsko leto, od 1. januarja do 31. decembra. To olajša odločitev, saj se ni treba spraševati med različnimi modeli. Preostane le, da veš, kaj gre s koledarskim letom skupaj: dva tedna dopusta je treba izrabiti še v tekočem letu, ostanek pa se lahko prenese do 30. junija naslednjega leta.
Koledarsko leto (zakonska privzeta izbira)
Za: Preprosto za pomniti in deliti. Vsi mislijo v koledarskem letu, en list za celo ekipo je enostavnejši.
Proti: Konec leta prinese naval prošenj za december, zato prenos in rok 30. junija spremljaj sproti.
Sproti spremljaj prenos
Za: Ker je pravilo jasno (dva tedna letos, ostanek do 30. junija), enkrat na četrtletje preveriš, kdo ima preveč dni.
Proti: Zahteva malo discipline, a ti prihrani neprijeten pogovor decembra.
Zapiši pravila
En list formata A4 na začetku zadošča. Pokriti mora osnove: koliko dopusta, kako teče leto dopusta, kako dolgo vnaprej se oddaja prošnja, kaj se zgodi z neizrabljenimi dnevi (in da je treba dva tedna izrabiti letos, ostanek do 30. junija), kako je z boleznijo med dopustom in kdo odobrava. ZDR-1 je pravzaprav berljiv, če želiš kaj dvakrat preveriti.
Za lastnika določi eno osebo
Razpredelnica z več lastniki postane mora nasprotujočih si kopij. Izberi eno osebo, ki je odgovorna za vnos odobrenih odsotnosti, priganjanje k neodgovorjenim prošnjam in prehod datoteke ob koncu leta. Če bi rad, da to počne več ljudi, uporabi spletni sistem za dopust, kot je Book Time Off.
Vsakič isti kanal
Določi en kanal za prošnje za dopust (e-pošta, sporočilo v ekipnem klepetu, obrazec) in se ga drži. Naključne ustne prošnje ob kavi so točno tisto, kar se izgubi. Tudi tu velja: spletni sistem za dopust, kot je Book Time Off, ima prošnjo in odobritev na enem mestu.
Vsako četrtletje preglej stanje
Enkrat na četrtletje poglej zavihek Pregled. Bodi pozoren na dvoje:
- Ljudje s preveč preostalega dopusta. Če ima nekdo oktobra še 18 dni, jih ne bo izrabil. Pogovori se zgodaj, ne pa da moraš pozneje nerodno zavrniti prošnjo za ves december. In ne pozabi: dva tedna je treba izrabiti letos.
- Ljudje v minusu. Pregled celico Ostane obarva rdeče, takoj ko pade pod nič. Če to opaziš pravočasno, ni neprijetnega pogovora o dnevih, ki jih je treba vrniti.
Načrtuj kritje, ne le odsotnosti
Letni koledar je za zgodnje odkrivanje prekrivanj. Če hočejo trije iz iste ekipe zadnji teden avgusta, želiš to vedeti marca, ne 20. avgusta.
Kaj predloga dela dobro
Brezplačna je in ostane brezplačna
Brez odštevalnika preizkusa, brez oglasov za nadgradnjo v datoteki.
Prazniki so pravilni
Dela prosti dnevi za 2026 in 2027 so vgrajeni, delovni državni prazniki pravilno izpuščeni.
Sorazmerni del izračuna sama
Za tiste, ki se zaposlijo ali odidejo med letom, predloga računa namesto tebe.
Deluje v Excelu in Preglednicah
Ena datoteka, dva doma. Iste formule. Isti spustni seznami.
Formule so berljive
Bi rad vedel, od kod pride številka? Klikni celico. Nobenih skritih makrov.
Zdrži majhne ekipe
Zgrajena za približno 30 zaposlenih. Nato postane nepregledna.
Česa predloga ne zmore
Iskren del. Vsaka razpredelnica za dopust, tudi naša, prej ali slej trči ob isti zid. Če veš, kje je zid, si prihraniš veliko bolečine.
Dva urejevalca hkrati jo pokvarita
Excel ima omejeno sourejanje, Preglednice so boljše, a še vedno poznajo spopade zapisov. Datoteka postane »zadnji shrani zmaga«, kar ni isto kot verodostojen zapis.
Ni oddaje z mobilnega telefona
Sodelavci ne morejo oddati prošnje s telefona kot v aplikaciji. Nekomu morajo pisati in čakati.
Ni postopka odobritve
»Odobreno« je le beseda v celici. Ni zapisa, kdo je kaj odobril, kdaj ali kako je prošnja izgledala prej.
Pravice so vse ali nič
Ali deliš celo datoteko ali pa ne. Ni načina »Ana vidi svoje stanje, ne pa podatkov drugih«.
Prehod v novo leto je ročen
Datoteko moraš kopirati, preimenovati, počistiti dnevnik, prenesti stanja in posodobiti leto. Lahko pozabiš, lahko se zmotiš.
Ni obvestil ali opomnikov
Nihče ni samodejno obveščen, ko prošnja prispe, je odobrena ali se namerava prekriti z dopustom sodelavca.
Regres ostaja zunaj
Predloga šteje dneve, ne denarja. Regresa za letni dopust ne izračuna in ne spremlja roka 1. julija, za to skrbi plačilni sistem.
Kako boš vedel, da je čas za korak naprej
Tega ne bomo spremenili v prodajni nagovor, a omejitve razpredelnice so očitne. Po naših izkušnjah se te stvari začnejo dogajati od približno štirih ljudi v ekipi:
- Prihaja do nesporazumov v slogu »mislil sem, da je odobreno«.
- Lastnik datoteke je na dopustu in nihče drug je ne najde.
- Dve osebi isto popoldne posodobita datoteko in popravki ene izginejo.
- Prešli ste 15 do 20 zaposlenih in vrstice postajajo nepregledne.
- Več vodij odobrava dopust in ni načina, da bi jih uskladili.
- Zaključek leta je vzel pol dneva in vseeno ste za njim našli tri napake.
- Želiš, da lahko ljudje vidijo svoje stanje, ne da bi vprašali.
- Začel si razmišljati o urah, izmenskem delu ali dopolnilnih pogodbah.
Če se prepoznaš v katerem od zgornjih znakov in brezplačno datoteko tehtaš proti pravemu sistemu za dopust, preizkusi Book Time Off brezplačno. Kartica ni potrebna, v nekaj minutah si na tekočem, tako da res nimaš česa izgubiti.
→ Začni brezplačni preizkusViri
| Kaj | Kje |
|---|---|
| Letni dopust, štiri tedne in dodatki (159., 194., 197. člen) | ZDR-1 na pisrs.si, preverjeno julija 2026 |
| Sorazmerni del in prenos dopusta (161., 162. člen) | gov.si, Letni dopust, preverjeno julija 2026 |
| Regres za letni dopust (131. člen) | gov.si, Regres, preverjeno julija 2026 |
| Prazniki in dela prosti dnevi | gov.si, Prazniki in dela prosti dnevi, preverjeno julija 2026 |