Sätt en deadline för julledighet (hos oss fungerar slutet av oktober bra), bestäm hur många som får vara borta samma dag och fördela dagarna efter vem som söker först upp till gränsen. Allt i ett mejl. Vill du stänga i mellandagarna är det arbetsgivaren som bestämmer när semestern läggs, efter samråd. Men om ni inte är överens ska du meddela minst två månader innan den första semesterdagen: lägger du ut semester från 28 december betyder det senast den 28 oktober.
När ska semesteransökningar för jul vara inne?
Tidigare än det känns naturligt. Vi skickar vårt julmejl första veckan i oktober och sätter deadline i slutet av oktober. Då har alla några veckor på sig att prata ihop sig med familjen, och du har november på dig att lösa krockar.
Det som kommer in före deadline går som vanligt. Det som kommer efter går också om det finns plats, men det går inte före i kön. Den enda meningen sätter stopp för diskussionen "men jag brukar ju alltid vara ledig den veckan" i mitten av december.
I år är det enkelt: julen ligger torsdag till lördag, nyårsdagen på fredag och trettondedag jul på onsdag. Alla vill ha mellandagarna och 4 till 5 januari. Bättre att veta det i oktober än den 20 december. Alla datum finns i artikeln röda dagar i jul och nyår 2026.
Hur många får vara lediga samtidigt?
Bestäm det innan den första ansökan kommer, inte efter. Gå igenom team för team: hur många behöver vara på plats för att verksamheten ska rulla den 29 december? Resten får vara lediga.
Vi har varit med om att tre personer sökte samma dagar i mellandagarna inom ungefär en vecka. Alla tre kunde vi inte släppa. Samtalet med den som blev utan var obekvämt, mest för att det inte fanns någon regel och det såg ut som att vi hade favoriter. Sedan regeln är känd för alla i förväg har de samtalen i princip försvunnit.
I ett team på fem är "två samtidigt" oftast lagom. Gör bara en person en viss uppgift (lönerna, till exempel) handlar det inte om antalet utan om ersättare: vem tar det brådskande när hon är borta?
I Book Time Off sätter du ett max antal frånvarande per avdelning. När en dag är full går nästa ansökan inte ens att skicka, så du behöver aldrig säga "sorry, någon hann före". I undantagsfall kan en admin ändå gå över gränsen. Först till kvarn, utan att någon för en lista i Excel.
→ Starta gratis provperiodStänga i mellandagarna: tvåmånadersregeln
I Sverige är det arbetsgivaren som bestämmer när semestern läggs ut, efter förhandling med facket om ni har kollektivavtal och annars efter samråd med den anställde. Att stänga i mellandagarna och lägga ut semester är alltså möjligt.
Men: har ni inte kommit överens ska den anställde få besked senast två månader innan ledigheten börjar. Bara om det finns särskilda skäl får det ske senare, och då om möjligt minst en månad innan. Lägger du ut semester från måndag 28 december är sista dagen för beskedet alltså den 28 oktober, och är julafton en semesterdag hos er redan den 24 oktober. Hinner du inte det, gör som vi rekommenderar ändå: fråga, beordra inte. De flesta vill ändå vara lediga i mellandagarna.
| Om du stänger | Röda dagar och aftnar | Semesterdagar per person |
|---|---|---|
| 24/12 till 3/1, julafton och nyårsafton lediga | juldagen, nyårsdagen (annandag jul är en lördag) | 3 (28 till 30 december) |
| 24/12 till 6/1, julafton och nyårsafton lediga | dessutom trettondedag jul | 5 (dessutom 4 och 5 januari) |
Säg till så tidigt som möjligt hur många dagar folk ska spara. Vi har varit med om att någon i december upptäckte att hen tagit mer ledigt under året än hen trott, och att det inte fanns något kvar till stängningsdagarna. Det blir ingen glad av. Lösningen var ingen strängare regel, utan att alla redan på hösten visste hur många dagar de skulle spara.
Vem får ledigt när alla vill?
Vi gör så här: efter vem som sökte först upp till gränsen, och om två ansökningar kommer samtidigt går den före som jobbade förra julen. Det är enkelt, alla förstår det och ingen behöver bedöma vems skäl som väger tyngst.
Det vi skulle undvika är regler som låter snälla men inte är rättvisa, som "föräldrar först". Då jobbar de utan barn varje år, och just sådana regler slutar i bråk. Har någon en allvarlig familjesituation, prata med personen enskilt. Gör bara ingen allmän regel av det.
Semesterdagar kvar i slutet av året
Den som har mer än 20 betalda semesterdagar under ett år får spara de dagar som är över 20. Sparade dagar ska tas ut inom fem år. Det betyder att du som arbetsgivare måste se till att minst 20 dagar faktiskt tas ut varje semesterår, och det är där december-rusningen kommer ifrån om ert semesterår följer kalenderåret.
Lösningen är tråkig men fungerar: titta i oktober, när julmejlet går ut, på vem som har mycket kvar och ge en vänlig påminnelse om att lägga dagarna i november. Mer i artikeln spara semesterdagar.
Book Time Off visar på ett ögonkast hur många semesterdagar var och en har tagit ut och hur många som är kvar. Så ser du tidigt vem som sitter på en hög dagar. Du kan sätta en gräns för överförda dagar och om du vill ett datum då de måste vara uttagna: det som inte är uttaget då försvinner automatiskt och det loggas. Se bara till att regeln stämmer med ditt avtal. Semestern tar det tyvärr inte ut åt någon. Men i december blir ingen överraskad.
→ Starta gratis provperiodGodkänna semester utan lappar och påminnelser
Oavsett vad du använder gäller en regel: alla ansökningar kommer in på ett ställe. Inte på en lapp, inte på Messenger, inte i förbifarten i korridoren. Vi har fått en semesteransökan på en post-it-lapp, godkänd i förbifarten och sedan helt bortglömd. Vi märkte det först när två personer var borta samma dag.
För ett litet team räcker en gemensam kalender om du är konsekvent. Vill du ha ansökningar skriftligt, använd vår blankett för semesteransökan.
I Book Time Off söker teamet ledigt från mobilen och du får ett mejl med knapparna Godkänn och Avslå. Ett klick och klart, utan inloggning. Blir en ansökan liggande kommer en påminnelse nästa arbetsdag och en sista några dagar senare, så inget försvinner i julstressen. Alla ser beslutet direkt och kalendern uppdaterar sig själv.
→ Starta gratis provperiodMejlet till teamet (att kopiera)
Skicka det första veckan i oktober. Ändra delarna inom hakparentes.
Hej alla!
Här är vår plan för julen, så att ingen behöver gissa.
Vi har stängt [från julafton till och med 3 januari] och är tillbaka [måndag 4 januari]. Julafton, nyårsafton och de röda dagarna är lediga. Mellandagarna ([28 till 30 december]) läggs som semester, det blir [3] dagar. Är det ett problem för dig, säg till senast [23 oktober].
Vill du vara ledig fler dagar i december, sök senast [30 oktober]. Max [två] per team får vara borta samtidigt, först till kvarn.
Har du många semesterdagar kvar i år, lägg gärna några i november.
Vid akuta ärenden: [namn], [nummer].
[Ditt namn]
Vad lagen säger, om du behöver det
Du behöver inte det här för att få ordning på julen. Men om någon frågar är det så här lagen faktiskt ser ut.
- Förläggning av semester: arbetsgivaren förhandlar med facket om det finns kollektivavtal, annars samråder arbetsgivaren med arbetstagaren. Blir ni inte överens bestämmer arbetsgivaren (10 och 11 §§ semesterlagen).
- Besked senast två månader innan ledigheten börjar, om förläggningen inte är överenskommen. Finns särskilda skäl får beskedet lämnas senare, om möjligt minst en månad innan (11 § semesterlagen).
- Huvudsemester: om inget annat avtalats ska den anställde få minst fyra veckors sammanhängande ledighet under juni till augusti (12 § semesterlagen).
- Sparade dagar: betalda semesterdagar över 20 får sparas och ska tas ut inom fem år (18 och 20 §§ semesterlagen).
Källor
| Riksdagen | Semesterlag (1977:480) · Förläggning, besked och sparade dagar. Kontrollerad oktober 2026. |
| Verksamt | Semester och semesterdagar · Kontrollerad oktober 2026. |
Vanliga frågor
Det här är praktisk, allmän information för arbetsgivare i Sverige. Kolla alltid också anställningsavtal och kollektivavtal. Vid en verklig tvist, ta hjälp av din arbetsgivarorganisation eller en arbetsrättsjurist.