Hur håller du koll på personalens semester?

Oavsett anledning går den här guiden igenom alla alternativ · från en enkel kalender hela vägen till ett fullt HR-system · så att du ser vad som passar ditt team just nu.

Vår resa med semesterkoll

När vi startade vårt företag var det sista vi tänkte på att godkänna semesteransökningar eller hålla ett öga på semestersaldon. Det kändes inte viktigt. Men allt eftersom vi anställde folk blev det snabbt tydligt hur mycket det betydde för dem · de ville veta hur mycket ledighet de hade och kunna ta ut den med så lite krångel som möjligt. Vi visste hur viktigt det var med ett positivt och engagerat team, så det som en gång inte kändes viktigt blev plötsligt ett stort fokus!

När vi bara var ett par stycken var det enkelt · vi sa till varandra och skrev upp det i kalendern. Inga problem. Det förblev så enkelt även när vi gick digitalt och började lägga in datum i varandras Outlook-kalendrar.

Sedan anställde vi en handfull personer och kalkylarken klev in. Det fungerade · tills vi hade sjutton olika versioner sparade, de flesta formlerna hade gått sönder minst en gång och ingen riktigt visste hur något av det skulle lagas. Dags för nästa förändring...

Vi gick över till ett semestersystem online och det var det största klivet. Vi kunde välja vem som godkände ledighet i varje team, godkänna eller avslå ansökningar med ett par klick och se med en blick vem som var ledig och vem som fortfarande hade dagar kvar. Framför allt gick det inte sönder som vårt kalkylark, och våra chefer slapp hantera hundratals semesterfrågor som var lätta att missa eller svara fel på. Effektivt, enkelt och smidigt.

Nästa kliv kom inte förrän vi var betydligt större. Förbi 100 personer blev det logiskt att gå över till ett riktigt HR-system som integrerade med lönen, lagrade personaldokument säkert och hjälpte till med avtal och arbetsrätt. Själva semesterkollen ändrades inte särskilt mycket · vi behövde bara mer runt omkring den. Bredare program, men ingen stor förändring för att hålla koll på semestern.

Varje företag är förstås unikt · med bra kommunikation klarar du dig antagligen med en kalender längre än vi gjorde, och är du en fena på kalkylark kan det räcka i åratal, men vi skulle bli förvånade om inte nyttan med ett semestersystem, ställd mot dess låga kostnad, passar de allra flesta företag bäst.

Fem sätt att hålla koll på personalens semester

1. Delade kalendrar

Det enklaste alternativet är att börja med en delad kalender. Det kan bokstavligen vara en papperskalender på kontorsväggen eller, mer troligt, era Outlook- eller Google-kalendrar. Alla erbjuder de delade kalendrar som är lätta att sätta upp. Du lägger in dina egna ledighetsdatum och resten av teamet ser vem som är ledig. Det är enkelt, gratis och fungerar bra när ni är några få med god kommunikation och förståelse för varandra.

För oss grundare fungerade det bra, men så snart vi anställde ett team ville de veta hur många dagar de hade kvar, och vi behövde ett sätt att godkänna eller avslå, undvika krockar och se till att alla fick en rättvis del av semestern. In på scenen: kalkylarken!

2. Teams eller Slack

På sin mest grundläggande nivå skiljer sig det här inte så mycket från att använda Outlook- eller Google-kalendrar, och du kan använda Teams eller Slack på liknande sätt. Med det sagt har du kanske också märkt att det finns appar du kan lägga till för att hjälpa dig hålla koll på semester och ledighet. Book Time Off är ett alternativ som låter dig ansöka om och boka ledighet via en chattfunktion i Teams eller Slack (se hur Slack-integrationen fungerar) · den ger en regelbunden sammanställning av vem som är ledig, och de som godkänner får DM för att acceptera eller avslå bokningar.

Den här enkla lösningen är perfekt för distansföretag som redan kommunicerar och arbetar i de här kanalerna. Du kan stanna kvar på plattformen och sköta semestern där samtalet redan sker. De inbyggda alternativen kan dock vara lite begränsade, så välj något som erbjuder sådant som saldokoll och företagsövergripande rapporter. Om du inte är väldigt mån om att hålla allt inbyggt i Teams eller Slack får du förmodligen mer funktionalitet ur ett semestersystem online för samma pris. Mer om det senare...

3. Kalkylark

Det ödmjuka kalkylarket är förstahandsvalet för de flesta företag någon gång i den tidiga tillväxtfasen. De är dina att anpassa, så du kan göra dem så enkla eller komplicerade du vill (eller så långt dina tekniska kunskaper räcker!). Bygger du det själv föreslår vi att du börjar med en enkel tidslinje längs kolumnrubrikerna och teammedlemmar på varje rad.

Håll formlerna enkla och begränsa antalet flikar så att du inte länkar för mycket mellan dem, för de går sönder alldeles för lätt. Bestäm också nivåerna för delad åtkomst så att inte flera versioner sparas! Vårt kalkylark tjänade oss väl tills två saker hände · vi nådde omkring 5 anställda och vi hade fler än en som godkände semester. Formlerna gick sönder alldeles för ofta, och den begränsade åtkomsten innebar oupphörliga frågor från teamet om hur många dagar har jag kvar och har någon redan bokat det där datumet.

Vi behövde något alla kunde se, som inte gick sönder och som gav möjlighet att utse godkännare som fick avisering om att godkänna eller avslå ledighet. Det var då vi tog klivet till ett semestersystem...

4. Semestersystem

Vi insåg inte hur mycket tid och energi vårt semesterark slukade förrän vi lämnat det bakom oss. För oss grundare var det slut på huvudvärk med trasiga formler och krockande kopior, vi kunde godkänna ledighet från mobilen när som helst på dygnet utan att mata in datum för hand, och framför allt försvann samtalen om vem som är ledig när eller hur många dagar folk hade kvar nästan helt. Enkla saker som att röda dagar redan låg inne och att kunna boka ledighet runt dem utan att de drogs från potten skilde det verkligen från vårt kalkylark. Teamet älskade det, för de visste var de stod, hade ett lättanvänt system och kunde planera ledighet utan att behöva ta upp det på sina enskilda möten.

När vi byggde Book Time Off visste vi hur viktigt det var att få kalendern, översikten och godkännandena rätt. Vi ville också ge företag ett sätt att se mönster i ledigheten för att ta höjd för hektiska perioder och se till att personalen fick den vila de behövde för att undvika utbrändhet. Och för att bocka av allt det där med kalendrar och chattplattformar såg vi till att det integrerar och fungerar var du än är · Outlook, Teams, Slack eller Google.

app.book-time-off.com/team

Ett dedikerat system samlar hela teamet i en översikt, där varje persons återstående saldo uppdateras automatiskt när ledighet bokas och godkänns.

5. HR-system

Ett litet antal betydligt större organisationer kan ha nytta av att integrera sin semesterkoll i ett bredare HR-ekosystem. När du väl passerar 100 anställda börjar du tänka på något som hjälper dig hantera avtal och lön, för logg över utbildningar och dokumenterar allt du behöver. De flesta av dessa större HR-system har semesterkoll inbyggd, även om den är ungefär likadan (om inte enklare och mer begränsad) än de dedikerade semestersystemen.

Det finns ingen egentlig nackdel här och de är utmärkta verktyg, men behöver du inte allt de erbjuder (och det gör få företag under 100 anställda) betalar du för mycket för sådant du helt enkelt inte behöver. Semesterkoll är ofta en bisak eller ett tillägg i dessa större system, så vår erfarenhet är att många uppgraderar till systemet men ändå behåller semesterkollen i sitt ursprungliga semesterverktyg.

Hur står sig de fem alternativen sida vid sida?

Vad är bästa sättet för de flesta företag?

Det beror mest på storleken, men för de allra flesta små och medelstora företag med 5 till 100 anställda ger ett dedikerat semestersystem · som Book Time Off · bäst resultat till lägst kostnad. Du får kalender, översikt, saldoberäkning och godkännandeflöden inbyggda, plus möjligheten att koppla de verktyg du redan använder, som Outlook, Teams, Slack eller Google. De bästa alternativen lägger också till rapporter så att du kan se mönster i ledigheten och hjälpa ditt team att undvika utbrändhet, utan kostnaden och krånglet i ett fullt HR-system.

Är du förbi 100 personer eller behöver lön och avtal skötta vid sidan av ledigheten är ett fullt HR-system värt den extra kostnaden · men grip inte efter ett innan du faktiskt behöver det.

Vad bör du kolla innan du väljer?

Några frågor att gå igenom, oavsett vilket alternativ du lutar åt:

• Hur många behöver ansöka om eller godkänna ledighet, och behöver mer än en person godkänna?
• Är ditt team på distans, hybrid eller på ett och samma kontor, och behöver ansökningar fungera från mobilen?
• Förlitar ni er redan på Outlook, Google, Teams eller Slack, och skulle du vilja att semesteransökningar sker inuti de verktygen?
• Hur många röda dagar har ditt land · eller vart och ett av dina kontor, om du har fler än ett · och vem ansvarar för att hålla den listan aktuell?
• Vad behöver du kunna rapportera om: bara vem som är ledig den här veckan, eller trender över året?
• Är semesterkoll det enda du behöver, eller behöver du också lön, avtal och personalregister skötta på samma ställe?

Fungerar semesterkoll likadant i hela Europa?

Mekaniken ovan gäller överallt, men detaljerna under den gör det inte. Lagstadgad minimisemester, hur röda dagar räknas och reglerna för att spara dagar varierar alla från land till land · ibland rejält, till och med mellan grannländer. Arbetar du internationellt kan det här vara viktigt, och Book Time Off låter dig välja ditt land i vetskap om att de lokala standarderna redan är förinställda åt dig.

Läs vidare