Flest ókeypis orlofssniðmát eru annaðhvort of einföld fyrir vaxandi teymi eða svo flókin að enginn nennir að nota þau. Þetta er með áreiðanlegar formúlur sem bila ekki og ræður við nákvæmlega það sem núverandi skráin þín dettur líklega á.
Hvað er í sniðmátinu
Sjö blöð, í þessari röð:
| Leiðbeiningar | Hvernig þetta virkar og í hvaða röð á að fylla það út. |
| 1. Uppsetning | Nafn fyrirtækis, orlofsár, frídagar, grunnorlof. |
| 2. Starfsmenn | Ein lína á mann. Réttur styttist sjálfkrafa á miðju ári. |
| 3. Orlofsskrá | Ein lína á hvert leyfi. Dagar reiknast sjálfir. |
| 4. Yfirlit | Samantekt eftir manni með nýtingarmæli. |
| 5. Ársdagatal | Allt árið í einu: línur eru fólk, dálkar eru vikur. |
| Frídagar | Raunverulegir almennir frídagar fyrir 2026 og 2027. |
Allar formúlur eru tilbúnar fyrir þig: breytir þú dagsetningu á Uppsetningarblaðinu uppfærast réttur, teknir dagar og dagatalið. Bætir þú línu í Orlofsskrána breytist Yfirlitið. Það eru engir skrýtnir hlutir sem venjulegur notandi þekkir ekki, engin fjölvi, skriftur eða viðbætur (við erum satt að segja ekki heldur alveg viss til hvers þær eru).
Sé reiturinn gulur máttu breyta honum. Sé hann blár skaltu láta hann í friði, hann reiknar svarið fyrir þig. Við notum þetta snið í allri skránni til að hjálpa fólki að brjóta ekki formúlurnar og láta allt hrynja.
Viljir þú losna alveg við töflureikna, útgáfuárekstra og bilaðar formúlur, þá skaltu stofna ókeypis prufu af Book Time Off. Ekkert kort þarf og þú kemst af stað á 5 mínútum.
→ Prófaðu fríttUppsetning í 5 skrefum
Ætlaðu þér 10 mínútur fyrir lítið teymi. Fimm fyrir skrefin hér að neðan og fimm fyrir að slá inn fólkið þitt.
Stilltu orlofsárið
Á blaðinu 1. Uppsetning slærðu inn upphaf orlofsársins. Lokin reiknast fyrir þig (12 mánuðum síðar mínus einn dag). Ólíkt mörgum löndum hefurðu ekkert val hér: orlofsárið á Íslandi er lögbundið frá 1. maí til 30. apríl, ekki almanaksárið, svo skráin kemur stillt á 1. maí og þannig skaltu láta hana standa. Meira um þetta neðar.
Uppsetningarblaðið, orlofsárshlutinn, með innsláttarreitinn auðkenndan.
Yfirfarðu frídagana
Íslenskir almennir frídagar gilda um allt land, það eru engir svæðislistar. Raunverulegir frídagar fyrir 2026 og 2027 eru tilbúnir á blaðinu Frídagar og dragast sjálfkrafa frá hverjum útreikningi. Eitt smáatriði: aðfangadagur og gamlársdagur eru í reynd hálfir frídagar (frá hádegi), svo listinn er hafður breytanlegur ef teymið þitt telur þá öðruvísi.
Þótt frídagur sé frí eiga þeir sem vinna hann rétt á álagi samkvæmt kjarasamningi. Sniðmátið telur aðeins frídaga, álagsgreiðslur á að leysa í launavinnslunni.
Stilltu grunnorlofið
Sjálfgefna gildið er 24 dagar, sem er lögbundna lágmarkið (2 dagar á mánuði fyrir 5-daga starfsmann), án frídaga. Hækkaðu það í 25 til 30 ef kjarasamningur eða starfsaldur veitir meira (meira um regluna neðar). Þú getur breytt fyrir hvern starfsmann á næsta blaði.
Bættu teyminu við
Farðu á blaðið 2. Starfsmenn. Hver fær eina línu. Gulu dálkarnir eru fyrir þig: nafn, ráðningardagur, starfslok (ef þau eru), dagar í viku, orlofsréttur og hugsanleg yfirfærsla. Hægri dálkarnir reiknast sjálfir.
Katrín byrjaði í ágúst svo réttur hennar (17,0) er styttur hlutfallslega. Ólöf hættir í janúar, svo hennar (18,9) er styttur líka.
Skráðu fyrsta leyfið
Farðu á blaðið 3. Orlofsskrá. Veldu starfsmann úr fellilistanum, veldu tegund leyfis, sláðu inn dagsetningu frá og til og stilltu stöðuna. Dálkurinn Dagar telur virka daga (mánudag til föstudags) án frídaga.
Dálkurinn Dagar í línu 5 skilar 4: annar í páskum (mánudagurinn 6. apríl 2026) er frídagur og telst ekki með, svo eftir standa þriðjudagur til föstudags.
Veikindi, ólaunað leyfi og „annað“ leyfi draga ekki af orlofinu. Aðeins línur af gerðinni Orlof teljast inn í yfirlitið. Þannig geturðu haldið utan um allt í sömu skrá.
Að opna í Google Sheets
Sama skrá, þetta tekur tvær mínútur.
- Vistaðu .xlsx skrána í tölvuna.
- Farðu á drive.google.com og hladdu henni upp (eða dragðu hana í möppu).
- Hægrismelltu á skrána → Opna með → Google Sheets.
- Google Sheets breytir skránni. Allar formúlur, fellilistar og skilyrt snið skila sér.
Eftir umbreytinguna er skráin á Drive og þú deilir henni með teyminu eins og hverju öðru skjali. Litakóðunin helst. Fellilistarnir haldast. Frídagaformúlan helst.
Google Sheets hefur sömu grunntakmörkun og Excel: sá sem hefur breytingaraðgang getur breytt hverju sem er. Það er enginn háttur á línustigi þar sem „hver sér bara sitt eigið orlof“. Skipti það máli fyrir þig gæti borgað sig að færa sig yfir í netkerfi fyrir orlof eins og Book Time Off.
Snúnari hlutarnir
Grunnorlofið: 24 dagar eru gólf, ekki tak
Lögbundinn lágmarksorlofsréttur á Íslandi er 24 virkir dagar á ári, sem safnast upp um 2 daga á mánuði (3. gr. orlofslaga nr. 30/1987). En þetta er aðeins gólfið. Kjarasamningar veita oftast meira, gjarnan 25 til 30 daga eftir aldri og starfsaldri, svo margir eiga rétt á fleiri dögum en lögin lofa lágmarki.
Ekki slá því 24 á alla sjálfkrafa ef teymið þitt heyrir undir kjarasamning sem veitir meira. Sláðu inn þann rétt sem raunverulega gildir hjá hverjum, gólfið er 24 en efri dagarnir ráðast af samningi og starfsaldri.
Orlofsárið er 1. maí til 30. apríl, og þú vinnur það inn árið á undan
Þetta er stærsti munurinn frá almanaksbundnu kerfi. Orlofsárið á Íslandi er 1. maí til 30. apríl, ekki 1. janúar til 31. desember. Þú vinnur orlofið inn á einu orlofsári og tekur það á því næsta. Sumarorlofstíminn, þegar þú átt rétt á að taka aðalorlofið, er 2. maí til 15. september.
Orlof sem safnast upp frá 1. maí eitt árið er almennt tekið á næsta orlofsári. Sniðmátið heldur utan um dagana innan orlofsársins (1. maí til 30. apríl), en tímasetning þess hvenær fólk vinnur inn og hvenær það tekur ræðst af þessari uppbyggingu, svo hafðu hana í huga þegar þú lest töluna „Eftir“.
Hlutastarf: sömu vikur, færri dagar
Rétturinn er í reynd vikur. Sá sem vinnur færri daga í viku fær sama fjölda vikna, sem verða einfaldlega færri virkir dagar í dögum talið.
Davíð: 3 dagar í viku (mán, þri, mið)
Davíð vinnur 3 daga í viku.
- Fullt starf:
- 24 virkir dagar jafngilda 4,8 vikum
- Við 3-daga viku:
- 24 × 3 / 5 = 14,4 dagar
- Í sniðmátinu:
- 14 dagar
Stilltu réttinn hjá Davíð á 14. Dálkurinn Dagar í orlofsskránni telur hvort eð er aðeins þá virku daga sem hann tekur í raun.
Fólk sem byrjar á miðju ári
Sniðmátið styttir sjálfkrafa: það tekur réttinn fyrir allt orlofsárið og margfaldar með þeim hluta ársins sem viðkomandi er í starfi. Það er í raun sama hugsun og lögbundna reglan um 2 daga á mánuði, en berðu dagsetningarmatið saman við launavinnsluna.
Katrín: byrjar 15. ágúst 2026
Katrín byrjar 15. ágúst inn í orlofsárið 1. maí 2026 til 30. apríl 2027. Fullur réttur hennar væri 24 dagar.
- Dagar frá upphafi til loka orlofsárs:
- 15.08.2026 → 30.04.2027 = 259 dagar
- Dagar í öllu orlofsárinu:
- 365
- Hlutfall:
- 259 / 365 = 0,71
- Réttur í ár:
- 24 × 0,71 ≈ 17,0 dagar
Þegar einhver hættir
Sama formúla öfug. Hlutfallið miðast við þann tíma sem viðkomandi er í starfi á orlofsárinu, ekki allt árið.
Ólöf: hættir 31. janúar 2027
Ólöf hefur unnið hjá fyrirtækinu frá 2020 og hættir 31. janúar. Fullur réttur hennar er 25 dagar.
- Dagar í starfi á orlofsárinu:
- 01.05.2026 → 31.01.2027 = 276 dagar
- Hlutfall:
- 276 / 365 = 0,756
- Réttur í ár:
- 25 × 0,756 ≈ 18,9 dagar
Orlof sem Ólöf tekur ekki fyrir starfslok á að gera upp í peningum (orlofslaunum) við lok ráðningar. Það er peningauppgjör, ekki dagar, svo blandaðu því ekki inn í neina dagastöðu.
Orlofslaun eru peningar, ekki dagar
Þetta er auðvelt að rugla saman. Orlofsdagar eru það sem sniðmátið telur. Orlofslaun eru sérstök peningagreiðsla: að lágmarki 10,17% af launum fyrir 24 daga orlof, sem hækkar með fjölda daga og fer í 13,04% við 30 daga. Þau eru greidd inn á sérstakan orlofsreikning og greidd út þegar orlofið er tekið.
Sniðmátið heldur utan um daga: réttinn, tekna daga og eftirstöðvar. Orlofslaunin (10,17% og upp úr) eru peningar sem launakerfið eða launafulltrúinn heldur utan um. Ekki reyna að setja fjárhæðir inn í dagadálkana, það á ekki heima þar.
Frídagar
Blaðið Frídagar kemur fyllt raunverulegum almennum frídögum fyrir 2026 og 2027. Þeir eru algerlega aðskildir frá orlofinu þínu, koma alltaf til viðbótar og dragast ekki af neinni stöðu.
Ísland er með um það bil 13 almenna frídaga á ári, alla á landsvísu. Nokkrir eru sérstaklega íslenskir eða hreyfanlegir:
- Sumardagurinn fyrsti: fyrsti fimmtudagur eftir 18. apríl (23. apríl 2026).
- Frídagur verslunarmanna: fyrsti mánudagur í ágúst (3. ágúst 2026).
- Hreyfanlegir helgidagar: skírdagur, föstudagurinn langi, annar í páskum, uppstigningardagur og annar í hvítasunnu færast með páskunum ár frá ári.
Þegar leyfi nær yfir frídag dregst frídagurinn sjálfkrafa frá. Skráðu mánudag til föstudags um páskana (6. til 10. apríl 2026) og sniðmátið skilar 4, ekki 5, því annar í páskum telst ekki með. Fyrir allan frídagalistann er líka til yfirlit yfir almenna frídaga á Íslandi 2026 til 2028.
Það er einmitt til þess sem netkerfi fyrir orlof er. Book Time Off hefur frídagana innbyggða og dregur þá aldrei af neinni stöðu, telur tekna og eftirstæða daga við hverja samþykkt og heldur utan um yfirfærslureglurnar þínar með lokadagsetningu. Engar formúlur til að viðhalda.
→ Prófaðu fríttFyrir lítil teymi og nýja atvinnurekendur
Ertu í fyrsta sinn að halda utan um orlof af alvöru, þá er töflureiknir alveg í lagi til að byrja. Hér eru atriðin sem forða þér frá því að endurbyggja skrána eftir hálft ár.
Orlofsárið er lögbundið, þú velur það ekki
Ólíkt sumum löndum hefurðu ekkert val hér. Orlofsárið á Íslandi er lögbundið frá 1. maí til 30. apríl, svo sniðmátið gengur frá 1. maí og þannig skaltu láta það standa. Þú velur annað: hversu marga daga umfram lágmarkið þú veitir, hversu langt fram í tímann er sótt um, hvað verður um ónýtta daga og hver samþykkir. Það eru þínar ákvarðanir, ekki lögin.
Það er freistandi að gefa hverjum sitt eigið ár frá ráðningardegi, en það passar ekki við lögbundna orlofið, sem miðast við orlofsárið 1. maí til 30. apríl. Haltu þig við orlofsárið og einfaldar lífið.
Skrifaðu regluna niður
Ein A4 síða dugar til að byrja. Hún þarf að ná yfir grunninn: hversu marga daga, hvernig og hversu snemma er sótt um, hvað verður um ónýtta daga við lok orlofsárs, hvernig fer með veikindi í orlofi og hver samþykkir. Stéttarfélög og Vinnueftirlitið eru með nothæfar skýringar ef þú vilt sannreyna eitthvað.
Gerðu einn ábyrgan fyrir skránni
Skrá með mörgum eigendum verður martröð af misvísandi afritum. Veldu einn sem ber ábyrgð á að skrá samþykkt leyfi, ýta á eftir beiðnum í bið og færa skrána yfir í lok orlofsárs. Eigi fleiri en einn að gera það, notaðu netkerfi fyrir orlof eins og Book Time Off.
Sami farvegur í hvert sinn
Ákveðið einn farveg fyrir orlofsbeiðnir (tölvupóst, skilaboð í teymisspjalli, eyðublað) og haldið ykkur við hann. Handahófskenndar munnlegar beiðnir við kaffivélina eru einmitt það sem gleymist. Aftur gildir: netkerfi fyrir orlof eins og Book Time Off hefur beiðni og samþykkt á einum stað.
Kíktu á yfirlitið á hverjum ársfjórðungi
Einu sinni á ársfjórðungi skaltu líta á Yfirlitsblaðið. Fylgstu með tvennu:
- Fólk með of marga daga eftir. Sé einhver kominn fram í október með 18 daga eftir nær hann þeim ekki. Taktu samtalið snemma, frekar en að hafna vandræðalega beiðni um allan desember.
- Fólk í mínus. Yfirlitið litar reitinn Eftir rauðan um leið og hann fer undir núll. Náirðu því í tíma sleppurðu við óþægilegt samtal um daga sem þarf að skila.
Skipuleggðu afleysingar, ekki bara fjarveru
Ársdagatalið er til að koma auga á árekstra snemma. Vilji þrír í sama teymi síðustu vikuna í ágúst viltu vita það í mars, ekki 20. ágúst.
Hvað sniðmátið gerir vel
Það er ókeypis og helst ókeypis
Enginn prufutími, engar auglýsingar um uppfærslu í skránni.
Frídagarnir stemma
Raunverulegir almennir frídagar 2026 og 2027 eru innbyggðir.
Það styttir sjálfkrafa
Fólk sem byrjar eða hættir á miðju ári er reiknað fyrir þig.
Virkar í Excel og Google Sheets
Ein skrá, tvö heimili. Sömu formúlur. Sömu fellilistar.
Formúlurnar eru læsilegar
Viltu vita hvaðan tala kemur? Smelltu á reitinn. Engin falin fjölvi.
Það þolir lítil teymi
Byggt fyrir um það bil 30 manns. Eftir það verður það óþjált.
Hvað sniðmátið getur ekki
Heiðarlegi kaflinn. Hver einasti orlofstöflureiknir, líka okkar, rekst fyrr eða síðar á sama vegginn. Þegar þú veist fyrirfram hvar veggurinn stendur sparar það þér mikinn sársauka.
Tvö samtímis brjóta hana
Excel hefur takmarkaða samvinnu, Google Sheets er betri en hefur enn árekstra við vistun. Skráin verður „síðasta vistun vinnur“, sem er ekki það sama og áreiðanleg skráning.
Engin beiðni úr síma
Fólk getur ekki sótt um orlof úr símanum eins og í mannauðsforriti. Það þarf að senda einhverjum skilaboð og bíða.
Ekkert samþykktarferli
„Samþykkt“ er bara orð í reit. Það er engin saga um hver samþykkti hvað, hvenær eða hvernig beiðnin leit út áður.
Réttindi eru allt eða ekkert
Annaðhvort deilirðu allri skránni eða ekki. Það er ekkert „Katrín sér sína eigin stöðu en ekki annarra“.
Færsla milli ára er handvirk
Þú þarft að afrita skrána, endurnefna hana, hreinsa orlofsskrána, færa eftirstöðvar og uppfæra árið. Auðvelt að gleyma, auðvelt að klúðra.
Engar tilkynningar eða áminningar
Enginn fær sjálfkrafa skilaboð þegar beiðni berst, þegar hún er samþykkt eða þegar árekstur við orlof samstarfsmanns nálgast.
Áunnið er skyndimynd, ekki jafnóðum
Sniðmátið sýnir réttinn fyrir allt orlofsárið. Það „dreypir“ ekki 2 dögum inn í hverjum mánuði, sem skiptir máli þegar nýr starfsmaður hættir stuttu eftir að hann byrjar.
Hvenær þú finnur að tíminn er kominn
Við gerum ekki söluræðu úr þessu, en takmarkanir töflureiknis eru augljósar. Að okkar reynslu fara þessir hlutir að gerast um leið og teymið nær fjórum eða fleirum:
- Þú færð misskilning á borð við „ég hélt að þetta væri samþykkt“.
- Eigandi skrárinnar er í orlofi og enginn annar finnur hana.
- Tvö breyta skránni sama eftirmiðdaginn og breytingar annars hverfa.
- Þú ferð yfir 15 til 20 starfsmenn og línurnar verða erfiðar að lesa.
- Fleiri stjórnendur samþykkja orlof og ekkert heldur þeim samstilltum.
- Færsla milli ára tók hálfan dag og þú fannst samt þrjár villur.
- Þú vilt að fólk sjái sína eigin stöðu án þess að spyrja.
- Þú ert farin að hugsa um uppsafnað frí, tímavinnu eða vaktir.
Ef eitthvað af þessu á við og þú vegur ókeypis skrána á móti alvöru orlofskerfi, prófaðu Book Time Off frítt. Ekkert kort þarf og þú kemst af stað á nokkrum mínútum, svo það er í raun engu að tapa.
→ Prófaðu fríttHeimildir
| Hvað | Hvar |
|---|---|
| Grunnorlofsréttur, orlofsár, orlofslaun og uppgjör (orlofslög nr. 30/1987) | althingi.is, orlofslög nr. 30/1987, yfirfarið í júlí 2026 (24 dagar eru lágmark; kjarasamningar veita oft meira, staðfestið samning ykkar) |
| Almennir frídagar á Íslandi | island.is, almennir frídagar, yfirfarið í júlí 2026 |
| Orlof umfram lágmark eftir kjarasamningi og starfsaldri | asi.is, Alþýðusamband Íslands, yfirfarið í júlí 2026 (staðfestið hjá viðkomandi stéttarfélagi) |