Hvordan holder du styr på medarbejdernes ferie?

Uanset årsagen gennemgår den her guide alle mulighederne · fra en helt almindelig kalender til et fuldt HR-system · så du kan se hvad der passer til dit team lige nu.

Vores egen historie med at følge ferien

Da vi startede vores virksomhed, var det sidste vi tænkte på at godkende ferieansøgninger eller holde øje med feriesaldi. Det virkede ikke vigtigt. Men efterhånden som vi ansatte folk, blev det hurtigt tydeligt hvor meget det betød for dem · de ville vide hvor meget ferie de havde, og kunne holde den med så lidt besvær som muligt. Vi vidste hvor vigtigt et positivt og engageret team er, så det der engang virkede ligegyldigt, blev pludselig et stort fokus!

Med kun et par stykker var det enkelt · vi sagde det til hinanden og skrev det i kalenderen. Ingen problemer. Det blev ved med at være så enkelt, selv da vi blev digitale og begyndte at lægge datoer ind i hinandens Outlook-kalendere.

Så ansatte vi en håndfuld mennesker, og regnearket trådte til. Det fungerede · lige indtil vi havde sytten forskellige versioner gemt, de fleste formler var knækket mindst én gang, og ingen rigtig vidste hvordan man rettede det. Tid til endnu et skift...

Vi gik over til et feriesystem online, og det var det største spring. Vi kunne vælge hvem der godkendte ferie i hvert team, godkende eller afvise ansøgninger med et par klik, og se med ét blik hvem der var fri, og hvem der stadig havde dage til gode. Vigtigst af alt knækkede det ikke som vores regneark, og vores ledere sad ikke længere og besvarede hundredvis af feriespørgsmål, der var lette at overse eller svare forkert på. Effektivt, enkelt og virkningsfuldt.

Det næste spring kom først da vi var blevet meget større. Forbi 100 personer gav det mening at gå over til et rigtigt HR-system, der spillede sammen med løn, opbevarede medarbejderdokumenter sikkert og hjalp med kontrakter og ansættelsesret. Selve feriehåndteringen ændrede sig ikke meget · vi havde bare brug for mere rundt om den. Bredere software, men ingen stor forandring for at følge ferien.

Hver virksomhed er selvfølgelig unik · med god kommunikation kan du sikkert klare dig med en kalender længere end vi gjorde, og er du ekspert i regnearkstricks, kan det måske holde i årevis, men vi bliver overraskede hvis fordelene ved et feriesystem sat op mod dets lave pris ikke passer bedst for langt de fleste virksomheder.

De 5 bedste måder at følge medarbejdernes ferie på

1. Delte kalendere

Den mest enkle mulighed er at starte med en delt kalender. Det kan bogstaveligt talt være en papirkalender på kontorets væg eller, mere sandsynligt, dine Outlook- eller Google-kalendere. De tilbyder alle delte kalendere, der er lette at sætte op. Du kan lægge dine egne feriedage ind, og resten af teamet kan se hvem der er fri. Det er enkelt, gratis og fungerer godt med et par stykker, når kommunikationen og forståelsen er god.

Vi fandt ud af at det fungerede godt blandt stifterne, men da vi først ansatte et team, ville de vide hvor mange feriedage de havde tilbage, og vi havde brug for en måde at godkende eller afvise på, undgå sammenstød og sikre at alle fik en fair fordeling af deres ferie. Så kom regnearket ind i billedet!

2. Teams eller Slack

På sit mest basale niveau er det her ikke så forskelligt fra at bruge Outlook- eller Google-kalendere, og du kunne bruge Teams eller Slack på lignende måder. Når det er sagt, har du måske også lagt mærke til at der findes apps, du kan tilføje for at hjælpe dig med at følge ferie og fravær. Book Time Off er en mulighed, der lader dig søge og booke ferie via chatten i Teams eller Slack (se hvordan Slack-integrationen virker) · den giver et fast overblik over hvem der er fri, og godkendere får beskeder, de kan godkende eller afvise bookinger med.

Den her enkle løsning er perfekt til distribuerede virksomheder, der allerede kommunikerer og arbejder i disse kanaler. Du kan blive på platformen og håndtere ferie der hvor samtalen allerede sker. De indbyggede muligheder kan dog være lidt begrænsede, så vælg noget der tilbyder ting som saldostyring og rapportering på tværs af hele virksomheden. Medmindre du er meget optaget af at holde alt indfødt i Teams eller Slack, får du sandsynligvis mere funktionalitet ud af et feriesystem online til samme pris. Mere om det senere...

3. Regneark

Det ydmyge regneark er standardvalget for de fleste virksomheder på et tidspunkt i deres tidlige vækstfase. De er dine at tilpasse, så du kan gøre dem så enkle eller komplicerede du vil (eller som dine tekniske evner tillader!). Bygger du det selv, foreslår vi at starte med en simpel tidslinje langs kolonneoverskrifterne med teammedlemmer på hver række.

Hold formlerne enkle og begræns antallet af faner, så du ikke linker for meget mellem dem, for de knækker alt for let. Vælg også dine niveauer af delt adgang for at undgå at der gemmes flere versioner! Vores regneark tjente os godt, indtil to ting skete · vi nåede op på omkring 5 medarbejdere, og vi havde mere end én der godkendte ferie. Formlerne knækkede alt for ofte, og den begrænsede adgang betød uophørlige spørgsmål fra teamet om hvor mange dage har jeg tilbage, og har nogen allerede booket X-dato.

Vi havde brug for noget alle kunne se, der ikke knækkede, og som gav mulighed for at udpege godkendere, der fik besked om at godkende eller afvise ferie. Det var da vi tog springet til et feriesystem...

4. Feriesystem

Vi anede ikke hvor meget tid og energi vores ferieregneark slugte, før vi lagde det bag os. For stifterne var der ikke flere knækkede formler eller hovedpine med modstridende kopier, vi kunne godkende ferie fra vores telefoner når som helst på dagen uden at skulle indtaste datoerne manuelt, og allervigtigst forsvandt samtalerne om hvem der var fri hvornår, eller hvor mange dage folk havde tilbage, stort set. De enkle ting som at have helligdagene lagt ind og kunne booke ferie omkring dem uden at de blev trukket fra saldoen, satte det virkelig i en klasse for sig i forhold til vores regneark. Teamet elskede det, fordi de vidste hvor de stod, havde et let system at bruge og kunne planlægge ferie uden at skulle bringe det op på 1-til-1-møder.

Da vi byggede Book Time Off, vidste vi hvor vigtigt det var at få kalenderen, teamoverblikket og godkendelserne til at sidde lige i skabet. Vi ville også give virksomheder en måde at følge mønstre i ferien, så de kunne tage højde for travle perioder og sikre at deres folk fik den fritid de havde brug for, så de undgik udbrændthed. Og for at afkrydse alle felterne fra kalendere eller chatplatforme sørgede vi for at det spiller sammen med hvor du end arbejder · Outlook, Teams, Slack eller Google.

app.book-time-off.com/team

Et dedikeret system samler hele teamet i ét overblik, hvor hver persons resterende feriedage opdateres automatisk, efterhånden som ferie bookes og godkendes.

5. HR-systemer

Et lille antal meget større organisationer kan have gavn af at integrere deres feriehåndtering i et bredere HR-økosystem. Når du kommer forbi 100 medarbejdere, begynder du at tænke på noget der hjælper dig med at håndtere kontrakter og løn, holder log over kurser og dokumenterer alt hvad du har brug for. De fleste af disse større HR-systemer har feriehåndtering med, selvom den er stort set den samme (om ikke mere enkel og begrænset) end et dedikeret feriesystem.

Der er ingen reel ulempe her, og de er gode faciliteter, men har du ikke brug for alt hvad de tilbyder (og få virksomheder på under 100 har det), så betaler du for meget for ting du bare ikke har brug for. Feriehåndtering er ofte en sidefunktion eller et tilføjet modul i disse større systemer, så vores erfaring er at mange opgraderer til systemet, men beholder feriehåndteringen i deres oprindelige feriesystem alligevel.

Hvordan står de 5 muligheder over for hinanden?

Hvad er den bedste måde for de fleste virksomheder?

Det afhænger mest af din størrelse, men for langt de fleste små og mellemstore virksomheder med 5 til 100 medarbejdere giver et dedikeret feriesystem · som Book Time Off · det bedste resultat til den laveste pris. Du får en kalender, et teamoverblik, saldoberegninger og godkendelsesflows bygget ind, plus muligheden for at forbinde de værktøjer du allerede bruger, som Outlook, Teams, Slack eller Google. De bedste muligheder tilføjer også rapportering, så du kan opdage mønstre i ferien og hjælpe dit team med at undgå udbrændthed uden noget af et fuldt HR-systems omkostning eller kompleksitet.

Er du forbi 100 personer, eller har du brug for at få løn og kontrakter håndteret sammen med ferien, er et fuldt HR-system den ekstra omkostning værd · bare lad være med at gribe efter et før du faktisk har brug for det.

Hvad bør du tjekke før du vælger?

Et par spørgsmål at arbejde dig igennem, uanset hvilken mulighed du hælder til:

• Hvor mange personer skal søge eller godkende ferie, og skal mere end én person godkende?
• Er dit team distribueret, hybridt eller samlet på ét kontor, og skal ansøgninger virke fra en telefon?
• Læner du dig allerede op ad Outlook, Google, Teams eller Slack, og vil du gerne have at ferieansøgninger sker inde i de værktøjer?
• Hvor mange helligdage har dit land · eller hvert af dine kontorer, hvis du har mere end ét · og hvem har ansvaret for at holde den liste opdateret?
• Hvad har du brug for at rapportere på: bare hvem der er fri i denne uge, eller tendenser hen over året?
• Er feriehåndtering det eneste du har brug for, eller har du også brug for løn, kontrakter og medarbejderoplysninger håndteret samme sted?

Fungerer feriehåndtering ens i hele Europa?

Mekanikken ovenfor gælder overalt, men detaljerne under den gør ikke. Lovpligtig minimumsferie, hvordan helligdage tælles, og reglerne for overførsel varierer alle fra land til land · nogle gange betydeligt, selv mellem nabolande. Arbejder du internationalt, kan det være vigtigt, og Book Time Off lader dig vælge dit land, vel vidende at de lokale standarder er bygget ind for dig på forhånd.

Læs også