Useimmat ilmaiset lomataulukot ovat joko liian yksinkertaisia kasvavalle tiimille tai niin monimutkaisia, ettei niitä jaksa käyttää. Tässä on luotettavat kaavat, jotka eivät hajoa, ja se hoitaa juuri ne asiat, joihin nykyinen rikkinäinen taulukkosi todennäköisesti kaatui.
Mitä pohjassa on
Välilehtiä on seitsemän, tässä järjestyksessä:
| Ohje | Miten tiedosto toimii ja missä järjestyksessä se täytetään. |
| 1. Asetukset | Yrityksen nimi, lomavuosi, pyhäpäivät, oletusloma. |
| 2. Työntekijät | Yksi rivi per henkilö. Suhteutettu loma lasketaan itsestään. |
| 3. Lomakirjaus | Yksi rivi per loma. Päivät lasketaan itsestään. |
| 4. Kooste | Henkilökohtainen yhteenveto ja käyttöpalkki. |
| 5. Vuosikalenteri | Koko vuosi yhdessä ruudukossa: rivit ovat ihmiset, sarakkeet viikot. |
| Pyhäpäivät | Vuosien 2026 ja 2027 päivämäärät koko Suomelle. Välittyvät jokaiseen päivälaskentaan. |
Kaavat on aseteltu puolestasi: kun vaihdat päivämäärän Asetukset-välilehdellä, lomat, pidetyt päivät ja kalenteri päivittyvät. Lisäät rivin Lomakirjaukseen, ja Kooste muuttuu. Mitään tavallisen taulukonkäyttäjän ulottumattomissa olevaa ei ole: ei makroja, ei skriptejä, ei lisäosia (emmekä mekaan ihan tarkkaan tiedä, mitä ne ovat!?).
Jos solu on keltainen, voit muuttaa sitä. Jos se on sininen, jätä se rauhaan, se laskee vastauksen puolestasi. Käytämme tätä koko tiedostossa, jottei kukaan vahingossa riko kaavoja ja kaikki hajoa!
Jos haluat välttää taulukot, versioristiriidat ja rikkoutuneet kaavat kokonaan, ota Book Time Off ilmaiseen kokeiluun. Korttia ei tarvita, ja olet pystyssä viidessä minuutissa.
→ Aloita ilmainen kokeiluKäyttöönotto viidessä vaiheessa
Varaa noin 10 minuuttia pienelle tiimille. Viisi minuuttia alla oleviin vaiheisiin, viisi ihmisten lisäämiseen.
Valitse lomavuosi
Aseta 1. Asetukset -välilehdellä lomavuoden alkupäivä. Loppupäivä lasketaan puolestasi (12 kuukautta myöhemmin miinus yksi päivä). Jaettu taulukko toimii käytännössä parhaiten kalenterivuodella, vaikka lakisääteinen lomanmääräytymisvuosi kulkee 1.4.-31.3. Kerromme erosta tarkemmin alempana.
Asetukset-välilehti · lomavuoden osio, syöttösolu korostettuna.
Tarkista pyhäpäivät
Suomessa on yksi kansallinen pyhäpäivien lista, joten mitään aluetta ei valita. Kaikki vuosien 2026 ja 2027 päivämäärät on ladattu Pyhäpäivät-välilehdelle, ja ne välittyvät automaattisesti jokaiseen kaavaan. Osa pyhistä osuu arkeen ja pienentää ma-pe-päivien määrää, osa taas viikonloppuun (juhannuspäivä ja pyhäinpäivä ovat lauantaina).
Jos osa ihmisistä on Helsingissä ja osa vaikka Tukholmassa, kumpikin noudattaa oman maansa pyhiä. Yksinkertaisin ratkaisu taulukossa on pitää kahta tiedostoa, yhtä kummallekin maalle. Meiltä löytyy muuten myös tämän pohjan brittiversio.
Aseta oletusloma
Oletus on 25 päivää, mikä vastaa lakisääteistä 30 arkipäivän vuosilomaa maanantaista perjantaihin laskettuna (pyhät eivät sisälly). Miksi 30 arkipäivää tarkoittaa vain noin 25 ma-pe-päivää, selitetään alempana. Voit ohittaa arvon henkilökohtaisesti seuraavalla välilehdellä.
Lisää tiimisi
Siirry 2. Työntekijät -välilehdelle. Jokaisella on yksi rivi. Keltaiset sarakkeet täytät sinä: nimi, aloituspäivä, päättymispäivä (jos on), päivää viikossa, lomaoikeus ja mahdollinen siirto. Oikean laidan sarakkeet laskevat itsensä.
Huomaa: Elena aloitti helmikuussa, joten hänen lomansa (21,9) on suhteutettu. Emma lähtee syyskuussa, joten hänenkin (18,7) on suhteutettu.
Kirjaa loma
Siirry 3. Lomakirjaus -välilehdelle. Valitse työntekijä pudotusvalikosta, valitse lomatyyppi, syötä alku- ja loppupäivä ja aseta tila. Päivät-sarake laskee vapaapäivät (ma-pe) ilman Suomen pyhiä.
Päivät-sarake rivillä 5 palauttaa 4 · tiistaista perjantaihin, koska 2. pääsiäispäivä 6.4. on pyhä eikä sitä lasketa.
Sairauspäivät, palkaton vapaa ja ”muu”-loma eivät pienennä vuosilomaa. Vain Vuosiloma-merkinnät lasketaan Koosteeseen. Samaan kirjaukseen voit siis merkitä kaiken.
Avaaminen Google Sheetsissä
Sama tiedosto ja se vie kaksi minuuttia.
- Tallenna .xlsx-tiedosto koneellesi.
- Mene osoitteeseen drive.google.com ja lataa se sinne (tai vedä ja pudota kansioon).
- Napsauta ladattua tiedostoa hiiren oikealla → Avaa sovelluksessa → Google Sheets.
- Google Sheets muuntaa sen. Kaikki kaavat, pudotusvalikot ja ehdollinen muotoilu säilyvät.
Muunnoksen jälkeen tiedosto asuu Drivessä ja voit jakaa sen tiimille kuten minkä tahansa muun taulukon. Värikoodaus säilyy. Pudotusvalikot säilyvät. Pyhäpäiväkaava säilyy.
Google Sheetsissä on sama perusrajoitus kuin Excelissä: kuka tahansa jolla on muokkausoikeus voi muuttaa mitä tahansa. Rivikohtaista ”kukin näkee vain oman lomansa” -tilaa ei ole. Jos se on sinulle tärkeää, kannattaa harkita online-lomajärjestelmää kuten Book Time Off.
Miten hoitaa hankalat kohdat
Kertymisääntö ja arkipäivät
Suomen lakisääteinen vuosiloma kertyy lomanmääräytymisvuoden aikana, joka kulkee 1.4.-31.3. Jos työsuhde on kestänyt lomanmääräytymisvuoden loppuun (31.3.) mennessä alle vuoden, lomaa kertyy 2 arkipäivää kuukaudessa, eli noin 24 päivää eli neljä viikkoa. Vuoden tai pidempään kestäneestä työsuhteesta kertyy 2,5 arkipäivää kuukaudessa, eli 30 päivää. Kuukausi kerryttää lomaa vain, jos siihen sisältyy vähintään 14 työpäivää tai vähintään 35 työtuntia.
Loma lasketaan arkipäivinä, ja arkipäiviin lasketaan mukaan lauantait. Niinpä 30 arkipäivää ei ole kuusi viikkoa vaan viisi: lauantait kuluttavat lomasaldoa, vaikka niinä ei tehtäisi töitä. Käytännössä 30 arkipäivän vuosiloma vastaa noin 25:tä maanantai-perjantai-päivää.
Taulukko kirjaa vapaapäivät maanantaista perjantaihin, kun taas laki laskee kuuden päivän arkipäivinä. Siksi Oikeus-sarakkeeseen kannattaa laittaa todellinen ma-pe-päivien määrä: kokoaikaisen 30 arkipäivän loma on taulukossa noin 25 päivää.
Osa-aikaiset
Osa-aikaisilla ja epäsäännöllistä työtä tekevillä vuosiloma voi kertyä joko 14 työpäivän tai 35 tunnin säännön mukaan. Taulukossa riittää, että asetat todellisen ma-pe-loman määrän.
Tomi: 3 päivää viikossa (ma, ti, ke)
Tomi tekee 3 päivää viidestä.
- Kokoaikaisen loma (ma-pe):
- noin 25 päivää
- Suhteutus 3 / 5:
- 25 × 3 / 5 = 15 päivää
- Pyöristettynä:
- noin 16 päivää
- Vuosilomaa varattavaksi:
- 16 päivää
Aseta taulukossa Tomin Oikeus arvoon 16. Päivät-sarake Lomakirjauksessa laskee vain ne ma-pe-päivät, jotka hän oikeasti varaa.
Kesken vuotta aloittavat
Taulukko suhteuttaa loman automaattisesti. Kaava laskee koko vuoden lomaoikeuden ja kertoo sen sillä osalla lomavuodesta, jonka työsuhde kestää.
Elena: aloittaa 15. helmikuuta 2026
Elena aloittaa 15. helmikuuta tammi-joulukuu-lomavuoteen. Koko vuoden lomaoikeus on 25 päivää.
- Päivät aloituksesta vuoden loppuun:
- 15.2.2026 → 31.12.2026 = 320 päivää
- Päivät koko lomavuodessa:
- 365
- Suhdeluku:
- 320 / 365 = 0,877
- Tämän vuoden loma:
- 25 × 0,877 ≈ 21,9 päivää
Kesken vuotta lähtevät
Sama kaava toisin päin. Suhdeluku käyttää sitä aikaa, jonka työsuhde lomavuoden aikana kestää, ei koko vuotta.
Emma: lähtee 30. syyskuuta 2026
Emma aloitti vuonna 2020 ja lähtee 30. syyskuuta. Hänen koko vuoden lomansa on 25 päivää.
- Työsuhdepäivät tänä vuonna:
- 1.1.2026 → 30.9.2026 = 273 päivää
- Suhdeluku:
- 273 / 365 = 0,748
- Tämän vuoden loma:
- 25 × 0,748 ≈ 18,7 päivää
Jos Emma on ehtinyt pitää enemmän kuin 18,7 päivää, ylimenevän osan voi periä loppupalkasta vain jos siitä on sovittu. Pitämättömät päivät korvataan lomakorvauksena loppupalkassa.
Siirto ja säästövapaa
Vuosiloma jaetaan kahtia: kesäloma (24 päivää) pidetään lomakaudella 2.5.-30.9. ja talviloma (loput noin 6 päivää) 1.10.-30.4. Jako on automaattinen. 24 päivää ylittävän osan voi sopimuksella säästää säästövapaaksi myöhempiin vuosiin, ja sairaus voi siirtää loman pitämistä. Työnantaja ilmoittaa loman ajankohdan vähintään kuukautta ennen. Taulukossa on Siirto-sarake, joka lisää päivät tämän vuoden lomaan, mutta vain niille jotka olivat töissä jo vuoden alussa.
Pyhäpäivät
Pyhäpäivät-välilehdellä on jokainen pyhäpäivä vuosille 2026 ja 2027. Kiinteät: uudenvuodenpäivä (1.1.), loppiainen (6.1.), vappu (1.5.), itsenäisyyspäivä (6.12.), joulupäivä (25.12.) ja tapaninpäivä (26.12.). Liikkuvat: pitkäperjantai, pääsiäispäivä ja 2. pääsiäispäivä, helatorstai, helluntai, juhannus (aatto perjantaina ja päivä lauantaina) sekä pyhäinpäivä (lauantaina).
Vuodelle 2026 tärkeätä:
- Arkeen osuvat pyhät pienentävät ma-pe-päivien määrää, esimerkiksi loppiainen (ti 6.1.) ja vappu (pe 1.5.)
- Osa osuu lauantaihin, kuten juhannuspäivä ja pyhäinpäivä, jolloin ne eivät vaikuta ma-pe-laskentaan
- Jouluaatto (24.12.) ei ole virallinen pyhäpäivä, mutta koska se on käytännössä vapaa, se on listalla mukana
Kun kirjaat loman pyhäpäivän yli, pyhä jää automaattisesti pois päivälaskennasta. Kirjaa tiistaista perjantaihin 2. pääsiäispäivän jälkeen, ja taulukko palauttaa 4 eikä 5.
Lomapalkka maksetaan ennen lomaa, ja monilla aloilla työehtosopimus tuo päälle lomarahan (lomaltapaluurahan), tyypillisesti noin 50 % lomapalkasta. Lomaraha on rahaa, ei ylimääräisiä vapaapäiviä, eikä se ole lakisääteinen vaan perustuu työehtosopimukseen. Älä kirjaa sitä taulukkoon lomapäivinä.
Juuri tähän online-lomajärjestelmään siirtyminen on. Book Time Off pitää Suomen pyhäpäivät valmiina eikä koskaan vähennä niitä kenenkään lomasta, laskee pidetyt ja jäljellä olevat päivät jokaisen hyväksynnän yhteydessä ja valvoo siirron rajaa käyttöpäivämäärällä. Ei ylläpidettäviä kaavoja.
→ Aloita ilmainen kokeiluMitä huomioida alkuun
Jos kirjaat lomia ensimmäistä kertaa kunnolla, taulukko on alkuun aivan riittävä. Tässä pari asiaa, jotka säästävät sinut uudelleenrakentamiselta puolen vuoden päästä.
Valitse lomavuosi tarkoituksella, ei vahingossa
Suomessa on kaksi luontevaa vaihtoehtoa. Käytännöllisin yhdelle jaetulle taulukolle on kalenterivuosi 1.1.-31.12. Laki puolestaan käyttää lomanmääräytymisvuotta 1.4.-31.3., jonka mukaan loma kertyy ja jaetaan kesä- ja talvilomaan. Kolmas malli, jossa kunkin vuosi alkaa aloituspäivästä, on teknisesti mahdollinen mutta muuttuu nopeasti sekavaksi. Vältä sitä, ellet ole hyvin pieni tiimi etkä välitä hallinnollisesta vaivasta!
Kalenterivuosi (tammi-joulu)
Puolesta: Käytännöllisin yhdelle jaetulle taulukolle. Helppo muistaa ja seuraa kalenteria, jota kaikki muutenkin käyttävät.
Vastaan: Joulukuun hakemusten ryntäys.
Lomanmääräytymisvuosi 1.4.-31.3.
Puolesta: Lain mukainen. Kertymä ja kesä- ja talviloman jako osuvat suoraan kohdalleen.
Vastaan: Ei osu kalenteriin, ja yhdessä jaetussa taulukossa sitä on hankalampi pyörittää.
Kirjoita säännöt muistiin
Yksi A4 riittää alkuun. Sen pitää kattaa perusasiat: paljonko lomaa, milloin lomavuosi kulkee, sisältyvätkö pyhät, kuinka aikaisin haetaan, mitä pitämättömille päiville tapahtuu vuoden lopussa, miten sairaus loman aikana hoidetaan ja kuka loman hyväksyy. Työsuojelu.fi ja vuosilomalaki ovat hyviä lähtökohtia, ettei tarvitse aloittaa tyhjästä.
Tee yhdestä henkilöstä vastuullinen
Taulukko monella ylläpitäjällä muuttuu ristiriitaisten kopioiden painajaiseksi. Valitse yksi henkilö, joka vastaa hyväksyttyjen lomien kirjaamisesta, odottavien hakemusten muistuttamisesta ja tiedoston vaihtamisesta vuoden lopussa. Jos heitä on useampi, käytä online-lomajärjestelmää kuten Book Time Off.
Viesti aina samalla tavalla
Sovi yksi kanava lomahakemuksille (sähköposti, viesti tiimichatissa, lomake) ja pysy siinä. Satunnaiset suulliset pyynnöt kahviautomaatilla ovat juuri se, mikä unohtuu. Tässäkin online-lomajärjestelmä kuten Book Time Off pitää hakemukset ja hyväksynnät yhdessä paikassa.
Katso Koostetta neljännesvuosittain
Kerran kvartaalissa vilkaise Kooste-välilehteä. Etsi kahta asiaa:
- Ihmiset, joilla on liikaa lomaa jäljellä. Jos jollakulla on lokakuussa vielä 18 päivää, hän ei ehdi pitää niitä. Ota puheeksi ajoissa, ettei tarvitse noloa kokonaisen joulukuun hakemuksen hylkäämistä!
- Ihmiset miinuksella. Kooste värjää Jäljellä-solun punaiseksi, kun se menee alle nollan. Kun huomaat sen ajoissa, keskustelua velkapäivistä ei tarvita.
Suunnittele sijaisuus, ei vain poissaoloa
Vuosikalenteri on päällekkäisyyksien varhaista havaitsemista varten. Jos kolme samaa tiimiä haluaa elokuun viimeisen viikon, haluat tietää sen maaliskuussa, ei 20. elokuuta.
Mitä tämä pohja tekee hyvin
Se on ilmainen ja pysyy ilmaisena
Ei kokeiluaikaa, ei päivityskehotuksia tiedoston sisällä.
Pyhäpäivät ovat oikein
Vuosien 2026 ja 2027 päivämäärät ovat valmiina, jouluaatto mukaan lukien.
Se suhteuttaa automaattisesti
Kesken vuotta aloittavat ja lähtevät lasketaan puolestasi.
Toimii sekä Excelissä että Sheetsissä
Yksi tiedosto, kaksi kotia. Samat kaavat. Samat pudotusvalikot.
Kaavat ovat luettavia
Haluatko tietää miten luku syntyy? Napsauta solua. Ei piilotettuja makroja.
Kestää pienen tiimin
Tehty noin 30 työntekijään asti. Sen jälkeen käy kankeaksi.
Mitä tämä pohja ei osaa
Rehellinen osio. Jokainen taulukkomuotoinen lomaseuranta, myös meidän, törmää lopulta samaan seinään. Kun tiedät etukäteen missä seinä on, säästät itsesi paljolta tuskalta.
Kaksi yhtä aikaa muokkaavaa rikkoo sen
Excelin yhteiskirjoitus on rajallista; Sheets on parempi mutta päällekirjoitus uhkaa siinäkin. Tiedostosta tulee ”viimeinen tallennus voittaa”, mikä ei ole sama kuin luotettava kirja.
Ei hakemuksia puhelimesta
Ihmiset eivät voi hakea lomaa puhelimestaan kuten sovelluksesta. Heidän on viestittävä jollekulle ja odotettava.
Ei hyväksymisprosessia
”Hyväksytty” on vain sana solussa. Ei ole kirjaa siitä, kuka hyväksyi mitä, milloin, tai miltä hakemus näytti sitä ennen.
Oikeudet ovat kaikki tai ei mitään
Joko jaat koko tiedoston tai et. Ei ole ”Aino näkee oman saldonsa mutta ei muiden tietoja”.
Vuoden vaihto on käsityötä
Sinun on kopioitava tiedosto, nimettävä se uudelleen, tyhjennettävä kirjaus, siirrettävä saldot ja päivitettävä vuosi. Helppo unohtaa, helppo möhliä.
Ei ilmoituksia eikä muistutuksia
Kukaan ei saa automaattisesti tietoa, että hakemus tuli, se hyväksyttiin tai se osuu päällekkäin kollegan loman kanssa.
Kertymä on tilannekuva, ei elävä
Taulukko näyttää loman koko vuodelle. Se ei kartuta lomaa kuukausi kerrallaan, mikä on olennaista kun uusi tulokas lähtee pian aloituksen jälkeen.
Milloin tiedät, että on aika siirtyä
Emme tee tästä myyntipuhetta, mutta taulukkoseurannan rajat ovat selvät. Kokemuksemme mukaan noin neljästä ihmisestä ylöspäin alkaa tapahtua näitä:
- Tulee väärinkäsityksiä tyyliin ”luulin että olin varannut sen vapaaksi”.
- Tiedoston omistaja on lomalla eikä kukaan muu löydä tiedostoa.
- Kaksi ihmistä päivittää tiedostoa samana iltapäivänä ja toisen muutokset katoavat.
- Ylititte 15-20 työntekijää ja rivejä on vaikea silmäillä.
- Lomaa hyväksyy useampi esihenkilö eikä heitä saa pysymään synkassa.
- Vuoden vaihto vei puoli päivää ja löysit jälkeenpäin kolme virhettä.
- Haluat, että ihmiset näkevät oman saldonsa itse ilman kysymistä.
- Olet alkanut miettiä työaikapankkia, tuntipohjaisia sopimuksia tai vuoroja.
Jos tunnistit itsesi jostakin yllä olevasta ja punnitset ilmaista tiedostoa lomanhallintaohjelmistoa vastaan, kokeile Book Time Off -järjestelmää ilmaiseksi. Korttia ei tarvita ja olet pystyssä minuuteissa, joten mitään ei ole menetettävänä.
→ Aloita ilmainen kokeiluLähteet
| Mitä | Missä |
|---|---|
| Vuosiloma (kertymä, lomakausi, kesä- ja talviloma) | Työsuojelu.fi · Vuosiloma · Vahvistettu heinäkuussa 2026 |
| Työ- ja elinkeinoministeriö (työlainsäädäntö) | tem.fi · Vahvistettu heinäkuussa 2026 |
| Vuosilomalaki (162/2005) | finlex.fi · Vuosilomalaki · Vahvistettu heinäkuussa 2026 |