De fleste gratis ferieskabeloner er enten for simple til et voksende team eller for indviklede til, at nogen gider bruge dem. Den her har pålidelige formler, der ikke går i stykker, og klarer præcis de ting, dit nuværende ark sikkert snubler over.
Hvad der er i skabelonen
Syv faner, i denne rækkefølge:
| Læs mig | Hvordan filen virker, og i hvilken rækkefølge du udfylder den. |
| 1. Opsætning | Firmanavn, ferieår, helligdage, standardantal dage. |
| 2. Medarbejdere | Én række pr. person. Dagene regnes automatisk ned for del af året. |
| 3. Fravær | Én række pr. fravær. Dagene beregnes automatisk. |
| 4. Oversigt | Oversigt pr. person med forbrugsbjælke. |
| 5. Årskalender | Hele året i et gitter: rækker er personer, kolonner er uger. |
| Helligdage | De danske helligdage for 2026 og 2027, plus gule rækker til de lukkede dage. |
Alle formler er sat op på forhånd: ændrer du en dato på fanen Opsætning, regnes dage, forbrug og kalender om. Tilføjer du en række i Fravær, ændrer Oversigten sig. Der er ingen mærkværdigheder, som almindelige regnearksbrugere ikke er med på, altså ingen makroer, scripts eller tilføjelser (vi er helt ærligt heller ikke helt sikre på, hvad de laver!?).
Er en celle gul, må du gerne ændre den. Er den blå, så lad den være i fred, den regner svaret ud for dig. Vi har brugt det samme setup gennem hele filen, så ingen kommer til at pille formlerne fra hinanden og få det hele til at ramle!
Vil du helt undgå regneark, versionskonflikter og brudte formler, så start en gratis prøveperiode af Book Time Off. Der kræves ikke kort, og du er i gang på 5 minutter.
→ Start gratis prøveperiodeKom i gang i 5 trin
Sæt 10 minutter af til et lille team. Fem til trinnene nedenfor, fem til at taste dine kolleger ind.
Vælg dit ferieår
Angiv ferieårets startdato på fanen 1. Opsætning. Slutdatoen beregnes for dig (12 måneder senere minus en dag). Det fælles ark her kører kalenderår for enkelhedens skyld, så det kommer udfyldt med 01-01-2026. Det lovbestemte ferieår er 1. september til 31. august · mere om det valg længere nede.
Fanen Opsætning · ferieårsdelen, med indtastningscellen markeret.
Tjek helligdagene (og tilføj de lukkede dage)
Her gør Danmark det næsten nemt: de danske helligdage gælder i hele landet, ingen regionale lister at holde styr på. Alle datoer for 2026 og 2027 ligger klar på fanen Helligdage. Under dem er der tre gule rækker til juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag, som ikke er lovbestemte helligdage, men fri på de fleste arbejdspladser: udfyld datoerne, hvis I holder lukket, så trækkes de fra hver formel i filen.
Store bededag blev afskaffet fra 2024, så enhver liste, der stadig har den med, er forældet (lønmodtagere får i stedet et tillæg på 0,45 %). Og en vigtig nuance: danske helligdage er i høj grad styret af overenskomst og kontrakt, ikke en lovbestemt ret til en betalt fridag på samme måde som ferien. Juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag er heller ikke lovbestemte helligdage. Derfor ligger de som tilvalg i skabelonen, ikke som forudfyldte: det er jeres beslutning, ikke lovens.
Sæt standardantallet af feriedage
Standarden er 25 dage, ferielovens minimum (5 uger), og de gælder, uanset om man arbejder 5 dage om ugen eller 3. Helligdagene kommer altid oveni. Mange overenskomster giver flere dage (fx en 6. ferieuge), så skru gerne op. Du kan skrive over pr. person på næste fane, og husk: tallet du angiver, er personens feriedage.
Tilføj dit team
Videre til fanen 2. Medarbejdere. Hver person får en række. De gule kolonner udfylder du: navn, startdato, fratrædelsesdato (hvis der er en), dage om ugen, feriedage og eventuelt overførte dage. Kolonnerne til højre regner sig selv.
Elena startede i februar, så hendes dage i år (21,9) er regnet ned efter hendes del af ferieåret. Emma stopper i september, så hendes (18,7) er også regnet ned.
I Danmark er retten til at holde fri og retten til feriepenge to forskellige ting. Siden 1. september 2020 gælder samtidighedsferie: du optjener 2,08 dage om måneden og kan afholde dem næsten med det samme. Skriv hver persons feriedage her, og hold feriepenge og ferietillæg (funktionær: løn under ferie plus 1 % ferietillæg; timelønnet: 12,5 % feriegodtgørelse via FerieKonto) i lønsystemet. Log ulønnet fri som typen Ulønnet, så den ses uden at trække dage.
Log det første fravær
Videre til fanen 3. Fravær. Vælg person i rullelisten, vælg type, angiv start- og slutdato og sæt status. Kolonnen Dage tæller arbejdsdage fri (mandag til fredag) minus helligdagene.
Kolonnen Dage på række 5 giver 4 · tirsdag til fredag lige efter 2. påskedag (som er helligdag og ikke tæller). Og decemberrækken giver 4, ikke 3: juleaftensdag er ikke en lovbestemt helligdag. Holder I lukket den dag, så tilføj datoen på fanen Helligdage.
Sygedage, ulønnet fravær og ”Andet” trækker ikke fra feriedagene. Kun rækker af typen Ferie tæller med i oversigten. Så du kan bruge samme log til at holde styr på det hele, også nye medarbejderes ulønnede dage.
Åbn den i Google Sheets
Samme fil, det tager to minutter.
- Gem .xlsx-filen på din computer.
- Gå til drive.google.com og upload den (eller træk og slip i en mappe).
- Højreklik på den uploadede fil → Åbn med → Google Sheets.
- Google Sheets konverterer filen. Alle formler, rullelister og betinget formatering følger med.
Efter konverteringen bor filen i Drive, og du deler den med teamet som et hvilket som helst andet ark. Farvekodningen bliver. Rullelisterne bliver. Helligdagsformlen bliver.
Google Sheets har samme grundlæggende begrænsning som Excel: den, der får lov at redigere, kan redigere alt. Der er ingen tilstand på rækkeniveau i stil med ”hver ser kun sit eget fravær”. Er det vigtigt for jer, kan det være værd at kigge på et feriesystem online som Book Time Off.
De vanskelige dele
Reglen om 25 feriedage (og fælden dage mod penge)
Ferielovens minimum i Danmark er 25 feriedage om året (5 uger), og det er de samme 25, uanset om du arbejder 5 dage om ugen eller 3. Dagene optjenes med 2,08 dage om måneden.
Men her kommer den store danske finesse: siden 1. september 2020 gælder samtidighedsferie. Du optjener og afholder ferie samtidig · tjener en måned ind, holder den næsten med det samme. Den gamle model, hvor du optjente ét år og først holdt fri året efter, er væk. En ny medarbejder kan altså holde betalt ferie allerede det første år, i takt med at dagene optjenes. Skabelonen tæller dage, ikke løn, så tallet du udfylder pr. person, er feriedagene.
Og husk skellet mellem dage og penge: en funktionær får løn under ferie plus 1 % ferietillæg, mens en timelønnet får 12,5 % feriegodtgørelse udbetalt via FerieKonto. Det er feriepenge, ikke feriedage. Skabelonen holder styr på dagene, lad lønsystemet holde styr på pengene.
Deltid: samme uger, færre dage
De samme 5 ugers ferie gælder på papiret, men for den, der ikke arbejder 5 dage om ugen, trækkes kun dage, der ellers havde været arbejdsdage, fra saldoen.
Tobias: 3 dage om ugen (man, tir, ons)
Tobias arbejder 3 dage om ugen.
- Lovens udgangspunkt:
- 5 ugers ferie, uanset ugens længde
- På en 3-dages uge:
- 5 × 3 = 15 arbejdsdage
- Tobias’ arbejdsgiver giver lidt mere:
- 16 dage
- I skabelonen:
- 16 dage
Sæt Tobias’ feriedage til 16 i skabelonen. Kolonnen Dage i fraværsloggen tæller alligevel kun de arbejdsdage, han faktisk holder fri.
Nye medarbejdere midt i året
Skabelonen regner automatisk ned: helårsdagene gange den del af ferieåret, personen er ansat. Med samtidighedsferie optjener en ny medarbejder reelt 2,08 dage om måneden, så datometoden her lander tæt på virkeligheden.
Elena: starter den 15. februar 2026
Elena starter den 15. februar, midt i året. Med samtidighedsferie optjener hun ferie fra dag ét, 2,08 dage om måneden. Hendes fulde år ville være 25 dage.
- Dage fra start til årets slut:
- 15-02-2026 → 31-12-2026 = 320 dage
- Dage i hele året:
- 365
- Andel:
- 320 / 365 = 0,877
- Dage i år:
- 25 × 0,877 ≈ 21,9 dage
Ærligt: 21,9 er skabelonens dato-baserede skøn. Den reelle optjening sker månedsvis (2,08 dage), så tjek gerne mod lønsystemet · men de to lander tæt på hinanden.
Når nogen stopper
Samme formel baglæns. Andelen regnes på den tid, personen er ansat i ferieåret, ikke på hele året.
Emma: stopper den 30. september 2026
Emma har været med siden 2020 og stopper den 30. september. Hendes helårsdage er 25.
- Ansatte dage i ferieåret:
- 01-01-2026 → 30-09-2026 = 273 dage
- Andel:
- 273 / 365 = 0,748
- Dage i år:
- 25 × 0,748 ≈ 18,7 dage
Feriedage, Emma ikke har nået at holde, afregnes som feriepenge ved fratrædelse. Det er penge, ikke dage, så bland dem ikke ind i nogen saldo.
Overførsel af ferie
I ferieafholdelsesperioden er de første 4 uger ferie, du har ret til at holde, og den 5. ferieuge (op til 5 dage) kan efter aftale enten overføres til næste år eller udbetales. Er du forhindret i at holde ferie (sygdom, barsel eller forældreorlov · en feriehindring), går dagene ikke tabt · de overføres. Kolonnen Overført fra sidste år i skabelonen lægger simpelthen de overførte dage oveni årets, men kun for folk, der var ansat, da året begyndte.
Feriepenge · løn under ferie plus 1 % ferietillæg for funktionærer, eller 12,5 % feriegodtgørelse via FerieKonto for timelønnede · og feriepenge ved fratrædelse er kontanter, ikke fri. Den her skabelon tæller dage. Lad lønsystemet tælle pengene, og lad ingen af dem lade som om, de er den anden.
Helligdage
Fanen Helligdage kommer udfyldt med de danske helligdage for 2026 og 2027. De er helt adskilt fra dine 25 feriedage, kommer altid oveni og trækkes aldrig fra nogens saldo.
Sådan ser 2026 ud:
- Faste datoer: Nytårsdag (1. januar), Juledag (25. december) og 2. juledag (26. december)
- Påske og forår: Skærtorsdag (2. april), Langfredag (3. april), Påskedag (5. april), 2. påskedag (6. april), Kristi himmelfartsdag (14. maj), Pinsedag (24. maj) og 2. pinsedag (25. maj)
- Væk fra listen: store bededag blev afskaffet fra 2024, så den er ikke med. Bemærk også, at grundlovsdag (5. juni) og 1. maj ikke er officielle helligdage
En ærlig detalje: i Danmark er retten til fri på helligdage i høj grad reguleret af overenskomst og kontrakt, ikke en lovbestemt betalt fridag på samme måde som ferien.
Juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag så? Ikke lovbestemte helligdage, hvor mærkeligt det end lyder, men fri af aftale eller sædvane på de fleste arbejdspladser. Derfor ligger de som tre gule rækker på fanen Helligdage: udfyld datoerne, hvis I holder lukket, så trækkes de fra hver dagberegning.
Når et fravær strækker sig over en helligdag, trækkes helligdagen fra automatisk. Book mandag til fredag over påsken (6. til 10. april 2026), og skabelonen giver 4, ikke 5, for 2. påskedag går ikke fra ferien.
Det er præcis, hvad et feriesystem online er til for. Book Time Off har helligdagene indbygget og trækker dem aldrig fra nogens saldo, tæller brugte og resterende dage ved hver godkendelse og holder styr på jeres regler for overført ferie med en udløbsdato. Ingen formler at vedligeholde.
→ Start en gratis prøveperiodeTing at overveje for nye arbejdsgivere og små teams
Er det første gang, du skal holde styr på ferie for alvor? Et regneark er helt fint at starte med. Her er de ting, der sparer dig for en ombygning om et halvt år.
Ferieåret er allerede valgt for dig (næsten)
Det lovbestemte ferieår løber fra 1. september til 31. august, og ferien til ét års optjening kan afholdes helt frem til 31. december året efter · altså 16 måneder til at bruge et års ferie. Det fælles ark her kører alligevel kalenderår, fordi ét delt ark bliver nemmere sådan. Det er et bevidst kompromis: praktisk for overblikket, men ikke det lovbestemte ferieår. Vælg med vilje, ikke ved et tilfælde.
Kalenderår (praktisk for ét fælles ark)
For: Nemt at huske og at dele. Alle tænker i kalenderår, og ét ark for hele teamet bliver enklere.
Imod: Det er ikke det lovbestemte ferieår, så tjek optjening og feriepenge mod lønsystemet.
Ferieåret 1. sep til 31. aug (den lovbestemte virkelighed)
For: Det, loven faktisk regner i. Optjening, afholdelse og feriehindring følger denne periode.
Imod: Kolliderer med kalenderåret, alle andre tænker i, og er svær at holde i ét fælles regneark. Derfor kører skabelonen kalenderår.
Skriv reglerne ned
En A4 er nok i starten. Den skal dække grundlaget: hvor mange dage, hvilken ferieårsmodel I kører, hvor lang tid i forvejen man søger, hvad der sker med dage, der ikke bliver holdt (og at 5. ferieuge kan overføres eller udbetales), hvad der gælder ved sygdom under ferien, og hvem der godkender. Ferieloven er faktisk til at læse, hvis du vil dobbelttjekke noget.
Gør én person til ejer
Et regneark med flere ejere bliver et mareridt af modstridende kopier. Vælg én person, der har ansvaret for at taste godkendt fravær ind, rykke for ubesvarede ansøgninger og rulle filen over ved årsskiftet. Skal der være mere end én, så brug et feriesystem online som Book Time Off.
Samme kanal hver gang
Beslut en kanal for ferieansøgninger (mail, en besked i teamchatten, et skema) og hold jer til den. Spontane ønsker ved kaffemaskinen er præcis det, der bliver glemt. Igen gælder: et feriesystem online som Book Time Off har ansøgning og godkendelse ét og samme sted.
Kig på oversigten hvert kvartal
Kast et blik på fanen Oversigt en gang i kvartalet. Hold øje med to ting:
- Folk med for mange dage tilbage. Har nogen 18 dage tilbage i oktober, når de dem ikke. Tag snakken tidligt i stedet for pinligt at måtte afvise en ansøgning om hele december! Og husk: 5. ferieuge kan overføres eller udbetales, men de første 4 uger skal helst holdes.
- Folk i minus. Oversigten farver cellen Tilbage rød, så snart den går under nul. Opdager du det i tide, slipper I for den ubehagelige snak om dage, der skal betales tilbage.
Planlæg for dækning, ikke bare fravær
Årskalenderen er til at opdage sammenfald tidligt. Vil tre personer i samme team have ugerne omkring sommerferien, vil du vide det i marts, ikke den 18. juli.
Hvad skabelonen gør godt
Den er gratis og forbliver gratis
Ingen prøvetid, ingen reklamer for opgraderinger i filen.
Helligdagene passer
De danske helligdage for 2026 og 2027 er indbygget, de lukkede dage ligger som tilvalg.
Den regner ned automatisk
Starter eller stopper nogen midt i året, regner skabelonen for dig.
Den virker i både Excel og Sheets
Én fil, to hjem. Samme formler. Samme rullelister.
Formlerne kan læses
Vil du vide, hvor et tal kommer fra? Klik på cellen. Ingen skjulte makroer.
Den holder til små teams
Bygget til op til omkring 30 medarbejdere. Derefter bliver den uoverskuelig.
Hvad den ikke kan
Den ærlige del. Ethvert ferieregneark, også vores, kører før eller siden ind i den samme mur. Ved du, hvor muren står på forhånd, slipper du for en masse smerte.
To der retter samtidig ødelægger den
Excel har begrænset samredigering; Sheets er bedre, men har stadig skrivekonflikter. Filen bliver ”sidst gemte vinder”, og det er ikke det samme som et facit.
Ingen ansøgning fra mobilen
Dine kolleger kan ikke søge om fri fra telefonen som i en app. De må skrive til nogen og vente.
Intet godkendelsesflow
”Godkendt” er bare et ord i en celle. Der er ingen log over, hvem der godkendte hvad, hvornår, eller hvordan ansøgningen så ud inden.
Rettigheder er alt eller intet
Enten deler du hele filen, eller også gør du ikke. Der er ikke noget ”Freja ser sin egen saldo, men ikke de andres oplysninger”.
Årsskiftet er håndarbejde
Du skal kopiere filen, omdøbe den, rydde fraværsloggen, overføre saldi og opdatere året. Nemt at glemme, nemt at kludre i.
Ingen notifikationer eller påmindelser
Ingen får automatisk besked, når en ansøgning kommer ind, godkendes eller er på vej til at støde sammen med en kollegas ferie.
Optjeningen er et øjebliksbillede
Skabelonen viser dagene for hele ferieåret. Den drypper ikke 2,08 dag ud pr. måned for dig · relevant, hvis en ny medarbejder stopper kort efter start. Du angiver dagene selv og stemmer af mod lønsystemet.
Sådan mærker du, at det er tid til at gå videre
Vi laver ikke det her om til et salgsnummer, men regnearkets begrænsninger er tydelige. Efter vores erfaring begynder de her ting at ske fra omkring fire personer i teamet:
- I får misforståelser i stil med ”jeg troede, det var godkendt”.
- Den, der ejer filen, er på ferie, og ingen andre kan finde den.
- To personer opdaterer filen samme eftermiddag, og den enes rettelser forsvinder.
- I er kommet forbi 15 til 20 medarbejdere, og rækkerne bliver svære at overskue.
- Flere ledere godkender fri, og der er ingen måde at holde dem synkroniseret på.
- Årsskiftet tog en halv dag, og I fandt alligevel tre fejl bagefter.
- Du vil have, at folk kan se deres egen saldo uden at spørge.
- Du er begyndt at tænke på afspadsering, timeansatte eller skifteholdsplaner.
Genkender du dig selv i nogle af punkterne og vejer den gratis fil op mod et rigtigt feriesystem, så prøv Book Time Off gratis. Der kræves ikke kort, og du er i gang på få minutter, så der er bogstaveligt talt intet at miste.
→ Start gratis prøveperiodeKilder
| Hvad | Hvor |
|---|---|
| Feriedage, samtidighedsferie, ferieår og feriepenge | borger.dk · Ferie · Verificeret i juli 2026 |
| Ferieregler og vejledning for arbejdsgivere | Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) · star.dk · Verificeret i juli 2026 |
| Ferieloven og afskaffelsen af store bededag | Ferieloven · retsinformation.dk · Verificeret i juli 2026 |