Wie behält man den Urlaub der Mitarbeiter im Blick?

Was auch immer der Auslöser war, dieser Leitfaden geht alle Optionen durch, vom schlichten Kalender bis zur kompletten HR-Suite, damit Sie sehen, was jetzt zu Ihrem Team passt.

Unsere eigene Geschichte mit der Urlaubserfassung

Als wir unser Unternehmen gegründet haben, war das Letzte, woran wir dachten, das Genehmigen von Urlaubsanträgen oder das Nachhalten von Urlaubssalden. Es wirkte nebensächlich. Aber sobald wir Leute einstellten, wurde schnell klar, wie wichtig ihnen das war. Sie wollten wissen, wie viele Tage sie hatten, und diese möglichst reibungslos nehmen können. Uns war klar, wie viel ein zufriedenes, engagiertes Team wert ist, und so wurde aus etwas vermeintlich Nebensächlichem plötzlich ein großes Thema!

Zu zweit war es einfach: Wir sagten es einander und trugen es in den Kalender ein. Kein Problem. So einfach blieb es sogar, als wir digital wurden und die Termine gegenseitig in unsere Outlook-Kalender eintrugen.

Dann stellten wir eine Handvoll Leute ein, und damit kam die Excel-Tabelle ins Spiel. Das funktionierte, bis wir siebzehn verschiedene Versionen gespeichert hatten, die meisten Formeln mindestens einmal kaputtgegangen waren und niemand mehr wusste, wie man irgendetwas davon repariert. Zeit für den nächsten Wechsel...

Wir stiegen auf eine Online-Urlaubssoftware um, und das war der größte Sprung. Wir konnten in jedem Team festlegen, wer Urlaub genehmigt, Anträge mit ein, zwei Klicks freigeben oder ablehnen und auf einen Blick sehen, wer frei hatte und wem noch Tage blieben. Vor allem ging nichts mehr kaputt wie in unserer Tabelle, und unsere Führungskräfte mussten nicht länger Hunderte Urlaubsanfragen beantworten, die man leicht übersah oder falsch beantwortete. Effizient, einfach und wirksam.

Der nächste große Schritt kam erst, als wir deutlich größer waren. Jenseits von 100 Leuten war es sinnvoll, auf eine richtige HR-Suite zu wechseln, die sich mit der Lohnabrechnung verzahnte, Personaldokumente sicher speicherte und bei Verträgen und Arbeitsrecht half. Die Urlaubserfassung selbst änderte sich kaum, wir brauchten nur mehr drumherum. Umfangreichere Software, aber für die Urlaubserfassung keine große Umstellung.

Jedes Unternehmen ist natürlich anders. Mit guter Kommunikation kommen Sie mit einem Kalender vermutlich länger aus als wir, und wenn Sie ein echter Excel-Profi sind, trägt Sie die Tabelle womöglich jahrelang. Trotzdem wären wir überrascht, wenn der Nutzen einer Urlaubssoftware im Verhältnis zu ihren geringen Kosten nicht für die allermeisten Unternehmen am besten aufginge.

Die 5 besten Wege, den Urlaub im Blick zu behalten

1. Gemeinsame Kalender

Die einfachste Option ist, mit einem gemeinsamen Kalender anzufangen. Das kann buchstäblich ein Papierkalender an der Bürowand sein oder, wahrscheinlicher, Ihr Outlook- oder Google-Kalender. Alle bieten gemeinsame Kalender, die sich leicht einrichten lassen. Sie tragen Ihre eigenen freien Tage ein, und der Rest des Teams sieht, wer frei hat. Das ist einfach, kostenlos und funktioniert gut, wenn Sie zu wenigen sind und gut miteinander reden.

Bei uns lief das prima, solange es nur die Gründer waren. Sobald wir aber ein Team einstellten, wollten die wissen, wie viele Urlaubstage ihnen noch blieben, und wir brauchten eine Möglichkeit, zu genehmigen oder abzulehnen, Überschneidungen zu vermeiden und dafür zu sorgen, dass beim Urlaub jeder fair zum Zug kam. Und damit kam die Excel-Tabelle ins Spiel!

2. Teams oder Slack

Im Grunde unterscheidet sich das nicht groß von Outlook- oder Google-Kalendern, und Sie könnten Teams oder Slack auf ähnliche Weise nutzen. Vielleicht ist Ihnen aber auch aufgefallen, dass es Apps gibt, die Sie hinzufügen können, um beim Erfassen von Urlaub und Abwesenheiten zu helfen. Book Time Off ist eine solche Option: Sie beantragen und buchen Urlaub direkt über den Chat in Teams oder Slack (so funktioniert die Slack-Integration). Es liefert regelmäßig eine Übersicht, wer frei ist, und die genehmigenden Personen erhalten DMs, um Buchungen anzunehmen oder abzulehnen.

Diese einfache Lösung ist perfekt für verteilte Unternehmen, die ohnehin in diesen Kanälen kommunizieren und arbeiten. Sie bleiben auf der Plattform und regeln den Urlaub genau dort, wo das Gespräch ohnehin stattfindet. Die eingebauten Bordmittel sind allerdings oft etwas begrenzt, wählen Sie also etwas, das Dinge wie Saldoführung und unternehmensweite Auswertungen bietet. Solange Sie nicht unbedingt alles nativ in Teams oder Slack halten wollen, holen Sie zum selben Preis vermutlich mehr aus einer Online-Urlaubssoftware heraus. Dazu später mehr...

3. Excel-Tabellen

Die gute alte Excel-Tabelle ist für die meisten Unternehmen irgendwann in der frühen Wachstumsphase das Mittel der Wahl. Sie gehört Ihnen und lässt sich anpassen, Sie können sie also so einfach oder so kompliziert bauen, wie Sie mögen (oder wie es Ihre technischen Fähigkeiten zulassen!). Wenn Sie sie selbst bauen, empfehlen wir, mit einer einfachen Zeitleiste in den Spaltenüberschriften zu beginnen und die Teammitglieder in die Zeilen zu setzen.

Halten Sie die Formeln simpel und die Zahl der Tabellenblätter klein, damit Sie nicht zu viel zwischen ihnen verknüpfen, denn das geht viel zu leicht kaputt. Legen Sie auch die Freigabestufen fest, damit nicht mehrere Versionen gespeichert werden! Unsere Tabelle hat uns gute Dienste geleistet, bis zwei Dinge passierten: Wir kamen auf etwa fünf Mitarbeiter, und wir hatten mehr als eine genehmigende Person. Die Formeln gingen viel zu oft kaputt, und der eingeschränkte Zugriff bedeutete pausenlose Fragen aus dem Team, wie viele Tage habe ich noch und hat jemand das Datum X schon gebucht.

Wir brauchten etwas, das jeder sehen konnte, das nicht kaputtging und das die Möglichkeit bot, genehmigende Personen zu benennen, die Hinweise bekamen, um Urlaub freizugeben oder abzulehnen. Da wagten wir den Sprung zur Urlaubssoftware...

4. Urlaubssoftware

Uns war gar nicht klar, wie viel Zeit und Energie unsere Urlaubstabelle verschlang, bis wir sie hinter uns ließen. Für die Gründer gab es keine kaputten Formeln und keinen Kopierärger mehr, wir konnten Urlaub jederzeit vom Handy aus genehmigen und mussten die Daten nicht mehr von Hand eintragen, und vor allem verschwanden die Gespräche darüber, wer wann frei ist oder wie viele Tage jemandem bleiben, praktisch von selbst. Die einfachen Dinge, etwa dass die gesetzlichen Feiertage bereits eingetragen waren und man drumherum Urlaub buchen konnte, ohne dass er vom Anspruch abging, hoben es deutlich von unserer Tabelle ab. Das Team liebte es, weil jeder wusste, woran er war, ein einfaches System hatte und Urlaub planen konnte, ohne es im Vier-Augen-Gespräch ansprechen zu müssen.

Als wir Book Time Off gebaut haben, wussten wir, wie wichtig es ist, Kalender, Team-Übersicht und Genehmigungen richtig hinzubekommen. Wir wollten Unternehmen außerdem einen Weg geben, Muster im Urlaubsverhalten zu erkennen, um Stoßzeiten einzuplanen und dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter die nötige Erholung bekommen und einem Ausbrennen vorbeugen. Und um alles abzudecken, was man von Kalendern oder Chat-Plattformen kennt, haben wir dafür gesorgt, dass es sich überall einfügt, wo Sie arbeiten: Outlook, Teams, Slack oder Google.

app.book-time-off.com/team

Spezialisierte Software bringt das ganze Team in eine Übersicht, mit dem Restsaldo jeder Person, der sich automatisch aktualisiert, sobald Urlaub gebucht und genehmigt wird.

5. HR-Suiten

Eine kleine Zahl deutlich größerer Organisationen profitiert womöglich davon, ihre Urlaubserfassung in ein umfassenderes HR-Ökosystem einzubinden. Jenseits von 100 Mitarbeitern fangen Sie an, über etwas nachzudenken, das Sie bei Verträgen und Lohnabrechnung unterstützt, Schulungen protokolliert und alles Nötige dokumentiert. Die meisten dieser größeren HR-Suiten bringen eine Urlaubserfassung mit, die aber weitgehend dieselbe ist (wenn nicht sogar schlichter und begrenzter) als die spezialisierten Urlaubssoftware-Optionen.

Einen echten Nachteil gibt es hier nicht, und es sind großartige Werkzeuge. Aber wenn Sie nicht alles brauchen, was sie bieten (und das tun nur wenige Unternehmen unter 100 Leuten), zahlen Sie drauf für Dinge, die Sie schlicht nicht benötigen. Die Urlaubserfassung ist bei diesen größeren Suiten oft nur ein Nebenschauplatz oder Anbau, und unserer Erfahrung nach steigen viele zwar auf die Suite um, behalten den Urlaub aber trotzdem in ihrer ursprünglichen Urlaubssoftware.

Wie schneiden die 5 Optionen im direkten Vergleich ab?

Was ist für die meisten Unternehmen der beste Weg?

Das hängt vor allem von Ihrer Größe ab, aber für die allermeisten kleinen und mittleren Unternehmen mit 5 bis 100 Mitarbeitern bringt eine spezialisierte Urlaubssoftware wie Book Time Off das beste Ergebnis zu den geringsten Kosten. Sie bekommen einen Kalender, eine Team-Übersicht, Anspruchsberechnungen und Genehmigungsabläufe eingebaut, dazu die Möglichkeit, die Werkzeuge zu verbinden, die Sie ohnehin nutzen, etwa Outlook, Teams, Slack oder Google. Die besten Optionen bringen außerdem Auswertungen mit, damit Sie Muster im Urlaubsverhalten erkennen und Ihrem Team helfen, einem Ausbrennen vorzubeugen, ganz ohne die Kosten oder Komplexität einer kompletten HR-Suite.

Wenn Sie jenseits von 100 Leuten sind oder Lohnabrechnung und Verträge zusammen mit dem Urlaub verwalten müssen, ist eine komplette HR-Suite die Mehrkosten wert. Greifen Sie nur nicht dazu, bevor Sie sie wirklich brauchen.

Worauf sollten Sie vor der Wahl achten?

Ein paar Fragen zum Durchgehen, egal zu welcher Option Sie tendieren:

• Wie viele Leute müssen Urlaub beantragen oder genehmigen, und muss mehr als eine Person genehmigen?
• Ist Ihr Team verteilt, hybrid oder in einem Büro, und müssen Anträge vom Handy aus funktionieren?
• Setzen Sie bereits auf Outlook, Google, Teams oder Slack, und sollen Urlaubsanträge innerhalb dieser Werkzeuge passieren?
• Wie viele gesetzliche Feiertage gelten in Ihrem Land oder in jedem Ihrer Standorte, falls Sie mehrere haben, und wer ist dafür verantwortlich, diese Liste aktuell zu halten?
• Worüber müssen Sie auswerten: nur, wer diese Woche frei ist, oder Entwicklungen übers Jahr?
• Brauchen Sie allein die Urlaubserfassung, oder auch Lohnabrechnung, Verträge und Personalakten am selben Ort?

Funktioniert die Urlaubserfassung in ganz Europa gleich?

Die oben beschriebenen Mechaniken gelten überall, die Details darunter aber nicht. Der gesetzliche Mindesturlaub, wie Feiertage gezählt werden und die Übertragungsregeln unterscheiden sich von Land zu Land, manchmal erheblich, selbst zwischen Nachbarn. Wenn Sie international arbeiten, kann das wichtig sein, und Book Time Off lässt Sie Ihr Land auswählen, wobei die jeweiligen lokalen Standards bereits für Sie hinterlegt sind.

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