De fleste gratis ferieoversikter er enten for enkle for et team i vekst, eller så kompliserte at ingen orker å bruke dem. Denne har pålitelige formler som ikke ryker, og takler nettopp de tingene der det forrige regnearket ditt sannsynligvis strøk.
Hva malen inneholder
Sju ark, i denne rekkefølgen:
| Veiledning | Hvordan filen fungerer, og i hvilken rekkefølge du fyller den ut. |
| 1. Oppsett | Firmanavn, ferieår, helligdager, standard ferierett. |
| 2. Ansatte | Én rad per person. Den forholdsmessige retten regner seg selv. |
| 3. Fraværslogg | Én rad per registrering. Dagene teller seg selv. |
| 4. Oversikt | Sammendrag per person med forbruksstolpe. |
| 5. Årskalender | Hele året i ett rutenett: rader er personer, kolonner er uker. |
| Helligdager | Alle norske helligdager for 2026 og 2027, ferdig innlagt. |
Alle formlene er ferdig satt opp: endrer du en dato på arket Oppsett, regner rettigheter, tatte dager og kalenderen seg på nytt. Legger du til en rad i fraværsloggen, endrer oversikten seg. Det er ingen kompliserte krumspring som vanlige regnearkbrukere ikke klarer å følge, altså ingen makroer, skript eller tillegg (vi er heller ikke helt sikre på hva de egentlig gjør!?).
Er en celle gul, kan du endre den. Er den blå, lar du den være i fred, den regner ut svaret for deg. Dette går igjen gjennom hele filen, slik at ingen river i stykker formlene ved et uhell og får alt til å rase sammen!
Vil du unngå regneark, versjonskrøll og formler som ryker helt, starter du bare den gratis prøveperioden til Book Time Off. Du trenger ikke betalingskort, og på 5 minutter er alt oppe og går.
→ Start gratis prøveperiodeOppsett i 5 steg
Sett av 10 minutter for et lite team. Fem til stegene under, fem til å legge inn folkene dine.
Bestem ferieåret
På arket 1. Oppsett fyller du inn når ferieåret starter. Slutten regner seg selv (12 måneder senere, minus én dag). Og her er den gode nyheten for Norge: ferieåret er kalenderåret, det er året ferien tas ut i. Derfor stemmer en kalendermal helt for å holde styr på fridager. La 1. januar stå. Det som lever sitt eget liv, er opptjeningsåret, altså året feriepengene tjenes opp i, som er året før, men det handler om penger, ikke om dager. Mer om det lenger ned.
Arket Oppsett · delen Ferieår, inntastingscellen er markert.
Sjekk helligdagene (spoiler: det er ingenting å gjøre)
Her er Norge greit: helligdagene er de samme i hele landet, ingen fylkesvise lister å holde styr på. Alle datoene for 2026 og 2027 er fylt ut på arket Helligdager, du trenger ikke legge til noe. Merk skillet: helligdager er noe helt for seg selv fra ferien, de kommer i tillegg og går ikke av ferieretten. Alt flyter automatisk inn i hver formel i filen.
1. mai (arbeidernes dag) og 17. mai (grunnlovsdagen) er egne, lovvernede fridager og ligger allerede i listen. Julaften og nyttårsaften er derimot ikke lovfestede fridager, men mange bedrifter gir helt eller halvt fri disse dagene etter avtale. Vil du at teamet skal ha fri da, legger du dem inn som egne rader på arket Helligdager, så trekkes de heller ikke fra ferien.
Sett standard ferierett
Forhåndsvalget er 21 dager, altså ferielovens minimum omregnet til faktiske dager mandag til fredag. Loven sier 25 virkedager, men virkedager teller en 6-dagersuke med lørdag, så 25 virkedager tilsvarer 4 uker pluss 1 dag, som blir 21 dager fri i en vanlig 5-dagersuke. Mange har 5 uker (25 dager fri mandag til fredag) gjennom tariffavtale eller ansettelsesavtale. Fra fylte 60 år kommer en ekstra uke på toppen. På neste ark kan du overstyre tallet per person.
Legg inn teamet
Videre til arket 2. Ansatte. Hver person får én rad. De gule kolonnene fyller du ut: navn, startdato, sluttdato (hvis det finnes en), dager per uke, ferierett og en eventuell overføring. Kolonnene til høyre regner seg selv.
Elena startet i februar, retten hennes (18,4) er derfor forholdsmessig kuttet. Emma slutter i slutten av september, hennes (15,7) likeså.
Registrer den første oppføringen
Videre til arket 3. Fraværslogg. Velg person fra nedtrekkslisten, velg type, fyll inn start- og sluttdato, sett status. Kolonnen Dager teller fridagene (man til fre) uten helligdagene fra listen din.
Kolonnen Dager i rad 5 gir 4 · tirsdag til fredag rett etter andre påskedag. Og ble mandagen booket med, ville den ikke telle, den er helligdag.
Sykdom, ulønnede dager og «annet» reduserer ikke ferieretten. Bare oppføringer av typen Ferie teller inn i oversikten. Du kan altså registrere alt i den samme listen.
Åpne i Google Sheets
Samme fil, tar to minutter.
- Lagre .xlsx-filen på maskinen din.
- Gå til drive.google.com og last opp filen (eller dra den inn i en mappe).
- Høyreklikk den opplastede filen → Åpne med → Google Regneark.
- Google Sheets konverterer filen. Alle formler, nedtrekkslister og den betingede formateringen blir med.
Etterpå bor filen i Drive, og du deler den med teamet som et hvilket som helst annet regneark. Fargene blir. Nedtrekkslistene blir. Formelen for helligdager blir.
Google Sheets har den samme grunnleggende grensen som Excel: den som får redigere, får redigere alt. Det finnes ingen modus der «hver person ser bare sin egen ferie» på radnivå. Er det viktig for deg, er det verdt å se på et nettbasert feriesystem som Book Time Off.
De vanskelige tilfellene
25-virkedager-regelen (og hva den egentlig betyr)
Det lovbestemte minimumet i Norge er 25 virkedager ferie per ferieår (ferieloven §5). Haken: virkedager er alle dager unntatt søndager og lovbestemte helligdager, altså også lørdager, så loven regner en 6-dagersuke. I en vanlig 5-dagersuke tilsvarer 25 virkedager 21 faktiske dager fri mandag til fredag, det vil si 4 uker pluss 1 dag. Si derfor aldri tallet uten enheten, ellers tror noen de har krav på 25 frie mandager til fredager. Mange har 5 uker (25 dager fri mandag til fredag) gjennom tariffavtale, og fra fylte 60 år kommer en ekstra uke.
Det er også verdt å huske forskjellen mellom retten til ferie og pengene: du har rett til å ta ferie fra første arbeidsår, men feriepengene bygger på fjoråret. Er du helt fersk i arbeidslivet, kan du altså ta fri, men uten særlig med feriepenger å ta ut. Mer om det lenger ned.
Deltidsansatte
Samme logikk, regnet ut fra ukene: arbeidsdager per uke ganger 5.
Tobias: 3 dager per uke (man, tir, ons)
Tobias jobber 3 dager per uke.
- Lovbestemt minimum:
- 21 dager i full stilling × 3/5 = ca 13 dager fri
- Hva teller mest for oppsettet:
- han skal ha like mange ukers ferie som alle andre
- Avtalen hans gir:
- 14 dager (noe over minimum)
- Legg inn i oversikten:
- 14 dager
Sett Ferie per år for Tobias til 14. Kolonnen Dager i fraværsloggen teller uansett bare arbeidsdagene han faktisk tar fri.
Folk som starter midt i året
Oversikten kutter automatisk. Formelen tar den fulle årsretten ganger andelen av ferieåret der personen er ansatt.
Elena: starter 15. februar 2026
Elena begynner 15. februar, oversikten regner fra januar til desember. Full årsrett ville vært 21 dager.
- Dager fra start til årsslutt:
- 15.02.2026 → 31.12.2026 = 320 dager
- Dager i hele ferieåret:
- 365
- Andel:
- 320 / 365 = 0,877
- Rett i år:
- 21 × 0,877 ≈ 18,4 dager
En liten ærlighet på veien: den som starter i arbeid etter 30. september, har etter loven bare krav på 1 uke ferie det året. Elena startet i februar, så den fulle forholdsmessige beregningen gjelder for henne. Og husk feriepengene: retten til fri er der, men beløpet bygger på det hun tjente året før. Trenger du det helt eksakt, overstyrer du bare tallet.
Folk som slutter midt i året
Samme formel baklengs. Andelen måles etter tiden personen er ansatt i ferieåret, ikke etter hele året.
Emma: slutter 30. september 2026
Emma har vært med siden 2020 og slutter 30. september. Full årsrett er 21 dager.
- Ansatte dager i dette ferieåret:
- 01.01.2026 → 30.09.2026 = 273 dager
- Andel:
- 273 / 365 = 0,748
- Rett i år:
- 21 × 0,748 ≈ 15,7 dager
Når Emma slutter, får hun utbetalt alle opptjente feriepenger hun ikke allerede har fått, over lønn. Det er penger, ikke dager: feriepenger erstatter lønn i ferien og bygger på fjorårets grunnlag, mens oversikten holder styr på selve dagene. De to henger ikke sammen i regnearket, og det er helt greit.
Overføring til neste år
Her er Norge romsligere enn mange tror: du kan avtale skriftlig å overføre inntil 12 virkedager ferie til det neste ferieåret (ferieloven §7). Ferie som ikke er tatt på grunn av sykdom eller foreldrepermisjon, overføres som hovedregel også. Det finnes ingen enkel «bruk opp innen nyttår eller mist den»-regel for disse tilfellene.
Oversikten har en kolonne Overført fra i fjor som ganske enkelt legges oppå årsretten, men bare for folk som allerede var med ved årets start. Er du usikker på hva som er avtalt, skriv det ned et sted, det sparer en rar samtale i desember.
Helligdager
Arket Helligdager kommer med alle de norske helligdagene for 2026 og 2027, og de er de samme i hele landet. Ingen fylkesvise lister, ingenting å legge til.
Konkret for 2026:
- Datoene: 1. januar (første nyttårsdag), 2. april (skjærtorsdag), 3. april (langfredag), 5. april (første påskedag), 6. april (andre påskedag), 1. mai (arbeidernes dag), 14. mai (Kristi himmelfartsdag), 17. mai (grunnlovsdagen), 24. mai (første pinsedag), 25. mai (andre pinsedag), 25. desember (første juledag) og 26. desember (andre juledag)
- Vernede dager: 1. mai og 17. mai er egne, lovvernede fridager, ikke bare vanlige helligdager. De ligger allerede i listen
- Julaften og nyttårsaften: ikke lovfestede fridager, men mange gir helt eller halvt fri etter avtale. Vil du det, legger du dem inn som egne rader, så trekkes de ikke fra ferien
Løper en oppføring over en helligdag, holdes helligdagen automatisk utenfor tellingen. Booker du mandag til fredag over påsken (6. til 10. april 2026), gir oversikten 4, ikke 5, fordi andre påskedag ikke går av ferien.
Det er nettopp det å bytte til et nettbasert feriesystem er til for. Book Time Off har de norske helligdagene ferdig innlagt og trekker dem ikke fra noens ferie, teller tatte og gjenstående dager ved hver godkjenning, og holder øye med overføringsgrensen din. Ingen formler å vedlikeholde.
→ Start gratis prøveperiodeHva nye arbeidsgivere og små team bør tenke på
Skal du for første gang holde ordentlig styr på ferie: et regneark er helt greit til å begynne med. Her er tingene som sparer deg for ombygging om et halvår.
Kalenderår eller startdato: den ene reelle avgjørelsen
Her er Norge enkelt, men det er lett å gå seg vill likevel. Ferieåret er kalenderåret, det er året ferien tas ut i, og det gjelder alle. Det som forvirrer, er opptjeningsåret (året feriepengene tjenes opp i, som er året før), men det handler om penger, ikke om dager. Fristelsen for noen er å kjøre hver person på sin egen startdato, som om ferieåret ruller fra dagen de ble ansatt. Det trenger du ikke, og bør ikke: loven gir alle det samme kalenderbaserte ferieåret. Denne malen regner i kalenderåret, som stemmer med loven.
Kalenderår (januar til desember)
For: Ett fast skjæringspunkt for alle, overføring blir lett å holde oversikt over, og oversikten (som nesten all programvare) regner nettopp slik. Det er dette ferieåret loven bruker.
Mot: En bunke desemberønsker. Ellers lite å utsette.
Startdato (rullende fra ansettelsen)
For: Nesten ingenting i Norge, siden loven allerede fikserer ferieåret til kalenderåret for alle.
Mot: Hver person får sin egen årsslutt. I et regneark betyr det mange ulike skjæringspunkter, overføringer ingen klarer å holde styr på, og en kontroll som blir et mareritt.
Skriv ned reglene
Én A4-side holder i starten. Der bør grunnmuren stå: hvor mange feriedager (med enhet, se over), at ferieåret er kalenderåret, hvor tidlig det skal søkes, hva som skjer med restdager, hvordan hovedferien håndteres (arbeidstaker har rett til 18 virkedager sammenhengende ferie mellom 1. juni og 30. september), hvordan sykdom i ferien håndteres, og hvem som godkjenner. Arbeidstilsynet og Altinn har god grunnleggende informasjon om ferie, så du slipper å starte fra bunnen.
Gjør én person til eier av filen
Et regneark med flere forvaltere blir et mareritt av motstridende kopier. Utpek én person som legger inn godkjent fravær, følger opp åpne søknader og stiller om filen ved årsskiftet. Skal det være flere, er du bedre tjent med et nettbasert feriesystem som Book Time Off.
Søknader alltid gjennom samme kanal
Bestem én kanal for feriesøknader (e-post, en melding i teamchatten, et skjema) og hold deg til den. Beskjeder ropt over kaffemaskinen er akkurat det som blir borte. Også her gjelder det: et nettbasert verktøy som Book Time Off har søknad og godkjenning på ett sted.
Se på oversikten én gang i kvartalet
Kast et blikk på arket Oversikt én gang per kvartal. Legg merke til to ting:
- Folk med for mange restdager. Den som fortsatt har 15 dager igjen i oktober, rekker dem ikke. Ta det opp tidlig, i stedet for å måtte avslå en søknad om hele desember litt pinlig senere! Ferie som ikke tas, kan avtales overført, men en voksende feriehaug hjelper ingen.
- Folk i minus. Oversikten farger Igjen-cellen rød så snart den faller under null. Ser du det tidlig, slipper du en ubehagelig samtale om dager til gode senere.
Planlegg vikar, ikke bare fravær
Årskalenderen er til for å oppdage kollisjoner tidlig. Vil tre personer fra samme team ha den siste uken i juli, vil du vite det i mars, ikke 20. juli.
Hva denne malen gjør bra
Den er gratis og forblir det
Ingen prøveperiode, ingen oppgraderingsreklame inne i filen.
Helligdagene stemmer
Alle norske helligdager for 2026 og 2027 er innebygd, like i hele landet, ingenting å legge til.
Den kutter automatisk forholdsmessig
Folk som starter eller slutter midt i året regner den for deg.
Den kjører i Excel og Google Sheets
Én fil, to hjem. Samme formler. Samme nedtrekkslister.
Formlene er lesbare
Vil du vite hvordan et tall blir til? Klikk på cellen. Ingen skjulte makroer.
Den holder for små team
Bygget for opptil rundt 30 ansatte. Etter det blir den uoversiktlig.
Hva denne malen ikke kan
Den ærlige delen. Enhver ferieoversikt, også vår, kjører før eller siden inn i den samme veggen. Vet du på forhånd hvor veggen står, sparer du deg for en god del hodebry.
To som redigerer samtidig ødelegger den
Excel takler samtidig redigering dårlig; Sheets er bedre, men overskrivingskappløp finnes også der. Filen blir til «siste lagring vinner», og det er noe helt annet enn en pålitelig oversikt.
Ingen søknad fra mobilen
Folkene dine kan ikke søke om ferie fra telefonen slik de gjør i en app. De må sende en melding til noen og vente.
Ingen godkjenningsflyt
«Godkjent» er bare et ord i en celle. Det finnes ingen logg over hvem som godkjente hva og når, og hvordan søknaden så ut før.
Tilganger er alt eller ingenting
Enten deler du hele filen eller ingenting. Et «Ingrid ser sin saldo, men ikke de andres data» finnes ikke.
Årsskiftet er håndarbeid
Kopiere filen, gi den nytt navn, tømme fraværet, føre over overføringer, stille om året. Lett å glemme, lett å rote til.
Ingen varsler, ingen påminnelser
Ingen får automatisk vite at en søknad har kommet inn, er godkjent, eller kolliderer med ferien til en kollega.
Slik merker du at det er tid for neste steg
Vi gjør ikke dette om til et salgsforedrag, men grensene for regnearket er tydelige. Etter vår erfaring skjer disse tingene fra rundt fire personer i teamet:
- Det oppstår misforståelser av typen «jeg trodde dette var godkjent».
- Eieren av filen har ferie, og ingen andre finner den.
- To redigerer filen samme ettermiddag, og endringene til den ene forsvinner.
- Du har passert 15 til 20 ansatte, og radene er knapt til å holde oversikt over.
- Flere ledere godkjenner ferie, og det finnes ingen måte å holde dem synkroniserte på.
- Årsskiftet tok en halv dag, og etterpå fant du likevel tre feil.
- Du vil at folkene dine skal se sin egen saldo uten å måtte spørre.
Kjenner du deg igjen i ett av punktene og veier den gratis filen opp mot et ordentlig feriesystem, prøv Book Time Off gratis. Du trenger ikke betalingskort, det er satt opp på noen minutter, så det er egentlig ingenting å tape.
→ Start gratis prøveperiodeKilder
| Hva | Hvor |
|---|---|
| Feriens lengde (25 virkedager), overføring og feriepenger (ferieloven, særlig §5, §7 og §10) | Ferieloven · lovdata.no · Verifisert i juli 2026 |
| Oversikt over ferie, ferieår og feriepenger for arbeidsgivere | Arbeidstilsynet · Verifisert i juli 2026 |
| Praktisk veiledning om ferie og feriepenger for små bedrifter | Altinn · Verifisert i juli 2026 |