Die meisten kostenlosen Urlaubsplaner-Vorlagen sind entweder zu simpel für ein wachsendes Team oder so kompliziert, dass niemand damit arbeiten will. Diese hier hat zuverlässige Formeln, die nicht kaputtgehen, und kann genau die Dinge, an denen Ihre bisherige Tabelle vermutlich gescheitert ist.
Was in der Vorlage steckt
Sieben Blätter, in dieser Reihenfolge:
| Anleitung | Wie die Datei funktioniert und in welcher Reihenfolge Sie sie ausfüllen. |
| 1. Einrichtung | Firmenname, Urlaubsjahr, Feiertage, Standard-Urlaubsanspruch. |
| 2. Mitarbeiter | Eine Zeile pro Person. Der anteilige Anspruch berechnet sich selbst. |
| 3. Abwesenheiten | Eine Zeile pro Eintrag. Die Tage zählen sich selbst. |
| 4. Übersicht | Zusammenfassung pro Person mit Verbrauchsbalken. |
| 5. Jahreskalender | Das ganze Jahr in einem Raster: Zeilen sind Personen, Spalten Wochen. |
| Feiertage | Die 9 bundesweiten Termine für 2026 und 2027, plus Platz für Ihr Bundesland. |
Alle Formeln sind fertig eingerichtet: Ändern Sie ein Datum auf dem Blatt Einrichtung, rechnen sich Ansprüche, genommene Tage und der Kalender neu. Fügen Sie eine Zeile bei den Abwesenheiten hinzu, ändert sich die Übersicht. Es gibt keine komplizierten Extras, denen normale Tabellen-Nutzer nicht folgen könnten, also keine Makros, Skripte oder Add-ons (wir sind auch nicht ganz sicher, was die eigentlich tun!?).
Wenn eine Zelle gelb ist, dürfen Sie sie ändern. Wenn sie blau ist, lassen Sie sie in Ruhe, sie rechnet das Ergebnis für Sie aus. Das zieht sich durch die ganze Datei, damit niemand aus Versehen die Formeln zerlegt und alles zusammenbricht!
Wenn Sie Tabellen, Versionskonflikte und kaputte Formeln komplett umgehen wollen, starten Sie einfach die kostenlose Testphase von Book Time Off. Keine Karte nötig, und in 5 Minuten läuft alles.
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Legen Sie das Urlaubsjahr fest
Tragen Sie auf dem Blatt 1. Einrichtung den Beginn des Urlaubsjahres ein. Das Ende berechnet sich von selbst (12 Monate später minus ein Tag). In Deutschland ist die Sache einfach: Das Bundesurlaubsgesetz rechnet im Kalenderjahr, lassen Sie also den 1. Januar stehen. Warum Sie hier nichts Kreatives versuchen sollten, klären wir weiter unten.
Das Blatt Einrichtung · Abschnitt Urlaubsjahr, die Eingabezelle ist markiert.
Prüfen Sie die Feiertage und tragen Sie Ihr Bundesland nach
Jetzt kommt die deutsche Spezialität: Gesetzliche Feiertage sind Ländersache. Neun Termine gelten bundesweit, jedes Bundesland legt eigene obendrauf, insgesamt sind es je nach Land 10 bis 13 (Bayern hält den Rekord). Die 9 bundesweiten Termine für 2026 und 2027 sind auf dem Blatt Feiertage vorausgefüllt, und darunter warten gelbe Zeilen für die Extras Ihres Bundeslandes. Beispiel Nordrhein-Westfalen: Sie tragen Fronleichnam und Allerheiligen nach, fertig. Alles fließt automatisch in jede Formel der Datei ein.
Wenn die Hälfte Ihrer Leute in München sitzt und die andere in Hamburg, gelten für jede Person die Feiertage ihres Arbeitsorts (Bayern hat zum Beispiel spürbar mehr als Hamburg). Der einfachste Weg in einer Tabelle: Tragen Sie die Liste des Bundeslandes ein, in dem die meisten arbeiten, und korrigieren Sie die Tageszählungen der übrigen von Hand. Oder Sie führen einfach zwei Dateien, eine pro Standort.
Setzen Sie den Standard-Urlaubsanspruch
Voreingestellt sind 20 Tage, der gesetzliche Mindestanspruch bei einer 5-Tage-Woche (das Gesetz sagt 24 Werktage und meint damit die 6-Tage-Woche, was auf dasselbe hinausläuft), ohne Feiertage, die kommen immer obendrauf. Die meisten Arbeitsverträge in Deutschland liegen bei 25 bis 30 Tagen, passen Sie den Wert also ruhig an. Auf dem nächsten Blatt können Sie ihn pro Person überschreiben.
Tragen Sie Ihr Team ein
Weiter zum Blatt 2. Mitarbeiter. Jede Person bekommt eine Zeile. Die gelben Spalten füllen Sie aus: Name, Eintrittsdatum, Austrittsdatum (falls es eins gibt), Tage pro Woche, Urlaubsanspruch und ein eventueller Übertrag. Die Spalten rechts berechnen sich selbst.
Elena ist im Februar eingestiegen, ihr Anspruch (21,9) ist deshalb anteilig gekürzt. Emma geht Ende September, ihrer (20,9) ebenfalls.
Erfassen Sie den ersten Eintrag
Weiter zum Blatt 3. Abwesenheiten. Person aus dem Dropdown wählen, Art auswählen, Start- und Enddatum eintragen, Status setzen. Die Spalte Tage zählt die freien Arbeitstage (Mo bis Fr) ohne die Feiertage aus Ihrer Liste.
Die Spalte Tage in Zeile 5 ergibt 4 · Dienstag bis Freitag direkt nach Ostermontag. Und würde der Montag mitgebucht, zählte er nicht mit, er ist bundesweit Feiertag.
Krankheit, unbezahlte Tage und „Sonstiges“ reduzieren den Urlaubsanspruch nicht. Nur Einträge der Art Urlaub zählen in die Übersicht. Sie können also alles in derselben Liste erfassen.
In Google Sheets öffnen
Gleiche Datei, dauert zwei Minuten.
- Speichern Sie die .xlsx-Datei auf Ihrem Computer.
- Gehen Sie auf drive.google.com und laden Sie die Datei hoch (oder ziehen Sie sie in einen Ordner).
- Rechtsklick auf die hochgeladene Datei → Öffnen mit → Google Tabellen.
- Google Sheets wandelt die Datei um. Alle Formeln, Dropdowns und die bedingte Formatierung kommen mit.
Danach lebt die Datei in Drive und Sie teilen sie mit dem Team wie jede andere Tabelle. Die Farben bleiben. Die Dropdowns bleiben. Die Feiertagsformel bleibt.
Google Sheets hat dieselbe grundsätzliche Grenze wie Excel: Wer bearbeiten darf, darf alles bearbeiten. Einen Modus „jede Person sieht nur den eigenen Urlaub“ auf Zeilenebene gibt es nicht. Wenn Ihnen das wichtig ist, lohnt sich der Blick auf einen Online-Urlaubsplaner wie Book Time Off.
Die kniffligen Fälle
Die 24-Werktage-Regel (und was sie wirklich heißt)
Der gesetzliche Mindesturlaub in Deutschland beträgt 24 Werktage pro Jahr (§ 3 BUrlG). Der Haken: Das Gesetz stammt von 1963 und rechnet mit der 6-Tage-Woche, Werktage sind Montag bis Samstag. Bei der heute üblichen 5-Tage-Woche sind das umgerechnet 20 Arbeitstage. Nennen Sie die Zahl deshalb nie ohne ihre Wochenbasis, sonst reden alle aneinander vorbei. Und zur Einordnung: 20 Tage sind nur das Minimum, die meisten Arbeitsverträge gewähren 25 bis 30.
Dazu kommt die Wartezeit: Den vollen Anspruch gibt es erst nach 6 Monaten Betriebszugehörigkeit (§ 4 BUrlG). Vorher, und bei unterjährigen Ein- und Austritten, entsteht pro vollem Beschäftigungsmonat ein Zwölftel des Jahresurlaubs (§ 5 BUrlG); Bruchteile ab einem halben Tag werden auf volle Tage aufgerundet.
Teilzeitkräfte
Dieselbe Logik, nur mit weniger Wochentagen: Arbeitstage pro Woche mal 4 Wochen.
Tim: 3 Tage pro Woche (Mo, Di, Mi)
Tim arbeitet 3 Tage pro Woche.
- Gesetzliches Minimum:
- 20 × 3/5 = 12 Arbeitstage
- Zur Probe in Werktagen:
- 24 × 3/6 = 12, dieselbe Rechnung von der anderen Seite
- Sein Vertrag gewährt:
- 15 Tage (mehr als das Minimum, völlig üblich)
- In die Tabelle eintragen:
- 15 Tage
Setzen Sie Tims Jahresurlaub in der Tabelle auf 15. Die Spalte Tage bei den Abwesenheiten zählt ohnehin nur die Arbeitstage, die er wirklich freinimmt.
Unterjährige Eintritte
Die Tabelle kürzt automatisch. Die Formel nimmt den vollen Jahresanspruch mal den Anteil des Urlaubsjahres, in dem die Person beschäftigt ist.
Elena: Einstieg am 15. Februar 2026
Elena fängt am 15. Februar an, das Urlaubsjahr läuft von Januar bis Dezember. Ihr voller Jahresanspruch wäre 25 Tage.
- Tage vom Einstieg bis Jahresende:
- 15.02.2026 → 31.12.2026 = 320 Tage
- Tage im ganzen Urlaubsjahr:
- 365
- Anteil:
- 320 / 365 = 0,877
- Anspruch dieses Jahr:
- 25 × 0,877 ≈ 21,9 Tage
Kleine Ehrlichkeit am Rande: Das Gesetz rechnet in Zwölfteln, nicht in Kalendertagen. Nach § 5 BUrlG zählt nur jeder volle Beschäftigungsmonat, und Elenas angebrochener Februar (ab dem 15. sind es 14 Tage, also nicht mehr als der halbe Monat) zählt nicht mit: 10/12 × 25 ≈ 20,8, nach der Aufrundungsregel des § 5 also 21. Die Tabelle nutzt die einfachere Tagesmethode, die hier leicht großzügiger ausfällt. Wer es exakt will, überschreibt den Wert einfach.
Unterjährige Austritte
Dieselbe Formel rückwärts. Der Anteil bemisst sich an der Zeit, die die Person im Urlaubsjahr beschäftigt ist, nicht am ganzen Jahr.
Emma: Austritt am 30. September 2026
Emma ist seit 2020 dabei und geht zum 30. September. Ihr voller Jahresanspruch liegt bei 28 Tagen.
- Beschäftigte Tage in diesem Urlaubsjahr:
- 01.01.2026 → 30.09.2026 = 273 Tage
- Anteil:
- 273 / 365 = 0,748
- Anspruch dieses Jahr:
- 28 × 0,748 ≈ 20,9 Tage
Nicht genommene Urlaubstage müssen Sie Emma beim Austritt auszahlen (Urlaubsabgeltung, § 7 Abs. 4 BUrlG). Eine Feinheit fürs Protokoll: Wer nach erfüllter Wartezeit in der zweiten Jahreshälfte geht, hat gesetzlich mindestens den vollen Mindesturlaub (§ 5 BUrlG), anteilig gekürzt wird dann nur der vertragliche Mehrurlaub, sofern der Vertrag das vorsieht. Im Zweifel kurz nachrechnen.
Übertrag ins nächste Jahr
Die Grundregel: Urlaub soll im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung bis zum 31. März des Folgejahres ist nur drin, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe sie rechtfertigen (§ 7 Abs. 3 BUrlG).
Aber Vorsicht mit „nicht genommen, also weg“: Nach der Rechtsprechung von BAG und EuGH verfällt gesetzlicher Urlaub nur, wenn Sie als Arbeitgeber rechtzeitig und konkret darauf hingewiesen haben, dass noch Resturlaub da ist und sonst verfällt. Ohne diesen Hinweis wandert der Anspruch weiter. Die Tabelle hat eine Spalte Übertrag aus dem Vorjahr, die schlicht auf den Jahresanspruch aufschlägt, allerdings nur bei Leuten, die schon am Jahresanfang an Bord waren.
Gesetzliche Feiertage
Das Blatt Feiertage kommt mit allen 9 bundesweiten Feiertagen für 2026 und 2027, von Neujahr bis zum 2. Weihnachtsfeiertag. Wie viele es insgesamt sind, hängt von Ihrem Bundesland ab, deshalb drucken wir hier bewusst keine Gesamtzahl für ganz Deutschland ab: Je nach Land sind es 10 bis 13, und Bayern hat die meisten. Verbindlich ist immer das Feiertagsgesetz Ihres Bundeslandes.
Konkret für 2026:
- Bundesweit: 9 Feiertage · Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, Christi Himmelfahrt, Pfingstmontag, Tag der Deutschen Einheit, 1. und 2. Weihnachtsfeiertag
- Ihr Bundesland legt drauf: je nach Land etwa Heilige Drei Könige, Fronleichnam, Reformationstag oder Allerheiligen. Die tragen Sie in die gelben Zeilen des Blatts Feiertage ein (Beispiel Nordrhein-Westfalen: Fronleichnam und Allerheiligen)
- Kein Ersatztag am Montag: Fällt ein Feiertag aufs Wochenende, gibt es in Deutschland keinen Ersatz, er verfällt schlicht. 2026 trifft es den Tag der Deutschen Einheit (3. Oktober, ein Samstag) und den 2. Weihnachtsfeiertag (26. Dezember, auch ein Samstag)
Läuft ein Eintrag über einen Feiertag, wird der Feiertag automatisch nicht mitgezählt. Buchen Sie Montag bis Freitag über Ostern (6. bis 10. April 2026), liefert die Tabelle 4, nicht 5, denn der Ostermontag geht nicht vom Urlaub ab.
Genau dafür ist der Wechsel zu einem Online-Urlaubsplaner da. Book Time Off bringt die gesetzlichen Feiertage fertig mit und zieht sie niemandem vom Urlaub ab, zählt genommene und verbleibende Tage bei jeder Genehmigung mit und überwacht Ihr Übertragslimit samt Verfallsdatum. Keine Formeln zu pflegen.
→ Kostenlos testenWorauf neue Arbeitgeber und kleine Teams achten sollten
Wenn Sie zum ersten Mal Urlaub sauber erfassen müssen: Eine Tabelle ist für den Anfang völlig in Ordnung. Hier sind die Dinge, die Ihnen den Umbau in sechs Monaten ersparen.
Das Urlaubsjahr hat der Gesetzgeber schon für Sie gewählt
Anders als in Großbritannien müssen Sie hier nichts entscheiden: Das BUrlG rechnet im Kalenderjahr, Punkt. Anspruch, Übertrag und die 31.-März-Frist hängen alle am Rhythmus von Januar bis Dezember. Gelegentlich liebäugelt jemand mit „jede Person hat ihr eigenes Jahr ab Eintrittsdatum“. Bei übergesetzlichen Extras ist das technisch denkbar, aber die gesetzlichen Zahlen passen dann nie wieder sauber dazu. Tun Sie sich das nicht an!
Kalenderjahr (Januar bis Dezember)
Dafür: Es ist das Jahr des Gesetzes selbst: Mindestanspruch, Übertrag und die 31.-März-Frist passen ohne Umrechnen. Und Weihnachten liegt am Ende, die Restbestände werden vorher aufgebraucht.
Dagegen: Ein Schwung Dezember-Anträge.
Jahre nach Eintrittsdatum
Dafür: Wirkt fair, jede Person hat ihre eigenen 12 Monate.
Dagegen: Die gesetzlichen Fristen und Zahlen passen nie auf individuelle Jahresenden. Jede Person hat ein anderes Jahresende, Überträge sind kaum zu überwachen und die Kontrolle wird zum Albtraum.
Schreiben Sie die Regeln auf
Eine A4-Seite reicht am Anfang. Drauf gehört das Grundgerüst: wie viele Urlaubstage, dass das Jahr mit dem Kalender läuft, mit welchem Vorlauf beantragt wird, was mit Resttagen am Jahresende passiert (samt der Hinweispflicht von oben), wie Krankheit im Urlaub gehandhabt wird und wer genehmigt. Das BMAS hat gute Grundlageninformationen zum Urlaubsrecht, damit Sie nicht bei null anfangen.
Machen Sie eine Person zur Eigentümerin der Datei
Eine Tabelle mit mehreren Verwaltern wird zum Albtraum aus widersprüchlichen Kopien. Bestimmen Sie eine Person, die genehmigte Abwesenheiten einträgt, offenen Anträgen hinterherläuft und die Datei zum Jahresende umstellt. Sollen es mehrere sein, nehmen Sie besser einen Online-Urlaubsplaner wie Book Time Off.
Anträge immer über denselben Kanal
Legen Sie einen Kanal für Urlaubsanträge fest (E-Mail, eine Nachricht im Team-Chat, ein Formular) und bleiben Sie dabei. Zurufe an der Kaffeemaschine sind genau das, was verloren geht. Auch hier gilt: Ein Online-Tool wie Book Time Off hat Antrag und Genehmigung an einem Ort.
Schauen Sie einmal im Quartal auf die Übersicht
Werfen Sie einmal pro Quartal einen Blick auf das Blatt Übersicht. Achten Sie auf zwei Dinge:
- Leute mit zu viel Resturlaub. Wer im Oktober noch 18 Tage übrig hat, nimmt sie nicht mehr. Sprechen Sie das früh an, statt später einen Antrag auf den kompletten Dezember peinlich ablehnen zu müssen! Und denken Sie an die Hinweispflicht: Ohne rechtzeitige Erinnerung verfällt gesetzlicher Urlaub gar nicht erst.
- Leute im Minus. Die Übersicht färbt die Rest-Zelle rot, sobald sie unter null fällt. Wer das früh sieht, muss später kein unangenehmes Gespräch über geschuldete Tage führen.
Planen Sie Vertretung, nicht nur Abwesenheit
Der Jahreskalender ist zum frühen Erkennen von Kollisionen da. Wenn drei Leute aus demselben Team die letzte Augustwoche wollen, wollen Sie das im März wissen, nicht am 20. August.
Was diese Vorlage gut kann
Sie ist kostenlos und bleibt es
Kein Testzeitraum, keine Upgrade-Werbung in der Datei.
Die Feiertage stimmen
Die 9 bundesweiten Termine 2026 und 2027 sind eingebaut, Ihr Bundesland tragen Sie einmal nach.
Sie kürzt automatisch anteilig
Ein- und Austritte mitten im Jahr rechnet sie für Sie.
Sie läuft in Excel und Google Sheets
Eine Datei, zwei Zuhause. Gleiche Formeln. Gleiche Dropdowns.
Die Formeln sind lesbar
Sie wollen wissen, wie eine Zahl entsteht? Klicken Sie auf die Zelle. Keine versteckten Makros.
Sie übersteht kleine Teams
Gebaut für bis zu etwa 30 Beschäftigte. Danach wird sie unübersichtlich.
Was diese Vorlage nicht kann
Der ehrliche Abschnitt. Jede Urlaubstabelle, auch unsere, läuft irgendwann gegen dieselbe Wand. Wer vorher weiß, wo die Wand steht, erspart sich eine Menge Schmerzen.
Zwei gleichzeitige Bearbeiter machen sie kaputt
Excel kann nur begrenzt gemeinsam bearbeiten; Sheets ist besser, aber Überschreib-Rennen gibt es auch dort. Aus der Datei wird „der letzte Speicherstand gewinnt“, und das ist etwas anderes als eine verlässliche Aufzeichnung.
Keine Anträge vom Handy
Ihre Leute können Urlaub nicht wie in einer App vom Telefon aus beantragen. Sie müssen jemandem schreiben und warten.
Kein Genehmigungsablauf
„Genehmigt“ ist nur ein Wort in einer Zelle. Es gibt kein Protokoll, wer was wann genehmigt hat und wie der Antrag vorher aussah.
Berechtigungen sind alles oder nichts
Entweder Sie teilen die ganze Datei oder gar nicht. Ein „Anna sieht ihren Saldo, aber nicht die Daten der anderen“ existiert nicht.
Der Jahreswechsel ist Handarbeit
Datei kopieren, umbenennen, Abwesenheiten leeren, Überträge übernehmen, Jahr umstellen. Leicht zu vergessen, leicht zu vermasseln.
Keine Benachrichtigungen, keine Erinnerungen
Niemand erfährt automatisch, dass ein Antrag eingegangen ist, genehmigt wurde oder mit dem Urlaub einer Kollegin kollidiert.
Der Anspruch ist eine Momentaufnahme
Die Tabelle zeigt den Anspruch fürs ganze Urlaubsjahr. Sie schreibt nicht wie § 5 BUrlG pro vollem Monat ein Zwölftel gut · das zählt, wenn jemand kurz nach dem Einstieg wieder geht.
Woran Sie merken, dass es Zeit für den nächsten Schritt ist
Wir machen daraus keinen Verkaufsvortrag, aber die Grenzen der Tabellen-Erfassung sind offensichtlich. Nach unserer Erfahrung passieren ab ungefähr vier Leuten im Team diese Dinge:
- Es gibt Missverständnisse der Sorte „ich dachte, das wäre genehmigt“.
- Die Eigentümerin der Datei ist im Urlaub und niemand sonst findet sie.
- Zwei Leute bearbeiten die Datei am selben Nachmittag und die Änderungen von einem verschwinden.
- Sie haben 15 bis 20 Beschäftigte überschritten und die Zeilen lassen sich kaum noch überblicken.
- Mehrere Führungskräfte genehmigen Urlaub und es gibt keinen Weg, sie synchron zu halten.
- Der Jahreswechsel hat einen halben Tag gedauert und danach fanden Sie trotzdem drei Fehler.
- Sie möchten, dass Ihre Leute ihren Saldo selbst sehen, ohne zu fragen.
- Sie denken langsam über Freizeitausgleich, Stundenkonten oder Schichtmodelle nach.
Wenn Sie sich in einem der Punkte wiedererkennen und die kostenlose Datei gegen eine richtige Urlaubsverwaltung abwägen, probieren Sie Book Time Off einfach kostenlos aus. Keine Karte nötig, in ein paar Minuten eingerichtet, es gibt also wirklich nichts zu verlieren.
→ Kostenlos testenQuellen
| Was | Wo |
|---|---|
| Mindesturlaub, Wartezeit, Zwölftelung und Übertragung (BUrlG §§ 3 bis 5, 7) | Bundesurlaubsgesetz · gesetze-im-internet.de · Überprüft im Juli 2026 |
| Informationen des BMAS zum Urlaubsrecht | bmas.de · Überprüft im Juli 2026 |
| Gesetzliche Feiertage der Länder (Übersicht des BMI) | bmi.bund.de · Überprüft im Juli 2026 |