Setzen Sie eine Frist für Weihnachtsurlaub (bei uns hat sich Ende Oktober bewährt), legen Sie fest, wie viele an einem Tag gleichzeitig fehlen dürfen, und vergeben Sie die Tage nach Eingang bis zu dieser Grenze, mit Rücksicht auf soziale Gesichtspunkte. Alles in eine Mail. Betriebsferien zwischen den Jahren dürfen Sie aus dringenden betrieblichen Gründen anordnen, mit Betriebsrat nur gemeinsam mit ihm. Und weisen Sie schriftlich auf den Resturlaub hin, sonst verfällt er nicht.
Bis wann sollten Urlaubswünsche für Weihnachten da sein?
Früher, als es sich natürlich anfühlt. Wir verschicken unsere Weihnachtsmail in der ersten Oktoberwoche und setzen die Frist auf Ende Oktober. So haben alle ein paar Wochen, um mit der Familie zu planen, und Sie haben im November Zeit, Überschneidungen zu klären.
Was vor der Frist kommt, läuft ganz normal. Was danach kommt, geht auch, wenn noch Platz ist, aber es drängelt sich nicht vor. Dieser eine Satz beendet Mitte Dezember die Diskussion „aber ich hab die Woche doch immer frei“.
Dieses Jahr ist die Lage einfach: Weihnachten liegt auf Freitag und Samstag, Neujahr auf einem Freitag. Alle wollen den 28. bis 31. Dezember. Besser, Sie wissen das im Oktober als am 20. Dezember. Alle Termine stehen in unserem Artikel Weihnachten 2026: Feiertage, Heiligabend und Silvester.
Wie viele dürfen gleichzeitig Urlaub haben?
Entscheiden Sie das, bevor der erste Antrag kommt, nicht danach. Gehen Sie Team für Team durch: Wie viele Leute brauche ich mindestens, damit am 29. Dezember der Laden läuft? Der Rest darf weg.
Bei uns haben schon drei Leute innerhalb von etwa einer Woche dieselben Tage zwischen den Jahren beantragt. Alle drei konnten wir nicht gehen lassen. Das Gespräch mit der Person, die leer ausging, war unangenehm, vor allem, weil es keine Regel gab und es so aussah, als hätten wir Lieblinge. Seit die Regel vorher für alle klar ist, gibt es diese Gespräche praktisch nicht mehr.
In einem Fünferteam sind „zwei gleichzeitig“ meistens genau richtig. Macht eine Aufgabe nur eine einzige Person (zum Beispiel die Lohnabrechnung), geht es nicht um die Zahl, sondern um die Vertretung: Wer erledigt das Dringende, wenn sie weg ist?
In Book Time Off legen Sie pro Abteilung eine Höchstzahl gleichzeitig Abwesender fest. Ist ein Tag voll, kann der nächste Antrag gar nicht erst gestellt werden, und Sie müssen nie „sorry, jemand war schneller“ sagen. In Ausnahmefällen kann ein Admin die Grenze trotzdem überschreiten. Wer zuerst kommt, mahlt zuerst, ohne dass jemand eine Excel-Liste pflegt.
→ Kostenlos testenBetriebsferien zwischen den Jahren: was Sie dürfen
Ja, Sie dürfen den Betrieb zwischen den Jahren schließen und dafür Urlaub verplanen, wenn dringende betriebliche Gründe dafür sprechen, etwa weil Ihre Kunden ohnehin zu haben oder kaum Arbeit da ist. Gibt es bei Ihnen einen Betriebsrat, entscheiden Sie das nicht allein: Bei Urlaubsgrundsätzen und dem Urlaubsplan hat er ein Mitbestimmungsrecht.
Wichtig ist der Zeitpunkt. Kündigen Sie Betriebsferien so früh wie möglich an, am besten zu Jahresbeginn, damit alle ihren Urlaub darum herum planen können. Und haben Mitarbeitende nicht mehr genug Urlaub für die geschlossenen Tage, dürfen Sie nicht einfach Minusurlaub verbuchen. Dann müssen Sie in der Regel trotzdem den Lohn zahlen, es sei denn, Sie vereinbaren etwas anderes, etwa einen Vorgriff auf den Urlaub des nächsten Jahres.
| Wenn Sie schließen | Feiertage darin | Urlaubstage pro Person |
|---|---|---|
| 24.12. bis 3.1. | 25. und 26. Dezember, 1. Januar | 5 (24. und 28. bis 31. Dezember) |
| 24.12. bis 3.1., Heiligabend und Silvester halbe Tage | 25. und 26. Dezember, 1. Januar | 4 |
| 24.12. bis 6.1. (BW, BY, ST) | dazu 6. Januar | 7 (dazu 4. und 5. Januar) |
Sagen Sie Ihren Leuten so früh wie möglich, wie viele Tage sie zurückhalten sollen. Bei uns hat schon jemand im Dezember gemerkt, dass er übers Jahr mehr Urlaub genommen hatte als gedacht, und für die Schließtage nichts mehr übrig war. Das freut niemanden. Die Lösung war keine strengere Regel, sondern dass alle schon im Herbst wussten, wie viele Tage sie aufheben müssen.
Wer bekommt frei, wenn alle wollen?
In Deutschland gibt das Gesetz selbst eine Richtung vor: Urlaubswünsche sind zu berücksichtigen, es sei denn, dringende betriebliche Gründe oder Wünsche von Kolleginnen und Kollegen, die aus sozialen Gesichtspunkten Vorrang verdienen, stehen dagegen. Schulpflichtige Kinder, wer letztes Jahr arbeiten musste, wer seinen Urlaub schon länger geplant hat, das alles darf und soll eine Rolle spielen.
Wir machen es so: grundsätzlich nach Eingang bis zur Grenze, und wenn zwei Wünsche gleichzeitig kommen, hat Vorrang, wer letztes Weihnachten gearbeitet hat. Soziale Gründe schauen wir uns im Einzelfall an. Was wir vermeiden würden, ist eine Dauerregel „Eltern immer zuerst“. Dann arbeiten die Kinderlosen jedes Jahr, und genau solche Regeln enden im Streit.
Resturlaub zum Jahresende: der Hinweis, der Ihnen Ärger erspart
Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung ins nächste Jahr gibt es nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen, und dann muss der Urlaub bis zum 31. März genommen werden. Aber: Er verfällt nur, wenn Sie Ihre Leute rechtzeitig aufgefordert haben, den Urlaub zu nehmen, und klar auf den drohenden Verfall hingewiesen haben. Ohne diesen Hinweis bleibt der Anspruch bestehen.
Die gute Nachricht: Ihre Weihnachtsmail im Oktober ist der perfekte Ort dafür. Schauen Sie sich die Resturlaube an, schreiben Sie allen ihre Zahl und einen Satz zum Verfall, und schon ist die Pflicht erledigt. Mehr dazu in unserem Artikel Resturlaub übertragen.
Book Time Off zeigt auf einen Blick, wie viele Urlaubstage jede Person genommen hat und wie viele noch übrig sind. So sehen Sie früh, wer auf einem Berg Resturlaub sitzt. Sie können eine Übertragungsgrenze und optional eine Frist festlegen, etwa den 31. März: Übertragene Tage, die bis dahin nicht genommen sind, verfallen automatisch, und das wird festgehalten. Den Urlaub nimmt es leider niemandem ab. Aber im Dezember ist niemand überrascht.
→ Kostenlos testenUrlaub genehmigen ohne Zettelwirtschaft
Egal womit Sie arbeiten, eine Regel gilt: Alle Anträge landen an einem Ort. Nicht auf dem Zettel, nicht per WhatsApp, nicht im Flur zwischen Tür und Angel. Bei uns kam mal ein Urlaubsantrag auf einem Post-it, wurde im Vorbeigehen abgenickt und dann komplett vergessen. Gemerkt haben wir es erst, als zwei Leute am selben Tag weg waren.
Für ein kleines Team reicht ein gemeinsamer Kalender, wenn Sie konsequent sind. Wenn Sie Anträge schriftlich wollen, nehmen Sie unser Urlaubsantrag-Formular.
In Book Time Off beantragt Ihr Team Urlaub vom Handy, und Sie bekommen eine E-Mail mit den Buttons Genehmigen und Ablehnen. Ein Klick, fertig, ganz ohne Login. Bleibt ein Antrag liegen, kommt am nächsten Arbeitstag eine Erinnerung und ein paar Tage später eine letzte, damit im Vorweihnachtsstress nichts untergeht. Alle sehen die Entscheidung sofort, und der Kalender aktualisiert sich selbst.
→ Kostenlos testenDie Mail an Ihr Team (zum Kopieren)
Schicken Sie sie in der ersten Oktoberwoche. Passen Sie die Teile in eckigen Klammern an.
Hallo zusammen,
hier unser Plan für Weihnachten, damit niemand raten muss.
Wir haben [vom 24. Dezember bis 3. Januar] geschlossen und sind [am Montag, 4. Januar] wieder da. Die Feiertage gehen natürlich nicht vom Urlaub ab. Für die übrigen Tage ([24. und 28. bis 31. Dezember]) haltet bitte [5] Urlaubstage zurück. Wenn das für euch ein Problem ist, sprecht mich bitte bis [30. Oktober] an.
Wer im Dezember zusätzlich frei haben möchte: Anträge bitte bis [30. Oktober]. Pro Team können [zwei] gleichzeitig weg sein, wer zuerst beantragt, bekommt die Tage.
Euer Resturlaub für 2026: [X Tage]. Bitte nehmt ihn bis zum 31. Dezember. Urlaub, der nicht genommen und nicht ausnahmsweise übertragen wird, verfällt.
Im Notfall: [Name], [Nummer].
[Ihr Name]
Duzen oder Siezen passen Sie natürlich an Ihren Betrieb an.
Was das Gesetz sagt, falls Sie es brauchen
Um Weihnachten zu organisieren, brauchen Sie das nicht. Aber falls jemand fragt, steht es tatsächlich so im Gesetz.
- Urlaubswünsche sind zu berücksichtigen, außer dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, stehen entgegen (§ 7 Abs. 1 BUrlG).
- Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung ist nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen zulässig, dann bis zum 31. März (§ 7 Abs. 3 BUrlG).
- Verfall nur nach Hinweis: Der Urlaub erlischt nur, wenn der Arbeitgeber zur Urlaubnahme aufgefordert und rechtzeitig auf den Verfall hingewiesen hat (BAG, 9 AZR 541/15).
- Betriebsrat: Bei allgemeinen Urlaubsgrundsätzen und dem Urlaubsplan hat er ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG).
- Kein Urlaub mehr übrig? Wer seine Arbeit anbietet, aber wegen der Schließung nicht arbeiten kann, behält in der Regel den Lohnanspruch (§ 615 BGB).
Quellen
| gesetze-im-internet.de | Bundesurlaubsgesetz § 7 · Urlaubswünsche, Übertragung, 31. März. Geprüft Oktober 2026. |
| Bundesarbeitsgericht | Urteil 9 AZR 541/15 · Hinweispflicht vor dem Verfall. Geprüft Oktober 2026. |
| gesetze-im-internet.de | Betriebsverfassungsgesetz § 87 · Mitbestimmung beim Urlaub. Geprüft Oktober 2026. |
| gesetze-im-internet.de | BGB § 615 · Annahmeverzug. Geprüft Oktober 2026. |
Häufige Fragen
Das sind praktische, allgemeine Informationen für Arbeitgeber in Deutschland. Prüfen Sie immer auch Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarungen. Bei einem echten Streitfall hilft eine Fachanwältin oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.