Повечето безплатни таблици за отпуски са или прекалено прости за растящ екип, или толкова заплетени, че никой не иска да ги пипа. Тази има надеждни формули, които не се чупят, и се справя точно с нещата, на които сегашната ви таблица най-вероятно се спъва.
Какво има в шаблона
Седем листа, в този ред:
| Прочети ме | Как работи файлът и в какъв ред да го попълните. |
| 1. Настройки | Име на фирмата, отпускна година, празници, стандартен брой дни. |
| 2. Служители | Един ред на човек. Дните се смятат автоматично за част от годината. |
| 3. Отсъствия | Един ред на отсъствие. Дните се смятат автоматично. |
| 4. Обобщение | Справка по човек с лента за използваните дни. |
| 5. Годишен календар | Цялата година в мрежа: редовете са хора, колоните са седмици. |
| Празници | Официалните празници за 2026 и 2027 г., с правилото за изместване вградено. |
Всички формули са готови: сменете дата в листа Настройки и дните, използваните дни и календарът се преизчисляват. Добавите ред в Отсъствия и Обобщението се променя. Няма чудатости, които обикновеният потребител на таблици не разбира, тоест няма макроси, скриптове или добавки (честно казано и ние не сме съвсем сигурни какво правят!?).
Ако клетка е жълта, може да я променяте. Ако е синя, оставете я на мира, тя смята отговора вместо вас. Използвали сме един и същ подход в целия файл, за да не разглоби някой формулите и всичко да се срине!
Ако искате изобщо да избегнете таблиците, конфликтите между версии и счупените формули, започнете безплатен период на Book Time Off. Не е нужна карта и сте готови за 5 минути.
→ Започнете безплатен периодНастройка в 5 стъпки
Отделете 10 минути за малък екип. Пет за стъпките по-долу и пет за въвеждане на хората ви.
Изберете отпускната година
В листа 1. Настройки задайте началната дата на отпускната година. Крайната дата се смята вместо вас (12 месеца по-късно минус един ден). В България това е лесно: отпускната година съвпада с календарната, тоест от 1 януари до 31 декември, затова файлът идва с 01.01.2026 г. Повече за отлагането и давността по-надолу.
Листът Настройки, частта за отпускната година, с маркирана клетка за въвеждане.
Проверете официалните празници
Тук България върши работата вместо вас: официалните празници по чл. 154 от Кодекса на труда важат за цялата страна, няма регионални списъци. Всички дати за 2026 и 2027 г. са готови в листа Празници, заедно с четирите дни на православния Великден и с изместените дати за празниците, паднали в събота или неделя. Не пипайте нищо, ако нямате специален случай.
Българският Великден се движи всяка година и е различен от западния. През 2026 г. четирите официални дни са Велики петък (10 април), Велика събота (11 април), Великден (12 април) и Велики понеделник (13 април). Тези четири дни не се изместват, дори когато паднат в събота или неделя. За всеки друг официален празник обаче важи чл. 154, ал. 2: падне ли в събота или неделя, той се измества към следващия работен ден. През 2026 г. това мести Деня на българската просвета и култура (24 май, неделя) на понеделник 25 май, и Деня на Съединението (6 септември, неделя) на понеделник 7 септември, а официалния празник на 26 декември (събота) на понеделник 28 декември. Листът Празници вече съдържа изместените дати.
Задайте стандартния годишен отпуск
Стандартът е 20 работни дни, минимумът по чл. 155, ал. 4 от Кодекса на труда, и той се брои в работни дни, а не в календарни. Качете го на 22 или 25, ако сте по-щедри. За непълнолетни и за хора с намалена работоспособност минимумът е 26 дни. Може да презапишете стойността за всеки човек в следващия лист.
Добавете екипа си
Преминете към листа 2. Служители. Всеки човек е на един ред. Жълтите колони попълвате вие: име, дата на постъпване, дата на напускане (ако има), работни дни в седмицата, дни отпуск и евентуално отложени дни. Колоните вдясно се смятат сами.
Елена постъпва през февруари, затова дните ѝ тази година (17,5) са намалени. Емма напуска през септември, затова нейните (15,0) също са намалени. Георги е на 26 дни като служител с намалена работоспособност.
Запишете първото отсъствие
Преминете към листа 3. Отсъствия. Изберете служителя от падащото меню, изберете вид, въведете начална и крайна дата и задайте статус. Колоната Дни брои работните дни (понеделник до петък) без официалните празници.
Колоната Дни на ред 5 връща 4: вторник до петък след Велики понеделник (13 април), който е официален празник и не се брои.
Болничните, неплатеният отпуск и „Друго“ не намаляват годишния отпуск. Само редовете от вид Годишен отпуск се броят в обобщението. Така можете да следите всичко от един и същ дневник.
Отваряне в Google Sheets
Същият файл, отнема две минути.
- Запишете файла .xlsx на компютъра си.
- Отидете на drive.google.com и го качете (или го пуснете с влачене в папка).
- Щракнете с десен бутон върху качения файл → Отвори с → Google Sheets.
- Google Sheets ще го преобразува. Всички формули, падащи менюта и условно форматиране се пренасят.
След преобразуването файлът живее в Google Drive и го споделяте с екипа както всеки друг документ. Цветовете остават. Падащите менюта остават. Формулата за празниците остава.
Google Sheets има същото основно ограничение като Excel: който има право да редактира, може да редактира всичко. Няма режим на ниво ред от типа „всеки вижда само собствения си отпуск“. Ако това е важно за вас, може да си струва да минете на система за отпуски онлайн като Book Time Off.
Трудните части
Правилото за 20 работни дни (и за 8-те месеца стаж)
Минимумът по Кодекса на труда в България е 20 работни дни платен годишен отпуск на година (чл. 155, ал. 4). Броят се в работни дни, не в календарни, и събота, неделя и официалните празници, паднали в периода на отпуска, не влизат в сметката.
Тук идва първата важна българска особеност: правото на платен годишен отпуск се ползва за първи път, след като работникът натрупа най-малко 8 месеца трудов стаж (чл. 155, ал. 2). Ако човек напусне преди да навърши тези 8 месеца, неизползваният отпуск се изплаща като парично обезщетение (чл. 224). Затова в шаблона нов служител може да има изчислени дни, но реалното им ползване чака да минат 8-те месеца стаж.
По-високият минимум от 26 работни дни важи за непълнолетните (чл. 305, ал. 4) и за хората с намалена работоспособност 50 и над 50 на сто или с трайно намалено зрение (чл. 319). За работа при специфични или вредни условия се добавят най-малко 5 дни удължен отпуск (чл. 156), чийто размер се определя с наредба на Министерския съвет за конкретната длъжност.
Непълно работно време
За разлика от някои страни, България задава пода в работни дни и не го намалява за по-къса седмица. Служител на непълно работно време пак има право на поне 20 работни дни (или 26, ако попада в по-високия минимум), а колоната Дни в дневника брои само работните дни, които човекът действително заявява.
Георги: намалена работоспособност, 26 дни
Георги е с трайно намалена работоспособност над 50 на сто, затова минимумът му е 26 работни дни (чл. 319), а не 20.
- Законов минимум:
- 26 работни дни
- Стаж над 8 месеца:
- да, ползва отпуска свободно
- В шаблона:
- 26 дни
Задайте отпуска на Георги на 26 в колоната Отпуск. Ако човекът е на непълно време, дните пак се броят спрямо действителните му работни дни.
Хора, постъпили през годината
Шаблонът намалява дните автоматично: пълният годишен отпуск, умножен по частта от отпускната година, през която човекът ще е нает.
Елена: постъпва на 15 февруари 2026 г.
Елена постъпва на 15 февруари в отпускна година от януари до декември. Пълният ѝ годишен отпуск е 20 дни. Помнете и че тя може да ползва платен отпуск едва след 8 месеца стаж, тоест от средата на октомври.
- Дни от постъпването до края на годината:
- 15.02.2026 → 31.12.2026 = 320 дни
- Дни в цялата отпускна година:
- 365
- Дял:
- 320 / 365 = 0,877
- Отпуск тази година:
- 20 × 0,877 ≈ 17,5 дни
Когато някой напусне
Същата формула наобратно. Делът се смята върху времето, през което човекът е нает в отпускната година, а не върху цялата година.
Емма: напуска на 30 септември 2026 г.
Емма е при вас от 2020 г. и напуска на 30 септември. Пълният ѝ годишен отпуск е 20 дни.
- Наети дни в отпускната година:
- 01.01.2026 → 30.09.2026 = 273 дни
- Дял:
- 273 / 365 = 0,748
- Отпуск тази година:
- 20 × 0,748 ≈ 15,0 дни
Неизползваният отпуск при напускане се изплаща като парично обезщетение (чл. 224). Това са пари, не дни, затова не ги смесвайте с никое салдо.
Отлагане и давност
Отпускът се ползва в годината, за която се полага (чл. 173). Когато това не стане, той се отлага: по производствени причини от работодателя или по желание на работника (чл. 176). Важната граница е двугодишната давност по чл. 176а: отложеният отпуск се погасява 2 години след края на годината, за която се полага. Затова не оставяйте дни да се трупат безкрайно. Колоната Отложени от миналата година в шаблона просто добавя отложените дни към тазгодишните, но само за хора, които са били наети в началото на отпускната година.
Този шаблон брои дни. Възнаграждението за отпуск (чл. 177) се смята отделно, върху среднодневното брутно възнаграждение от предходния месец, и живее във ведомостта за заплати. Паричното обезщетение за неизползван отпуск при прекратяване (чл. 224) също са пари, не дни. Оставете ведомостта да брои парите и не позволявайте на едното да се представя за другото.
Официалните празници
Листът Празници идва зареден с официалните празници по чл. 154 за 2026 и 2027 г. Те са напълно отделни от годишния отпуск, идват отгоре и никога не се приспадат от нечие салдо.
Ето как изглежда 2026 г.:
- Фиксирани дати: Нова година (1 януари), 3 март, 1 май, Гергьовден (6 май), 24 май, Съединението (6 септември), Независимостта (22 септември), Бъдни вечер и Коледа (24, 25 и 26 декември)
- Православен Великден: Велики петък (10 април), Велика събота (11 април), Великден (12 април) и Велики понеделник (13 април)
- Изместени за 2026 г.: 24 май пада в неделя и се мести на 25 май, 6 септември пада в неделя и се мести на 7 септември, а 26 декември пада в събота и се мести на 28 декември
Една честна подробност: 1 ноември (Ден на народните будители) е неприсъствен само за учебните заведения, не общо за всички, затова не е в списъка на общите официални празници.
Когато отсъствие мине през официален празник, празникът се приспада автоматично. Заявете от понеделник до петък около Великден (13 до 17 април 2026 г.) и шаблонът връща 4, а не 5, защото Велики понеделник не се брои от отпуска.
Точно за това е системата за отпуски онлайн. Book Time Off има официалните празници вградени и никога не ги приспада от нечие салдо, брои използваните и оставащите дни при всяко одобрение и следи вашите правила за отлагане със срок на давност. Няма формули за поддържане.
→ Започнете безплатен периодСъображения за нови работодатели и малки екипи
Ако за първи път ще следите отпуски сериозно, електронната таблица е напълно достатъчна за начало. Ето нещата, които ще ви спестят преправяне след половин година.
Отпускната година е решена вместо вас
За разлика от Обединеното кралство, където фирмите избират между няколко варианта, в България отпускната година съвпада с календарната. Кодексът на труда отчита правото на отпуск за календарни години, затова файлът кара на 01.01.2026 г. и няма какво да избирате. По-важното решение е как управлявате отлагането и давността, за да не губите дни.
Ползвайте отпуска в неговата година
За: Чл. 173 иска отпускът да се ползва в годината, за която се полага. Насърчете хората да не трупат, и планирайте покриване рано.
Против: Голям наплив от заявки в края на годината, ако не следите баланса.
Знайте двугодишната давност
За: Отложеният отпуск се погасява 2 години след края на годината (чл. 176а). Ясен срок, който пази и двете страни.
Против: Лесно се забравя в таблица, затова гледайте Обобщението редовно.
Запишете правилата
Един лист А4 стига в началото. Трябва да покрие основното: колко дни, че отпускната година е календарната, правилото за 8-те месеца стаж, срока за подаване на заявки, какво става с неизползваните дни (отлагане и двугодишна давност), какво важи при болничен по време на отпуск и кой одобрява. Кодексът на труда е достъпен онлайн, ако искате да проверите нещо.
Дайте собственик на файла
Таблица с няколко собственика се превръща в кошмар от противоречиви копия. Изберете един човек, отговорен да въвежда одобрените отсъствия, да подсеща за чакащите заявки и да приключва файла в края на годината. Ако трябва да са повече от един, ползвайте система за отпуски онлайн като Book Time Off.
Един и същ канал всеки път
Решете канала за заявки за отпуск (имейл, съобщение в чата на екипа, формуляр) и се придържайте към него. Случайните устни молби на кафе са точно това, което се губи. Пак важи: система за отпуски онлайн като Book Time Off държи заявката и одобрението на едно място.
Поглеждайте Обобщението всяко тримесечие
Хвърляйте по един поглед на листа Обобщение веднъж на тримесечие. Следете две неща:
- Хора с прекалено много останали дни. Ако някой е с 18 дни остатък през октомври, няма да ги ползва. Заговорете рано, вместо неловко да отказвате заявка за цял декември. И помнете двугодишната давност: отложените дни не чакат вечно.
- Хора на минус. Обобщението оцветява клетката Оставащи в червено, щом падне под нула. Хванете го навреме и няма неудобен разговор за дни, които трябва да се върнат.
Планирайте покриване, не само отсъствие
Годишният календар е за ранно засичане на застъпвания. Ако трима души от един екип искат последната седмица на август, добре е да го знаете през март, а не на 20 август.
Какво прави добре шаблонът
Безплатен е и си остава безплатен
Без пробен период, без реклами за надграждане във файла.
Празниците са верни
Официалните празници за 2026 и 2027 г. са вградени, с изместването и Великден.
Намалява дните автоматично
Постъпилите и напусналите през годината се смятат вместо вас.
Работи и в Excel, и в Sheets
Един файл, два дома. Едни и същи формули. Едни и същи менюта.
Формулите се четат
Искате да знаете откъде идва число? Щракнете върху клетката. Без скрити макроси.
Издържа на малки екипи
Направен за до около 30 служители. След това става необгледен.
Какво не може
Честната част. Всяка таблица за отпуски, включително нашата, рано или късно се удря в една и съща стена. Ако знаете къде е стената предварително, си спестявате доста болка.
Двама, които редактират едновременно, я чупят
Excel има ограничена съвместна работа; Sheets е по-добър, но пак има конфликти при запис. Файлът става „последният запис печели“, а това не е същото като истина.
Няма заявка от телефона
Хората ви не могат да заявят отпуск от телефона както в приложение. Трябва да пишат на някого и да чакат.
Няма процес по одобрение
„Одобрен“ е просто дума в клетка. Няма история кой какво е одобрил, кога и как е изглеждала заявката преди това.
Правата са всичко или нищо
Или споделяте целия файл, или не. Няма „Мария вижда своето салдо, но не и данните на другите“.
Приключването в края на годината е ръчно
Трябва да копирате файла, да го преименувате, да изчистите дневника, да прехвърлите салдата и да обновите годината. Лесно се забравя, лесно се обърква.
Няма известия или напомняния
Никой не научава автоматично, когато постъпи заявка, бъде одобрена или е на път да се застъпи с отпуска на колега.
Не следи давността вместо вас
Шаблонът показва дните за цялата година. Той не помни сам, че отложените дни се погасяват след 2 години (чл. 176а). За това следите вие.
Как ще разберете, че е време да смените
Няма да превръщаме това в реклама, но ограниченията на таблицата са очевидни. По наш опит от около четирима души в екипа тези неща започват да се случват:
- Появяват се недоразумения от типа „мислех, че е одобрено“.
- Собственикът на файла е в отпуск и никой друг не може да го намери.
- Двама души обновяват файла в един следобед и промените на единия изчезват.
- Минали сте 15 до 20 служители и редовете стават трудни за преглед.
- Няколко ръководители одобряват отпуск и няма как да ги държите синхронизирани.
- Приключването в края на годината отне половин ден и пак откривате три грешки.
- Искате хората да виждат собственото си салдо, без да питат.
- Започвате да мислите за отгул, часови договори или сменни графици.
Ако се разпознавате в някои от точките и претегляте безплатния файл срещу истинска система за отпуски, пробвайте Book Time Off безплатно. Не е нужна карта и сте готови за минути, така че наистина нямате какво да губите.
→ Започнете безплатен периодИзточници
| Какво | Къде |
|---|---|
| Годишен отпуск, минимум 20 дни, 8 месеца стаж, отлагане и давност (чл. 155, 156, 173, 176, 176а, 224, 305, 319) | Кодекс на труда, lex.bg, проверено през юли 2026 г. |
| Официални празници по чл. 154 и изместване при почивен ден | Кодекс на труда, чл. 154, lex.bg, проверено през юли 2026 г. |
| Възнаграждение за отпуск и указания за работодатели | Министерство на труда и социалната политика, mlsp.government.bg, проверено през юли 2026 г. |
| Приемане на еврото в България от 1 януари 2026 г. | Съвет на ЕС, consilium.europa.eu, проверено през юли 2026 г. |