Die meisten kostenlosen Ferienplaner-Vorlagen sind entweder zu simpel für ein wachsendes Team oder so kompliziert, dass niemand damit arbeiten will. Diese hier hat zuverlässige Formeln, die nicht kaputtgehen, und kann genau die Dinge, an denen Ihre bisherige Tabelle vermutlich gescheitert ist. Ein Wort vorweg: Ferien (französisch vacances, italienisch vacanze) meint hier den bezahlten Jahresurlaub, geregelt im Obligationenrecht.
Was in der Vorlage steckt
Sieben Blätter, in dieser Reihenfolge:
| Anleitung | Wie die Datei funktioniert und in welcher Reihenfolge Sie sie ausfüllen. |
| 1. Einrichtung | Firmenname, Ferienjahr, Feiertage, Standard-Ferienanspruch. |
| 2. Mitarbeiter | Eine Zeile pro Person. Der anteilige Anspruch berechnet sich selbst. |
| 3. Abwesenheiten | Eine Zeile pro Eintrag. Die Tage zählen sich selbst. |
| 4. Übersicht | Zusammenfassung pro Person mit Verbrauchsbalken. |
| 5. Jahreskalender | Das ganze Jahr in einem Raster: Zeilen sind Personen, Spalten Wochen. |
| Feiertage | Der 1. August und die üblichen Tage für 2026 und 2027, plus Zeilen für Ihre kantonalen Feiertage. |
Alle Formeln sind fertig eingerichtet: Ändern Sie ein Datum auf dem Blatt Einrichtung, rechnen sich Ansprüche, genommene Tage und der Kalender neu. Fügen Sie eine Zeile bei den Abwesenheiten hinzu, ändert sich die Übersicht. Es gibt keine komplizierten Extras, denen normale Tabellen-Nutzer nicht folgen könnten, also keine Makros, Skripte oder Add-ons (wir sind auch nicht ganz sicher, was die eigentlich tun!?).
Wenn eine Zelle gelb ist, dürfen Sie sie ändern. Wenn sie blau ist, lassen Sie sie in Ruhe, sie rechnet das Ergebnis für Sie aus. Das zieht sich durch die ganze Datei, damit niemand aus Versehen die Formeln zerlegt und alles zusammenbricht!
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Legen Sie das Ferienjahr fest
Tragen Sie auf dem Blatt 1. Einrichtung den Beginn des Ferienjahres ein. Das Ende berechnet sich von selbst (12 Monate später minus ein Tag). Das Ferienjahr ist in der Schweiz nicht gesetzlich festgelegt, der Arbeitgeber legt es fest, und in der Praxis ist es meist das Kalenderjahr. Genau so rechnet auch diese Vorlage: Kalenderjahr 2026. Was das für Sie heisst, klären wir weiter unten.
Das Blatt Einrichtung · Abschnitt Ferienjahr, die Eingabezelle ist markiert.
Prüfen Sie die Feiertage (hier gibt es wirklich etwas zu tun)
Und jetzt der grosse Schweizer Sonderfall: Feiertage sind hier fast durchwegs kantonal geregelt, nicht landesweit. Wirklich für die ganze Schweiz gilt nur ein einziger Tag, der 1. August (Bundesfeier, auch Nationalfeiertag). Jeder der 26 Kantone stellt seine eigene Liste zusammen, meist irgendwo zwischen 7 und 15 Tagen (französisch jours fériés cantonaux, italienisch giorni festivi cantonali). Nur Neujahr, Auffahrt und Weihnachten werden fast überall gefeiert, und selbst die werden formal kantonal in Kraft gesetzt. Auf dem Blatt Feiertage sind der 1. August und dieser fast überall gültige Satz deshalb schon eingetragen, und darunter warten ein paar gelbe Zeilen „Kantonaler Feiertag · Datum eintragen“, in die Sie die Tage Ihres Kantons setzen. Alles fliesst dann automatisch in jede Formel der Datei ein.
Massgeblich ist Ihr Kanton, teils sogar die Gemeinde. Das Arbeitsgesetz erlaubt den Kantonen, bis zu acht Feiertage den Sonntagen gleichzustellen (Art. 20a ArG), und der 1. August kommt als einziger Bundesfeiertag obendrauf. Tragen Sie die Tage Ihres Kantons in die gelben Zeilen ein, dann stimmen die Berechnungen. Ein Kalender, der eine einheitliche „Schweizer Liste“ behauptet, vereinfacht zu stark.
Setzen Sie den Standard-Ferienanspruch
Voreingestellt sind 20 Tage, das gesetzliche Minimum bei einer 5-Tage-Woche, also 4 Wochen Ferien (Art. 329a OR), ohne Feiertage, die kommen immer obendrauf. Wer noch keine 20 Jahre alt ist, hat Anspruch auf 5 Wochen, also 25 Tage, bis zu dem Jahr, in dem er 20 wird; für Lernende läuft es über dieselbe Unter-20-Regel und die Lehrlingsbestimmungen auf 5 Wochen hinaus. Viele Betriebe gewähren ohnehin 5 Wochen, teils 6. Auf dem nächsten Blatt können Sie den Wert pro Person überschreiben.
Tragen Sie Ihr Team ein
Weiter zum Blatt 2. Mitarbeiter. Jede Person bekommt eine Zeile. Die gelben Spalten füllen Sie aus: Name, Eintrittsdatum, Austrittsdatum (falls es eins gibt), Tage pro Woche, Ferienanspruch und ein eventueller Übertrag. Die Spalten rechts berechnen sich selbst.
Elena ist im Februar eingestiegen, ihr Anspruch (17,5) ist deshalb anteilig gekürzt. Emma geht Ende September, ihrer (15,0) ebenfalls.
Erfassen Sie den ersten Eintrag
Weiter zum Blatt 3. Abwesenheiten. Person aus dem Dropdown wählen, Art auswählen, Start- und Enddatum eintragen, Status setzen. Die Spalte Tage zählt die freien Arbeitstage (Mo bis Fr) ohne die Feiertage aus Ihrer Liste.
Die Spalte Tage in Zeile 5 ergibt 4 · Dienstag bis Freitag direkt nach Ostermontag. Der Montag selbst zählt nicht mit, er ist in den meisten Kantonen Feiertag.
Krankheit, unbezahlte Tage und „Sonstiges“ reduzieren den Ferienanspruch nicht. Nur Einträge der Art Ferien zählen in die Übersicht. Sie können also alles in derselben Liste erfassen.
In Google Sheets öffnen
Gleiche Datei, dauert zwei Minuten.
- Speichern Sie die .xlsx-Datei auf Ihrem Computer.
- Gehen Sie auf drive.google.com und laden Sie die Datei hoch (oder ziehen Sie sie in einen Ordner).
- Rechtsklick auf die hochgeladene Datei → Öffnen mit → Google Tabellen.
- Google Sheets wandelt die Datei um. Alle Formeln, Dropdowns und die bedingte Formatierung kommen mit.
Danach lebt die Datei in Drive und Sie teilen sie mit dem Team wie jede andere Tabelle. Die Farben bleiben. Die Dropdowns bleiben. Die Feiertagsformel bleibt.
Google Sheets hat dieselbe grundsätzliche Grenze wie Excel: Wer bearbeiten darf, darf alles bearbeiten. Einen Modus „jede Person sieht nur die eigenen Ferien“ auf Zeilenebene gibt es nicht. Wenn Ihnen das wichtig ist, lohnt sich der Blick auf einen Online-Ferienplaner wie Book Time Off.
Die kniffligen Fälle
Die 4-Wochen-Regel (und was sie wirklich heisst)
Der gesetzliche Mindestanspruch auf Ferien in der Schweiz beträgt 4 Wochen pro Jahr für alle Arbeitnehmenden ab 20 Jahren, geregelt im Obligationenrecht, OR (französisch Code des obligations, CO), Art. 329a. Bei einer 5-Tage-Woche sind das 20 Arbeitstage. Wer noch nicht 20 ist, hat Anspruch auf 5 Wochen, also 25 Tage, und zwar bis zu dem Jahr, in dem er das 20. Altersjahr vollendet; für Lernende läuft es über dieselbe Unter-20-Regel und die Lehrlingsbestimmungen ebenfalls auf 5 Wochen hinaus. Nennen Sie die Zahl am besten immer mit ihrer Einheit, also „4 Wochen“ statt „20 Tage“, weil die Tageszahl von der Länge der Arbeitswoche abhängt.
Das ist ein Minimum, kein Maximum. Viele Arbeitgeber gewähren per Vertrag oder Gesamtarbeitsvertrag (GAV) 5 oder 6 Wochen. Und mindestens 2 Wochen müssen am Stück bezogen werden (Art. 329c OR), damit aus Erholung auch wirklich Erholung wird.
Teilzeitkräfte
Dieselbe Logik, gerechnet über die 4 Wochen: Arbeitstage pro Woche mal 4.
Tobias: 3 Tage pro Woche (Mo, Di, Mi)
Tobias arbeitet 3 Tage pro Woche.
- Gesetzliches Minimum:
- 4 Wochen × 3 Tage = 12 Arbeitstage
- Sein Vertrag gewährt:
- 13 Tage (eine Spur über dem Minimum)
- In die Tabelle eintragen:
- 13 Tage
Setzen Sie die Jahresferien von Tobias in der Tabelle auf 13. Die Spalte Tage bei den Abwesenheiten zählt ohnehin nur die Arbeitstage, die er wirklich freinimmt.
Unterjährige Eintritte
Die Tabelle kürzt automatisch. Die Formel nimmt den vollen Jahresanspruch mal den Anteil des Ferienjahres, in dem die Person beschäftigt ist. Eine Wartefrist gibt es in der Schweiz nicht, der Ferienanspruch entsteht ab dem ersten Arbeitstag.
Elena: Einstieg am 15. Februar 2026
Elena fängt am 15. Februar an, die Tabelle rechnet von Januar bis Dezember. Ihr voller Jahresanspruch wäre 20 Tage.
- Tage vom Einstieg bis Jahresende:
- 15.02.2026 → 31.12.2026 = 320 Tage
- Tage im ganzen Ferienjahr:
- 365
- Anteil:
- 320 / 365 = 0,877
- Anspruch dieses Jahr:
- 20 × 0,877 ≈ 17,5 Tage
In der Schweiz entsteht der Ferienanspruch zeitanteilig über das Jahr (pro rata temporis). Die Tabelle nutzt die einfachere Tagesmethode aufs Kalenderjahr, die für die Praxis fast immer nah genug ist. Wer es exakt will, überschreibt den Wert einfach.
Unterjährige Austritte
Dieselbe Formel rückwärts. Der Anteil bemisst sich an der Zeit, die die Person im Ferienjahr beschäftigt ist, nicht am ganzen Jahr.
Emma: Austritt am 30. September 2026
Emma ist seit 2020 dabei und geht zum 30. September. Ihr voller Jahresanspruch liegt bei 20 Tagen.
- Beschäftigte Tage in diesem Ferienjahr:
- 01.01.2026 → 30.09.2026 = 273 Tage
- Anteil:
- 273 / 365 = 0,748
- Anspruch dieses Jahr:
- 20 × 0,748 ≈ 15,0 Tage
Nicht bezogene Ferien, die Emma bis zum Austritt nicht mehr nehmen kann, müssen Sie ihr beim Ende des Arbeitsverhältnisses auszahlen. Das ist zugleich der einzige Fall, in dem Ferien überhaupt zu Geld werden dürfen: Während des laufenden Arbeitsverhältnisses ist das Abgelten von Ferien durch Geld verboten (Art. 329d OR). Geld ersetzt keine freien Tage, es entschädigt sie nur zum Schluss.
Übertrag ins nächste Jahr
Auch hier ist die Schweiz unaufgeregt: Eine Regel „bis Jahresende aufbrauchen oder weg“ kennt das Bundesrecht nicht. Grundsätzlich sollen Ferien im laufenden Dienstjahr bezogen werden, damit die Erholung dann stattfindet, wenn sie gebraucht wird. Nicht bezogene Ferien wandern aber ins nächste Jahr, und der Anspruch verjährt erst nach fünf Jahren (Art. 128 OR). Die Tabelle hat eine Spalte Übertrag aus dem Vorjahr, die schlicht auf den Jahresanspruch aufschlägt, allerdings nur bei Leuten, die schon am Jahresanfang an Bord waren.
Als Arbeitgeber tun Sie gut daran, aktiv darauf hinzuwirken, dass Ferien tatsächlich bezogen werden, statt sich jahrelang anzuhäufen. Ein wachsender Ferienberg hilft niemandem, und weil Ferien der Erholung dienen, ist das Ansparen über Jahre nicht im Sinne des Gesetzes.
Feiertage
Das Blatt Feiertage ist der eine Punkt, an dem Sie in der Schweiz selbst Hand anlegen. Landesweit gilt nur ein Feiertag, der 1. August. Alles andere regeln die 26 Kantone selbst, mit Listen von ungefähr 7 bis 15 Tagen. Das Arbeitsgesetz lässt zu, dass die Kantone bis zu acht dieser Tage den Sonntagen gleichstellen (Art. 20a ArG).
Vorausgefüllt sind deshalb der 1. August und der fast überall gültige Satz (Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, Auffahrt, Pfingstmontag, Weihnachten, Stephanstag), jeweils für 2026 und 2027. Achtung: Auch diese „fast überall“-Tage werden formal kantonal in Kraft gesetzt, wirklich für die ganze Schweiz gilt nur der 1. August.
Für Ihren Kanton kommen typische zusätzliche Tage dazu, je nach Ort verschieden, zum Beispiel:
- Berchtoldstag (2. Januar), in vielen Kantonen
- Fronleichnam und Mariä Himmelfahrt (15. August), vor allem in katholisch geprägten Kantonen
- Allerheiligen (1. November), ebenfalls in katholisch geprägten Kantonen
- Regionale Eigenheiten wie der Genfer Bettag (Jeûne genevois) oder das Zürcher Sechseläuten
Tragen Sie die Tage Ihres Kantons in die gelben Zeilen ein. Läuft ein Eintrag über einen Feiertag, wird der Feiertag automatisch nicht mitgezählt. Buchen Sie Montag bis Freitag über Ostern (6. bis 10. April 2026), liefert die Tabelle 4, nicht 5, denn der Ostermontag geht in den meisten Kantonen nicht vom Ferienkonto ab.
Genau dafür ist der Wechsel zu einem Online-Ferienplaner da. Book Time Off führt die Ferienaufzeichnung automatisch und zieht Feiertage niemandem von den Ferien ab, zählt genommene und verbleibende Tage bei jeder Genehmigung mit und überwacht Ihr Übertragslimit samt Verfallsdatum. Keine Formeln zu pflegen.
→ Gratis testenWorauf neue Arbeitgeber und kleine Teams achten sollten
Wenn Sie zum ersten Mal Ferien sauber erfassen müssen: Eine Tabelle ist für den Anfang völlig in Ordnung. Hier sind die Dinge, die Ihnen den Umbau in sechs Monaten ersparen.
Kalenderjahr oder ein anderer Stichtag: Ihre Entscheidung
In der Schweiz schreibt das Gesetz kein bestimmtes Ferienjahr vor, der Arbeitgeber legt es fest. In der Praxis nehmen die allermeisten Betriebe das Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember), und genau so rechnet auch diese Vorlage. Möglich wären auch ein anderer fixer Stichtag oder ein Jahr ab Eintrittsdatum, aber das macht die Verwaltung in einer Tabelle schnell unübersichtlich.
Kalenderjahr (Januar bis Dezember)
Dafür: Ein Stichtag für alle, Übertrag und Verjährung lassen sich zentral überblicken, und die Tabelle (wie fast jede Software) rechnet genau so. In der Schweiz der Normalfall.
Dagegen: Ein Schwung Dezember-Anträge kurz vor Jahresende.
Jahr ab Eintrittsdatum
Dafür: Jede Person hat ihre eigenen 12 Monate, ganz ohne Umrechnung im ersten Jahr.
Dagegen: Jede Person hat ein anderes Jahresende. In einer Tabelle heisst das viele verschiedene Stichtage, Überträge, die niemand mehr überblickt, und eine Kontrolle, die zum Albtraum wird.
Schreiben Sie die Regeln auf
Eine A4-Seite reicht am Anfang. Drauf gehört das Grundgerüst: wie viele Ferientage (mit Einheit, siehe oben), welches Ferienjahr gilt, mit welchem Vorlauf beantragt wird, was mit Resttagen passiert, welche kantonalen Feiertage bei Ihnen frei sind, wie Krankheit während der Ferien gehandhabt wird und wer genehmigt. Das SECO und ch.ch haben gute Grundlageninformationen zum Ferienrecht, damit Sie nicht bei null anfangen.
Machen Sie eine Person zur Eigentümerin der Datei
Eine Tabelle mit mehreren Verwaltern wird zum Albtraum aus widersprüchlichen Kopien. Bestimmen Sie eine Person, die genehmigte Abwesenheiten einträgt, offenen Anträgen hinterherläuft und die Datei zum Jahresende umstellt. Sollen es mehrere sein, nehmen Sie besser einen Online-Ferienplaner wie Book Time Off.
Anträge immer über denselben Kanal
Legen Sie einen Kanal für Ferienanträge fest (E-Mail, eine Nachricht im Team-Chat, ein Formular) und bleiben Sie dabei. Zurufe an der Kaffeemaschine sind genau das, was verloren geht. Auch hier gilt: Ein Online-Tool wie Book Time Off hat Antrag und Genehmigung an einem Ort.
Schauen Sie einmal im Quartal auf die Übersicht
Werfen Sie einmal pro Quartal einen Blick auf das Blatt Übersicht. Achten Sie auf zwei Dinge:
- Leute mit zu vielen offenen Ferientagen. Wer im Oktober noch 18 Tage übrig hat, nimmt sie nicht mehr. Sprechen Sie das früh an, statt später einen Antrag auf den kompletten Dezember peinlich ablehnen zu müssen! In der Schweiz verjähren Ferien zwar erst nach fünf Jahren, aber ein wachsender Ferienberg hilft niemandem, und das Gesetz will, dass Ferien tatsächlich bezogen werden.
- Leute im Minus. Die Übersicht färbt die Rest-Zelle rot, sobald sie unter null fällt. Wer das früh sieht, muss später kein unangenehmes Gespräch über geschuldete Tage führen.
Planen Sie Vertretung, nicht nur Abwesenheit
Der Jahreskalender ist zum frühen Erkennen von Kollisionen da. Wenn drei Leute aus demselben Team die letzte Augustwoche wollen, wollen Sie das im März wissen, nicht am 20. August.
Was diese Vorlage gut kann
Sie ist kostenlos und bleibt es
Kein Testzeitraum, keine Upgrade-Werbung in der Datei.
Der Feiertags-Grundstock ist vorbereitet
Der 1. August und die üblichen Tage sind eingebaut, Ihre kantonalen Tage tragen Sie in einem Schritt nach.
Sie kürzt automatisch anteilig
Ein- und Austritte mitten im Jahr rechnet sie für Sie.
Sie läuft in Excel und Google Sheets
Eine Datei, zwei Zuhause. Gleiche Formeln. Gleiche Dropdowns.
Die Formeln sind lesbar
Sie wollen wissen, wie eine Zahl entsteht? Klicken Sie auf die Zelle. Keine versteckten Makros.
Sie übersteht kleine Teams
Gebaut für bis zu etwa 30 Beschäftigte. Danach wird sie unübersichtlich.
Was diese Vorlage nicht kann
Der ehrliche Abschnitt. Jede Ferientabelle, auch unsere, läuft irgendwann gegen dieselbe Wand. Wer vorher weiss, wo die Wand steht, erspart sich eine Menge Schmerzen.
Zwei gleichzeitige Bearbeiter machen sie kaputt
Excel kann nur begrenzt gemeinsam bearbeiten; Sheets ist besser, aber Überschreib-Rennen gibt es auch dort. Aus der Datei wird „der letzte Speicherstand gewinnt“, und das ist etwas anderes als eine verlässliche Aufzeichnung.
Keine Anträge vom Handy
Ihre Leute können Ferien nicht wie in einer App vom Telefon aus beantragen. Sie müssen jemandem schreiben und warten.
Kein Genehmigungsablauf
„Genehmigt“ ist nur ein Wort in einer Zelle. Es gibt kein Protokoll, wer was wann genehmigt hat und wie der Antrag vorher aussah.
Berechtigungen sind alles oder nichts
Entweder Sie teilen die ganze Datei oder gar nicht. Ein „Lea sieht ihren Saldo, aber nicht die Daten der anderen“ existiert nicht.
Der Jahreswechsel ist Handarbeit
Datei kopieren, umbenennen, Abwesenheiten leeren, Überträge übernehmen, Jahr umstellen. Leicht zu vergessen, leicht zu vermasseln.
Keine Benachrichtigungen, keine Erinnerungen
Niemand erfährt automatisch, dass ein Antrag eingegangen ist, genehmigt wurde oder mit den Ferien einer Kollegin kollidiert.
Woran Sie merken, dass es Zeit für den nächsten Schritt ist
Wir machen daraus keinen Verkaufsvortrag, aber die Grenzen der Tabellen-Erfassung sind offensichtlich. Nach unserer Erfahrung passieren ab ungefähr vier Leuten im Team diese Dinge:
- Es gibt Missverständnisse der Sorte „ich dachte, das wäre genehmigt“.
- Die Eigentümerin der Datei ist in den Ferien und niemand sonst findet sie.
- Zwei Leute bearbeiten die Datei am selben Nachmittag und die Änderungen von einem verschwinden.
- Sie haben 15 bis 20 Beschäftigte überschritten und die Zeilen lassen sich kaum noch überblicken.
- Mehrere Führungskräfte genehmigen Ferien und es gibt keinen Weg, sie synchron zu halten.
- Der Jahreswechsel hat einen halben Tag gedauert und danach fanden Sie trotzdem drei Fehler.
- Sie möchten, dass Ihre Leute ihren Saldo selbst sehen, ohne zu fragen.
- Sie denken langsam über kantonale Feiertagslisten, Teilzeitmodelle oder mehrere Standorte nach.
Wenn Sie sich in einem der Punkte wiedererkennen und die kostenlose Datei gegen eine richtige Ferienverwaltung abwägen, probieren Sie Book Time Off einfach kostenlos aus. Keine Kartendaten nötig, in ein paar Minuten eingerichtet, es gibt also wirklich nichts zu verlieren.
→ Gratis testenQuellen
| Was | Wo |
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| Mindestanspruch auf Ferien, Lohn während der Ferien und Barausgleich-Verbot (OR Art. 329a bis 329d) | Obligationenrecht · fedlex.admin.ch · Geprüft im Juli 2026 |
| Überblick und FAQ zu den Ferien | SECO · seco.admin.ch · Geprüft im Juli 2026 |
| Feiertage nach Kanton | ch.ch · Feiertage · Geprüft im Juli 2026 |