Większość darmowych arkuszy do ewidencji urlopów jest albo zbyt prosta, żeby udźwignąć rosnący zespół, albo zbyt skomplikowana, żeby dało się z niej korzystać. Ten ma solidne formuły, które się nie sypią, i ogarnia dokładnie te rzeczy, na których twój obecny, popsuty arkusz pewnie właśnie poległ.
Co znajdziesz w arkuszu
Zakładek jest siedem, w tej kolejności:
| Instrukcja | Jak działa plik i w jakiej kolejności go wypełnić. |
| 1. Ustawienia | Nazwa firmy, rok urlopowy, święta, domyślny wymiar. |
| 2. Pracownicy | Jeden wiersz na osobę. Proporcjonalny wymiar liczy się sam. |
| 3. Rejestr urlopów | Jeden wiersz na każdy urlop. Dni liczą się same. |
| 4. Podsumowanie | Zestawienie po osobach z paskiem wykorzystania. |
| 5. Kalendarz roczny | Cały rok w jednej siatce: wiersze to ludzie, kolumny to tygodnie. |
| Święta | Terminy 2026 i 2027 dla całej Polski. Zasilają każde liczenie dni. |
Wszystkie formuły są ustawione za ciebie: zmienisz datę na arkuszu Ustawienia i wymiary, wykorzystane dni oraz kalendarz przeliczą się same. Dodasz wiersz do Rejestru urlopów i Podsumowanie się zmieni. Nie ma tu żadnych bajerów, których zwykły użytkownik arkuszy by nie ogarnął: zero makr, skryptów i dodatków (my też nie jesteśmy do końca pewni, co one właściwie robią!?).
Jeśli komórka jest żółta, możesz ją zmieniać. Jeśli niebieska, zostaw ją w spokoju, ona liczy wynik za ciebie. Trzymamy się tego w całym pliku, żeby nikt przez przypadek nie rozwalił formuł i wszystko się nie posypało!
Jeśli chcesz całkiem ominąć arkusze, konflikty wersji i popsute formuły, załóż darmowe konto próbne Book Time Off. Karta nie jest potrzebna, a całość ustawisz w 5 minut.
→ Wypróbuj za darmoKonfiguracja w 5 krokach
Zarezerwuj sobie 10 minut przy małym zespole. Pięć na kroki poniżej, pięć na dodanie ludzi.
Ustaw rok urlopowy
Na arkuszu 1. Ustawienia ustaw datę początku roku urlopowego. Koniec policzy się sam (12 miesięcy później minus jeden dzień). W Polsce sprawa jest prosta: Kodeks pracy rozlicza urlop w roku kalendarzowym, więc zostaw 1 stycznia. Dlaczego kombinowanie się nie opłaca, tłumaczymy niżej.
Arkusz Ustawienia · sekcja roku urlopowego, komórka do wpisania podświetlona.
Sprawdź dni wolne od pracy
Polska ma w 2026 roku 14 ustawowych dni wolnych od pracy i jedną listę dla całego kraju, więc nie ma tu żadnego regionu do wybierania. Dwie rzeczy warto wiedzieć: Wigilia jest ustawowo wolna dopiero od 2025 roku (starsze listy wciąż podają 13 dni), a gdy święto wypada w sobotę, pracodawca oddaje dzień wolny w innym terminie (sprawdź, jak to rozwiązano u was). Wszystkie terminy na lata 2026 i 2027 są już wpisane na arkuszu Święta i automatycznie zasilają każdą formułę w pliku.
Jeśli część ludzi masz w Warszawie, a część np. w Pradze albo Berlinie, każdy podlega świętom swojego kraju. Najprostsze wyjście w arkuszu to dwa pliki, po jednym na kraj. Tak się składa, że robimy też brytyjską wersję tego arkusza.
Ustaw domyślny roczny wymiar
Domyślna wartość to 26 dni, czyli pełny wymiar przy co najmniej 10 latach stażu pracy (a do stażu wliczają się studia, jako 8 lat). Osobom ze stażem poniżej 10 lat zmień wymiar na 20 w ich wierszu na następnym arkuszu. Święta są zawsze poza pulą, nigdy nie schodzą z tych dni.
Dodaj swój zespół
Przejdź na arkusz 2. Pracownicy. Każda osoba ma jeden wiersz. Żółte kolumny wypełniasz ty: imię i nazwisko, data zatrudnienia, data odejścia (jeśli jest), dni w tygodniu, wymiar (20 albo 26, pamiętasz?) i ewentualne przeniesienie z zeszłego roku. Kolumny po prawej liczą się same.
Zwróć uwagę: Ewa zaczęła w lutym, więc jej wymiar (22,8) jest policzony proporcjonalnie. Emilia odchodzi we wrześniu, więc jej (19,4) też.
Wpisz pierwszy urlop
Przejdź na arkusz 3. Rejestr urlopów. Wybierz pracownika z listy rozwijanej, wskaż typ urlopu, wpisz datę od i do oraz ustaw status. Kolumna Dni liczy dni robocze wolnego (od poniedziałku do piątku) z pominięciem polskich świąt.
Kolumna Dni w wierszu 5 zwraca 4 · od wtorku do piątku po Poniedziałku Wielkanocnym (to dzień wolny od pracy, więc się nie liczy).
Chorobowy, bezpłatny i „inny” nie pomniejszają rocznego wymiaru urlopu wypoczynkowego. Do Podsumowania liczą się tylko wpisy typu Wypoczynkowy. Tym samym rejestrem ogarniesz więc absolutnie wszystko.
Otwieranie w Arkuszach Google
Ten sam plik, dwie minuty roboty.
- Zapisz plik .xlsx na komputerze.
- Wejdź na drive.google.com i wgraj go (albo przeciągnij do folderu).
- Kliknij wgrany plik prawym przyciskiem → Otwórz w → Arkusze Google.
- Arkusze Google przekonwertują plik. Wszystkie formuły, listy rozwijane i formatowanie warunkowe przechodzą bez strat.
Po konwersji plik mieszka na Dysku i udostępniasz go zespołowi jak każdy inny arkusz. Kolory zostają. Listy rozwijane zostają. Formuła od świąt zostaje.
Arkusze Google mają to samo fundamentalne ograniczenie co Excel: kto może edytować, może zmienić wszystko. Nie ma trybu „każdy widzi tylko swój urlop” na poziomie wierszy. Jeśli to dla ciebie ważne, warto rozważyć internetową ewidencję urlopów jak Book Time Off.
Jak ogarnąć zawiłości
Zasada 20 albo 26 dni (staż pracy)
Wymiar urlopu wypoczynkowego w Polsce zależy od stażu pracy: 20 dni przy stażu poniżej 10 lat i 26 dni od 10 lat w górę (art. 154 Kodeksu pracy). Liczy się łączny staż u wszystkich pracodawców, nie tylko u ciebie. A do stażu wlicza się też nauka: ukończone studia to 8 lat, więc typowy absolwent dobija do 26 dni już po około 2 latach pracy.
W arkuszu załatwiasz to jednym ruchem: każdej osobie wpisujesz w jej wierszu 20 albo 26. Żadnych mnożników, żadnych ułamków tygodni. Nowy pracownik z 10-letnim CV dostaje 26 od pierwszego dnia.
Każdemu przysługują 4 dni urlopu na żądanie rocznie, których nie możesz odmówić z dnia na dzień. Uczciwie: to nie jest dodatkowy urlop, te dni schodzą z puli 20 albo 26. W rejestrze zapisuj je jako zwykły Wypoczynkowy z notatką „na żądanie”. Bonus dla spóźnialskich: nie obejmuje ich wrześniowy termin na zaległości.
Niepełny etat
Wymiar liczy się proporcjonalnie do etatu, a wynik zaokrągla w górę do pełnego dnia. Tak, zaokrąglanie w górę stoi wprost w ustawie. Miła odmiana.
Tomasz: 3 dni w tygodniu (pon, wt, śr)
Tomasz pracuje na 3/5 etatu i ma ponad 10 lat stażu.
- Pełny wymiar (staż 10+ lat):
- 26 dni
- Proporcjonalnie do etatu:
- 26 × 3/5 = 15,6 dnia
- Zaokrąglenie w górę (ustawowe):
- 16 dni
- Urlop do wzięcia:
- 16 dni
W arkuszu wpisz Tomaszowi Roczny wymiar (dni) = 16. Kolumna Dni w Rejestrze urlopów policzy tylko te dni robocze, które faktycznie weźmie wolne.
Zatrudnieni w trakcie roku
Arkusz przelicza wymiar automatycznie: pełnoroczna pula razy część roku, przez którą trwa zatrudnienie. Jedna uczciwa uwaga: przy pierwszej pracy w życiu Kodeks każe naliczać urlop z dołu, po 1/12 wymiaru za każdy przepracowany miesiąc, a przy zmianie pracodawcy liczy pełnymi miesiącami. Arkusz upraszcza to proporcją dni, co w praktyce wychodzi niemal na to samo.
Ewa: zaczyna 15 lutego 2026
Ewa dołącza 15 lutego, rok urlopowy biegnie od stycznia do grudnia. Ma ponad 10 lat stażu (studia się wliczają), więc jej pełnoroczny wymiar to 26 dni.
- Dni od startu do końca roku:
- 15 lut 2026 → 31 gru 2026 = 320 dni
- Dni w pełnym roku:
- 365
- Proporcja:
- 320 / 365 = 0,877
- Wymiar w tym roku:
- 26 × 0,877 ≈ 22,8 dnia
Odchodzący w trakcie roku
Ten sam wzór w drugą stronę. Proporcję liczy się z okresu zatrudnienia w tym roku, nie z całego roku.
Emilia: odchodzi 30 września 2026
Emilia zaczęła w 2020 roku i odchodzi 30 września. Jej pełnoroczny wymiar to 26 dni.
- Dni zatrudnienia w tym roku:
- 01 sty 2026 → 30 wrz 2026 = 273 dni
- Proporcja:
- 273 / 365 = 0,748
- Wymiar w tym roku:
- 26 × 0,748 ≈ 19,4 dnia
Za dni, których Emilia nie zdąży wykorzystać do odejścia, wypłacasz ekwiwalent pieniężny; to obowiązek z art. 171 Kodeksu pracy, nie uprzejmość. A gdyby wzięła więcej niż 19,4? W praktyce tej nadwyżki nie odzyskasz, więc licznik warto mieć na oku.
Urlop zaległy i termin 30 września
W Polsce zaległości to nie kwestia dobrej woli. Urlopu niewykorzystanego w danym roku (urlopu zaległego) trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku, tak stoi w art. 168 Kodeksu pracy. To twardy termin i jego przestrzeganie kontroluje Państwowa Inspekcja Pracy. Wyjątek jest jeden: 4 dni urlopu na żądanie, tych termin nie obejmuje.
Arkusz ma kolumnę Przeniesione z zeszłego roku, która po prostu dolicza zaległe dni do tegorocznego wymiaru, ale tylko osobom zatrudnionym już na początku roku. Wpisz zaległości w styczniu i traktuj 30 września jak termin oddania projektu: kwartalny rzut oka na Podsumowanie wystarczy, żeby nikt nie wjechał w październik z zaległym urlopem na koncie.
Dni wolne od pracy (święta)
Arkusz Święta ma wpisane wszystkie ustawowe dni wolne od pracy na lata 2026 i 2027 według ustawy o dniach wolnych od pracy. Jest ich 14, nie 13: od 2025 roku Wigilia (24 grudnia) jest ustawowo wolna, a sporo starszych zestawień w sieci jeszcze tego nie zauważyło. Lista jest jedna dla całego kraju, żadnych wariantów regionalnych.
Konkretnie w 2026 roku:
- 14 dni wolnych od pracy, od Nowego Roku po drugi dzień Świąt Bożego Narodzenia, z Wigilią jako najmłodszym nabytkiem
- Dwa święta wypadają w sobotę (15 sierpnia i 26 grudnia). Gdy święto wypada w sobotę, pracodawca oddaje pracownikom dzień wolny w innym terminie (art. 130 § 2 Kodeksu pracy), więc zaplanuj go zawczasu
- Święto w niedzielę nie daje nic w zamian: w 2026 roku tak przepadają m.in. 3 maja i 1 listopada
Gdy wpiszesz urlop obejmujący święto, arkusz automatycznie pominie je w liczeniu dni. Weź wolne od wtorku do piątku po Poniedziałku Wielkanocnym, a arkusz zwróci 4, nie 5. Bo święta nie wliczają się do urlopu, nigdy.
Dokładnie po to jest przejście na internetową ewidencję urlopów. Book Time Off ma polskie dni wolne od pracy wbudowane i nigdy nie odejmuje ich nikomu z wymiaru, liczy wykorzystane i pozostałe dni przy każdym zatwierdzeniu i pilnuje limitu przeniesienia z datą, do której trzeba je wybrać. Zero formuł do utrzymywania.
→ Wypróbuj za darmoCo przemyśleć, gdy dopiero zaczynasz zatrudniać
Jeśli pierwszy raz musisz porządnie ewidencjonować urlopy, arkusz na start w zupełności wystarczy. Oto kilka rzeczy, które uratują cię przed przebudową całości za pół roku.
Rok urlopowy wybrała za ciebie ustawa
W Polsce tego dylematu, inaczej niż w Wielkiej Brytanii, po prostu nie ma: urlop rozlicza się w roku kalendarzowym. Wymiar, urlop zaległy i termin 30 września, wszystko biegnie od stycznia do grudnia. Kusi czasem wariant „każdemu rok od rocznicy zatrudnienia”; przy benefitach ponad ustawowe minimum technicznie możliwy, ale ustawowe liczby nigdy ci się z nim nie zepną. Nie rób sobie tego!
Rok kalendarzowy (styczeń-grudzień)
Za: To rok samego Kodeksu pracy: wymiar, zaległości i termin 30 września pasują bez przeliczania. A grudzień na końcu mobilizuje ludzi do dobrania zaległych dni.
Przeciw: Grudniowy szturm wniosków.
Lata od rocznicy zatrudnienia
Za: Wygląda fair, każdy ma swoje 12 miesięcy.
Przeciw: Ustawowe liczby nigdy nie zepną się z rozliczeniem kalendarzowym. Każdy ma inny koniec roku, zaległości nie sposób upilnować, a kontrola PIP to koszmar.
Spisz zasady
Jedna strona A4 na początek wystarczy. Musi pokryć podstawy: ile dni urlopu, że rok biegnie z kalendarzem, z jakim wyprzedzeniem składa się wnioski, co z niewykorzystanymi dniami na koniec roku (i kto pilnuje terminu 30 września), jak działa urlop na żądanie, co z chorobą w trakcie urlopu i kto zatwierdza wnioski. Dobrym punktem wyjścia są poradniki Państwowej Inspekcji Pracy, żeby nie zaczynać od zera.
Wyznacz jednego opiekuna pliku
Arkusz z kilkoma opiekunami zmienia się w koszmar sprzecznych kopii. Wybierz jedną osobę, która wpisuje zatwierdzone urlopy, pogania wiszące wnioski i przełącza plik na nowy rok. Jeśli opiekunów ma być więcej, użyj internetowej ewidencji jak Book Time Off.
Wnioski zawsze tą samą drogą
Ustal jeden kanał wniosków urlopowych (e-mail, wiadomość na firmowym czacie, formularz) i się go trzymaj. Przypadkowe ustne prośby przy ekspresie do kawy to dokładnie to, co potem ginie. I znów: narzędzie online jak Book Time Off trzyma wnioski i zatwierdzanie w jednym miejscu.
Raz na kwartał zerknij na Podsumowanie
Raz na kwartał rzuć okiem na arkusz Podsumowanie. Szukaj dwóch rzeczy:
- Ludzie z za dużym zapasem. Jeśli ktoś w październiku ma jeszcze 18 dni, to ich nie wykorzysta. Porozmawiaj zawczasu, zamiast niezręcznie odrzucać wniosek o cały grudzień! I pamiętaj: to, czego nie wybiorą, będziesz musiał udzielić do 30 września przyszłego roku.
- Ludzie pod kreską. Podsumowanie barwi komórkę Pozostało na czerwono, gdy zejdzie poniżej zera. Wyłap to w porę, a niezręcznej rozmowy o dniach na minusie w ogóle nie będzie.
Planuj zastępstwa, nie tylko nieobecności
Kalendarz roczny służy do wczesnego wyłapywania kolizji. Jeśli trzy osoby z jednego zespołu chcą ostatni tydzień sierpnia, chcesz o tym wiedzieć w marcu, nie 20 sierpnia.
Co ten arkusz robi dobrze
Jest darmowy i taki zostanie
Bez okresu próbnego i bez namawiania na płatną wersję w środku pliku.
Święta się zgadzają
Terminy 2026 i 2027 wbudowane, wszystkie 14 polskich dni wolnych od pracy.
Liczy proporcje automatycznie
Zatrudnienia i odejścia w trakcie roku policzy za ciebie.
Działa w Excelu i w Arkuszach
Jeden plik, dwa domy. Te same formuły. Te same listy.
Formuły są czytelne
Chcesz wiedzieć, skąd się wzięła liczba? Kliknij komórkę. Zero ukrytych makr.
Wystarczy małemu zespołowi
Zbudowany z myślą o maksymalnie około 30 pracownikach. Potem robi się nieporęczny.
Czego ten arkusz nie umie
Sekcja szczerości. Każda arkuszowa ewidencja urlopów, z naszą włącznie, prędzej czy później uderza w ten sam mur. Gdy z góry wiesz, gdzie ten mur stoi, oszczędzisz sobie sporo bólu.
Dwie osoby naraz go psują
Excel ma ograniczoną pracę równoległą; Arkusze radzą sobie lepiej, ale nadpisywanie zmian zdarza się i tam. Plik działa w trybie „wygrywa ostatni zapis”, a to nie to samo co wiarygodna ewidencja.
Brak wniosków z telefonu
Ludzie nie złożą wniosku z telefonu tak, jak w aplikacji. Muszą do kogoś napisać i czekać.
Brak procesu zatwierdzania
„Zatwierdzony” to tylko słowo w komórce. Nie ma śladu, kto co zatwierdził, kiedy i jak wniosek wyglądał wcześniej.
Uprawnienia: wszystko albo nic
Albo udostępniasz cały plik, albo wcale. Nie ma opcji „Anna widzi swój licznik, ale nie dane reszty zespołu”.
Przełączenie roku to ręczna robota
Musisz skopiować plik, zmienić nazwę, wyczyścić rejestr, przenieść zaległości i przestawić rok. Łatwo zapomnieć, łatwo coś zepsuć.
Zero powiadomień i przypomnień
Nikt nie dostaje automatycznie wiadomości, że wniosek wpłynął, został zatwierdzony albo koliduje z urlopem kolegi.
Wymiar to zdjęcie, nie licznik na żywo
Arkusz pokazuje wymiar za cały rok. Nie dolicza 1/12 co miesiąc, jak Kodeks przy pierwszej pracy w życiu, a to ma znaczenie, gdy świeżo zatrudniona osoba szybko odchodzi.
Po czym poznasz, że czas iść dalej
Nie będziemy robić z tego prezentacji sprzedażowej, ale ograniczenia arkuszowej ewidencji są oczywiste. Z naszego doświadczenia: od mniej więcej czterech osób w zespole zaczynają się dziać takie rzeczy:
- Pojawiają się nieporozumienia w stylu „myślałem, że mam to zaklepane”.
- Opiekun pliku jest na urlopie i nikt inny nie umie pliku znaleźć.
- Dwie osoby edytują plik tego samego popołudnia i zmiany jednej z nich znikają.
- Przekroczyliście 15-20 pracowników i wierszy nie da się już ogarnąć wzrokiem.
- Urlopy zatwierdza kilku menedżerów i nie ma jak utrzymać ich w zgodzie.
- Przełączenie roku zajęło pół dnia, a potem i tak znalazły się trzy błędy.
- Chcesz, żeby ludzie sami widzieli swój licznik, bez pytania kogokolwiek.
- Zaczynasz myśleć o odbiorze nadgodzin, rozliczaniu godzinowym albo pracy zmianowej.
Jeśli coś z powyższego brzmi znajomo i porównujesz darmowy plik z programem do ewidencji urlopów, wypróbuj Book Time Off za darmo. Karta nie jest potrzebna, konfiguracja zajmuje kilka minut, więc naprawdę nie ma nic do stracenia.
→ Wypróbuj za darmoŹródła
| Co | Gdzie |
|---|---|
| Urlopy wypoczynkowe w Kodeksie pracy (art. 152-173) | ISAP · Kodeks pracy · Zweryfikowano w lipcu 2026 |
| Ustawa o dniach wolnych od pracy (14 świąt) | ISAP · Ustawa o dniach wolnych od pracy · Zweryfikowano w lipcu 2026 |
| Państwowa Inspekcja Pracy (urlopy, czas pracy, dzień wolny za święto w sobotę) | pip.gov.pl · Zweryfikowano w lipcu 2026 |