De meeste gratis verlofplanners zijn ofwel te simpel voor een groeiend team, ofwel zo ingewikkeld dat niemand ermee wil werken. Deze hier heeft betrouwbare formules die niet stukgaan, en kan precies de dingen waarop uw vorige tabel vermoedelijk gesneuveld is.
Wat er in de sjabloon zit
Zeven bladen, in deze volgorde:
| Lees mij | Hoe het bestand werkt en in welke volgorde u het invult. |
| 1. Instellingen | Bedrijfsnaam, vakantiejaar, feestdagen, standaardtegoed. |
| 2. Medewerkers | Eén rij per persoon. Het pro-ratarecht berekent zichzelf. |
| 3. Verlofregister | Eén rij per aanvraag. De dagen tellen zichzelf. |
| 4. Overzicht | Samenvatting per persoon met verbruiksbalk. |
| 5. Jaarkalender | Het hele jaar in één raster: rijen zijn personen, kolommen weken. |
| Feestdagen | De 10 wettelijke feestdagen voor 2026 en 2027, plus gele rijen voor uw vervangingsdagen. |
Alle formules staan er al in: verandert u een datum op het blad Instellingen, dan rekenen rechten, opgenomen dagen en de kalender zichzelf opnieuw uit. Voegt u een rij toe in het Verlofregister, dan verandert het Overzicht mee. Er zitten geen ingewikkelde extra's in die gewone tabelgebruikers niet kunnen volgen, dus geen macro's, scripts of add-ons (wij weten eerlijk gezegd ook niet goed wat die doen!?).
Is een cel geel, dan mag u ze aanpassen. Is ze blauw, blijf er dan af: ze rekent het resultaat voor u uit. Dat principe loopt door het hele bestand, zodat niemand per ongeluk de formules sloopt en alles in elkaar zakt!
Wilt u tabellen, versieconflicten en kapotte formules helemaal overslaan, start dan gewoon de gratis proefperiode van Book Time Off. Geen kaart nodig, en in 5 minuten draait alles.
→ Start gratis proefperiodeInstellen in 5 stappen
Reken voor een klein team op 10 minuten. Vijf voor de stappen hieronder, vijf om uw mensen in te vullen.
Leg het vakantiejaar vast
Vul op het blad 1. Instellingen de start van het vakantiejaar in. Het einde berekent zichzelf (12 maanden later, min één dag). In België is dat simpel: het vakantiejaar (année de vacances), het jaar waarin u de dagen opneemt, valt wettelijk samen met het kalenderjaar. Laat 1 januari dus staan. Maar onthoud nu al dé Belgische eigenaardigheid: het recht op die dagen bouwde u op in het jaar ervóór, het vakantiedienstjaar (exercice de vacances). Daarover zo dadelijk meer, want dit struikelblok verdient zijn eigen hoofdstuk.
Het blad Instellingen · sectie Vakantiejaar, de invoercel is gemarkeerd.
Kijk de feestdagen na en plan uw vervangingsdagen
België telt 10 wettelijke feestdagen, en die staan voor 2026 en 2027 al op het blad Feestdagen. Eén regel moet u kennen: valt een feestdag op een zondag of op een dag waarop er in uw bedrijf normaal niet gewerkt wordt, dan heeft uw team recht op een vervangingsdag (jour de remplacement) binnen hetzelfde kalenderjaar. In 2026 valt O.L.V.-Hemelvaart op een zaterdag en Allerheiligen op een zondag, dus die twee leveren een vervangingsdag op. Welke datum dat wordt, kiest uw bedrijf of sector zelf: daarvoor staan er onder de lijst gele invulrijen klaar. Alles wat u daar invult, telt automatisch mee in elke formule van het bestand.
De feestdag van de Vlaamse Gemeenschap (11 juli) en die van de Franse Gemeenschap (27 september) horen niet bij de 10 wettelijke feestdagen. Geeft uw bedrijf ze toch vrij (sommige sectoren en overheidsdiensten doen dat), voeg ze dan gewoon toe in de gele rijen, dan tellen ze mee.
Zet het standaardtegoed
Vooraf ingesteld staat 20 dagen: de volledige wettelijke jaarlijkse vakantie (congés annuels) bij een vijfdagenweek, oftewel 4 weken (bij een zesdagenweek zijn dat er 24), zonder feestdagen, die komen er altijd bovenop. Maar let op de Belgische adder: die 20 dagen gelden alleen voor wie het héle vorige kalenderjaar gewerkt heeft. Het echte cijfer per persoon krijgt u van uw sociaal secretariaat of de RJV; op het volgende blad kunt u het per persoon overschrijven, en dat is in België geen detail maar de bedoeling.
Vul uw team in
Door naar het blad 2. Medewerkers. Elke persoon krijgt een rij. De gele kolommen vult u in: naam, datum in dienst, datum uit dienst (als die er is), dagen per week, jaarlijks tegoed en een eventuele overdracht. De kolommen rechts berekenen zichzelf. Eén Belgische opmerking bij die kolom Overdracht: standaard neemt u alles op binnen het jaar, overdracht is hier de uitzondering, niet de regel. Ze bestaat sinds 2024 wel voor wie zijn dagen niet kón opnemen door ziekte of moederschapsrust, daarover verderop meer.
Elena startte in februari, dus rekent de tabel 17,5 uit · een benadering van haar aanvullende vakantie (vacances supplémentaires), het exacte cijfer komt van het sociaal secretariaat. Emma vertrekt eind september, haar 18,7 is pro rata.
Registreer de eerste aanvraag
Door naar het blad 3. Verlofregister. Kies de persoon uit de keuzelijst, kies het type, vul start- en einddatum in, zet de status. De kolom Dagen telt de vrije werkdagen (ma tot vr) zonder de feestdagen uit uw lijst.
De kolom Dagen in rij 5 geeft 4 · dinsdag tot vrijdag, net na Paasmaandag. En Lores zomerverlof start bewust op 27 juli: wie 13 tot 24 juli boekt, krijgt 9 en geen 10, want de Nationale feestdag van 21 juli gaat niet van het verlof af.
Ziekte, onbetaalde dagen en "Overig" verminderen het vakantietegoed niet. Alleen rijen van het type Vakantie tellen mee in het Overzicht. U kunt dus alles in dezelfde lijst bijhouden.
Openen in Google Sheets
Zelfde bestand, duurt twee minuten.
- Sla het .xlsx-bestand op uw computer op.
- Ga naar drive.google.com en upload het bestand (of sleep het naar een map).
- Rechtsklik op het geüploade bestand → Openen met → Google Spreadsheets.
- Google Sheets zet het bestand om. Alle formules, keuzelijsten en de voorwaardelijke opmaak komen mee.
Daarna leeft het bestand in Drive en deelt u het met het team zoals elke andere tabel. De kleuren blijven. De keuzelijsten blijven. De feestdagenformule blijft.
Google Sheets heeft dezelfde fundamentele grens als Excel: wie mag bewerken, mag álles bewerken. Een modus "iedereen ziet alleen zijn eigen verlof" op rijniveau bestaat niet. Is dat belangrijk voor u, bekijk dan eens een online verlofsysteem zoals Book Time Off.
De lastige gevallen
De regel van het vorige jaar (dé Belgische valkuil)
In de meeste landen krijgt u uw vakantiedagen in het jaar zelf. In België niet: uw wettelijke vakantie in 2026 hebt u opgebouwd door te werken in 2025. Het jaar waarin u opbouwt heet het vakantiedienstjaar, het jaar waarin u opneemt het vakantiejaar. Wie heel 2025 voltijds werkte, heeft in 2026 recht op de volle 4 weken: 20 dagen bij een vijfdagenweek, 24 bij een zesdagenweek. Wie in 2025 maar een half jaar werkte, heeft in 2026 ongeveer de helft. Zo simpel, en zo makkelijk om over te struikelen.
Daarbovenop kent België twee regimes, en die bepalen wie het vakantiegeld betaalt. Bij bedienden (employés) betaalt de werkgever het loon tijdens de vakantie gewoon door. Bij arbeiders (ouvriers) loopt het vakantiegeld niet via de werkgever maar via de RJV (Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie, ONVA in het Frans) of een sectoraal vakantiefonds, dat tussen 2 mei en 30 juni uitbetaalt, volledig op basis van het vorige jaar. Voor uw dagtelling in deze tabel maakt dat niets uit, voor uw loonadministratie wél: het juiste aantal dagen per persoon komt van uw sociaal secretariaat of, voor arbeiders, van de RJV.
De pro-rataformule in de sjabloon rekent op de datums van het lopende jaar, niet op het Belgische opbouwsysteem. Vul in de kolom Tegoed dus per persoon het echte recht voor 2026 in, zoals uw sociaal secretariaat of de RJV het aanlevert. Voor iemand die pas dit jaar gestart is, is het cijfer dat de tabel toont hoogstens een benadering van de aanvullende vakantie hieronder.
Nieuwe medewerkers: aanvullende vakantie
Als het recht uit het vorige jaar komt, wat dan met iemand die pas begint? Zonder correctie zou een starter een heel jaar zonder vakantie zitten. Daarvoor bestaat de aanvullende vakantie, ook wel "Europese vakantie" genoemd: wie in het lopende jaar te weinig opbouw heeft, kan na een aanloopperiode van 3 maanden toch pro rata dagen opnemen. Let wel: het vakantiegeld voor die dagen is een voorschot, dat later verrekend wordt met het dubbel vakantiegeld (pécule double) van de komende jaren. Gratis extra vakantie is het dus niet, wel een broodnodige overbrugging.
Elena: gestart op 15 februari 2026
Elena begint op 15 februari en werkte in 2025 niet in België. Haar wettelijke vakantie uit het vakantiedienstjaar 2025 is dus zo goed als nul.
- Wettelijke vakantie uit 2025:
- 0 dagen
- Vanaf half mei (na 3 maanden):
- aanvullende vakantie, pro rata haar prestaties in 2026
- Wat de tabel toont:
- 20 × 320/365 ≈ 17,5 dagen
- Wat u invult:
- het cijfer van het sociaal secretariaat
De 17,5 van de tabel is een redelijke benadering om mee te plannen, maar geen Belgische berekening: de echte aanvullende vakantie hangt af van haar gewerkte maanden en wordt verrekend met haar toekomstig dubbel vakantiegeld. Vraag het exacte cijfer op en overschrijf de kolom Tegoed.
Deeltijds werk
Dezelfde logica, in verhouding tot de werkweek: wie minder dagen per week werkt, bouwt evenredig minder dagen op.
Ilias: 3 dagen per week (ma, di, wo)
Ilias werkt 3 dagen per week en werkte heel 2025 in hetzelfde regime.
- Wettelijke vakantie:
- 20 × 3/5 = 12 dagen
- Zijn overdracht:
- 1 dag, overgedragen via de 24-maandenregel na ziekte
- In de tabel:
- 12 + 1 = 13 dagen
Zet Ilias zijn jaarlijks tegoed op 12 en zijn overdracht op 1. De kolom Dagen in het Verlofregister telt sowieso alleen de werkdagen die hij echt vrij neemt.
Wie in de loop van het jaar vertrekt
De tabel rekent pro rata: het volledige jaarrecht maal het deel van het vakantiejaar waarin de persoon nog in dienst is. Handig om mee te plannen, maar de wettelijke afrekening loopt anders.
Emma: uit dienst op 30 september 2026
Emma is er sinds 2020 en vertrekt op 30 september. Haar volledige jaarrecht is 25 dagen (20 wettelijke plus 5 extralegale uit haar contract).
- Dagen in dienst dit vakantiejaar:
- 01/01/2026 → 30/09/2026 = 273 dagen
- Aandeel:
- 273 / 365 = 0,748
- Wat de tabel toont:
- 25 × 0,748 ≈ 18,7 dagen
Bij haar vertrek maakt de loonadministratie de echte afrekening: voor haar niet-opgenomen wettelijke dagen ontvangt ze vertrekvakantiegeld (pécule de vacances de sortie), berekend door uw sociaal secretariaat. De 18,7 in de tabel dient om de planning kloppend te houden tot haar laatste werkdag.
Overdracht naar volgend jaar
De grondregel is streng: wettelijke vakantie neemt u op binnen het vakantiejaar, dus vóór 31 december. België kende van oudsher geen overdracht, en dagen zomaar laten "meenemen naar volgend jaar" mag nog altijd niet.
Sinds de hervorming van 2024 is er één belangrijke uitzondering: wie zijn dagen niet kon opnemen door ziekte, een arbeidsongeval, moederschaps- of geboorterust en enkele andere schorsingen, moet ze kunnen overdragen en heeft daarvoor tot 24 maanden na het einde van het vakantiejaar. En wordt iemand ziek tijdens zijn verlof, dan worden die dagen sinds 1 januari 2024 omgezet in ziektedagen en neemt hij het verlof later opnieuw op, mits verwittiging en een ziektebriefje. De kolom Overdracht in de tabel telt gewoon op bij het jaarrecht, maar alleen voor wie al vóór 1 januari in dienst was.
Geld en dagen zijn twee verschillende dingen
Naast de dagen kent België ook vakantiegeld in twee delen: het enkel vakantiegeld (pécule simple), uw gewone loon tijdens de vakantie, en het dubbel vakantiegeld, de extra betaling die meestal in mei of juni valt. Dat is geld, geen dagen: het geeft niemand ook maar één dag extra verlof, en deze tabel houdt het bewust buiten beschouwing. De berekening ervan verschilt bovendien tussen arbeiders en bedienden; dat is werk voor uw sociaal secretariaat, niet voor een tabel.
Wettelijke feestdagen
Het blad Feestdagen komt met alle 10 wettelijke feestdagen voor 2026 en 2027, van Nieuwjaar tot Kerstmis. Die staan los van de vakantiedagen en komen er altijd bovenop.
Concreet voor 2026:
- De 10 wettelijke feestdagen: Nieuwjaar (donderdag 1 januari), Paasmaandag (maandag 6 april), Dag van de Arbeid (vrijdag 1 mei), O.L.H.-Hemelvaart (donderdag 14 mei), Pinkstermaandag (maandag 25 mei), Nationale feestdag (dinsdag 21 juli), O.L.V.-Hemelvaart (zaterdag 15 augustus), Allerheiligen (zondag 1 november), Wapenstilstand (woensdag 11 november) en Kerstmis (vrijdag 25 december)
- Weekend? Dan een vervangingsdag: valt een feestdag op een zondag of een gewone inactiviteitsdag, dan komt er een vervangingsdag binnen hetzelfde jaar. In 2026 geldt dat voor 15 augustus en 1 november; de gekozen datums vult u in de gele rijen in
- Gemeenschapsfeestdagen: 11 juli (Vlaamse Gemeenschap) en 27 september (Franse Gemeenschap) horen niet bij de wettelijke 10; vrijaf op die dagen is een keuze van uw bedrijf of sector
Loopt een aanvraag over een feestdag, dan telt die feestdag automatisch niet mee. Boekt u maandag tot vrijdag over Pasen (6 tot 10 april 2026), dan geeft de tabel 4 en geen 5, want Paasmaandag gaat niet van het verlof af.
Daar is de overstap naar een online verlofplanner voor. Book Time Off heeft de wettelijke feestdagen aan boord en trekt ze bij niemand van het verlof af, telt opgenomen en resterende dagen mee bij elke goedkeuring en bewaakt uw overdrachtslimiet met vervaldatum. Geen formules te onderhouden.
→ Start gratis proefperiodeWaar nieuwe werkgevers en kleine teams op letten
Moet u voor het eerst verlof deftig bijhouden? Een tabel is prima om te starten. Dit zijn de dingen die u binnen zes maanden een verbouwing besparen.
Het vakantiejaar heeft de wetgever al voor u gekozen
Anders dan in het Verenigd Koninkrijk valt hier niets te beslissen: het vakantiejaar is het kalenderjaar, punt. De opbouw in het vorige jaar, de uitbetaling voor arbeiders tussen 2 mei en 30 juni, de opnamedeadline van 31 december: alles hangt aan het ritme van januari tot december. Af en toe droomt iemand van "iedereen zijn eigen jaar vanaf de startdatum". Voor extralegale dagen kan dat technisch, maar de wettelijke cijfers passen er nooit meer netjes op. Begin er niet aan!
Kalenderjaar (januari tot december)
Voor: Het is het jaar van de wet zelf: opbouw, uitbetaling en de deadline van 31 december passen zonder omrekenen. En Kerstmis valt op het einde, dan raken de laatste saldo's netjes op.
Tegen: Een golf decemberaanvragen.
Een eigen jaar per persoon
Voor: Voelt fair, iedereen zijn eigen 12 maanden.
Tegen: De wettelijke opbouw en deadlines passen nooit op individuele jaareindes. Iedereen een ander jaareinde, overdrachten zijn amper op te volgen en de controle wordt een nachtmerrie.
Zet de afspraken op papier
Eén A4'tje volstaat in het begin. Daarop hoort de basis: hoeveel vakantiedagen, dat het jaar met de kalender loopt, hoe lang op voorhand aangevraagd wordt, wat er met restdagen op het jaareinde gebeurt (en de 24-maandenregel bij ziekte), hoe ziekte tijdens het verlof loopt en wie goedkeurt. De FOD Werkgelegenheid heeft degelijke basisinformatie over feestdagen en jaarlijkse vakantie, zodat u niet van nul begint.
Maak één persoon eigenaar van het bestand
Een tabel met meerdere beheerders wordt een nachtmerrie van tegenstrijdige kopieën. Duid één persoon aan die goedgekeurd verlof invoert, achter openstaande aanvragen aangaat en het bestand op het jaareinde omzet. Moeten dat er meerdere zijn, neem dan beter een online verlofsysteem zoals Book Time Off.
Aanvragen altijd via hetzelfde kanaal
Kies één kanaal voor verlofaanvragen (e-mail, een bericht in de teamchat, een formulier) en hou u eraan. Een toezegging aan de koffiemachine is exact wat verloren gaat. Ook hier: een online systeem zoals Book Time Off heeft aanvraag en goedkeuring op één plek.
Bekijk het Overzicht elk kwartaal
Werp elk kwartaal een blik op het blad Overzicht. Let op twee dingen:
- Mensen met te veel restdagen. Wie in oktober nog 18 dagen over heeft, raakt ze niet meer kwijt. Kaart het vroeg aan, in plaats van later beschamend een aanvraag voor de complete december te moeten weigeren! En vergeet niet: wettelijke dagen schuiven in principe niet door naar volgend jaar, dus wat blijft liggen, is weg.
- Mensen in het rood. Het Overzicht kleurt de restcel rood zodra ze onder nul zakt. Wie dat vroeg ziet, hoeft later geen vervelend gesprek over voorgeschoten dagen te voeren.
Plan vervanging, niet alleen afwezigheid
De Jaarkalender dient om botsingen vroeg te zien. Willen drie mensen van hetzelfde team de laatste week van augustus, dan wilt u dat in maart weten, niet op 20 augustus.
Wat deze sjabloon goed doet
Ze is gratis en blijft dat
Geen proefperiode, geen upgradereclame in het bestand.
De feestdagen kloppen
De 10 wettelijke feestdagen van 2026 en 2027 zitten erin, uw vervangingsdagen vult u één keer in.
Ze rekent automatisch pro rata
Wie in de loop van het jaar start of vertrekt, wordt voor u doorgerekend.
Ze draait in Excel én Google Sheets
Eén bestand, twee thuishavens. Zelfde formules. Zelfde keuzelijsten.
De formules zijn leesbaar
Wilt u weten waar een cijfer vandaan komt? Klik op de cel. Geen verborgen macro's.
Ze overleeft kleine teams
Gebouwd voor pakweg 30 medewerkers. Daarna wordt ze onoverzichtelijk.
Wat deze sjabloon niet kan
Het eerlijke stuk. Elke verloftabel, ook de onze, botst vroeg of laat op dezelfde muur. Wie vooraf weet waar de muur staat, bespaart zich een hoop miserie.
Twee gelijktijdige gebruikers breken ze
Excel kan maar beperkt samen bewerken; Sheets doet het beter, maar ook daar wint wie het laatst opslaat. Zo wordt het bestand "de laatste versie wint", en dat is iets anders dan een betrouwbaar register.
Geen aanvragen vanop de telefoon
Uw mensen kunnen geen verlof aanvragen zoals in een app. Ze moeten iemand schrijven en wachten.
Geen goedkeuringsflow
"Goedgekeurd" is maar een woord in een cel. Er is geen spoor van wie wat wanneer heeft goedgekeurd en hoe de aanvraag er eerst uitzag.
Rechten zijn alles of niets
Ofwel deelt u het hele bestand, ofwel niets. Een "Lore ziet haar saldo, maar niet de gegevens van de rest" bestaat niet.
De jaarovergang is handwerk
Bestand kopiëren, hernoemen, het register leegmaken, overdrachten overzetten, het jaar aanpassen. Snel vergeten, snel verprutst.
Geen meldingen, geen herinneringen
Niemand verneemt automatisch dat er een aanvraag is binnengekomen, goedgekeurd is of botst met het verlof van een collega.
Ze kent het Belgische opbouwsysteem niet
De tabel rekent pro rata op de datums van dit jaar, niet op het vakantiedienstjaar, en al zeker niet op aanvullende vakantie of vakantiegeld. Het echte recht per persoon komt van uw sociaal secretariaat of de RJV: u vult het in, de tabel bewaakt het.
Waaraan u merkt dat het tijd is voor de volgende stap
We maken er geen verkooppraatje van, maar de grenzen van verlof bijhouden in een tabel zijn duidelijk. Vanaf ongeveer vier mensen in het team zien wij in de praktijk deze dingen gebeuren:
- Er ontstaan misverstanden van het type "ik dacht dat het goedgekeurd was".
- De eigenaar van het bestand is zelf met verlof en niemand anders vindt het terug.
- Twee mensen bewerken het bestand op dezelfde namiddag en de wijzigingen van één van hen verdwijnen.
- U zit boven de 15 tot 20 medewerkers en de rijen zijn amper nog te overzien.
- Meerdere leidinggevenden keuren verlof goed en er is geen manier om ze synchroon te houden.
- De jaarovergang kostte een halve dag en achteraf vond u toch drie fouten.
- U wilt dat uw mensen hun saldo zelf zien, zonder te moeten vragen.
- U begint stilaan na te denken over recup, overuren of ploegenroosters.
Herkent u zich in een van die punten en weegt u het gratis bestand af tegen een echt verlofsysteem, probeer Book Time Off dan gewoon gratis uit. Geen kaart nodig, in enkele minuten opgezet, er valt dus echt niets te verliezen.
→ Start gratis proefperiodeBronnen
| Wat | Waar |
|---|---|
| Jaarlijkse vakantie: opbouw, arbeiders en bedienden, vakantiegeld | Sociale Zekerheid · socialsecurity.be · Geverifieerd in juli 2026 |
| Vakantie en vakantiegeld voor arbeiders (RJV/ONVA) | Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie · rjv.fgov.be · Geverifieerd in juli 2026 |
| Feestdagen, vervangingsdagen en verloven | FOD Werkgelegenheid · werk.belgie.be · Geverifieerd in juli 2026 |