De flesta gratis semestermallar är antingen för enkla för ett växande team eller för krångliga för att någon ska orka använda dem. Den här har pålitliga formler som inte går sönder och klarar precis de saker din nuvarande tabell antagligen snubblar på.
Vad som finns i mallen
Sju flikar, i den här ordningen:
| Läs mig | Hur filen funkar och i vilken ordning du fyller i den. |
| 1. Inställningar | Företagsnamn, semesterår, helgdagar, standardantal dagar. |
| 2. Medarbetare | En rad per person. Dagarna räknas ner automatiskt för del av året. |
| 3. Frånvaro | En rad per ledighet. Dagarna räknas automatiskt. |
| 4. Översikt | Sammanfattning per person med förbrukningsstapel. |
| 5. Årskalender | Hela semesteråret i ett rutnät: rader är personer, kolumner veckor. |
| Helgdagar | Alla 13 allmänna helgdagar för 2026 och 2027, plus gula rader för aftnarna. |
Alla formler är färdiginställda: ändrar du ett datum på fliken Inställningar räknas dagarna, uttagen och kalendern om. Lägger du till en rad i Frånvaro ändras Översikten. Det finns inga konstigheter som vanliga kalkylbladsanvändare inte hänger med på, alltså inga makron, skript eller tillägg (vi är ärligt talat inte helt säkra på vad de gör själva!?).
Är en cell gul får du ändra den. Är den blå, låt den vara i fred, den räknar ut svaret åt dig. Vi har kört samma upplägg genom hela filen så att ingen ska råka plocka isär formlerna och få allt att rasa!
Vill du undvika kalkylblad, versionskrockar och trasiga formler helt och hållet, starta en gratis provperiod av Book Time Off. Inget kort krävs och du är igång på 5 minuter.
→ Starta gratis provperiodKom igång i 5 steg
Räkna med 10 minuter för ett litet team. Fem för stegen nedan, fem för att lägga in dina kollegor.
Ställ in semesteråret
Ange semesterårets startdatum på fliken 1. Inställningar. Slutdatumet räknas ut åt dig (12 månader senare minus en dag). Lagens standard i Sverige är den 1 april, så mallen kommer ifylld med 2026-04-01. Kör ni kalenderår enligt avtal byter du bara datum. Mer om det valet längre ner.
Fliken Inställningar · semesterårsdelen, med inmatningscellen markerad.
Kolla helgdagarna (och lägg till aftnarna)
Här gör Sverige det enkelt för dig: de 13 allmänna helgdagarna gäller i hela landet, inga regionala listor att hålla reda på. Alla datum för 2026 och 2027 ligger förifyllda på fliken Helgdagar. Under dem finns tre gula rader för julafton, midsommarafton och nyårsafton, som inte är lagstadgade helgdagar men lediga på de flesta arbetsplatser: fyll i datumen om ni håller stängt, så räknas de bort ur varje formel i filen.
Lagen om allmänna helgdagar nämner varken julafton, midsommarafton eller nyårsafton. Att nästan hela Sverige ändå är ledigt de dagarna beror på kollektivavtal och sedvana. Därför ligger de som tillval i mallen i stället för förifyllda: det är ert beslut, inte lagens. Samma sak med klämdagar, en förmån många arbetsgivare ger, ingen rättighet.
Sätt standardantalet semesterdagar
Förvalet är 25 dagar, semesterlagens minimum, och det gäller oavsett hur många dagar i veckan man jobbar. Helgdagarna kommer alltid ovanpå. Många kollektivavtal ger fler dagar, så höj gärna. Du kan skriva över per person på nästa flik, och kom ihåg: siffran du anger är personens betalda dagar.
Lägg in ditt team
Vidare till fliken 2. Medarbetare. Varje person får en rad. De gula kolumnerna fyller du i: namn, startdatum, sista anställningsdag (om det finns en), arbetsdagar per vecka, betalda semesterdagar och eventuella sparade dagar. Kolumnerna till höger räknar sig själva.
Elena började i augusti, så hennes siffra (15,7) är mallens uppskattning av betalda dagar för hennes del av semesteråret. Emma slutar vid nyår, så hennes (18,8) är också nedräknad.
Rätten att vara ledig 25 dagar och rätten till semesterlön är två olika saker i Sverige. De betalda dagarna tjänas in under intjänandeåret, alltså året före. Skriv in var och ens betalda dagar för just det här semesteråret (lönesystemet har facit), och håll obetald ledighet utanför saldot: logga den som typen Obetald på fliken Frånvaro, så syns den utan att dra några dagar.
Logga den första frånvaron
Vidare till fliken 3. Frånvaro. Välj person i rullistan, välj typ, ange start- och slutdatum och sätt status. Kolumnen Dagar räknar lediga arbetsdagar (måndag till fredag) minus helgdagarna.
Kolumnen Dagar på rad 5 ger 4 · tisdag till fredag direkt efter Annandag påsk (som är helgdag och inte räknas). Och decemberraden ger 4, inte 3: julafton är ingen lagstadgad helgdag. Håller ni stängt den, lägg in datumet på fliken Helgdagar.
Sjukdagar, obetald ledighet och ”Övrigt” drar inte från semesterdagarna. Bara rader av typen Semester räknas in i översikten. Så du kan använda samma logg för att hålla koll på allt, inklusive nyanställdas obetalda dagar.
Öppna den i Google Kalkylark
Samma fil, tar två minuter.
- Spara .xlsx-filen på din dator.
- Gå till drive.google.com och ladda upp den (eller dra och släpp i en mapp).
- Högerklicka på den uppladdade filen → Öppna med → Google Kalkylark.
- Google Kalkylark konverterar filen. Alla formler, rullistor och villkorsstyrd formatering följer med.
Efter konverteringen bor filen i Drive och du delar den med teamet som vilket kalkylark som helst. Färgkodningen är kvar. Rullistorna är kvar. Helgdagsformeln är kvar.
Google Kalkylark har samma grundläggande begränsning som Excel: den som får redigera kan redigera allt. Det finns inget läge på radnivå i stil med ”alla ser bara sin egen ledighet”. Är det viktigt för er kan det vara värt att titta på ett semesterhanteringssystem online som Book Time Off.
De kluriga bitarna
Regeln om 25 semesterdagar (och fällan betald mot obetald)
Lagens minimum i Sverige är 25 semesterdagar per semesterår (semesterlagen 4 §), och det är samma 25 oavsett om du jobbar 5 dagar i veckan eller 3. Enda undantaget: den som börjar efter den 31 augusti har bara rätt till 5 dagar det semesteråret.
Men här kommer den stora svenska fällan: rätten att vara ledig och rätten till betalning är två olika saker. De betalda dagarna tjänas in under intjänandeåret, alltså de 12 månaderna före det semesterår du är inne i (7 §). En nyanställd har rätt att ta 25 dagar redan första året, men de flesta av dem är obetald semester. Mallen räknar dagar, inte lön, så siffran du fyller i per person är de betalda dagarna.
Många arbetsplatser avtalar i stället om att intjänandeår och semesterår sammanfaller, så att dagarna är betalda samma år de tjänas in. Kolla vad som gäller hos er, och är du osäker på någons betalda dagar: fråga lönesystemet, det har facit.
Deltid: nettosemesterdagar
Samma 25 dagar gäller på papperet, men för den som inte jobbar 5 dagar i veckan räknas de om till nettosemesterdagar, så att alla landar på ungefär 5 veckors ledighet. Bara dagar som annars hade varit arbetsdagar dras från saldot (9 §).
Tove: 3 dagar i veckan (mån, tis, ons)
Tove jobbar 3 dagar i veckan.
- Lagens utgångspunkt:
- 25 semesterdagar, oavsett veckans längd
- Omräkning till nettodagar:
- 25 × 3/5 = 15 nettosemesterdagar
- Vad det motsvarar:
- fortfarande ungefär 5 veckors ledighet
- I mallen:
- 15 dagar (plus 1 sparad dag = 16,0)
Sätt Toves semesterdagar till 15 i mallen. Kolumnen Dagar i frånvarologgen räknar ändå bara de arbetsdagar hon faktiskt tar ledigt.
Nyanställda mitt i semesteråret
Mallen räknar ner automatiskt: helårsdagarna gånger den del av semesteråret personen är anställd. Men i Sverige gäller det att hålla tungan rätt i mun, för det mallen uppskattar är de betalda dagarna.
Elena: börjar den 15 augusti 2026
Elena börjar den 15 augusti, mitt i semesteråret april till mars. Eftersom hon börjar före den 31 augusti har hon rätt att ta 25 dagars ledighet redan i år, men med lagens standardmodell är nästan alla obetalda.
- Dagar från start till semesterårets slut:
- 2026-08-15 → 2027-03-31 = 229 dagar
- Dagar i hela semesteråret:
- 365
- Andel:
- 229 / 365 = 0,627
- Uppskattade betalda dagar i år:
- 25 × 0,627 ≈ 15,7 dagar
Ärligt talat: 15,7 är mallens uppskattning och passar arbetsplatser där intjänande och uttag sammanfaller. Kör ni lagens standardmodell styr intjänandeåret i stället, så skriv in siffran från lönesystemet. Och hade Elena börjat efter den 31 augusti hade hon bara haft rätt till 5 dagar i år.
När någon slutar
Samma formel baklänges. Andelen räknas på tiden personen är anställd under semesteråret, inte på hela året.
Emma: slutar den 31 december 2026
Emma har varit med sedan 2020 och slutar vid nyår. Hennes helårsdagar är 25.
- Anställda dagar under semesteråret:
- 2026-04-01 → 2026-12-31 = 275 dagar
- Andel:
- 275 / 365 = 0,753
- Dagar i år:
- 25 × 0,753 ≈ 18,8 dagar
Betalda dagar som Emma inte hunnit ta ut betalas ut som semesterersättning, senast en månad efter att anställningen tagit slut (30 §). Det är pengar, inte dagar, så blanda inte in dem i något saldo.
Sparad semester
Sveriges motsvarighet till att ”föra över” dagar heter sparad semester och står faktiskt i lagen (18 till 22 §§): den som har mer än 20 betalda dagar får spara dagarna över 20 till ett senare år. På lagens 25 blir det som mest 5 sparade dagar per år, de får ligga kvar i högst 5 år, och du kan inte spara nya dagar samma år som du tar ut gamla sparade. Kollektivavtal kan ha andra regler, men det här är lagens standard.
Kolumnen Sparade dagar i mallen bygger på just det: den läggs helt enkelt ovanpå årets dagar, men bara för personer som var anställda när semesteråret började. Kom också ihåg baksidan: de första 20 betalda dagarna kan inte sparas, de ska tas ut under året.
Semesterlön (12 % enligt procentregeln, eller månadslön plus semestertillägg enligt sammalöneregeln) och semesterersättning när någon slutar är kontanter, inte ledighet. Den här mallen räknar dagar. Låt lönesystemet räkna pengarna, och låt ingen av dem låtsas vara den andra.
Allmänna helgdagar
Fliken Helgdagar kommer förifylld med alla 13 allmänna helgdagar för 2026 och 2027 enligt lagen (1989:253) om allmänna helgdagar. De är helt skilda från dina 25 semesterdagar, kommer alltid ovanpå och dras aldrig från någons saldo.
Så här ser 2026 ut:
- Fasta datum: Nyårsdagen (1 januari), Trettondedag jul (6 januari), Första maj, Nationaldagen (6 juni), Juldagen (25 december) och Annandag jul (26 december)
- Rörliga: Långfredagen (3 april), Påskdagen (5 april), Annandag påsk (6 april), Kristi himmelsfärds dag (14 maj), Pingstdagen (24 maj), Midsommardagen (20 juni) och Alla helgons dag (31 oktober)
- Ingen ersättningsdag: hamnar en helgdag på en helg försvinner den bara. 2026 gäller det Nationaldagen och Annandag jul (båda lördagar), och Midsommardagen och Alla helgons dag ligger per definition alltid på en lördag
Julafton, midsommarafton och nyårsafton då? Inte lagstadgade helgdagar, hur konstigt det än låter, men lediga av avtal eller sedvana på de flesta arbetsplatser. Därför ligger de som tre gula rader på fliken Helgdagar: fyll i datumen om ni håller stängt, så räknas de bort ur varje dagberäkning.
När en frånvaro sträcker sig över en helgdag räknas helgdagen bort automatiskt. Boka måndag till fredag över påsken (6 till 10 april 2026) och mallen ger 4, inte 5, för Annandag påsk går inte av semestern.
Det är precis vad ett semesterhanteringssystem online är till för. Book Time Off har helgdagarna inbyggda och drar dem aldrig från någons saldo, räknar uttagna och kvarvarande dagar vid varje godkännande och håller koll på ert tak för sparade dagar med sista datum. Inga formler att underhålla.
→ Starta gratis provperiodAtt tänka på för nya arbetsgivare och små team
Är det första gången du behöver hålla ordning på semester på riktigt? Ett kalkylblad är helt okej att börja med. Här är sakerna som besparar dig en ombyggnad om ett halvår.
Semesteråret är redan valt åt dig (typ)
Lagens standard är ett semesterår från den 1 april till den 31 mars (3 §), med intjänandeåret som samma period året före. Många arbetsgivare avtalar i stället om kalenderår, eller om att intjänande och uttag sammanfaller, ofta via kollektivavtal. Så innan du fyller i startdatumet: kolla vilken modell som faktiskt gäller hos er. Gissa inte!
Semesterår (april till mars)
För: Lagens egen rytm. Reglerna om intjänande och sparande är skrivna för exakt det här året, så siffrorna stämmer utan omräkning.
Emot: Krockar med kalenderåret alla andra tänker i, och kräver lite förklaring för nyanställda.
Kalenderår (bara om det är avtalat)
För: Lätt att komma ihåg, och med sammanfallande intjänandeår blir nyanställdas dagar betalda direkt.
Emot: Gäller bara om kollektivavtal eller anställningsavtal säger det. Utan avtal är april till mars det som gäller.
Skriv ner reglerna
En A4 räcker i början. Den behöver täcka grunderna: hur många dagar, vilken semesterårsmodell ni kör, hur långt i förväg man ansöker, vad som händer med dagar som inte tas ut (och att bara dagarna över 20 kan sparas), vad som gäller vid sjukdom under semestern och vem som godkänner. Semesterlagen är förvånansvärt läsbar om du vill dubbelkolla något.
Utse en ägare till filen
Ett kalkylblad med flera förvaltare blir en mardröm av motstridiga kopior. Utse en person som ansvarar för att lägga in godkänd ledighet, jaga obesvarade ansökningar och rulla över filen vid årsskiftet. Behöver det vara fler än en, använd ett semesterhanteringssystem online som Book Time Off.
Samma kanal för alla ansökningar
Bestäm en kanal för semesteransökningar (mejl, ett meddelande i teamchatten, ett formulär) och håll er till den. Spontana önskemål vid kaffemaskinen är exakt det som glöms bort. Även här gäller: ett onlineverktyg som Book Time Off har ansökan och godkännande på ett och samma ställe.
Titta på översikten en gång i kvartalet
Kasta ett öga på fliken Översikt en gång i kvartalet. Håll utkik efter två saker:
- Folk med för många dagar kvar. Den som har 18 dagar kvar i januari hinner inte ta ut dem före sista mars. Ta snacket tidigt i stället för att pinsamt behöva neka en ansökan om hela mars! Och kom ihåg: de första 20 betalda dagarna kan inte sparas, de ska tas ut under året.
- Folk på minus. Översikten färgar cellen Kvar röd så fort den går under noll. Upptäcker du det i tid slipper ni det obekväma samtalet om dagar som ska betalas tillbaka.
Planera för täckning, inte bara frånvaro
Årskalendern finns för att upptäcka krockar tidigt. Om tre personer i samma team vill ha veckorna runt midsommar vill du veta det i mars, inte den 18 juni.
Vad mallen gör bra
Den är gratis och förblir gratis
Ingen provperiod, ingen uppgraderingsreklam i filen.
Helgdagarna stämmer
Alla 13 allmänna helgdagar för 2026 och 2027 är inbyggda, aftnarna ligger som tillval.
Den räknar ner automatiskt
Börjar eller slutar någon mitt i året räknar mallen åt dig.
Den funkar i både Excel och Kalkylark
En fil, två hem. Samma formler. Samma rullistor.
Formlerna går att läsa
Vill du veta var en siffra kommer ifrån? Klicka på cellen. Inga dolda makron.
Den överlever små team
Byggd för upp till ungefär 30 anställda. Sedan blir den svåröverskådlig.
Vad den inte kan
Den ärliga delen. Varje semesterkalkylblad, vårt också, kör förr eller senare in i samma vägg. Vet du var väggen står i förväg slipper du en hel del smärta.
Två som redigerar samtidigt har sönder den
Excel har begränsad samredigering; Kalkylark är bättre men har också skrivkrockar. Filen blir ”senast sparad vinner”, och det är inte samma sak som ett facit.
Inga ansökningar från mobilen
Dina kollegor kan inte ansöka om ledighet från telefonen som i en app. De får skriva till någon och vänta.
Inget godkännandeflöde
”Godkänd” är bara ett ord i en cell. Det finns ingen logg över vem som godkände vad, när, eller hur ansökan såg ut innan.
Behörigheter är allt eller inget
Antingen delar du hela filen eller inte alls. Det finns inget ”Anna ser sitt saldo men inte de andras uppgifter”.
Årsskiftet är handarbete
Kopiera filen, döp om, rensa loggen, för över sparade dagar, uppdatera året. Lätt att glömma, lätt att klanta till.
Inga notiser eller påminnelser
Ingen får automatiskt veta att en ansökan kommit in, godkänts eller är på väg att krocka med en kollegas ledighet.
Intjänandet är en ögonblicksbild
Mallen visar dagarna för hela semesteråret. Den modellerar inte intjänandeåret eller uppdelningen betald mot obetald åt dig · du anger de betalda dagarna själv och stämmer av mot lönesystemet.
Så märker du att det är dags att gå vidare
Vi tänker inte göra det här till ett säljsnack, men kalkylbladets begränsningar är uppenbara. Enligt vår erfarenhet börjar de här sakerna hända från ungefär fyra personer i teamet:
- Ni får missförstånd i stil med ”jag trodde det var godkänt”.
- Den som äger filen är på semester och ingen annan hittar den.
- Två personer uppdaterar filen samma eftermiddag och den enas ändringar försvinner.
- Ni har passerat 15 till 20 anställda och raderna börjar bli svåra att överblicka.
- Flera chefer godkänner ledighet och det finns inget sätt att hålla dem synkade.
- Årsskiftet tog en halv dag och ni hittade ändå tre fel efteråt.
- Du vill att folk ska kunna se sitt eget saldo utan att fråga.
- Du har börjat fundera på arbetstidskonton, timanställda eller skiftscheman.
Känner du igen dig i någon av punkterna och väger den gratis filen mot ett riktigt semesterhanteringssystem, testa Book Time Off gratis. Inget kort krävs och du är igång på några minuter, så det finns bokstavligen inget att förlora.
→ Starta gratis provperiodKällor
| Vad | Var |
|---|---|
| Semesterdagar, intjänandeår, nettosemesterdagar, sparad semester och semesterersättning | Semesterlagen (1977:480) · riksdagen.se · Verifierad i juli 2026 |
| De 13 allmänna helgdagarna | Lag (1989:253) om allmänna helgdagar · riksdagen.se · Verifierad i juli 2026 |