Como gerir as férias da equipa sem folhas de Excel

As férias são daquelas coisas que parecem triviais a quem gere um negócio com vinte assuntos na cabeça ao mesmo tempo. Começa por decorar as folgas de uma pessoa, fácil. Com duas, três, quatro pessoas passa para uma folha simples que montou. Mas com cinco a dez pessoas, duas chefias, direitos de férias diferentes e um verão, sobretudo agosto, que tem de correr bem, é um trabalho completamente diferente. A folha com que começa raramente cresce consigo e costuma ceder a partir de meia dúzia de pessoas. Este guia é escrito por experiência própria. O Book Time Off existe porque a nossa própria folha de férias se tornou ingerível e precisávamos de algo mais simples do que um sistema de RH completo para a substituir. A seguir vemos as armadilhas habituais e as verdadeiras vantagens das folhas de cálculo, e depois como um sistema online de marcação e gestão faz o mesmo trabalho sem a papelada.

Gerir as férias em folhas de cálculo

A forma tradicional de gerir as férias numa equipa pequena é a folha de cálculo, e pode funcionar genuinamente bem. Se a equipa é pequena, os pedidos são raros, só uma pessoa aprova (um chefe, um diretor) e não se importa com algum trabalho administrativo, uma folha simples com colunas para nomes, datas e estado de aprovação faz o serviço. Algo assim:

Não há nada de errado nisto. É gratuita, familiar e, para meia dúzia de pessoas, é genuinamente a ferramenta certa. Se é o seu caso, continue assim.

Onde as folhas se desmoronam

Pela nossa experiência, assim que a equipa passou das quatro ou cinco pessoas, uma folha só já não dava conta. Pessoas diferentes começaram a pedir férias a chefias diferentes, o que significava acesso partilhado, e acesso partilhado significava alterações em conflito e fórmulas partidas. Depois, cada pedido disparava uma dúzia de perguntas de toda a gente... quantos dias me restam? Quando é que aquela pessoa está fora? Também posso tirar essa semana? Tornou-se tudo muito confuso, muito depressa.

Nenhum destes problemas é uma catástrofe por si só, mas no nosso caso foram-se acumulando e várias pessoas perdiam horas todos os meses com coisas como:

• Nenhum saldo em tempo real. "Quantos dias me restam?" era a grande pergunta e a resposta nunca estava certa, era sempre a primeira fórmula a partir-se.
• Nenhum controlo de sobreposições. Nada avisava quando entravam dois pedidos para a mesma semana e acabávamos a funcionar com a equipa no mínimo nas alturas de maior movimento.
• Caos de versões. A certa altura tínhamos sete versões da folha de férias guardadas na mesma pasta. Nenhuma igual e nenhuma certa!
• Feriados à mão. Em cada janeiro, alguém tinha de inserir os feriados do ano e lembrar-se de não os descontar quando as pessoas marcavam férias à volta deles.
• Nenhum registo. Quando uma aprovação era contestada mais tarde, não havia rasto datado de quem tinha pedido o quê e de quando tinha sido combinado.

Se chegou a este ponto, provavelmente está na hora de pensar num verdadeiro sistema de gestão de férias. Não uma plataforma de RH completa, mas algo simples, feito exatamente para esta tarefa.

Gerir as férias com o Book Time Off

Construímos o Book Time Off precisamente para equipas nessa situação: quem já não cabe numa folha de cálculo mas está longe de precisar de um sistema de RH completo. Faz uma coisa bem feita, mostrar quem está a trabalhar, quem está de férias e quantos dias restam a cada pessoa, sem excessos. Eis como funciona na prática.

Toda a equipa num único calendário

As férias de todos numa única vista, com o saldo restante de cada pessoa a atualizar-se em tempo real do lado direito. Sem cópias privadas, sem "que versão é esta?"

app.book-time-off.com/team

O mapa de férias da equipa. As ausências na cor de cada pessoa, os pedidos pendentes a contorno e a coluna de dias restantes, à direita, mantém-se atualizada sozinha.

Um calendário partilhado, uma só versão

Uma vista mensal: quem está de férias, quem está pendente e o próximo feriado. Os feriados de Portugal estão incluídos e são atualizados no seu calendário de férias todos os anos, e nunca são deduzidos ao saldo de ninguém.

app.book-time-off.com/calendar

O calendário partilhado. Os fins de semana e os feriados aparecem sombreados e nunca são descontados, e uma marcação de meio dia fica identificada como manhã ou tarde.

Peça num toque, consulte o saldo a qualquer momento

A equipa marca férias em segundos a partir do telemóvel e vê exatamente quantos dias o pedido custa antes de o enviar. As férias são o único tipo que desconta do saldo, por isso as contas estão sempre certas.

Marque férias a partir do telemóvel

O seu saldo, sempre atualizado

Aprove ou recuse com um clique

Quem aprova recebe um email e uma caixa de entrada arrumada. Um toque aprova o pedido, envia o email à pessoa, atualiza o saldo e coloca as férias no calendário. Na folha de cálculo, isto eram cinco passos manuais.

app.book-time-off.com/inbox

A caixa de aprovações. Cada pedido mostra as datas, a duração e o saldo antes e depois, por isso a decisão demora um segundo.

O que uma folha de cálculo nunca fará

Substituir a folha de cálculo é o objetivo. Mas um sistema feito de propósito também trata, sem dar nas vistas, de algumas coisas que uma folha nunca conseguiria, daquelas que nem associaria à gestão de férias até as ter.

A vista de relatórios merece mesmo destaque. Não fazíamos ideia de quanto as nossas férias se concentravam em certos meses, e gerir isso resolveu dores de cabeça enormes. Saber quem ainda não tinha gozado férias nenhumas à entrada do último trimestre também nos permitiu antecipar, e não recebemos em dezembro nenhum pedido de um mês inteiro!

Folha de cálculo vs Book Time Off

Eis a comparação honesta, lado a lado. Ambos começam grátis (a folha para sempre, o Book Time Off durante 30 dias), mas em tudo o que é dia a dia, um sistema feito de propósito faz o trabalho por si.

Outras formas de gerir as férias

O Book Time Off não é a única opção e não é o ideal para toda a gente. Se é uma organização muito maior, com mais de 100 pessoas, processamento salarial complexo, gestão de benefícios e fluxos de RH com vários níveis, existem plataformas de RH e salários totalmente integradas que tratam de tudo isso. São poderosas e, claro, custam muito além do que uma pequena empresa em crescimento precisa.

A forma honesta de escolher é pelo problema que quer resolver:

Se o seu desafio é simplesmente saber quem está de férias e quando, e tratar dos pedidos sem papelada nem pesadelos de folhas de cálculo, então o Book Time Off foi feito exatamente para isso. Se tem centenas de colaboradores em vários locais e precisa de integração profunda com salários e benefícios, um dos sistemas maiores talvez sirva melhor.

Quanto custa?

As folhas de cálculo são gratuitas à partida, claro, mas no nosso caso os custos escondidos acumularam-se depressa. O tempo administrativo a acompanhar pedidos e a contar saldos, as alterações em conflito, a frustração de toda a gente, quer esteja a pedir férias quer a aprová-las. O que custa a sério é o tempo gasto em tudo isso, que teria sido mais bem aproveitado a fazer crescer o negócio, mesmo que nunca apareça numa fatura!

O Book Time Off custa uns simples 1 € por utilizador / mês para acabar com as dores de cabeça todas. Para uma equipa de dez, 10 € por mês eliminam a trabalheira toda e as férias (e a temida folha de férias versão 17!) deixam simplesmente de fazer parte do dia a dia. Há ainda um teste gratuito de 30 dias sem cartão, para inserir a equipa e experimentar à vontade antes de decidir. Para a maioria das empresas em crescimento, a decisão é simples.

É fácil mudar da minha folha de cálculo?

Confirme por si com o teste gratuito, mas na maioria das equipas pequenas fica tudo a funcionar em minutos. Uma configuração simples convida toda a gente por email, cada pessoa define a sua palavra-passe e, momentos depois, já estão a pedir, a aprovar e a consultar os dias restantes. Se vem do Timetastic, pode trazer as pessoas, os departamentos e as férias aprovadas deste ano num único carregamento.

Resumo

As folhas de cálculo têm um lugar legítimo na gestão de férias das pequenas empresas. São simples, gratuitas e perfeitamente adequadas para equipas minúsculas com tempo para o trabalho administrativo. Mas a folha que servia bem com quatro pessoas pode depressa tornar-se um fardo em vez de uma ajuda à medida que cresce: fórmulas partidas, versões em conflito e montes de perguntas da equipa a que ninguém consegue responder num relance.

Chegado a esse ponto, o Book Time Off é simplesmente a melhor forma de gerir as férias. É económico, faz exatamente o que precisa e ainda acrescenta coisas que nunca associaria à gestão de férias: nunca mais esquecer um aniversário, ver as sobreposições e os engarrafamentos de férias antes de acontecerem e ajudar a equipa a gozar mesmo os dias a que tem direito, para se manter descansada e produtiva. Quando a folha de cálculo começar a irritá-lo, é o sinal para mudar.