Většina tabulek na evidenci dovolené zdarma je buď tak jednoduchá, že nestačí rostoucímu týmu, nebo tak složitá, že se s ní nedá pracovat. Tahle má spolehlivé vzorce, které se nerozbijí, a zvládá přesně ty věci, na kterých vaše současná rozbitá tabulka nejspíš pohořela.
Co v tabulce najdete
Listů je sedm, v tomhle pořadí:
| Návod | Jak soubor funguje a v jakém pořadí ho vyplnit. |
| 1. Nastavení | Název firmy, rok pro dovolenou, svátky, výchozí nárok. |
| 2. Zaměstnanci | Jeden řádek na osobu. Krácený nárok se počítá sám. |
| 3. Evidence volna | Jeden řádek na každé volno. Dny se počítají samy. |
| 4. Přehled | Souhrn po osobách s ukazatelem čerpání. |
| 5. Roční kalendář | Celý rok v jedné mřížce: řádky jsou lidé, sloupce týdny. |
| Svátky | Termíny 2026 a 2027 pro celé Česko. Promítají se do každého výpočtu dnů. |
Všechny vzorce jsou nastavené za vás: změníte datum na listu Nastavení a nároky, vyčerpané dny i kalendář se přepočítají. Přidáte řádek do Evidence volna a Přehled se změní. Nejsou tu žádné vychytávky, kterým by běžný uživatel tabulek nerozuměl, žádná makra, skripty ani doplňky (taky si nejsme úplně jistí, co přesně dělají!?).
Když je buňka žlutá, můžete ji měnit. Když je modrá, nechte ji být, počítá výsledek za vás. Držíme se toho v celém souboru, aby si nikdo omylem nerozbil vzorce a všechno se nesesypalo!
Jestli se chcete tabulkám, konfliktům verzí a rozbitým vzorcům vyhnout úplně, založte si zkušební účet Book Time Off zdarma. Platební kartu nepotřebujete a za 5 minut máte hotovo.
→ Vyzkoušet zdarmaNastavení v 5 krocích
Počítejte s 10 minutami pro malý tým. Pět na kroky níže, pět na přidání lidí.
Nastavte rok pro dovolenou
Na listu 1. Nastavení zadejte začátek roku pro dovolenou. Konec se dopočítá sám (o 12 měsíců později minus jeden den). V Česku je to jednoduché: zákonná dovolená se počítá za kalendářní rok, takže nechte 1. ledna. Proč se na to nevyplatí vymýšlet chytristiky, probereme níže.
List Nastavení · sekce roku pro dovolenou, vstupní buňka zvýrazněná.
Zkontrolujte svátky
Česko má v roce 2026 celkem 13 svátků a jeden celostátní seznam pro všechny, takže tu žádný region nevybíráte. Jen pozor: 5. červenec padne na neděli a 26. prosinec na sobotu, a náhradní volno za svátek o víkendu v Česku neexistuje, prostě propadnou. Všechny termíny pro roky 2026 a 2027 jsou nahrané na listu Svátky a automaticky se promítají do každého vzorce v souboru.
Pokud máte část lidí v Praze a část třeba v Bratislavě, řídí se každý svátky své země. Nejjednodušší řešení v tabulce je vést dva soubory, jeden pro každou zemi. Mimochodem, máme i britskou verzi téhle tabulky.
Nastavte výchozí roční nárok
Výchozí hodnota je 20 dní, tedy zákonné minimum (4 týdny pro člověka s pětidenním týdnem), bez svátků, ty jsou vždycky navrch. Jestli patříte k firmám s pětitýdenní dovolenou, přepište na 25, pátý týden je nejčastější benefit. Na dalším listu jde nárok upravit každému zvlášť.
Přidejte svůj tým
Přejděte na list 2. Zaměstnanci. Každý člověk má jeden řádek. Žluté sloupce vyplňujete vy: jméno, datum nástupu, datum odchodu (pokud existuje), dny v týdnu, nárok a případný převod z loňska. Sloupce vpravo se spočítají samy.
Všimněte si, že Eliška nastoupila v únoru, takže má nárok (17,5) krácený. Ema v září odchází, takže její (18,7) je krácený taky.
Zapište první volno
Přejděte na list 3. Evidence volna. Vyberte zaměstnance z rozbalovacího seznamu, zvolte typ volna, zadejte datum od a do a nastavte stav. Sloupec Dny spočítá pracovní dny volna (po až pá) bez českých svátků.
Sloupec Dny na řádku 5 vrací 4 · úterý až pátek po Velikonočním pondělí (to je svátek a nepočítá se). A prosincová žádost na řádku 10? Přes Vánoce vyjde 8 kalendářních dní jen na 4 dny dovolené.
Nemoc, neplacené volno ani „jiné“ typy nesnižují roční nárok na dovolenou. Do Přehledu se počítají jen záznamy typu Dovolená. Stejnou evidencí tak podchytíte úplně všechno.
Otevření v Google Tabulkách
Stejný soubor a zabere to dvě minuty.
- Uložte soubor .xlsx do počítače.
- Jděte na drive.google.com a nahrajte ho (nebo přetáhněte do složky).
- Klikněte na nahraný soubor pravým tlačítkem → Otevřít v aplikaci → Tabulky Google.
- Google Tabulky soubor převedou. Všechny vzorce, rozbalovací seznamy i podmíněné formátování převod přežijí.
Po převodu soubor žije na Disku a můžete ho sdílet s týmem jako kteroukoli jinou tabulku. Barvy zůstanou. Rozbalovací seznamy zůstanou. Vzorec na svátky zůstane.
Google Tabulky mají stejný principiální limit jako Excel: kdo může upravovat, může upravit cokoli. Režim „každý vidí jen svoji dovolenou“ po řádcích neexistuje. Jestli je tohle pro vás důležité, stojí za úvahu online evidence dovolené jako Book Time Off.
Jak zvládnout záludnosti
Pravidlo 4 týdnů (a počítání v hodinách)
Zákonná placená dovolená v Česku jsou 4 týdny za kalendářní rok pro téměř všechny zaměstnance (§ 213 zákoníku práce). A od roku 2021 se nárok počítá v hodinách: týdenní úvazek krát počet týdnů dovolené. Stát a veřejný sektor mají ze zákona 5 týdnů; v soukromém sektoru je pátý týden nejčastější benefit.
Hodiny zní zvláštně, ale mají jednu velkou výhodu: zkrácené úvazky vycházejí spravedlivě samy od sebe. V tabulce nicméně pracujete se dny, tak si hodiny na dny jednou přepočítejte a dál už jen zapisujete.
Zkrácené úvazky
Stejný vzorec, jen s menším týdenním úvazkem. Hodinové počítání to vyřeší samo.
Tomáš: 3 dny v týdnu (po, út, st)
Tomáš pracuje 3 dny v týdnu po 8 hodinách.
- Týdenní úvazek:
- 3 × 8 = 24 hodin
- Nárok v hodinách:
- 4 × 24 = 96 hodin
- Ve dnech (8hodinových):
- 96 / 8 = 12 dní
- Dovolená k čerpání:
- 12 dní
V tabulce nastavte Tomášovi Roční nárok (dny) na 12. Sloupec Dny v Evidenci volna pak počítá jen pracovní dny, které si opravdu vybere.
Nástupy v průběhu roku
Tabulka krátí nárok automaticky. Zákon přesně vzato přiznává 1/52 ročního nároku za každý celý odpracovaný týden (§ 212); tabulka to zjednodušuje poměrem dnů v roce, což u běžných rozvrhů vyjde prakticky nastejno.
Eliška: nastupuje 15. února 2026
Eliška nastupuje 15. února do roku běžícího od ledna do prosince. Za celý rok by měla nárok 20 dní.
- Dny od nástupu do konce roku:
- 15. 2. 2026 → 31. 12. 2026 = 320 dní
- Dní v celém roce:
- 365
- Poměr:
- 320 / 365 = 0,877
- Letošní nárok:
- 20 × 0,877 ≈ 17,5 dne
Odchody v průběhu roku
Stejný vzorec obráceně. Poměr se počítá z doby, po kterou zaměstnání v daném roce trvá, ne z celého roku.
Ema: odchází 30. září 2026
Ema nastoupila v roce 2020 a odchází 30. září. Její roční nárok je 25 dní.
- Dny zaměstnání v letošním roce:
- 1. 1. 2026 → 30. 9. 2026 = 273 dní
- Poměr:
- 273 / 365 = 0,748
- Letošní nárok:
- 25 × 0,748 ≈ 18,7 dne
Nevyčerpanou dovolenou musíte Emě při skončení pracovního poměru proplatit, to ukládá § 222 zákoníku práce (a proplatit ji jde jen při skončení, v průběhu roku ne). Kdyby naopak přečerpala, může jí zaměstnavatel podle § 147 odst. 1 písm. e) srazit přeplacenou náhradu z poslední výplaty i bez jejího souhlasu.
Převod do dalšího roku (a kdo dovolenou vlastně plánuje)
Jedna poctivá česká zvláštnost na úvod: čerpání dovolené podle zákoníku práce formálně určuje zaměstnavatel písemným rozvrhem a termín musí oznámit alespoň 14 dní předem (§ 217). V praxi to ve většině firem běží obráceně, lidé žádají a šéf schvaluje, ale je dobré vědět, že poslední slovo máte ze zákona vy.
Dovolená se má vyčerpat v kalendářním roce, ve kterém vznikla. Když to nevyjde kvůli překážkám v práci nebo naléhavým provozním důvodům, převádí se automaticky. O převod části nad 4 týdny může zaměstnanec navíc písemně požádat sám. A pozor na 30. červen: pokud převedenou dovolenou do té doby nenaplánujete, může si termín určit zaměstnanec sám, stačí vám ho oznámit 14 dní předem (§ 218). Tabulka má sloupec Převod z loňska, který se prostě přičte k letošnímu nároku, ale jen lidem, kteří byli zaměstnaní už na začátku roku.
Svátky
List Svátky má předvyplněný každý český svátek pro roky 2026 a 2027 podle zákona č. 245/2000 Sb. Státních svátků je přesně vzato jen 7 a dalších 6 jsou „ostatní svátky“, ale volno je při všech 13, takže jim tady říkáme prostě svátky.
Konkrétně pro rok 2026:
- 13 svátků, od Nového roku po 2. svátek vánoční
- Dva z nich propadnou: 5. červenec padne na neděli a 26. prosinec na sobotu, a náhradní volno za svátek o víkendu v Česku neexistuje. Rok 2027 bude mít smůlu ještě větší, o víkendu skončí hned čtyři (1. květen, 8. květen, 25. i 26. prosinec)
Když zapíšete volno přes svátek, svátek se z počtu dnů automaticky vynechá, přesně jak říká § 219 zákoníku práce: svátek se do dovolené nezapočítává. Vezměte si úterý až pátek po Velikonočním pondělí a tabulka vrátí 4, ne 5. A kdyby někdo během dovolené onemocněl a doložil to neschopenkou, dovolená se přerušuje, jen to v tabulce musíte přepsat ručně.
Přesně na tohle je přechod na online evidenci dovolené. Book Time Off má české svátky vestavěné a nikdy je nikomu neodečítá z nároku, počítá vyčerpané i zbývající dny při každém schválení a hlídá limit převodu s datem, do kdy se musí vyčerpat. Žádné vzorce na údržbu.
→ Vyzkoušet zdarmaCo zvážit, když začínáte se zaměstnanci
Jestli evidujete dovolenou poprvé, tabulka je na start naprosto v pořádku. Tady je pár věcí, které vás zachrání před přestavbou za půl roku.
Rok pro dovolenou za vás vybral zákon
V Česku tuhle volbu na rozdíl od Británie řešit nemusíte: zákonná dovolená se počítá za kalendářní rok, tečka. Nárok, převody i termín 30. června se všechny odvíjejí od ledna do prosince. Občas někoho zláká varianta „každému běží rok od výročí nástupu“, u nadzákonných benefitů je technicky možná, ale zákonná čísla vám s ní nikdy nesednou. Nedělejte si to!
Kalendářní rok (leden až prosinec)
Pro: Je to rok samotného zákona, takže zákonné minimum, převody i termín 30. června sedí bez přepočítávání. A Vánoce jsou na konci, lidé zůstatky dočerpají.
Proti: Nápor prosincových žádostí.
Roky podle výročí nástupu
Pro: Působí fér, každý má svých 12 měsíců.
Proti: Zákonná čísla vám nikdy nesednou na kalendářní počty podle zákoníku. Každý má jiný konec roku, převody se nedají uhlídat a kontrola je noční můra.
Sepište si pravidla
Jedna strana A4 zpočátku stačí. Musí pokrýt základ: kolik dní dovolené, že rok běží s kalendářem, jak dopředu se žádá, co se stane s nevyčerpanými dny na konci roku, jak se řeší nemoc během dovolené a kdo volno schvaluje. Dobrým výchozím bodem je personalistická příručka MPSV, ať nezačínáte na zelené louce.
Určete jednoho správce
Tabulka s několika správci se změní v noční můru konfliktních kopií. Vyberte jednoho člověka, který zapisuje schválená volna, urguje čekající žádosti a na konci roku soubor překlápí. Jestli jich má být víc, použijte online evidenci jako Book Time Off.
Žádosti vždy stejnou cestou
Domluvte jeden kanál pro žádosti o volno (e-mail, zpráva ve firemním chatu, formulář) a držte se ho. Náhodné ústní žádosti u kávovaru jsou přesně to, co se ztrácí. I tady platí, že online nástroj jako Book Time Off má žádosti a schvalování na jednom místě.
Jednou za čtvrtletí se podívejte na Přehled
Jednou za kvartál mrkněte na list Přehled. Hledejte dvě věci:
- Lidé s příliš velkým zůstatkem. Když má někdo v říjnu ještě 18 dní, nevyčerpá je. Promluvte si s ním včas, ať nemusíte trapně zamítat žádost o celý prosinec! A pamatujte, rozvrh čerpání je ze zákona stejně na vás.
- Lidé v červených číslech. Přehled obarví buňku Zbývá červeně, když klesne pod nulu. Když to zachytíte včas, žádný nepříjemný rozhovor o dlužných dnech se konat nemusí.
Plánujte zástup, ne jen absenci
Roční kalendář slouží k včasnému odhalení kolizí. Když chtějí tři lidé ze stejného týmu poslední týden v srpnu, chcete to vědět v březnu, ne 20. srpna.
Co tahle tabulka umí dobře
Je zdarma a zdarma zůstane
Žádná zkušební doba, žádné výzvy k upgradu uvnitř souboru.
Svátky sedí
Termíny 2026 a 2027 jsou vestavěné, všech 13 českých svátků.
Krátí nárok automaticky
Nástupy i odchody v průběhu roku spočítá za vás.
Funguje v Excelu i Tabulkách
Jeden soubor, dva domovy. Stejné vzorce. Stejné seznamy.
Vzorce jsou čitelné
Chcete vědět, jak číslo vzniklo? Klikněte na buňku. Žádná skrytá makra.
Přežije malý tým
Stavěná zhruba do 30 zaměstnanců. Pak začne být nepřehledná.
Co tahle tabulka neumí
Poctivá sekce. Každá tabulková evidence dovolené, včetně té naší, jednou narazí na stejnou zeď. Když dopředu víte, kde ta zeď stojí, ušetříte si spoustu bolesti.
Dva lidé najednou ji rozbijí
Excel má omezenou souběžnou práci; Tabulky jsou lepší, ale přepisování změn hrozí i tam. Ze souboru se stane „vyhrává poslední uložení“, což není totéž co spolehlivá evidence.
Žádné žádosti z mobilu
Lidé si nepožádají o volno z telefonu jako v aplikaci. Musí někomu napsat a čekat.
Žádný schvalovací proces
„Schváleno“ je jen slovo v buňce. Neexistuje záznam, kdo co schválil, kdy a jak žádost vypadala předtím.
Oprávnění jsou všechno, nebo nic
Buď sdílíte celý soubor, nebo ne. Neexistuje „Jana vidí svůj zůstatek, ale ne údaje ostatních“.
Překlopení roku je ruční práce
Musíte soubor zkopírovat, přejmenovat, vymazat evidenci, převést zůstatky a posunout rok. Snadno se na to zapomene, snadno se to zvorá.
Žádná upozornění ani připomínky
Nikomu automaticky nepřijde zpráva, že žádost dorazila, byla schválená nebo koliduje s volnem kolegy.
Nárok je snímek, ne živé číslo
Tabulka ukazuje nárok za celý rok. Nepřipisuje 1/52 za každý odpracovaný týden jako zákon, což hraje roli, když nováček brzy po nástupu zase odejde.
Kdy poznáte, že je čas jít dál
Nebudeme z toho dělat prodejní přednášku, ale limity tabulkové evidence jsou zjevné. Podle našich zkušeností se od zhruba čtyř lidí v týmu začnou dít tyhle věci:
- Objeví se nedorozumění typu „myslel jsem, že to mám schválené“.
- Správce souboru je na dovolené a nikdo jiný soubor nenajde.
- Dva lidé upraví stejný soubor v jedno odpoledne a změny jednoho z nich zmizí.
- Přerostli jste 15 až 20 zaměstnanců a řádky se přestávají dát číst.
- Volno schvaluje víc manažerů a není jak je udržet ve shodě.
- Překlopení roku zabralo půl dne a stejně jste pak našli tři chyby.
- Chcete, aby si lidé viděli zůstatek sami, bez ptaní.
- Začali jste přemýšlet o náhradním volnu, hodinových úvazcích nebo směnách.
Jestli jste se v něčem z toho poznali a zvažujete soubor zdarma proti softwaru na evidenci dovolené, vyzkoušejte Book Time Off zdarma. Platební kartu nepotřebujete a za pár minut jste nastavení, takže opravdu není co ztratit.
→ Vyzkoušet zdarmaA jestli chcete celý příběh o tom, jak vypadá bod zlomu (i se screenshoty alternativy), přečtěte si jak sledovat dovolenou bez tabulek.
Zdroje
| Co | Kde |
|---|---|
| Dovolená v zákoníku práce (§ 211 až 223) | Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce · Ověřeno v červenci 2026 |
| Personalistická příručka MPSV k dovolené | ppropo.mpsv.cz · Ověřeno v červenci 2026 |
| Svátky (7 státních a 6 ostatních) | Zákon č. 245/2000 Sb. · Ověřeno v červenci 2026 |
| Svátky v České republice (přehled MPSV) | mpsv.gov.cz · Ověřeno v červenci 2026 |