La plupart des entreprises suivent les congés de quatre façons selon leur taille : d'abord un agenda partagé à deux ou trois, puis un tableur, un logiciel de suivi des congés dédié et, éventuellement, un SIRH complet au-delà de 100 salariés. La grande majorité des équipes de 5 à 100 personnes utilisent un logiciel de suivi simple, parce que c'est économique et que ça supprime tous les maux de tête du tableur. Ce guide compare cinq options pour suivre les congés, histoire de voir laquelle convient le mieux à votre équipe.
Quelle que soit la raison, ce guide passe en revue toutes les options, du simple agenda mural jusqu'au SIRH complet, pour que vous voyiez ce qui convient à votre équipe aujourd'hui.
Notre histoire avec le suivi des congés
Quand on a lancé notre boîte, approuver des demandes de congés ou surveiller des soldes de congés payés était bien le cadet de nos soucis. Ça ne semblait pas important. Mais à mesure qu'on embauchait, on a vite compris à quel point ça comptait pour les gens : ils voulaient savoir combien de jours il leur restait et pouvoir les prendre avec le moins de friction possible. On savait qu'une équipe motivée et impliquée était essentielle, alors ce qui paraissait secondaire est devenu une vraie priorité !
À deux ou trois, c'était simple : on se prévenait et on notait ça sur l'agenda. Aucun souci. Ça l'est resté même en passant au numérique, quand on a commencé à ajouter les dates dans l'agenda Outlook de chacun.
Puis on a embauché une poignée de personnes et le tableur a pris le relais. Ça a marché, jusqu'au jour où on avait dix-sept versions enregistrées, où la plupart des formules avaient cassé au moins une fois, et où plus personne ne savait vraiment comment les réparer. Il était temps de changer encore...
On est passés à un logiciel de suivi des congés en ligne et ça a été le plus grand bond en avant. On pouvait choisir qui validait les congés dans chaque équipe, approuver ou refuser une demande en deux clics, et voir d'un coup d'œil qui était absent et à qui il restait des jours. Surtout, ça ne cassait pas comme le tableur, et nos managers ne croulaient plus sous des centaines de questions sur les congés, faciles à louper ou à mal traiter. Efficace, simple et fiable.
Le bond suivant n'est venu que bien plus tard, une fois beaucoup plus gros. Au-delà de 100 personnes, il devenait logique de passer à un vrai SIRH, intégré à la paie, capable de stocker les documents des salariés en sécurité et d'aider sur les contrats et le droit du travail. Le suivi des congés en lui-même n'a pas beaucoup changé : il nous fallait juste plus de choses autour. Un logiciel plus large, mais pas un grand bouleversement pour le suivi des congés.
Chaque entreprise est unique, bien sûr : avec une communication au top, vous tiendrez sans doute à l'agenda plus longtemps que nous, et si vous êtes un as du tableur, ça peut vous servir des années. Mais on serait surpris que, pour la grande majorité des entreprises, le rapport entre les bénéfices d'un logiciel de suivi des congés et son faible coût ne l'emporte pas.
Top 5 des façons de suivre les congés du personnel
1. Les agendas partagés
L'option la plus simple, c'est de commencer par un agenda partagé. Ça peut littéralement être un calendrier papier accroché au mur du bureau ou, plus probablement, votre agenda Outlook ou Google. Tous proposent des agendas partagés faciles à mettre en place. Chacun ajoute ses propres dates de congés et le reste de l'équipe voit qui est absent. C'est simple, gratuit et ça marche bien à quelques-uns, quand la communication passe bien.
Chez nous, ça a bien marché entre fondateurs, mais dès qu'on a eu une équipe, les gens voulaient savoir combien de jours il leur restait, et il nous fallait un moyen d'approuver ou de refuser, d'éviter les chevauchements et de garantir un traitement équitable des congés. Place au tableur !
Un agenda partagé montre qui est absent, mais pas combien de jours il reste à chacun, et rien n'empêche deux personnes de réserver la même semaine.
| Idéal pour | Les toutes petites équipes (deux à quatre personnes) sur un seul site, où une seule personne approuve les congés de façon informelle. |
| Comment le mettre en place | Créez un agenda partagé dans Outlook, Google Agenda ou équivalent. Ajoutez chaque personne comme éditeur et convenez d'une couleur ou d'une étiquette pour « en congé ». |
| Avantages | Gratuit. Tout le monde a déjà l'outil. Aucun nouvel identifiant à retenir. |
| Inconvénients | Aucune trace du nombre de jours restants. Pas d'étape d'approbation, donc les chevauchements passent inaperçus jusqu'à ce que quelqu'un ait déjà réservé ses billets d'avion. Rien n'empêche de supprimer une entrée ou d'en réserver deux le même jour. Ça ne tient plus au-delà d'une poignée de personnes. |
2. Teams ou Slack
Dans sa version la plus basique, ce n'est pas si différent d'un agenda Outlook ou Google, et vous pouvez utiliser Teams ou Slack de la même manière. Cela dit, vous avez peut-être remarqué qu'il existe des applis à ajouter pour vous aider à suivre les congés et absences. Book Time Off en fait partie : elle permet de demander et de poser ses congés directement dans une conversation Teams ou Slack (voir comment fonctionne l'intégration Slack). Elle envoie un récapitulatif régulier de qui est absent, et les approbateurs reçoivent des messages privés pour accepter ou refuser les demandes.
Cette solution simple est parfaite pour les entreprises à distance qui communiquent et travaillent déjà dans ces canaux. Vous restez sur la plateforme et gérez les congés là où la conversation a déjà lieu. Les options intégrées peuvent toutefois être un peu limitées, alors choisissez quelque chose qui propose le suivi des droits et des rapports à l'échelle de l'entreprise. À moins de tenir absolument à tout garder nativement dans Teams ou Slack, vous tirerez sans doute plus de fonctionnalités d'un logiciel de suivi des congés en ligne, pour le même prix. On y revient plus loin...
Avec l'appli Book Time Off connectée, les approbateurs reçoivent un message privé Slack avec des boutons Approuver et Refuser en un clic, là où l'équipe travaille déjà.
| Idéal pour | Les équipes qui vivent dans Teams ou Slack toute la journée et veulent un moyen léger de voir qui est absent, sans demander à chacun de se connecter ailleurs. |
| Comment le mettre en place | Installez une appli ou un bot de suivi des congés depuis la boutique concernée, connectez-le au canal de votre équipe et définissez qui peut approuver les demandes. |
| Avantages | Aucun identifiant supplémentaire. Demandes et approbations se font là où la conversation a déjà lieu. Rapide pour les petites équipes. |
| Inconvénients | La plupart des options intégrées sont basiques : le suivi des droits est souvent limité, voire absent, et il y a peu de rapports à l'échelle de l'entreprise. Et si un jour vous quittez Teams ou Slack, votre historique de congés ne vous suit généralement pas. |
3. Les tableurs
L'humble tableur est le réflexe de la plupart des entreprises à un moment de leurs débuts. Il est à vous, personnalisable à volonté, donc vous le faites aussi simple ou aussi compliqué que vous voulez (ou que vos compétences techniques le permettent !). Si vous le construisez vous-même, on conseille de partir d'une simple frise de dates en en-têtes de colonnes, avec un membre de l'équipe par ligne.
Gardez des formules simples et limitez le nombre d'onglets pour ne pas trop les relier entre eux, car ça casse beaucoup trop facilement. Réglez aussi les niveaux d'accès partagé pour éviter les versions multiples enregistrées ! Notre tableur nous a bien servi jusqu'à ce que deux choses arrivent : on a atteint environ 5 salariés et on a eu plus d'un approbateur de congés. Les formules cassaient bien trop souvent, et l'accès limité entraînait un flot incessant de questions de l'équipe : il me reste combien de jours, et est-ce que quelqu'un a déjà posé telle date ?
Il nous fallait quelque chose que tout le monde pouvait voir, qui ne cassait pas et qui permettait d'attribuer des approbateurs recevant des alertes pour approuver ou refuser les congés. C'est là qu'on a sauté le pas vers un logiciel de suivi des congés...
La même feuille, quelques mois et deux éditeurs plus tard : une formule cassée, deux versions en circulation et personne qui sait quels congés sont vraiment approuvés.
| Idéal pour | Les équipes soucieuses de leur budget, jusqu'à cinq personnes environ, avec un responsable de tableur à l'aise et prêt à l'entretenir. |
| Comment le mettre en place | Créez un onglet par personne, ou une grille partagée, avec des formules pour calculer les jours pris et les jours restants, et saisissez les demandes à la main. |
| Avantages | Gratuit ou presque. Entièrement personnalisable. Fonctionne hors ligne. |
| Inconvénients | Les formules cassent, souvent sans prévenir. Les versions multiples enregistrées créent des informations contradictoires. Aucun moyen pratique de demander un congé depuis le téléphone, aucune trace d'approbation, et en général une seule personne devient le goulot d'étranglement qui doit tout tenir à jour. |
4. Les logiciels de suivi des congés
On n'a réalisé combien de temps et d'énergie notre tableur de congés nous coûtait qu'une fois qu'on l'a laissé derrière nous. Fini, pour les fondateurs, les maux de tête des formules cassées et des copies en conflit : on pouvait approuver un congé depuis notre téléphone à toute heure sans ressaisir les dates et, surtout, les conversations sur qui est absent quand ou combien de jours il reste à untel ont quasiment disparu. Des choses toutes simples, comme avoir les jours fériés déjà intégrés et pouvoir poser des congés autour sans qu'ils soient décomptés du droit, faisaient vraiment la différence avec notre tableur. L'équipe a adoré : chacun savait où il en était, disposait d'un système facile et pouvait planifier ses congés sans devoir en parler en entretien individuel.
En construisant Book Time Off, on savait qu'il fallait réussir le calendrier, le planning et les approbations. On voulait aussi donner aux entreprises un moyen de repérer les tendances des congés pour anticiper les périodes chargées et s'assurer que les équipes prenaient le repos nécessaire pour éviter l'épuisement. Et pour cocher toutes les cases des agendas et des messageries, on a fait en sorte que ça s'intègre là où vous êtes : Outlook, Teams, Slack ou Google.
Un logiciel dédié réunit toute l'équipe sur un seul planning, avec le droit restant de chacun mis à jour automatiquement à mesure que les congés sont posés et approuvés.
| Idéal pour | Les équipes en croissance d'environ 5 à 100 personnes qui veulent un vrai système, sans payer pour un SIRH complet qu'elles n'utiliseront pas. |
| Comment le mettre en place | Inscrivez-vous, réglez le droit à congés par défaut, invitez votre équipe et connectez les agendas ou messageries que vous utilisez déjà. |
| Avantages | Tout au même endroit : calendrier, planning, approbations, suivi des droits et rapports. Les jours fériés sont généralement intégrés automatiquement, donc personne n'a à penser à les ajouter. Conçu exprès pour les congés, donc rien ne passe à la trappe. |
| Inconvénients | Très peu, veillez simplement à en choisir un dont les fonctionnalités avancées, comme les rapports et les intégrations, sont incluses dans le prix affiché. |
Ce n'est pas une maquette. Invitez votre équipe, connectez Outlook, Teams, Slack ou Google, et chacun voit qui est absent et combien de jours il lui reste. Une approbation prend un clic, ou se fait directement depuis un message privé Slack, et les jours fériés sont déjà là. Mettez-le en place et voyez qui est absent d'un coup d'œil, dans quelques minutes.
→ Essai gratuit5. Les SIRH
Un petit nombre d'organisations bien plus grandes ont intérêt à intégrer leur suivi des congés dans un écosystème RH plus large. Au-delà de 100 salariés, on commence à songer à un outil qui aide à gérer les contrats et la paie, garde une trace des formations et documente tout ce qu'il faut. La plupart de ces grands SIRH incluent le suivi des congés, même s'il est à peu près équivalent (voire plus simple et plus limité) que les logiciels dédiés au suivi des congés.
Il n'y a pas vraiment d'inconvénient ici, ce sont d'excellents outils, mais si vous n'avez pas besoin de tout ce qu'ils offrent (et peu d'entreprises de moins de 100 personnes en ont besoin), vous paierez trop cher pour des choses inutiles. Le suivi des congés est souvent un à-côté greffé sur ces grandes suites, et d'expérience, beaucoup passent à la suite tout en gardant le suivi des congés sur leur outil d'origine.
Dans un SIRH complet, le suivi des congés n'est qu'un module parmi d'autres : puissant si vous voulez la paie, les contrats et les dossiers au même endroit, surdimensionné si vous ne cherchez au fond que les congés.
| Idéal pour | Les entreprises au-delà d'une centaine de salariés, ou toute entreprise qui veut gérer paie, contrats et dossiers du personnel au même endroit que les congés. |
| Comment le mettre en place | Faites la mise en route avec l'éditeur, migrez les dossiers du personnel et configurez les règles de congés en même temps que la paie et les contrats. |
| Avantages | Un seul système pour les congés, la paie, les documents et la conformité. Conçu pour les structures organisationnelles complexes. |
| Inconvénients | Cher au regard des seules fonctions de suivi des congés. Plus long à mettre en place. Vous paierez sans doute, et devrez gérer, des fonctions auxquelles vous ne toucherez jamais si le suivi des congés est votre besoin principal. |
Comment les 5 options se comparent-elles ?
| Méthode | Coût type | Taille d'équipe idéale | Circuit d'approbation | Jours fériés inclus | Adapté au mobile | Rapports |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Agenda | Gratuit | 2-4 | Non | Ajoutés à la main | Selon l'appli | Aucun |
| Module Teams / Slack | Gratuit-faible | 2-5 | Basique | Rarement | Oui | Minimal |
| Tableur | Gratuit-faible | Jusqu'à 5 | Non | Ajoutés à la main | Médiocre | Manuel seulement |
| Logiciel de congés dédié | Faible, forfait par personne | 5-100 | Oui | Oui | Oui | Oui |
| SIRH | Élevé | 100+ | Oui | Oui | Oui | Avancé, plus paie et RH |
Quelle est la meilleure façon pour la plupart des entreprises ?
Ça dépend surtout de votre taille, mais pour la grande majorité des PME de 5 à 100 salariés, un logiciel de suivi des congés dédié, comme Book Time Off, offre le meilleur résultat au moindre coût. Vous avez un calendrier, un planning, le calcul des droits et des circuits d'approbation intégrés, plus la possibilité de connecter les outils que vous utilisez déjà, comme Outlook, Teams, Slack ou Google. Les meilleures options ajoutent aussi des rapports, pour repérer les tendances des congés et aider votre équipe à éviter l'épuisement, sans rien du coût ni de la complexité d'un SIRH complet.
Si vous dépassez 100 personnes ou si vous devez gérer la paie et les contrats en même temps que les congés, un SIRH complet vaut le surcoût. Ne vous y précipitez simplement pas avant d'en avoir vraiment besoin.
Si vous êtes dans cette tranche de 5 à 100, rien à calculer sur le papier. Entrez votre équipe, posez quelques jours de test et regardez les soldes se mettre à jour et les chevauchements se signaler tout seuls. Vous avez 30 jours gratuits pour décider, sans carte et sans rien à résilier.
→ Essai gratuitQue vérifier avant de choisir ?
Quelques questions à se poser, quelle que soit l'option qui vous tente :
- Combien de personnes doivent demander ou approuver des congés, et faut-il plus d'un approbateur ?
- Votre équipe est-elle à distance, hybride ou sur un seul site, et les demandes doivent-elles fonctionner depuis un téléphone ?
- Comptez-vous déjà sur Outlook, Google, Teams ou Slack, et voudriez-vous que les demandes de congés se fassent dans ces outils ?
- Combien de jours fériés votre pays, ou chacun de vos sites si vous en avez plusieurs, observe-t-il, et qui est chargé de tenir cette liste à jour ?
- Sur quoi devez-vous produire des rapports : juste qui est absent cette semaine, ou les tendances sur l'année ?
- Le suivi des congés est-il votre seul besoin, ou vous faut-il aussi gérer paie, contrats et dossiers du personnel au même endroit ?
Le suivi des congés fonctionne-t-il pareil partout en Europe ?
Les mécanismes ci-dessus s'appliquent partout, mais pas les détails qui les sous-tendent. Le minimum légal de congés, la façon de compter les jours fériés et les règles de report varient d'un pays à l'autre, parfois nettement, même entre voisins. Si vous travaillez à l'international, ça peut compter, et Book Time Off vous laisse choisir votre pays, avec les normes locales déjà intégrées pour vous.
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Sources
Ce guide décrit des méthodes et des pratiques générales, pas les droits légaux propres à chaque pays. Pour le minimum légal de congés, la liste des jours fériés et les règles de report de votre pays, consultez le site officiel du travail ou de l'emploi de votre gouvernement. (Vérifié : juillet 2026.)
| Légifrance | Code du travail · art. L3141 (congés payés) · Vérifié juillet 2026 |
| Service-public.gouv.fr | Congés payés du salarié (F2258) · Vérifié juillet 2026 |