Cele mai multe șabloane gratuite de concedii sunt fie prea simple pentru o echipă care crește, fie prea complicate ca să le folosească cineva. Acesta are formule solide care nu se strică și se descurcă exact cu lucrurile peste care tabelul tău actual probabil se împiedică.
Ce conține șablonul
Sunt șapte file, în această ordine:
| Citește-mă | Cum funcționează și în ce ordine completezi. |
| 1. Configurare | Numele firmei, anul de concediu, sărbătorile, numărul standard de zile. |
| 2. Angajați | Un rând pe persoană. Zilele se calculează automat pentru anul parțial. |
| 3. Concedii | Un rând pe concediu. Zilele se calculează automat. |
| 4. Sumar | Situația pe fiecare persoană, cu o bară de utilizare. |
| 5. Calendar anual | Tot anul dintr-o privire, rândurile sunt persoane, coloanele sunt săptămâni. |
| Sărbători | Sărbătorile legale din România pentru 2026 și 2027. Se scad automat. |
Formulele sunt deja puse la punct, așa că, dacă schimbi o dată în fila Configurare, se recalculează drepturile, zilele folosite și calendarul. Adaugi un rând în Concedii, iar Sumarul se schimbă. Nu sunt lucruri complicate pe care un utilizator obișnuit de tabele nu le-ar înțelege, adică fără macrocomenzi, scripturi sau suplimente (nici noi nu suntem foarte siguri ce fac acelea!?).
Dacă o celulă e galbenă, o poți schimba. Dacă e albastră, las-o în pace, ea calculează răspunsul pentru tine. Am folosit acest format peste tot, ca să nu strice nimeni tabelul și să se dărâme totul!
Dacă vrei să eviți de tot tabelele, conflictele de versiuni și formulele stricate, atunci pornește o perioadă gratuită de Book Time Off. Nu îți cerem card, iar în 5 minute ești gata de treabă.
→ Începe perioada gratuităConfigurare în 5 pași
Alocă-ți 10 minute pentru o echipă mică. Cinci pentru pașii de mai jos, cinci pentru a-ți adăuga oamenii.
Alege anul de concediu
În fila 1. Configurare setează data de început a anului de concediu. Data de sfârșit se calculează pentru tine (12 luni mai târziu, minus o zi). În România anul de concediu este anul calendaristic, așa că fișierul vine completat cu 01.01.2026. Discutăm despre asta mai jos.
Fila Configurare, partea cu anul de concediu, cu celula de completat evidențiată.
Verifică sărbătorile legale
Aici România face lucrurile simple: sărbătorile legale sunt valabile în toată țara, nu ai liste regionale de urmărit. Toate datele pentru 2026 și 2027 sunt gata completate în fila Sărbători. Un singur lucru de ținut minte: Paștele este cel ortodox, care se mută de la an la an, așa că nu fixa datele în formule.
În 2026 Paștele ortodox cade pe 12 aprilie, iar în 2027 pe 2 mai. Este mereu în altă săptămână decât Paștele catolic, așa că o listă copiată de pe un site occidental va greși. Datele din fila Sărbători sunt calculate corect pentru fiecare an. Iar angajații de altă credință pot cere zilele libere ale propriei biserici de Paște (art. 139 alin. 2¹ din Codul muncii).
Setează numărul standard de zile
Standardul este 20 de zile lucrătoare, minimul legal pentru concediul de odihnă (art. 145 din Codul muncii), iar sărbătorile legale vin întotdeauna în plus. Urcă la 21 sau 25 dacă ești mai generos. Poți schimba per angajat în fila următoare.
Adaugă echipa
Treci la fila 2. Angajați. Fiecare persoană primește un rând. Coloanele galbene sunt de completat: nume, data angajării, data plecării (dacă există), zile lucrate pe săptămână, zilele de concediu și eventualele zile reportate. Coloanele din dreapta se calculează singure.
Elena a început în februarie, așa că dreptul ei pe acest an (17,5) este calculat pro-rata. Ana pleacă în septembrie, deci și al ei (15,0) este pro-rata.
Înregistrează un concediu
Treci la fila 3. Concedii. Alege angajatul din listă, alege tipul, introdu data de început și de sfârșit și setează statusul. Coloana Zile numără zilele lucrătoare (luni până vineri), fără sărbătorile legale.
Coloana Zile de pe rândul 5 returnează 4, adică marți până vineri, fiindcă a doua zi de Paște (luni, 13 aprilie) este sărbătoare legală și nu se numără.
Zilele de boală, concediul fără plată și „altele” nu scad din concediul de odihnă. Doar rândurile marcate Concediu intră în Sumar. Așa poți folosi același jurnal ca să ții evidența pentru tot.
Deschiderea în Google Sheets
Același fișier, îți ia două minute.
- Salvează fișierul .xlsx pe calculatorul tău.
- Intră pe drive.google.com și încarcă-l (sau trage-l într-un folder).
- Clic dreapta pe fișierul încărcat → Deschide cu → Google Sheets.
- Google Sheets îl convertește. Toate formulele, listele derulante și formatarea condiționată trec cu el.
După conversie, fișierul stă în Drive și îl partajezi cu echipa ca pe orice altă foaie. Codurile de culoare rămân. Listele derulante rămân. Formula cu sărbătorile rămâne.
Google Sheets are aceeași limită fundamentală ca Excel: cine are acces de editare poate schimba orice. Nu există un mod pe rânduri de tipul „fiecare își vede doar propriul concediu”. Dacă asta contează pentru tine, poate merită să treci la un sistem online de gestionare a concediilor precum Book Time Off.
Părțile mai complicate
Regula celor 20 de zile lucrătoare
Concediul de odihnă minim în România este de 20 de zile lucrătoare pe an pentru un angajat cu normă întreagă (art. 145 alin. 1 din Codul muncii). Punctul cel mai important: sărbătorile legale nu se includ în concediu, ele vin în plus (art. 145 alin. 3). Deci cele 20 de zile sunt zile de concediu propriu-zise, separat de cele 16 zile de sărbătoare legală.
Cele 3 zile în plus pentru muncă grea sau vătămătoare (art. 147)
Unele categorii au dreptul la un concediu suplimentar de cel puțin 3 zile lucrătoare peste minimul de 20: cei care lucrează în condiții grele, periculoase sau vătămătoare, nevăzătorii, persoanele cu handicap și tinerii sub 18 ani (art. 147). Numărul exact se stabilește prin contractul colectiv sau individual de muncă. În tabel scrii pur și simplu numărul total în coloana Zile.
Mihai: lucrează în condiții vătămătoare
Mihai are dreptul la minimul legal plus zilele suplimentare pentru condiții vătămătoare.
- Concediul de odihnă de bază:
- 20 de zile lucrătoare
- Suplimentar (art. 147):
- cel puțin 3 zile
- Total pe an:
- 23 de zile lucrătoare
În tabel, setezi coloana Zile a lui Mihai la 23. Restul se calculează la fel ca pentru toți ceilalți.
Norma redusă (timp parțial)
În România, concediul de odihnă de 20 de zile lucrătoare se acordă în întregime și celor cu normă redusă, nu se taie proporțional cu numărul de zile lucrate pe săptămână. Diferența apare la numărare: tabelul scade doar zilele care oricum ar fi fost zile de lucru.
Ștefan: 3 zile pe săptămână (luni, marți, miercuri)
Ștefan lucrează 3 zile pe săptămână.
- Dreptul legal:
- 20 de zile lucrătoare, indiferent de normă
- În tabel, la alocare:
- 20
- De numărat:
- doar zilele lui de lucru rezervate
Setezi coloana Zile a lui Ștefan la 20. Coloana Zile din jurnalul de concedii va număra oricum doar zilele lucrătoare pe care le rezervă efectiv.
Angajați veniți la mijloc de an
Tabelul calculează pro-rata automat. Formula ia dreptul pe tot anul și îl înmulțește cu fracția din anul de concediu în care persoana va fi fost angajată.
Elena: începe pe 15 februarie 2026
Elena se angajează pe 15 februarie, într-un an de concediu de la ianuarie la decembrie. Are un drept de 20 de zile pentru un an întreg.
- Zile de la angajare la sfârșitul anului:
- 15.02.2026 → 31.12.2026 = 320 de zile
- Zile în tot anul de concediu:
- 365
- Fracția pro-rata:
- 320 / 365 = 0,877
- Dreptul pe acest an:
- 20 × 0,877 ≈ 17,5 zile
Când pleacă cineva
Aceeași formulă invers. Fracția pro-rata folosește timpul cât persoana va fi fost angajată în anul de concediu, nu tot anul.
Ana: pleacă pe 30 septembrie 2026
Ana este angajată din 2019. Pleacă pe 30 septembrie. Dreptul ei pe an întreg este de 20 de zile.
- Zile lucrate în acest an de concediu:
- 01.01.2026 → 30.09.2026 = 273 de zile
- Fracția pro-rata:
- 273 / 365 = 0,748
- Dreptul pe acest an:
- 20 × 0,748 ≈ 15,0 zile
Zilele de concediu pe care Ana nu apucă să le facă se compensează în bani la încetarea contractului (art. 146 alin. 3). Este bani, nu zile, așa că nu le amesteca în vreun sold.
Reportarea concediului
Concediul de odihnă se face, de regulă, în anul în care se cuvine. Dacă din motive justificate (de exemplu boală sau concediu de maternitate) angajatul nu a putut să îl efectueze, angajatorul este obligat să îl acorde într-o perioadă de 18 luni de la anul respectiv (art. 146 alin. 2). Compensarea în bani a concediului neefectuat este permisă numai la încetarea contractului (art. 146 alin. 3). Coloana Reportate din anul trecut din tabel adună pur și simplu zilele reportate la cele din acest an, dar numai pentru cei angajați la începutul anului.
Plata concediului vine înainte de concediu (art. 150)
Aici este o regulă pe care mulți o ratează. Indemnizația de concediu de odihnă nu poate fi mai mică decât salariul de bază plus sporurile cu caracter permanent, iar ea se plătește cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte de plecarea în concediu (art. 150 din Codul muncii). Este bani, nu zile: o ține programul de salarizare, nu acest tabel. Tabelul numără zilele; plata o calculezi separat.
Indemnizația de concediu este o plată, calculată din salariul de bază plus sporurile permanente, și se dă înainte de concediu. Acest șablon numără zile. Lasă programul de salarizare să numere banii, și nu lăsa niciunul să pretindă că este celălalt.
Sărbătorile legale
Fila Sărbători vine completată cu toate sărbătorile legale din România pentru 2026 și 2027 (art. 139 din Codul muncii). Ele sunt complet separate de cele 20 de zile de concediu, vin întotdeauna peste ele și nu se scad niciodată din soldul cuiva.
Pentru 2026 sunt 16 zile libere:
- Date fixe: 1 și 2 ianuarie (Anul Nou), 6 ianuarie (Boboteaza), 7 ianuarie (Sfântul Ion), 24 ianuarie (Ziua Unirii), 1 mai (Ziua Muncii), 15 august (Adormirea Maicii Domnului), 30 noiembrie (Sfântul Andrei), 1 decembrie (Ziua Națională), 25 și 26 decembrie (Crăciunul)
- Paștele ortodox (se mută în fiecare an): Vinerea Mare pe 10 aprilie, Paștele pe 12 aprilie, a doua zi de Paște pe 13 aprilie
- Rusaliile: 31 mai și 1 iunie, iar pe 1 iunie se suprapune cu Ziua Copilului, așa că ies 16 zile libere din 15 sărbători
Când un concediu trece peste o sărbătoare legală, sărbătoarea se scade automat din numărătoare. Rezervi de luni până vineri în săptămâna Paștelui și tabelul returnează 4, nu 5, fiindcă a doua zi de Paște (13 aprilie) nu se ia din concediu.
Exact la asta este bun un sistem online de gestionare a concediilor. Book Time Off are sărbătorile legale din România incluse și nu le scade niciodată din concediul cuiva, numără zilele folosite și rămase la fiecare aprobare și ține evidența regulilor tale de reportare, cu o dată limită. Nicio formulă de întreținut.
→ Începe o perioadă gratuităDe reținut pentru angajatori noi și echipe mici
Dacă e prima dată când trebuie să ții evidența concediilor ca lumea, un tabel este mai mult decât suficient pentru început. Iată lucrurile care te scutesc de o refacere peste șase luni.
Anul de concediu este deja stabilit (aproape)
În România anul de concediu este anul calendaristic: de la 1 ianuarie la 31 decembrie. Nu ai de ales între variante ca în alte țări, legea merge pe anul calendaristic. De aceea fișierul vine completat cu 01.01.2026, iar data de sfârșit se calculează singură. Alege cu bună știință, nu din întâmplare.
Ce spune legea
Pentru: anul de concediu este anul calendaristic, iar concediul se efectuează în anul respectiv (art. 146). Ușor de ținut minte și se aliniază cu tot restul.
Contra: val de cereri spre sfârșitul anului.
Cum e configurat tabelul
Pentru: pornește pe 01.01.2026, iar data de sfârșit se calculează singură. Nu ai nimic de decis.
Contra: dacă schimbi anul, actualizează data de început și golește jurnalul de concedii.
Scrie regulile
O pagină A4 este de ajuns la început. Trebuie să acopere elementele de bază: câte zile, când începe anul de concediu, cum se cere concediul și cu cât timp înainte, ce se întâmplă cu zilele nefolosite, ce reguli sunt pentru zilele de boală în timpul concediului și cine aprobă. Inspecția Muncii și Codul muncii sunt surse bune dacă vrei să dublezi o regulă.
Un singur responsabil
Un tabel cu mai mulți proprietari devine un coșmar de copii care se bat cap în cap. Alege o singură persoană care răspunde de introducerea concediilor aprobate, de urmărirea cererilor în așteptare și de trecerea fișierului în anul următor. Dacă e nevoie de mai mult de una, folosește un sistem online de gestionare a concediilor precum Book Time Off.
Același canal de fiecare dată
Stabilește un canal pentru cererile de concediu (e-mail, un mesaj pe chatul echipei, un formular) și rămâneți la el. Cererile spuse la nimereală lângă aparatul de cafea sunt exact cele care se pierd. Din nou, un sistem online precum Book Time Off ține cererile și aprobările într-un singur loc.
Verifică situația trimestrial
O dată pe trimestru, aruncă o privire pe Sumar. Caută două lucruri:
- Oameni cu prea multe zile rămase. Dacă cineva e în octombrie cu 18 zile rămase, nu le mai face. Poartă discuția din timp, în loc să refuzi stânjenit o cerere de o lună întreagă în decembrie!
- Oameni pe roșu. Sumarul colorează celula Rămase în roșu dacă trece sub zero. Prinzi la timp și scapi de discuția neplăcută despre zile datorate.
Planifică acoperirea, nu doar absența
Calendarul anual este pentru a prinde suprapunerile din timp. Dacă trei oameni din aceeași echipă vor toți ultima săptămână din august, vrei să știi în martie, nu pe 20 august.
Ce face bine șablonul
Este gratuit și rămâne gratuit
Fără cronometru de probă, fără reclame la upgrade în fișier.
Sărbătorile legale sunt corecte
Datele pentru 2026 și 2027 sunt incluse, Paștele ortodox inclus.
Calculează singur pro-rata
Cei care încep sau pleacă la mijloc de an sunt calculați pentru tine.
Merge în Excel și în Sheets
Un singur fișier, două aplicații. Aceleași formule. Aceleași liste.
Formulele se pot citi
Vrei să știi cum se calculează un număr? Clic pe celulă. Fără macrocomenzi ascunse.
Rezistă la echipe mici
Construit pentru până la vreo 30 de angajați. După aceea devine greoi.
Ce nu poate face șablonul
Partea onestă. Orice tabel de evidență a concediilor, inclusiv al nostru, se lovește mai devreme sau mai târziu de același zid. Dacă știi de la început unde este zidul, te scutești de multă bătaie de cap.
Doi care editează în același timp îl strică
Excel are coautorare limitată; Sheets e mai bun, dar tot are conflicte de suprascriere. Fișierul devine „câștigă ultima salvare”, ceea ce nu este totuna cu o evidență adevărată.
Nicio cerere de pe telefon
Oamenii nu pot cere concediu de pe telefon cum ar face-o dintr-o aplicație. Trebuie să scrie cuiva și să aștepte.
Niciun flux de aprobare
„Aprobat” este doar un cuvânt într-o celulă. Nu există un jurnal cu cine ce a aprobat, când, sau cum arăta cererea înainte.
Drepturile sunt totul sau nimic
Ori partajezi tot fișierul, ori nu. Nu există un „Ana își vede propriul sold, dar nu și datele lui Andrei”.
Închiderea de an este manuală
Trebuie să copiezi fișierul, să îl redenumești, să golești jurnalul, să reportezi soldurile și să actualizezi anul. Ușor de uitat, ușor de greșit.
Nicio notificare sau memento
Nimeni nu este anunțat automat când se depune o cerere, când se aprobă sau când e pe cale să se suprapună cu concediul unui coleg.
Când vei ști că e timpul să treci mai departe
Nu transformăm asta într-un discurs de vânzări, dar limitele evidenței pe tabel sunt clare. Din experiența noastră, de la vreo patru oameni în echipă încep să apară aceste lucruri:
- Ai neînțelegeri de tipul „credeam că mi-am luat liber atunci”.
- Persoana care ține fișierul e în concediu și nimeni altcineva nu îl găsește.
- Doi oameni actualizează fișierul în aceeași după-amiază și modificările unuia dispar.
- Ai depășit 15-20 de angajați și rândurile devin greu de urmărit.
- Ai mai mulți manageri care aprobă concedii și nu ai cum să îi ții sincronizați.
- Închiderea de an a durat o jumătate de zi și tot ai găsit trei erori după.
- Vrei ca oamenii să își vadă singuri soldul, fără să întrebe.
- Ai început să te gândești la ore suplimentare recuperate, contracte pe ore sau ture.
Dacă te regăsești în vreunul dintre puncte și cântărești fișierul gratuit față de un program adevărat de gestionare a concediilor, încearcă Book Time Off gratuit. Nu îți cerem card, iar în câteva minute ești gata, deci chiar nu ai nimic de pierdut.
→ Începe perioada gratuităSurse
| Ce | Unde |
|---|---|
| Concediul de odihnă, 20 de zile lucrătoare, sărbătorile în plus (art. 145) | legislatie.just.ro, Codul muncii art. 145. Verificat în iulie 2026 |
| Zilele suplimentare pentru condiții grele sau vătămătoare (art. 147) | legislatie.just.ro, Codul muncii art. 147. Verificat în iulie 2026 |
| Sărbătorile legale (art. 139) | legislatie.just.ro, Codul muncii art. 139. Verificat în iulie 2026 |
| Reportarea și compensarea concediului (art. 146) | legislatie.just.ro, Codul muncii art. 146. Verificat în iulie 2026 |
| Indemnizația de concediu, plata cu 5 zile înainte (art. 150) | legislatie.just.ro, Codul muncii art. 150. Verificat în iulie 2026 |
| Îndrumări pentru angajatori | Inspecția Muncii, inspectiamuncii.ro. Verificat în iulie 2026 |
Codul muncii se modifică periodic, iar unele portaluri oficiale afișează numere de articol diferite după republicare. Reverifică textul exact pe legislatie.just.ro înainte de a te baza pe o regulă anume.