Hvordan holder du styr på de ansattes ferie?

Uansett grunn går denne guiden gjennom alle alternativene, fra en enkel kalender til et fullt HR-system, så du ser hva som passer teamet ditt nå.

Vår historie med å holde styr på ferien

Da vi startet bedriften vår, var det siste vi tenkte på å godkjenne feriesøknader eller holde øye med feriesaldoer. Det virket ikke viktig. Men etter hvert som vi ansatte folk, ble det raskt tydelig hvor mye det betydde for dem. De ville vite hvor mye ferie de hadde, og kunne ta den ut med minst mulig krøll. Vi visste hvor viktig det var å ha et positivt og engasjert team, så det som en gang ikke virket viktig, ble et stort fokus!

Da vi bare var et par stykker, var det enkelt. Vi sa fra til hverandre og skrev det i kalenderen. Ikke noe problem. Det holdt seg så enkelt selv da vi gikk digitalt og begynte å legge datoer inn i hverandres Outlook-kalendere.

Så ansatte vi en håndfull personer, og regnearket tok over. Det fungerte, helt til vi hadde sytten ulike versjoner lagret, de fleste formlene hadde ryket minst én gang, og ingen visste egentlig hvordan de skulle fikse noe av det. På tide med en ny endring ...

Vi gikk over til et feriesystem på nett, og det var det største steget opp. Vi kunne velge hvem som godkjente ferie i hvert team, godkjenne eller avslå søknader med et par klikk, og se med ett blikk hvem som var borte og hvem som fortsatt hadde dager igjen. Viktigst av alt: det røk ikke som regnearket, og lederne slapp å svare på hundrevis av feriespørsmål som var lette å overse eller svare feil på. Effektivt, enkelt og virkningsfullt.

Det neste spranget kom ikke før vi var mye større. Forbi 100 personer ga det mening å gå over til et ordentlig HR-system som var integrert med lønn, lagret ansattdokumenter trygt og hjalp med kontrakter og arbeidsrett. Selve feriestyringen endret seg ikke stort, vi trengte bare mer rundt den. Bredere programvare, men ingen stor endring for å holde styr på ferien.

Hver bedrift er selvsagt unik. Med god kommunikasjon klarer du deg trolig med en kalender lenger enn vi gjorde, og er du en racer i regneark, kan det holde i årevis, men vi ville blitt overrasket om ikke fordelene ved et feriesystem, veid mot den lave prisen, passer best for de aller fleste bedrifter.

De 5 beste måtene å holde styr på de ansattes ferie

1. Delte kalendere

Det enkleste alternativet er å starte med en delt kalender. Det kan bokstavelig talt være en papirkalender på veggen på kontoret, eller mer sannsynlig Outlook- eller Google-kalenderen. Alle disse tilbyr delte kalendere som er enkle å sette opp. Du legger inn dine egne feriedatoer, og resten av teamet ser hvem som er borte. Det er enkelt, gratis og fungerer godt når dere er noen få med god kommunikasjon og forståelse.

Vi opplevde at det fungerte godt blant gründerne, men da vi først ansatte et team, ville de vite hvor mange feriedager de hadde igjen, og vi trengte en måte å godkjenne eller avslå på, unngå kollisjoner og sørge for at alle fikk en rettferdig fordeling av ferien. Inn kom regnearket!

2. Teams eller Slack

På sitt enkleste er dette ikke så ulikt å bruke Outlook- eller Google-kalendere, og du kan bruke Teams eller Slack på lignende vis. Når det er sagt, har du kanskje også lagt merke til at det finnes apper du kan legge til for å hjelpe deg med å holde styr på ferie og fravær. Book Time Off er ett alternativ som lar deg søke og booke ferie via en chatfunksjon i Teams eller Slack (se hvordan Slack-integrasjonen fungerer). Den gir et jevnlig sammendrag av hvem som er borte, og de som godkjenner får direktemeldinger for å ta imot eller avslå bookinger.

Denne enkle løsningen er perfekt for eksterne bedrifter som allerede kommuniserer og jobber i disse kanalene. Du kan bli værende på plattformen og håndtere ferie der samtalen allerede skjer. De innebygde valgene kan imidlertid være litt begrensede, så velg noe som tilbyr ting som saldostyring og rapportering på tvers av hele bedriften. Med mindre du er veldig opptatt av å holde alt naturlig inne i Teams eller Slack, får du sannsynligvis mer ut av et feriesystem på nett til samme pris. Mer om det senere ...

3. Regneark

Det gode gamle regnearket er førstevalget for de fleste bedrifter på et tidspunkt i den tidlige vekstfasen. Det er ditt å tilpasse, så du kan gjøre det så enkelt eller innfløkt du vil (eller så langt de tekniske ferdighetene dine strekker til!). Bygger du det selv, foreslår vi å starte med en enkel tidslinje langs kolonneoverskriftene og teammedlemmene på hver rad.

Hold formlene enkle og begrens antall faner, så du ikke kobler for mye mellom dem, for de ryker altfor lett. Velg også nivåene for delt tilgang for å unngå at flere versjoner lagres! Regnearket vårt tjente oss godt helt til to ting skjedde: vi ble rundt 5 ansatte, og vi fikk mer enn én som godkjente ferie. Formlene røk altfor ofte, og den begrensede tilgangen betydde en endeløs strøm av spørsmål fra teamet om hvor mange dager har jeg igjen og har noen allerede booket den datoen.

Vi trengte noe alle kunne se, som ikke røk, og som ga mulighet til å tildele godkjennere som fikk varsler om å godkjenne eller avslå ferie. Det var da vi tok spranget til et feriesystem ...

4. Feriesystem

Vi skjønte ikke hvor mye tid og energi ferieregnearket slukte, før vi la det bak oss. For gründerne var det slutt på ødelagte formler og hodepine med kolliderende kopier, vi kunne godkjenne ferie fra mobilen når som helst på døgnet uten å legge inn datoene for hånd, og aller mest merkbart: samtalene om hvem som er borte når, eller hvor mange dager folk hadde igjen, forsvant så godt som helt. De enkle tingene, som at helligdagene lå inne og at man kunne booke ferie rundt dem uten at de ble trukket fra kvoten, skilte det virkelig fra regnearket. Teamet elsket det, for de visste hvor de sto, hadde et enkelt system å bruke og kunne planlegge ferie uten å måtte ta det opp i medarbeidersamtaler.

Da vi bygde Book Time Off, visste vi hvor viktig det var å få kalenderen, oversikten og godkjenningene riktig. Vi ville også gi bedrifter en måte å følge mønstre i ferien på, så de kunne ta høyde for travle perioder og sikre at de ansatte fikk den friheten de trengte for å unngå utbrenthet. Og for å dekke alt du får med kalendere eller chatplattformer, sørget vi for at det integreres og fungerer uansett hvor du er: Outlook, Teams, Slack eller Google.

app.book-time-off.com/team

Et dedikert system samler hele teamet i én oversikt, der hver persons gjenstående kvote oppdateres automatisk etter hvert som ferie bookes og godkjennes.

5. HR-systemer

Et lite antall mye større organisasjoner kan ha nytte av å integrere feriestyringen i et bredere HR-økosystem. Når du først passerer 100 ansatte, begynner du å tenke på noe som hjelper deg å håndtere kontrakter og lønn, holder logg over opplæring og dokumenterer alt du trenger. De fleste av disse større HR-systemene har feriestyring inkludert, men den er stort sett den samme (om ikke enklere og mer begrenset) enn de dedikerte feriesystemene.

Det er ingen reell ulempe her, og de er flotte verktøy, men trenger du ikke alt de tilbyr (og få bedrifter under 100 gjør det), betaler du overpris for ting du rett og slett ikke trenger. Feriestyring er ofte et sidespor eller et tillegg i disse større systemene, så vår erfaring er at mange oppgraderer til systemet, men beholder feriestyringen i det opprinnelige ferieverktøyet likevel.

Hvordan står de 5 alternativene mot hverandre?

Hva er den beste måten å holde styr på ferien for de fleste bedrifter?

Det kommer mest an på størrelsen, men for de aller fleste små og mellomstore bedrifter med 5 til 100 ansatte gir et dedikert feriesystem, som Book Time Off, det beste resultatet til den laveste prisen. Du får kalender, oversikt, kvoteberegning og godkjenningsflyt innebygd, pluss muligheten til å koble til verktøyene du allerede bruker, som Outlook, Teams, Slack eller Google. De beste alternativene legger også til rapportering, så du kan se mønstre i ferien og hjelpe teamet med å unngå utbrenthet, uten noe av kostnaden eller kompleksiteten ved et fullt HR-system.

Er du forbi 100 personer, eller trenger du lønn og kontrakter håndtert ved siden av ferien, er et fullt HR-system verdt den ekstra kostnaden, bare ikke grip etter et før du faktisk trenger det.

Hva bør du sjekke før du velger?

Noen spørsmål å gå gjennom, uansett hvilket alternativ du heller mot:

• Hvor mange trenger å søke om eller godkjenne ferie, og må mer enn én person godkjenne?
• Er teamet eksternt, hybrid eller samlet på ett kontor, og må søknader kunne gjøres fra mobilen?
• Bruker dere allerede Outlook, Google, Teams eller Slack, og ville du villet at feriesøknader skulle skje inne i disse verktøyene?
• Hvor mange helligdager har landet ditt, eller hvert av kontorene dine hvis du har flere, og hvem har ansvar for å holde den listen oppdatert?
• Hva trenger du å rapportere på: bare hvem som er borte denne uka, eller trender over året?
• Er feriestyring det eneste du trenger, eller trenger du også lønn, kontrakter og ansattregistre håndtert på samme sted?

Fungerer feriestyring likt over hele Europa?

Mekanikken over gjelder overalt, men detaljene under gjør det ikke. Lovfestet minsteferie, hvordan helligdager telles, og reglene for overføring varierer fra land til land, noen ganger betydelig, selv mellom naboland. Jobber du internasjonalt, kan dette være viktig, og Book Time Off lar deg velge land, trygg på at de lokale standardene er lagt inn for deg.

Beslektet lesing