De meeste gratis vakantieplanners zijn óf te simpel voor een groeiend team, óf zo ingewikkeld dat niemand ermee wil werken. Deze heeft betrouwbare formules die niet kapotgaan, en kan precies de dingen waar je huidige overzicht waarschijnlijk op stukloopt.
Wat er in de spreadsheet zit
Zeven tabbladen, in deze volgorde:
| Lees mij | Hoe het bestand werkt en in welke volgorde je het invult. |
| 1. Instellingen | Bedrijfsnaam, verlofjaar, feestdagen, standaard vakantiedagen. |
| 2. Medewerkers | Eén rij per persoon. Het tegoed naar rato rekent zichzelf uit. |
| 3. Verlofregistratie | Eén rij per verlofboeking. De dagen tellen zichzelf. |
| 4. Dashboard | Overzicht per persoon met verbruiksbalk. |
| 5. Jaarkalender | Het hele jaar in één raster: rijen zijn mensen, kolommen weken. |
| Feestdagen | De Nederlandse standaardlijst voor 2026 en 2027, in gele rijen die je aanpast aan je CAO. |
Alle formules staan al klaar: verander je een datum op het tabblad Instellingen, dan rekenen de tegoeden, de opgenomen dagen en de kalender zichzelf opnieuw uit. Zet je een rij in de Verlofregistratie erbij, dan verandert het Dashboard mee. Er zitten geen ingewikkelde fratsen in waar een gewone spreadsheetgebruiker niet uitkomt, dus geen macro's, scripts of add-ons (wij weten eerlijk gezegd ook niet precies wat die doen!?).
Is een cel geel, dan mag je hem aanpassen. Is hij blauw, blijf er dan vanaf, hij rekent het antwoord voor je uit. Dat systeem zit door het hele bestand, zodat niemand per ongeluk de formules sloopt en alles in elkaar stort!
Wil je spreadsheets, versieconflicten en kapotte formules helemaal vermijden, start dan een gratis proefperiode van Book Time Off. Geen creditcard nodig, en binnen 5 minuten draait alles.
→ Start gratis proefperiodeIn 5 stappen ingericht
Reken op 10 minuten voor een klein team. Vijf voor de stappen hieronder, vijf voor het invoeren van je mensen.
Kies je verlofjaar
Zet op het tabblad 1. Instellingen de startdatum van het verlofjaar. De einddatum wordt voor je berekend (12 maanden later min een dag). In Nederland is dit een makkelijke: de vervaltermijnen in de wet rekenen met het kalenderjaar, dus laat 1 januari gewoon staan. Waarom je hier niet creatief moet worden, leggen we verderop uit.
Het tabblad Instellingen · sectie verlofjaar, met de invoercel gemarkeerd.
Check welke feestdagen jouw CAO vrij geeft
Nu het typisch Nederlandse stukje: de wet geeft niemand automatisch een betaalde vrije dag op een feestdag, dat regelt je CAO of het arbeidscontract. De standaardlijst voor 2026 en 2027 staat vooraf ingevuld op het tabblad Feestdagen, in gele, bewerkbare rijen. Schrap wat bij jullie niet geldt (Goede Vrijdag is bij veel CAO's een gewone werkdag, en Bevrijdingsdag is voor velen alleen om de vijf jaar vrij) en vul aan wat wel. Alles stroomt automatisch door naar elke formule in het bestand.
Valt de helft van je mensen onder een CAO die Goede Vrijdag vrij geeft en de andere helft niet? Kies dan de lijst die voor de meeste mensen klopt en corrigeer de dagentelling voor de rest handmatig. Of houd twee bestanden bij, één per CAO. Niet elegant, wel eerlijk: één lijst die in zo'n team voor iedereen klopt, bestaat gewoon niet.
Stel je standaard aantal vakantiedagen in
De standaard staat op 20 dagen, het wettelijk minimum bij een 5-daagse werkweek (4 keer het aantal werkdagen per week, art. 7:634 BW), los van feestdagen. De 25 dagen die je overal ziet zijn de gebruikelijke CAO-norm, geen wet, dus zet de waarde gerust hoger als jullie meer geven. Op het volgende tabblad kun je per persoon afwijken.
Voeg je team toe
Door naar het tabblad 2. Medewerkers. Iedereen krijgt één rij. De gele kolommen vul jij in: naam, datum in dienst, datum uit dienst (als die er is), werkdagen per week, vakantiedagen en eventueel meegenomen dagen van vorig jaar. De kolommen rechts rekenen zichzelf uit.
Elena is in februari begonnen, dus haar tegoed (21,9) is naar rato berekend. Emma vertrekt eind september, dus dat van haar (18,7) ook.
Boek je eerste verlofregel
Door naar het tabblad 3. Verlofregistratie. Kies de medewerker uit het dropdown-menu, kies een verloftype, vul begin- en einddatum in en zet de status. De kolom Dagen telt de vrije werkdagen (ma t/m vr) zonder de feestdagen uit jouw lijst.
De kolom Dagen op rij 5 geeft 4 · dinsdag t/m vrijdag direct na Tweede Paasdag, die in de standaardlijst staat. Geeft jouw CAO Tweede Paasdag niet vrij en haal je hem uit de lijst, dan telt de maandag gewoon mee.
Ziek, onbetaald verlof en "overig" gaan niet van het vakantiesaldo af. Alleen regels van het type Vakantie tellen mee op het Dashboard. Je kunt dus alles in dezelfde lijst bijhouden, ziekmeldingen incluis.
Openen in Google Sheets
Zelfde bestand, twee minuten werk.
- Sla het .xlsx-bestand op je computer op.
- Ga naar drive.google.com en upload het (of sleep het in een map).
- Rechtsklik op het geüploade bestand → Openen met → Google Spreadsheets.
- Google Sheets zet het om. Alle formules, dropdowns en voorwaardelijke opmaak gaan mee.
Daarna leeft het bestand in Drive en deel je het met je team zoals elke andere spreadsheet. De kleuren blijven. De dropdowns blijven. De feestdagformule blijft.
Google Sheets heeft dezelfde fundamentele grens als Excel: wie mag bewerken, mag álles bewerken. Een stand "iedereen ziet alleen het eigen verlof" bestaat niet op rijniveau. Is dat belangrijk voor je, kijk dan eens naar een online verlofplanner zoals Book Time Off.
De lastige gevallen
De wettelijke minimumregel (en waarom 25 nergens in de wet staat)
Het wettelijk minimum in Nederland is 4 keer je wekelijkse arbeidsduur (art. 7:634 BW). Werk je 5 dagen per week, dan zijn dat 20 vakantiedagen per jaar. Salarisadministraties rekenen het vaak in uren (bij een 40-urige werkweek: 160 uur), maar dat is precies dezelfde som; in deze gids houden we het gewoon op dagen.
En die 25 dagen die iedereen noemt? Dat is de gebruikelijke norm uit CAO's en contracten, geen wet. Alles boven de 20 heet bovenwettelijke vakantiedagen, en dat verschil is meer dan jargon: de twee soorten hebben verschillende vervaltermijnen (daarover zo meer) en andere regels bij uitbetalen.
Naast vakantiedagen kennen we in Nederland vakantiegeld (officieel: vakantiebijslag): minimaal 8% van het bruto jaarsalaris, meestal uitbetaald rond mei. Dat is een bedrag op de loonstrook, geen extra vrije tijd. Houd het in je administratie dus strikt gescheiden van de dagen in deze planner.
Parttimers
Dezelfde regel, gewoon met minder werkdagen: werkdagen per week keer 4.
Tim: 3 dagen per week (ma, di, wo)
Tim werkt 3 dagen per week.
- Wettelijk minimum:
- 3 × 4 = 12 dagen
- In uren, ter controle:
- 24 uur per week × 4 = 96 uur, dezelfde som
- Zijn contract geeft:
- 15 dagen (3 bovenwettelijk, heel gebruikelijk)
- In de spreadsheet invullen:
- 15 dagen
Zet Tims Vakantiedagen per jaar in de spreadsheet op 15. De kolom Dagen in de verlofregistratie telt toch alleen de werkdagen die hij echt vrij neemt.
Instroom halverwege het jaar
De spreadsheet rekent automatisch naar rato. De formule neemt het volledige jaartegoed keer het deel van het verlofjaar dat iemand in dienst is.
Elena: in dienst per 15 februari 2026
Elena begint op 15 februari; het verlofjaar loopt van januari tot en met december. Haar volledige jaartegoed zou 25 dagen zijn.
- Dagen van start tot jaareinde:
- 15-02-2026 → 31-12-2026 = 320 dagen
- Dagen in het hele verlofjaar:
- 365
- Deel:
- 320 / 365 = 0,877
- Tegoed dit jaar:
- 25 × 0,877 ≈ 21,9 dagen
In Nederland bouw je vakantiedagen doorlopend over het jaar op, dus deze dagenmethode sluit netjes aan bij de wet. Wil je royaal zijn, rond dan in het voordeel van je medewerker af.
Uitstroom halverwege het jaar
Dezelfde formule, maar dan andersom. Het deel wordt berekend over de tijd dat iemand dit verlofjaar in dienst is, niet over het hele jaar.
Emma: uit dienst per 30 september 2026
Emma is in 2020 begonnen en vertrekt per 30 september. Haar volledige jaartegoed is 25 dagen.
- In dienst tijdens dit verlofjaar:
- 01-01-2026 → 30-09-2026 = 273 dagen
- Deel:
- 273 / 365 = 0,748
- Tegoed dit jaar:
- 25 × 0,748 ≈ 18,7 dagen
Dagen die Emma bij vertrek nog over heeft, betaal je uit bij de eindafrekening. Dat is meteen de enige situatie waarin wettelijke vakantiedagen in geld mogen worden omgezet; tijdens het dienstverband kan dat alleen met bovenwettelijke dagen, en dan nog alleen als de CAO of het contract het toestaat. Heeft ze méér opgenomen dan haar tegoed, dan kun je dat soms verrekenen met het laatste salaris, maar alleen als dat vooraf is afgesproken.
Meenemen naar volgend jaar (let op: twee vervaltermijnen)
Dit is dé valkuil van de Nederlandse verlofadministratie. Wettelijke vakantiedagen (de eerste 20 bij een 5-daagse werkweek) vervallen al op 1 juli van het volgende jaar (art. 7:640a BW). Dagen uit 2026 die op 1 juli 2027 nog op de plank liggen, zijn dan gewoon weg. De uitzondering: kon je medewerker ze redelijkerwijs niet opnemen, of heb jij als werkgever niet actief de kans gegeven én op tijd gewaarschuwd dat ze zouden vervallen, dan blijven ze vijf jaar geldig. Die waarschuwingsplicht ligt bij jou.
Bovenwettelijke dagen (alles boven de 20) verjaren pas na vijf jaar (art. 7:642 BW). Een goede administratie boekt opgenomen verlof daarom eerst af van de wettelijke dagen, want die vervallen het eerst. De spreadsheet heeft een kolom Meegenomen uit vorig jaar die simpelweg bij het jaartegoed optelt, alleen voor mensen die aan het begin van het verlofjaar al in dienst waren. Zet er alleen dagen in die op dat moment nog geldig zijn, en noteer ergens de vervaldatum.
Feestdagen
Het tabblad Feestdagen komt met de complete Nederlandse standaardlijst voor 2026 en 2027, van Nieuwjaarsdag tot Tweede Kerstdag. Maar nu de typisch Nederlandse verrassing: de wet geeft niemand automatisch een betaalde vrije dag op een feestdag. Of je mensen vrij zijn, staat in de CAO of het contract. Daarom zijn de rijen op het tabblad gewoon geel en bewerkbaar: schrap wat jouw CAO niet vrij geeft en vul aan wat wel.
Concreet voor 2026:
- De standaardlijst: 11 officiële feestdagen · Nieuwjaarsdag, Goede Vrijdag, Eerste en Tweede Paasdag, Koningsdag (27 april), Bevrijdingsdag (5 mei), Hemelvaartsdag, Eerste en Tweede Pinksterdag, Eerste en Tweede Kerstdag
- Twee bekende instinkers: Goede Vrijdag is bij veel CAO's een gewone werkdag, en Bevrijdingsdag is voor veel mensen alleen om de vijf jaar een betaalde vrije dag (2025, 2030, enzovoort). Ook dat is CAO-afspraak, geen wet
- Valt een feestdag in het weekend? Dan is er geen vervangende vrije dag. In 2026 vallen Eerste Paasdag, Eerste Pinksterdag en Tweede Kerstdag in het weekend
Boek je verlof over een feestdag heen die in jouw lijst staat, dan telt die dag automatisch niet mee. Boek maandag tot en met vrijdag in de Paasweek (6 t/m 10 april 2026) en de spreadsheet geeft 4, niet 5, want Tweede Paasdag gaat niet van het saldo af.
Daar is de overstap naar een online verlofplanner voor. Book Time Off heeft de feestdagen ingebouwd en trekt ze bij niemand van het saldo af, telt opgenomen en resterende dagen bij elke goedkeuring vanzelf bij, en bewaakt je overdrachtslimiet met een uiterste opneemdatum. Geen formules te onderhouden.
→ Start gratis proefperiodeAandachtspunten voor nieuwe werkgevers en kleine teams
Moet je voor het eerst serieus verlof bijhouden? Een spreadsheet is prima om mee te beginnen. Dit zijn de dingen die je ervoor behoeden dat je hem over zes maanden opnieuw moet bouwen.
Kies je verlofjaar bewust: het kalenderjaar wint
De wet maakt de keuze eigenlijk al voor je: de vervaltermijn van wettelijke vakantiedagen (1 juli van het volgende jaar) hangt aan het kalenderjaar. Vrijwel elk Nederlands bedrijf laat het verlofjaar daarom van 1 januari tot en met 31 december lopen. Een derde optie, een eigen jaar per persoon vanaf de datum in dienst, is technisch mogelijk maar maakt alles onnodig ingewikkeld. Niet doen, tenzij je van administratief leed houdt!
Kalenderjaar (januari t/m december)
Voor: Het is het jaar van de wet zelf: de opbouw en de vervaltermijn van 1 juli rekenen automatisch mee. Makkelijk te onthouden, en kerst valt aan het eind, dus saldi worden vanzelf opgemaakt.
Tegen: Een golf decemberaanvragen.
Eigen jaar per persoon (vanaf datum in dienst)
Voor: Voelt eerlijk, iedereen krijgt precies 12 maanden.
Tegen: De wettelijke termijnen rekenen gewoon door in kalenderjaren. Iedereen een ander jaareinde, overdrachten zijn niet bij te houden en de controle wordt een nachtmerrie.
Zet de afspraken op papier
Eén A4'tje is in het begin genoeg. Daarop hoort de basis: hoeveel vakantiedagen, dat het verlofjaar het kalenderjaar volgt, welke feestdagen bij jullie vrij zijn (check je CAO), de aanvraagtermijn, wat er aan het eind van het jaar met resterende dagen gebeurt (inclusief de waarschuwing over de vervaltermijn van 1 juli), hoe ziekte tijdens vakantie werkt en wie goedkeurt. De Rijksoverheid heeft heldere basisinformatie over vakantiedagen, zodat je niet bij nul begint.
Maak één persoon eigenaar van het bestand
Een spreadsheet met meerdere beheerders wordt een nachtmerrie van tegenstrijdige kopieën. Wijs één persoon aan die goedgekeurd verlof invoert, achter openstaande aanvragen aangaat en het bestand aan het eind van het jaar overzet. Moeten het er meer zijn, gebruik dan een online verlofplanner zoals Book Time Off.
Aanvragen altijd via hetzelfde kanaal
Spreek één kanaal af voor verlofaanvragen (e-mail, een bericht in de teamchat, een formulier) en houd je eraan. Losse verzoeken bij de koffieautomaat zijn precies wat er tussendoor glipt. Ook hier geldt: een online tool zoals Book Time Off heeft aanvraag en goedkeuring op één plek.
Kijk elk kwartaal even op het Dashboard
Werp één keer per kwartaal een blik op het Dashboard. Let op twee dingen:
- Mensen met te veel dagen over. Wie in oktober nog 18 dagen heeft staan, maakt die niet meer op. Begin dat gesprek vroeg, in plaats van straks pijnlijk een aanvraag voor heel december te moeten weigeren! En denk aan je waarschuwingsplicht: wijs je er niet actief en op tijd op dat wettelijke dagen per 1 juli vervallen, dan vervallen ze namelijk helemaal niet.
- Mensen in de min. Het Dashboard kleurt de cel Resterend rood zodra die onder nul komt. Zie je het op tijd, dan hoeft er later geen ongemakkelijk gesprek over te veel opgenomen dagen te volgen.
Plan voor vervanging, niet alleen voor afwezigheid
De Jaarkalender is er om botsingen vroeg te zien. Als drie mensen uit hetzelfde team allemaal de laatste week van augustus willen, wil je dat in maart weten, niet op 20 augustus.
Wat deze planner goed kan
Hij is gratis en blijft gratis
Geen proefperiode-timer, geen upgrade-reclame in het bestand.
De feestdagen kloppen, met jou aan het stuur
De standaardlijst voor 2026 en 2027 zit erin; jouw CAO-keuzes pas je in één keer aan.
Hij rekent automatisch naar rato
In en uit dienst halverwege het jaar wordt voor je uitgerekend.
Hij werkt in Excel én Google Sheets
Eén bestand, twee huizen. Dezelfde formules. Dezelfde dropdowns.
De formules zijn leesbaar
Wil je weten waar een getal vandaan komt? Klik op de cel. Geen verborgen macro's.
Hij overleeft kleine teams
Gebouwd voor tot ongeveer 30 medewerkers. Daarna wordt het onoverzichtelijk.
Wat deze planner niet kan
Het eerlijke gedeelte. Elke verlofspreadsheet, ook de onze, loopt uiteindelijk tegen dezelfde muur. Als je vooraf weet waar die muur staat, bespaart dat een hoop pijn.
Twee mensen tegelijk laten bewerken gaat mis
Excel kan maar beperkt samen bewerken; Sheets is beter, maar ook daar overschrijven mensen elkaar. Het bestand wordt "de laatste opslag wint", en dat is iets anders dan een betrouwbare administratie.
Geen aanvragen vanaf de telefoon
Je mensen kunnen geen verlof aanvragen vanaf hun telefoon zoals in een HR-app. Ze moeten iemand een bericht sturen en wachten.
Geen goedkeuringsproces
"Goedgekeurd" is maar een woord in een cel. Er is geen logboek van wie wat wanneer heeft goedgekeurd, of hoe de aanvraag er daarvoor uitzag.
Rechten zijn alles of niets
Of je deelt het hele bestand, of niet. Een "Sanne ziet haar eigen saldo maar niet dat van Daan" bestaat niet.
De jaarovergang is handwerk
Bestand kopiëren, hernoemen, de verlofregistratie leegmaken, saldi overzetten en het jaar aanpassen. Makkelijk te vergeten, makkelijk te verprutsen.
Geen meldingen of herinneringen
Niemand hoort automatisch dat er een aanvraag is ingediend, is goedgekeurd, of botst met het verlof van een collega.
Het tegoed is een momentopname
De spreadsheet toont het tegoed voor het hele verlofjaar in één keer. Hij bouwt niet maand voor maand op zoals de opbouw juridisch eigenlijk loopt, en dat telt als iemand kort na de start alweer vertrekt.
Waaraan je merkt dat het tijd is voor de volgende stap
We maken hier geen verkooppraatje van, maar de beperkingen van een spreadsheet zijn er nu eenmaal. In onze ervaring beginnen deze dingen te gebeuren zodra je team richting de vier of meer mensen groeit:
- Je krijgt misverstanden van het type "ik dacht dat die dag al was goedgekeurd".
- De eigenaar van het bestand is zelf op vakantie en niemand anders kan het vinden.
- Twee mensen werken het bestand op dezelfde middag bij en één van de wijzigingen verdwijnt.
- Je bent de 15 tot 20 medewerkers gepasseerd en de rijen zijn nauwelijks nog te overzien.
- Meerdere managers keuren verlof goed en er is geen manier om ze synchroon te houden.
- De jaarovergang kostte een halve dag en je vond er daarna alsnog drie fouten in.
- Je wilt dat je mensen hun eigen saldo kunnen zien zonder het te vragen.
- Je begint na te denken over tijd-voor-tijd, urencontracten of roosterdiensten.
Herken je jezelf in een van deze punten en twijfel je tussen het gratis bestand en echte verlofsoftware, probeer Book Time Off dan gewoon gratis uit. Geen creditcard nodig, in een paar minuten ingericht, dus je hebt niets te verliezen.
→ Start gratis proefperiodeBronnen
| Wat | Waar |
|---|---|
| Wettelijke vakantiedagen, opnemen en vervallen (4 × de wekelijkse arbeidsduur; vervaltermijn 1 juli) | rijksoverheid.nl · vakantiedagen en vakantiegeld · Geverifieerd in juli 2026 |
| Officiële feestdagen (en waarom vrij niet automatisch is) | rijksoverheid.nl · officiële feestdagen · Geverifieerd in juli 2026 |
| Burgerlijk Wetboek Boek 7 · art. 7:634, 7:640a en 7:642 | wetten.overheid.nl · BW Boek 7 · Geverifieerd in juli 2026 |